【正文】 之日起，針對其內(nèi)涵和相關(guān)技術(shù)，產(chǎn)生了許多不同的名詞術(shù)語。這些名詞術(shù)語有的是從技術(shù)角度產(chǎn)生，并且比較貼近于它的含義。有的則是從更為通俗的意義上描繪它而產(chǎn)生的。最早的英文術(shù)語Office Automation(簡稱OA)是美國在20世紀(jì)60年代初提出的，譯為“辦公室自動化”是比較確切的。隨著辦公室信息處理中越來越多地使用計算機，20世紀(jì)70年代中期美國又出現(xiàn)了OIS這一名詞縮寫，它的全稱是Office Information System，中文相應(yīng)地譯為“辦公室信息系統(tǒng)”，用它來描述辦公信息處理更為貼切。可以認(rèn)為辦公室自動化的主要內(nèi)容是把信息處理系統(tǒng)引入辦公業(yè)務(wù)中。而近幾年來，隨著辦公室自動化技術(shù)的應(yīng)用范圍日益擴大，先后出現(xiàn)了一些更為通俗的術(shù)語，如自動化的辦公室(automated office)，電子化辦公室(electronized office)，無紙辦公室(nonpaper office)等。其中，有些術(shù)語并非很確切，例如在“自動化的辦公室”中，“自動化”只能是相對而言，實際上辦公業(yè)務(wù)需要辦公人員的介入，不可能做到完全的自動化。在我國，目前更多地使用“辦公自動化”這一術(shù)語，在含義上，它和“辦公室自動化”相當(dāng)。不論以上這些術(shù)語的表現(xiàn)形式如何，它們的含義都是相近的。較為確切的，還是使用“辦公室自動化”(或“辦公自動化”)和“辦公室信息系統(tǒng)”。前者的范圍可以包括得更廣些，后者則著重于計算機的辦公信息處理和傳輸?shù)墓δ芊矫妗４送?，OA系統(tǒng)這一術(shù)語所指范圍的大小也必須明確，OA這個術(shù)語在不同的上下文中會有不同的含義范圍。這是因為，同樣稱為系統(tǒng)，但是系統(tǒng)規(guī)模的大小，系統(tǒng)中所包含的軟，硬件的多少卻可以有很大的差別。比如，有時候把辦公室自動化系統(tǒng)看作是一個大型的，集成化的，由各種計算機設(shè)備和軟件以及通信網(wǎng)絡(luò)所構(gòu)成的系統(tǒng)。有時候這個同樣的術(shù)語卻指一個特定的產(chǎn)品，如IBM Office system 6(一種由IBM公司生產(chǎn)和設(shè)計的，用于辦公室信息處理的計算機系統(tǒng))或者一臺文字處理機。有時也用它來代表一個辦公用的軟件包，例如微軟公司的Microsoft Office，也可能是某一個具體的，集成的OA系統(tǒng)，其中包括財務(wù)軟件包，字處理和電子表格處理程序等，它是某種可以在特定機器上運行的軟件，并不包括硬件設(shè)備。OA的發(fā)展反映了越來越多的辦公業(yè)務(wù)活動被物化于各種越來越先進(jìn)的信息處理設(shè)備中這樣一個趨勢。所以，OA總是利用最新技術(shù)和辦公設(shè)備為辦公人員提供現(xiàn)代化辦公環(huán)境，實現(xiàn)辦公事務(wù)處理的自動化和智能化，以不斷提高辦公效率和管理水平。它總是力圖把現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新科技成果，盡快應(yīng)用于人類辦公和管理的各個領(lǐng)域，以求得最大的回報?！掇k公自動動化》結(jié)課論文六小結(jié)總的來說，OA系統(tǒng)應(yīng)滿足以下3個要求: 個性化要求:每個OA系統(tǒng)都是根據(jù)某一個或某一類具體用戶的需求開發(fā)的，并運行在各行各業(yè)特殊的辦公環(huán)境下。開放性要求:OA系統(tǒng)所選用運行平臺和軟，硬件產(chǎn)品應(yīng)盡量符合標(biāo)準(zhǔn)，不受具體廠家和供應(yīng)商的限制，便于和其他信息處理系統(tǒng)集成，便于系統(tǒng)的擴充和發(fā)展。