【正文】 之日起，針對其內涵和相關技術，產生了許多不同的名詞術語。這些名詞術語有的是從技術角度產生，并且比較貼近于它的含義。有的則是從更為通俗的意義上描繪它而產生的。最早的英文術語Office Automation(簡稱OA)是美國在20世紀60年代初提出的，譯為“辦公室自動化”是比較確切的。隨著辦公室信息處理中越來越多地使用計算機，20世紀70年代中期美國又出現了OIS這一名詞縮寫，它的全稱是Office Information System，中文相應地譯為“辦公室信息系統(tǒng)”，用它來描述辦公信息處理更為貼切?？梢哉J為辦公室自動化的主要內容是把信息處理系統(tǒng)引入辦公業(yè)務中。而近幾年來，隨著辦公室自動化技術的應用范圍日益擴大，先后出現了一些更為通俗的術語，如自動化的辦公室(automated office)，電子化辦公室(electronized office)，無紙辦公室(nonpaper office)等。其中，有些術語并非很確切，例如在“自動化的辦公室”中，“自動化”只能是相對而言，實際上辦公業(yè)務需要辦公人員的介入，不可能做到完全的自動化。在我國，目前更多地使用“辦公自動化”這一術語，在含義上，它和“辦公室自動化”相當。不論以上這些術語的表現形式如何，它們的含義都是相近的。較為確切的，還是使用“辦公室自動化”(或“辦公自動化”)和“辦公室信息系統(tǒng)”。前者的范圍可以包括得更廣些，后者則著重于計算機的辦公信息處理和傳輸的功能方面。此外，OA系統(tǒng)這一術語所指范圍的大小也必須明確，OA這個術語在不同的上下文中會有不同的含義范圍。這是因為，同樣稱為系統(tǒng)，但是系統(tǒng)規(guī)模的大小，系統(tǒng)中所包含的軟，硬件的多少卻可以有很大的差別。比如，有時候把辦公室自動化系統(tǒng)看作是一個大型的，集成化的，由各種計算機設備和軟件以及通信網絡所構成的系統(tǒng)。有時候這個同樣的術語卻指一個特定的產品，如IBM Office system 6(一種由IBM公司生產和設計的，用于辦公室信息處理的計算機系統(tǒng))或者一臺文字處理機。有時也用它來代表一個辦公用的軟件包，例如微軟公司的Microsoft Office，也可能是某一個具體的，集成的OA系統(tǒng)，其中包括財務軟件包，字處理和電子表格處理程序等，它是某種可以在特定機器上運行的軟件，并不包括硬件設備。OA的發(fā)展反映了越來越多的辦公業(yè)務活動被物化于各種越來越先進的信息處理設備中這樣一個趨勢。所以，OA總是利用最新技術和辦公設備為辦公人員提供現代化辦公環(huán)境，實現辦公事務處理的自動化和智能化，以不斷提高辦公效率和管理水平。它總是力圖把現代科學技術的最新科技成果，盡快應用于人類辦公和管理的各個領域，以求得最大的回報。《辦公自動動化》結課論文六小結總的來說，OA系統(tǒng)應滿足以下3個要求: 個性化要求:每個OA系統(tǒng)都是根據某一個或某一類具體用戶的需求開發(fā)的，并運行在各行各業(yè)特殊的辦公環(huán)境下。開放性要求:OA系統(tǒng)所選用運行平臺和軟，硬件產品應盡量符合標準，不受具體廠家和供應商的限制，便于和其他信息處理系統(tǒng)集成，便于系統(tǒng)的擴充和發(fā)展。動態(tài)性要求:OA系統(tǒng)需要不斷適應變化著的辦公環(huán)境，因此它是一個復雜的動態(tài)系統(tǒng)。盡管辦公活動有其相對固定的一面，如辦公機構，辦公制度甚至辦公場所等，但由于其辦公活動的內外部環(huán)境隨時都有可能發(fā)生變化，導致了辦公業(yè)務的不確定性，辦公場所和人的思想觀念等也都可能發(fā)生變化，因此需要不斷地求助于新的信息處理方法和手段，特別是融合了軟科學的方法和手段，這一點反映了OA的本質。那么，人們如何看待辦公自動化技術在實際中的應用呢與辦公自動化系統(tǒng)直接有關的人員有3類，它們分別是領導干部和行政管理人員，辦公操作人員以及專業(yè)技術人員。它們對實施辦公自動化系統(tǒng)分別持有不同的看法。領導干部和行政管理人員在組織機構中擔當的角色是計劃組織，管理決策，指導和控制本組織機構日常的業(yè)務處理過程。