如何做好公文處理中的主題詞標(biāo)引--文庫吧
2024-11-15 13:07 本頁面
【正文】 進(jìn)行主題分析。其次分析主題。首先看一篇公文標(biāo)題是單一型的主題還是多個主題。單主題標(biāo)引時用多個表達(dá)同一概念主題詞，多主題用分組的多個主題詞分別表達(dá)各自的主題概念。分析主題重點(diǎn)是主題結(jié)構(gòu)分析。即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關(guān)系。《黃河水利委員會公文主題詞表》將主題結(jié)構(gòu)次序分為主體因素、通用因素、空間因素、文種因素五類。第二步：提煉、轉(zhuǎn)換主題概念。經(jīng)過分析主題類型和主題結(jié)構(gòu)后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念，并不完全需要標(biāo)引出來，而應(yīng)當(dāng)去粗取精，有所取舍。要提煉標(biāo)引那些最重要的、專指性最強(qiáng)的主題概念，舍棄一般的主題概念。對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地轉(zhuǎn)換成主題詞。查表取詞的主要途徑：(1)直接查字順表，適用于析出的主題概念與主題詞表的詞一致或接近?？梢杂闷匆?、也可用部首來查。(2)查范疇索引。主要適用兩種情況，一是公文主要內(nèi)容集中于某一范疇，為提高標(biāo)引效率，可先查范疇索引。二是主題概念一時找不到合適的詞，但范疇比較明確，也可查范疇索引。(3)查詞族索引。適用于查比較復(fù)雜的主題概念時，從復(fù)合主題的某一詞素入手，克服復(fù)雜主題查找時詞匯形式難以確定的困難。第三步：標(biāo)引記錄，審核校驗(yàn)。主題詞成功轉(zhuǎn)換后，根據(jù)《國家機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，將主題詞標(biāo)注在公文末頁下部抄送欄目左上側(cè)。詞目之間空一字，不用標(biāo)點(diǎn)符號，按主體、通用、空間、時間、文種等要素，依次進(jìn)行著錄。在結(jié)束主題詞標(biāo)引之前，必須對標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行審核。審核的主要內(nèi)容有：(1)主題概念提煉是否準(zhǔn)確、全面，有無漏項(xiàng)。(2)主題詞的轉(zhuǎn)換是否符合標(biāo)強(qiáng)規(guī)則和組配規(guī)則。(3)同類型公文所選用的主題詞是否一致。(4)標(biāo)引記錄有無遺漏等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正補(bǔ)救。二、主題詞標(biāo)引三要一要準(zhǔn)，即主題詞的標(biāo)引對公文的內(nèi)容揭失要準(zhǔn)確，包括兩個方面的內(nèi)容，(1)在主題分析過程中對公文主要內(nèi)容的分析和提煉是否準(zhǔn)確，(2)對分析出來的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞準(zhǔn)確。二要全，標(biāo)引主題盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標(biāo)。黃委系統(tǒng)公文主題詞最大標(biāo)引深度不超過 7 個。三要專，即標(biāo)引的主題詞與公文主要內(nèi)容的相符程度，一般說來，對于一個公文主題概念只有一個專指的主題詞。這是衡量主題詞揭失主題概念精度的一個重要因素。第三篇：如何做好公文處理中的主題詞標(biāo)引公文的主題詞是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動化、公文處理規(guī)范化的需要，從公文標(biāo)題選取轉(zhuǎn)換出來的，能反映公文主題概念的詞或詞組。公文主題詞的標(biāo)引主要依據(jù)是由國務(wù)院辦公廳秘書局制定的《國務(wù)院公文主題詞表》。此外，各地區(qū)和各行業(yè)都結(jié)合自身公文處理實(shí)際，制訂了各自的主題詞表。我們水利部黃河水利委員會公文處理的主題詞標(biāo)引，使用《黃河水利委員會公文主題詞表》。一、主題詞標(biāo)引程序“三步”走第一步：審讀文件，分析主題。首先通讀公文，了解公文的主要內(nèi)容和發(fā)文意圖。一般來說，審讀文件標(biāo)題，進(jìn)行主題詞標(biāo)引是文秘人員常用的方法。如文件標(biāo)題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標(biāo)題入手分析主題。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進(jìn)行主題分析。其次分析主題。首先看一篇公文標(biāo)題是單一型的主題還是多個主題。單主題標(biāo)引時用多個表達(dá)同一概念主題詞，多主題用分組的多個主題詞分別表達(dá)各自的主題概念。分析主題重點(diǎn)是主題結(jié)構(gòu)分析。即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關(guān)系?！饵S河水利委員會公文主題詞表》將主題結(jié)構(gòu)次序分為主體因素、通用因素、空間因素、文種因素五類。第二步：提煉、轉(zhuǎn)換主題概念。經(jīng)過分析主題類型和主題結(jié)構(gòu)后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念，并不完全需要標(biāo)引出來，而應(yīng)當(dāng)去粗取精，有所取舍。要提煉標(biāo)引那些最重要的、專指性最強(qiáng)的主題概念，舍棄一般的主題概念。對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地轉(zhuǎn)換成主題詞。查表取詞的主要途徑：（第四篇：公文主題詞標(biāo)引主題詞標(biāo)引主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎(chǔ)的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關(guān)系的詞和詞組。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。正式主題詞用來標(biāo)引和檢索文獻(xiàn)，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優(yōu)選出來的語義相關(guān)、族性相關(guān)的名詞術(shù)語按字順排列所組成的一種規(guī)范化的動態(tài)詞典?！豆闹黝}詞表》是用于公文主題標(biāo)引與檢索的主題詞表。它是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動化，尤其是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機(jī)關(guān)公文主題標(biāo)引與檢索而編制的一部術(shù)語控制工具。公文應(yīng)當(dāng)按照主題詞表規(guī)定的標(biāo)識規(guī)則和詞目標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。一、標(biāo)引規(guī)則、準(zhǔn)確、客觀地反映公文論述的主題。，一般應(yīng)是《公文主題詞表》中的正式主題詞，其書寫形式應(yīng)與詞表中的詞形一致。，應(yīng)首先選用切合公文主題概念的、專指性較強(qiáng)的主題詞。
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