動態(tài)性要求:OA系統(tǒng)需要不斷適應(yīng)變化著的辦公環(huán)境，因此它是一個復(fù)雜的動態(tài)系統(tǒng)。盡管辦公活動有其相對固定的一面，如辦公機構(gòu)，辦公制度甚至辦公場所等，但由于其辦公活動的內(nèi)外部環(huán)境隨時都有可能發(fā)生變化，導(dǎo)致了辦公業(yè)務(wù)的不確定性，辦公場所和人的思想觀念等也都可能發(fā)生變化，因此需要不斷地求助于新的信息處理方法和手段，特別是融合了軟科學(xué)的方法和手段，這一點反映了OA的本質(zhì)。那么，人們?nèi)绾慰创k公自動化技術(shù)在實際中的應(yīng)用呢與辦公自動化系統(tǒng)直接有關(guān)的人員有3類，它們分別是領(lǐng)導(dǎo)干部和行政管理人員，辦公操作人員以及專業(yè)技術(shù)人員。它們對實施辦公自動化系統(tǒng)分別持有不同的看法。領(lǐng)導(dǎo)干部和行政管理人員在組織機構(gòu)中擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧怯媱澖M織，管理決策，指導(dǎo)和控制本組織機構(gòu)日常的業(yè)務(wù)處理過程。他們的日常工作是確保任務(wù)能夠按計劃地部署實施，并使組織機構(gòu)或辦公室在他們的權(quán)限范圍內(nèi)，不斷適應(yīng)環(huán)境或競爭的需要，或保證按計劃創(chuàng)造的效益。領(lǐng)導(dǎo)干部和行政管理人員在OA中面臨兩方面的問題，一方面，他們需要考慮如何對現(xiàn)有的辦公體制作出改變，以適應(yīng)辦公自動化的需要。對什么樣的辦公業(yè)務(wù)需要進(jìn)行改造，可能耗資多少，可以得到什么樣的效益等問題也需要他們作出決策。發(fā)展以計算機為主體設(shè)備的辦公自動化系統(tǒng)，其主要任務(wù)之一就是對在辦公室中利用什么樣的計算機設(shè)備和軟件進(jìn)行決策，它包括確定什么樣的辦公任務(wù)要實施自動化，這需要作出在管理和判斷上的決策。管理人員應(yīng)在開展辦公自動化系統(tǒng)的工作計劃中把他們自己所起的作用看作是主要的，了解辦公自動化技術(shù)的組成部分中有一項是管理科學(xué)，并將它放在重要的位置。在實施一個辦公自動化系統(tǒng)的過程中，整理和優(yōu)化辦公流程，分析辦公流程中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)處理過程要比設(shè)備和軟件的選型，系統(tǒng)集成以及開發(fā)應(yīng)用軟件花費更多的時間和精力。這在計算機設(shè)備《辦公自動化》結(jié)課論文和軟件技術(shù)日益成熟的今天尤其如此。有不少辦公軟件包目前已是高度商品化的，經(jīng)過系統(tǒng)集成或適當(dāng)?shù)倪x擇組合即可在自己的辦公室中投入使用，而關(guān)鍵性的工作是分析改造辦公體制，分析辦公信息如何更合理有效地在辦公室信息處理設(shè)備之間流轉(zhuǎn)，以減少不必要的中間環(huán)節(jié)，提高辦公效率。因此，領(lǐng)導(dǎo)干部或管理人員應(yīng)積極地參與OA系統(tǒng)的需求分析，參與方案制定，在整個OA系統(tǒng)的實施過程中起主導(dǎo)作用，幫助協(xié)調(diào)辦公室各級管理人員和技術(shù)專家的工作，及時作出正確的決策，真正發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者的作用另一方面，使用辦公自動化系統(tǒng)是對傳統(tǒng)辦公模式的一種變革，它對辦公人員提出了新的要求，其中有兩條是基本要求，一是思維方式適應(yīng)的要求，二是基本技能的要求。因為辦公自動化系統(tǒng)運作機制對傳統(tǒng)辦公機制來說是一場革命，是對一些工作方式，工作手段，工作途徑的變革，其實質(zhì)是建立一種新型的辦公工作機制，這就要求辦公人員的工作思維方式必須要適應(yīng)工作機制轉(zhuǎn)換的要求。