他們的日常工作是確保任務能夠按計劃地部署實施，并使組織機構或辦公室在他們的權限范圍內，不斷適應環(huán)境或競爭的需要，或保證按計劃創(chuàng)造的效益。領導干部和行政管理人員在OA中面臨兩方面的問題，一方面，他們需要考慮如何對現有的辦公體制作出改變，以適應辦公自動化的需要。對什么樣的辦公業(yè)務需要進行改造，可能耗資多少，可以得到什么樣的效益等問題也需要他們作出決策。發(fā)展以計算機為主體設備的辦公自動化系統(tǒng)，其主要任務之一就是對在辦公室中利用什么樣的計算機設備和軟件進行決策，它包括確定什么樣的辦公任務要實施自動化，這需要作出在管理和判斷上的決策。管理人員應在開展辦公自動化系統(tǒng)的工作計劃中把他們自己所起的作用看作是主要的，了解辦公自動化技術的組成部分中有一項是管理科學，并將它放在重要的位置。在實施一個辦公自動化系統(tǒng)的過程中，整理和優(yōu)化辦公流程，分析辦公流程中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務處理過程要比設備和軟件的選型，系統(tǒng)集成以及開發(fā)應用軟件花費更多的時間和精力。這在計算機設備《辦公自動化》結課論文和軟件技術日益成熟的今天尤其如此。有不少辦公軟件包目前已是高度商品化的，經過系統(tǒng)集成或適當的選擇組合即可在自己的辦公室中投入使用，而關鍵性的工作是分析改造辦公體制，分析辦公信息如何更合理有效地在辦公室信息處理設備之間流轉，以減少不必要的中間環(huán)節(jié)，提高辦公效率。因此，領導干部或管理人員應積極地參與OA系統(tǒng)的需求分析，參與方案制定，在整個OA系統(tǒng)的實施過程中起主導作用，幫助協調辦公室各級管理人員和技術專家的工作，及時作出正確的決策，真正發(fā)揮領導者的作用另一方面，使用辦公自動化系統(tǒng)是對傳統(tǒng)辦公模式的一種變革，它對辦公人員提出了新的要求，其中有兩條是基本要求，一是思維方式適應的要求，二是基本技能的要求。因為辦公自動化系統(tǒng)運作機制對傳統(tǒng)辦公機制來說是一場革命，是對一些工作方式，工作手段，工作途徑的變革，其實質是建立一種新型的辦公工作機制，這就要求辦公人員的工作思維方式必須要適應工作機制轉換的要求。實踐證明，在OA的推廣過程中，許多辦公人員的思維方式急需調整。思想認識是第一位的，如果思想認識不到位，思維方式不轉變，就不可能去開展和完成辦公自動化工作，甚至起阻礙辦公自動化工作的作用。經驗表明，辦公人員對于OA系統(tǒng)新知識的學習和掌握有個過程，但只要他們能夠認識到辦公自動化的必要性和緊迫性，他們就可以充分調動自己的主觀能動性，盡快使自己適應新辦公環(huán)境下的新要求。辦公自動化本身就是對信息技術和計算機技術的利用，它必然要求使用者具備一定的基本知識和技能，如不能夠掌握，那也很難很好利用辦公自動化系統(tǒng)來完成日常工作。所以對于辦公人員來說，首要的問題是要接受新生事物，勇于放棄和改變自己習慣了的傳統(tǒng)工作方式和思維習慣。辦公操作人員怎樣看待辦公室自動化系統(tǒng)，對此問題沒有單獨的答案，其情況較為錯綜復雜。因為在不同組織機構的OA系統(tǒng)中，包括許多不同專業(yè)背景的辦公人員。他們有著不同的文化程度，工作經歷和辦公習慣。為此，只能作概括的評述。辦公操作人員可能具有的對OA系統(tǒng)的共同感覺是對計算機的恐懼感和神秘感。雖然，人和計算機之間的工作距離已很接近，不斷發(fā)展的新的軟件技術正在不斷改善人機界面，使計算機使用起來越來越簡單，但是辦公操作人員仍然對計算機存在一定程度的恐懼感和神秘感。這對于已有相當時間辦公室工作經驗的辦公人員和新近參加辦公室工作的人員來說情況也不相同。前者是從傳統(tǒng)的用人工方式辦公轉向通過操作計算機處理辦公事務，對工作方式的適應要花費更大的努力。而剛參加辦公室工作的操作人員，一開始就使用計算機處理辦公事務，其適應性會更好些。隨著工作的熟練，經驗的豐富，以及對計算機工作的感性認識和部分理性認識的逐步積累，恐懼感和神秘感逐步消失，而產生對計算機工作更多的信任感，最終自然地完全信任和依靠計算機處理各種辦公任務。辦公操作人員總是把自己看作是OA系統(tǒng)的用戶。