【正文】 給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內(nèi)容，應(yīng)會同有關(guān)部門對某些價格進行調(diào)整及平衡。價格政策是相對固定的，如超出自己的權(quán)限，應(yīng)及時向主管領(lǐng)導請示。簽訂會議協(xié)議，收取會議押金當會務(wù)方已確認所有會議細節(jié)后，雙方應(yīng)根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應(yīng)的會議押金。下發(fā)會議接待通知單簽訂好會議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關(guān)細節(jié)，填寫會議接待通知單，經(jīng)核對無誤，下發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案。會議接待發(fā)出會議接待通知單后，需和會務(wù)方負責人及賓館相關(guān)部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會場的布置，跟蹤會議進程。會議結(jié)賬會議結(jié)束，若客戶消費掛賬，其帳務(wù)由銷售部和財務(wù)部共同催收，餐飲部給予協(xié)助。會議送別恭送會務(wù)方領(lǐng)導及辦會負責人，為賓客留下美好感受。同時擇機贈送精美小紀念品給會務(wù)方負責人，加深友情。會議結(jié)束會議結(jié)束，視需要召開總結(jié)會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關(guān)部門，同時銷售部應(yīng)做好回憶資料的存檔工作。對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。二、房務(wù)部接待程序:房務(wù)部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應(yīng)做到:會議接待的前期工作(1)熟悉、了解會議接待通知單的內(nèi)容。(2)了解結(jié)算方式，收費項目、聯(lián)系人和費用簽單人。(3)落實是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床。(4)落實房間配備的鮮花、水果標準及總經(jīng)理名片、致意卡等。(5)落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達。(6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發(fā)等。會議排房按會議接待要求安排相應(yīng)的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處于狀態(tài)的房間。會議空房確認會議定房，落實好具體房間后，將預(yù)定內(nèi)容輸入電腦并確定房號。會議嘉賓入住(1)在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準備工作。(2)會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發(fā)一覽表。對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài)。(3)當會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續(xù)，并由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯(lián)系。會議嘉賓離店(1)禮賓官接待信息，應(yīng)及時協(xié)助客人收送行李。(2)前臺收銀處快速結(jié)賬。(3)協(xié)助客人安排好車輛。關(guān)注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。三、餐飲部接待程序餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應(yīng)做到:會議接待前期工作(1)做好記錄，根據(jù)會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數(shù)、形式、接待標準及有關(guān)特殊要求并將接待信息逐級傳遞。(2)根據(jù)會議接待通知單及會務(wù)方的要求，至少提前半天布置會場。(3)由宴會主管按賓館服務(wù)標準和客戶要求檢察會前準備情況(會議通道是否暢通、會議設(shè)施的擺放與清潔、電源音響設(shè)備的功能狀態(tài)、會場的布置質(zhì)量、服務(wù)人員的精神面貌等)，發(fā)現(xiàn)問題立即整改，力求沒有疏漏。(4)提前兩天跟進會務(wù)方及銷售部會議聯(lián)絡(luò)人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，并為會議客人預(yù)留用餐場所。會議接待中(1)安排優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前40分鐘到場，引領(lǐng)參會嘉賓。(2)跟進會議服務(wù)及協(xié)助客人處理會間特殊事項。(3)協(xié)助銷售部會議聯(lián)絡(luò)人及財務(wù)部收銀員及時理清會議帳務(wù)，準備與會務(wù)方負責人結(jié)賬。會議結(jié)束(1)宴會服務(wù)人員跟進會議結(jié)帳工作。(2)幫助會議客人整理會議遺留物品。會議用餐及送別(1)引領(lǐng)會議客人用餐，并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。(2)做好餐飲帳務(wù)的結(jié)賬工作。送別(1)恭送會議客人，為賓客留下美好感受。(2)客人離店后，若遺留下貴重物品，應(yīng)盡快聯(lián)系交換客人。整理會議客戶資料，總結(jié)會議接待得失。酒店會議接待方案2(一)會前工作:與會議主辦方洽談。向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。邀請會議主辦方實地考察會議舉辦場所。與會議主辦方確認會議接待方案。與會議主辦方簽訂會議接待合同，順便要定金。準備會議資料。(含代邀請相關(guān)領(lǐng)導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。)(二)跟進工作:機場、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。會議酒店現(xiàn)場:會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。會議秘書在會議接待(報到)處協(xié)助會務(wù)組確認和分發(fā)房間，確認VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。提前確認會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導游等安排)。確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。確認特殊客人(如偉大的領(lǐng)導少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。1代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。(三)會后工作:會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。會議資料、領(lǐng)導講話稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。與會議主辦者的費用結(jié)算工作。歡送代表工作。(四)會議的籌備工作:根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。設(shè)定待規(guī)格。發(fā)放會議通知和會議日程。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了與會者問路的許多麻煩。會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。會場的布置。一般大型會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花。為使會場更加莊嚴，會議桌上可懸掛或擺放國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。坐席的配置要和會議的風格和氣氛統(tǒng)一，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法:圓桌型，如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導與企業(yè)領(lǐng)導及陪同面對面做，來賓的領(lǐng)導應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)領(lǐng)導與上級領(lǐng)導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。因為為尊者享有優(yōu)先知情權(quán)。教室型，這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正