實踐證明，在OA的推廣過程中，許多辦公人員的思維方式急需調(diào)整。思想認(rèn)識是第一位的，如果思想認(rèn)識不到位，思維方式不轉(zhuǎn)變，就不可能去開展和完成辦公自動化工作，甚至起阻礙辦公自動化工作的作用。經(jīng)驗表明，辦公人員對于OA系統(tǒng)新知識的學(xué)習(xí)和掌握有個過程，但只要他們能夠認(rèn)識到辦公自動化的必要性和緊迫性，他們就可以充分調(diào)動自己的主觀能動性，盡快使自己適應(yīng)新辦公環(huán)境下的新要求。辦公自動化本身就是對信息技術(shù)和計算機技術(shù)的利用，它必然要求使用者具備一定的基本知識和技能，如不能夠掌握，那也很難很好利用辦公自動化系統(tǒng)來完成日常工作。所以對于辦公人員來說，首要的問題是要接受新生事物，勇于放棄和改變自己習(xí)慣了的傳統(tǒng)工作方式和思維習(xí)慣。辦公操作人員怎樣看待辦公室自動化系統(tǒng)，對此問題沒有單獨的答案，其情況較為錯綜復(fù)雜。因為在不同組織機構(gòu)的OA系統(tǒng)中，包括許多不同專業(yè)背景的辦公人員。他們有著不同的文化程度，工作經(jīng)歷和辦公習(xí)慣。為此，只能作概括的評述。辦公操作人員可能具有的對OA系統(tǒng)的共同感覺是對計算機的恐懼感和神秘感。雖然，人和計算機之間的工作距離已很接近，不斷發(fā)展的新的軟件技術(shù)正在不斷改善人機界面，使計算機使用起來越來越簡單，但是辦公操作人員仍然對計算機存在一定程度的恐懼感和神秘感。這對于已有相當(dāng)時間辦公室工作經(jīng)驗的辦公人員和新近參加辦公室工作的人員來說情況也不相同。前者是從傳統(tǒng)的用人工方式辦公轉(zhuǎn)向通過操作計算機處理辦公事務(wù)，對工作方式的適應(yīng)要花費更大的努力。而剛參加辦公室工作的操作人員，一開始就使用計算機處理辦公事務(wù)，其適應(yīng)性會更好些。隨著工作的熟練，經(jīng)驗的豐富，以及對計算機工作的感性認(rèn)識和部分理性認(rèn)識的逐步積累，恐懼感和神秘感逐步消失，而產(chǎn)生對計算機工作更多的信任感，最終自然地完全信任和依靠計算機處理各種辦公任務(wù)。辦公操作人員總是把自己看作是OA系統(tǒng)的用戶。辦公室人員組成的一個班組也傾向于認(rèn)為他們?nèi)缤琌A系統(tǒng)的集體用戶。從他們的觀點看來，這是必然的認(rèn)識。但在另一方面，系統(tǒng)的管理者要有組織的觀念，應(yīng)把辦公操作人員看作是OA系統(tǒng)的一個組成部分，并用這個觀點指導(dǎo)辦公操作人員。從組織方面來看，《辦公自動化》結(jié)課論文辦公操作人員是實現(xiàn)辦公任務(wù)的，直接參與系統(tǒng)的工作，他們是辦公自動化系統(tǒng)的組成部分之一，而不是系統(tǒng)以外的實體。因此，應(yīng)避免把辦公操作人員看成是系統(tǒng)的“用戶”。OA系統(tǒng)操作人員應(yīng)把計算機看成是他們工作的延伸，系統(tǒng)是按他們的指揮來運作的。OA系統(tǒng)的操作人員應(yīng)有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不但要熟悉本崗位上的業(yè)務(wù)操作規(guī)范，而且要注意和各個辦公環(huán)節(jié)的操作人員在工作上的相互配合，應(yīng)有系統(tǒng)的整體的觀念。此外，也要求操作人員懂得他們所操作的辦公設(shè)備在每個處理環(huán)節(jié)上的處理過程。這些感性或理性知識會對辦公人員起積極的指導(dǎo)作用，以便更好，更有效地完成辦公任務(wù)。專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)管理人員提出的目標(biāo)，確定用什么樣的技術(shù)方案，達(dá)到所要求的目標(biāo)，其中有擬采用的設(shè)備與投資成本之間的權(quán)衡和折衷。