辦公室人員組成的一個班組也傾向于認為他們如同OA系統(tǒng)的集體用戶。從他們的觀點看來，這是必然的認識。但在另一方面，系統(tǒng)的管理者要有組織的觀念，應把辦公操作人員看作是OA系統(tǒng)的一個組成部分，并用這個觀點指導辦公操作人員。從組織方面來看，《辦公自動化》結課論文辦公操作人員是實現辦公任務的，直接參與系統(tǒng)的工作，他們是辦公自動化系統(tǒng)的組成部分之一，而不是系統(tǒng)以外的實體。因此，應避免把辦公操作人員看成是系統(tǒng)的“用戶”。OA系統(tǒng)操作人員應把計算機看成是他們工作的延伸，系統(tǒng)是按他們的指揮來運作的。OA系統(tǒng)的操作人員應有較高的業(yè)務素質，不但要熟悉本崗位上的業(yè)務操作規(guī)范，而且要注意和各個辦公環(huán)節(jié)的操作人員在工作上的相互配合，應有系統(tǒng)的整體的觀念。此外，也要求操作人員懂得他們所操作的辦公設備在每個處理環(huán)節(jié)上的處理過程。這些感性或理性知識會對辦公人員起積極的指導作用，以便更好，更有效地完成辦公任務。專業(yè)技術人員根據管理人員提出的目標，確定用什么樣的技術方案，達到所要求的目標，其中有擬采用的設備與投資成本之間的權衡和折衷。對于專業(yè)技術人員來說，辦公自動化代表傳統(tǒng)的數據處理應用進入辦公室信息處理領域，是計算機應用到辦公管理的一種必然趨勢。從技術革新的觀點看，專業(yè)技術人員應明白以往數據處理的過程已經經歷了很大程度上的革新。但是，無論是文字處理，電子表格，還是圖形，圖像處理和語音處理技術與以往的數據處理技術都有著密切的聯系。而今天的OA應用不同于以往的情況，主要體現在以下幾個方面。辦公信息處理設備處于辦公室內，實際上緊密地靠近辦公人員，如終端設備，微型計算機，文字處理機等。軟件技術的發(fā)展使人機之間的關系更為親近，計算機更易于操作和使用。辦公信息處理設備的使用特點是聯機交互式與實時響應。即使在使用超級小型機或中，大型機作為主機的情況下，信息處理都集中在機房中進行，但是輸入/輸出設備(顯示終端，打印機)必須放置在辦公室，辦公人員仍然可以面對這些設備進行操作。OA的應用包括對辦公室所必需的處理功能的支持。這些應用包括文字處理，表格處理，圖形，圖像處理，語音處理，電子郵件處理和決策支持功能等。應明確程序員或數據處理專業(yè)人員本身并不包括在OA系統(tǒng)之中。但他們應了解辦公室應用的各項辦公事務和有關的業(yè)務，善于把計算機信息處理技術恰當地應用在這些業(yè)務處理過程中，為高效地進行辦公信息處理開發(fā)出良好的軟件。專業(yè)技術人員也應明確和OA系統(tǒng)有關的人員(辦公操作人員或秘書人員)在職業(yè)背景和操作技能上的差別，開發(fā)辦公應用軟件應多為辦公操作人員著想，盡可能方便他們的操作，也就是要開發(fā)良好的用戶界面，加強操作指導，提供方便易用的幫助功能 8《辦公自動動化》結課論文七現代辦公活動的特點和組成要素在人類歷史上，辦公行為的出現，比人類有意識地進行信息活動要晚得多。辦公活動開始于國家出現之前，即原始社會早期，那還只是辦公活動的萌芽。當時人類從以樹上活動為主轉移到以地面活動為主，主要以打獵為生，并有了簡單的工具和相對穩(wěn)定的活動地點。國家形成之后，辦公活動空前增多，無論戰(zhàn)時還是平時，無論在軍事，政治，外交，文化還是在內務方面，都離不開辦公活動。盡管這些辦公活動在體制，習慣和過程等方面各不相同，但人類社會中各種活動單位，大到國家，小到基層單位，其活動內容都可以用一些基本流程來描述。因為辦公活動的核心是實現科學管理，而科學管理是通過信息處理來完成的，所以必然形成一個信息流程。譬如，對企業(yè)而言，其主要環(huán)節(jié)是采購，生產，銷售，對應流程是資金流，物流和信息流。對商店而言，其主要環(huán)節(jié)是購，銷，調，存，對應流程為資金流，物流和信息流。而行政機關或管理部門，其主要環(huán)節(jié)則是事務處理，管理和決策，對應流程為信息流等。當然，對具體單位，還可以進行更具體，更細致的分析，這里不再贅述。以下簡單介紹在辦公自動化系統(tǒng)范圍內與辦公管理