7信息化條件下檔案收集工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)-文庫(kù)吧
2025-09-12 14:09 本頁(yè)面
【正文】 工藝圖紙資料全部采用cad方式制作，電子版本的使用范圍越來(lái)越寬。由于各種原因，圖紙資料的運(yùn)行與產(chǎn)品檔案文件材料的歸檔仍繼續(xù)采用紙質(zhì)版本方式進(jìn)行。但是，隨著企業(yè)信息化建設(shè)的快速推進(jìn)，特別是企業(yè)oa辦公自動(dòng)化系統(tǒng)投入運(yùn)行，“無(wú)紙化辦公”理念的逐步推廣，產(chǎn)品檔案的管理特別是接收工作面臨著前所未有的新挑戰(zhàn)。特別是產(chǎn)品檔案前期文件、后期文件的接收歸檔工作受到了根本性的沖擊。概括地講，產(chǎn)品檔案的接收歸檔工作主要在三個(gè)方面發(fā)生了重要的變化。 。因?yàn)槠髽I(yè)信息化建設(shè)的需要，公司的運(yùn)行機(jī)制及內(nèi)部機(jī)構(gòu)多次進(jìn)行調(diào)整，各單位、部門的職責(zé)、任務(wù)發(fā)生了明顯的變化，產(chǎn)品檔案的歸檔責(zé)任隨著業(yè)務(wù)的調(diào)整而不斷改變，不可避免地產(chǎn)生了歸檔文件材料以及歸檔責(zé)任的轉(zhuǎn)移、歸并或者分解，歸檔責(zé)任不清、歸檔主體不明確等現(xiàn)象不時(shí)出現(xiàn)，給產(chǎn)品檔案的移交歸檔工作造成了困難。 。由于“無(wú)紙化辦公”的范圍逐步擴(kuò)大，公司的科研、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)、管理各項(xiàng)工作越來(lái)越多地采取網(wǎng)上運(yùn)行方式，形成的紙質(zhì)文件種類和數(shù)量大幅度減少。例如，產(chǎn)品檔案前、后期文件中的“來(lái)往函電”等類別已經(jīng)完全不采用傳統(tǒng)的信件、電報(bào)，不再產(chǎn)生具有證據(jù)效力的紙質(zhì)文件。目前，除產(chǎn)品圖紙還需要將電子版本轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)版本作為生產(chǎn)管理唯一合法的指導(dǎo)性文件以外，大多數(shù)設(shè)計(jì)文件、工藝文件都是直接產(chǎn)生電子版本，并通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳遞、公布，成為與紙質(zhì)版本具有同等效力的規(guī)范性文件，有些種類的文件已經(jīng)不再產(chǎn)生紙質(zhì)版本。目前，在檔案部門收集到的歸檔文件材料中，電子版本所占的比例與日俱增，載體形式包括磁盤、光盤等，逐漸形成歸檔文件材料多元化的局面。更為嚴(yán)重的是，由于電子版本難以防止非法更改，檔案部門接收到的歸檔文件材料的“原始記錄性”開始受到越來(lái)越明顯的挑戰(zhàn)，換句話說(shuō)，我們對(duì)有些電子版本的歸檔文件材料越來(lái)越難以辨別其是否還是真正意義上的“原件”。 。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的規(guī)范化運(yùn)行，檔案的“歸檔前管理”已經(jīng)成為我公司檔案部門的一個(gè)“規(guī)定動(dòng)作”，這對(duì)于保證檔案接
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