對于專業(yè)技術(shù)人員來說，辦公自動化代表傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理應(yīng)用進(jìn)入辦公室信息處理領(lǐng)域，是計算機應(yīng)用到辦公管理的一種必然趨勢。從技術(shù)革新的觀點看，專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)明白以往數(shù)據(jù)處理的過程已經(jīng)經(jīng)歷了很大程度上的革新。但是，無論是文字處理，電子表格，還是圖形，圖像處理和語音處理技術(shù)與以往的數(shù)據(jù)處理技術(shù)都有著密切的聯(lián)系。而今天的OA應(yīng)用不同于以往的情況，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。辦公信息處理設(shè)備處于辦公室內(nèi)，實際上緊密地靠近辦公人員，如終端設(shè)備，微型計算機，文字處理機等。軟件技術(shù)的發(fā)展使人機之間的關(guān)系更為親近，計算機更易于操作和使用。辦公信息處理設(shè)備的使用特點是聯(lián)機交互式與實時響應(yīng)。即使在使用超級小型機或中，大型機作為主機的情況下，信息處理都集中在機房中進(jìn)行，但是輸入/輸出設(shè)備(顯示終端，打印機)必須放置在辦公室，辦公人員仍然可以面對這些設(shè)備進(jìn)行操作。OA的應(yīng)用包括對辦公室所必需的處理功能的支持。這些應(yīng)用包括文字處理，表格處理，圖形，圖像處理，語音處理，電子郵件處理和決策支持功能等。應(yīng)明確程序員或數(shù)據(jù)處理專業(yè)人員本身并不包括在OA系統(tǒng)之中。但他們應(yīng)了解辦公室應(yīng)用的各項辦公事務(wù)和有關(guān)的業(yè)務(wù)，善于把計算機信息處理技術(shù)恰當(dāng)?shù)貞?yīng)用在這些業(yè)務(wù)處理過程中，為高效地進(jìn)行辦公信息處理開發(fā)出良好的軟件。專業(yè)技術(shù)人員也應(yīng)明確和OA系統(tǒng)有關(guān)的人員(辦公操作人員或秘書人員)在職業(yè)背景和操作技能上的差別，開發(fā)辦公應(yīng)用軟件應(yīng)多為辦公操作人員著想，盡可能方便他們的操作，也就是要開發(fā)良好的用戶界面，加強操作指導(dǎo)，提供方便易用的幫助功能 8《辦公自動動化》結(jié)課論文七現(xiàn)代辦公活動的特點和組成要素在人類歷史上，辦公行為的出現(xiàn)，比人類有意識地進(jìn)行信息活動要晚得多。辦公活動開始于國家出現(xiàn)之前，即原始社會早期，那還只是辦公活動的萌芽。當(dāng)時人類從以樹上活動為主轉(zhuǎn)移到以地面活動為主，主要以打獵為生，并有了簡單的工具和相對穩(wěn)定的活動地點。國家形成之后，辦公活動空前增多，無論戰(zhàn)時還是平時，無論在軍事，政治，外交，文化還是在內(nèi)務(wù)方面，都離不開辦公活動。盡管這些辦公活動在體制，習(xí)慣和過程等方面各不相同，但人類社會中各種活動單位，大到國家，小到基層單位，其活動內(nèi)容都可以用一些基本流程來描述。因為辦公活動的核心是實現(xiàn)科學(xué)管理，而科學(xué)管理是通過信息處理來完成的，所以必然形成一個信息流程。譬如，對企業(yè)而言，其主要環(huán)節(jié)是采購，生產(chǎn)，銷售，對應(yīng)流程是資金流，物流和信息流。對商店而言，其主要環(huán)節(jié)是購，銷，調(diào)，存，對應(yīng)流程為資金流，物流和信息流。而行政機關(guān)或管理部門，其主要環(huán)節(jié)則是事務(wù)處理，管理和決策，對應(yīng)流程為信息流等。當(dāng)然，對具體單位，還可以進(jìn)行更具體，更細(xì)致的分析，這里不再贅述。以下簡單介紹在辦公自動化系統(tǒng)范圍內(nèi)與辦公管理