【正文】 合同規(guī)定時(shí)，在商定期內(nèi)，顧客或其代表可以在評(píng)價(jià)時(shí)，按公司《檔案管理辦法》的規(guī)定查閱。 記錄的銷毀 保存期滿后的記錄，各部門 /單位填寫《記錄銷毀單》，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)后銷毀，檔案銷 毀執(zhí)行《檔案管理辦法》。 相關(guān)文件 《文件控制程序》 公司《檔案管理辦法》 記錄 記錄清單 記錄銷毀單 13 信息溝通程序 編碼： SZS/CX/B— 04 共 6頁(yè) 第 1頁(yè) 編 制： 吳淑華 審 批： 王文治 發(fā)布： 20xx0520 實(shí)施： 20xx0520 目的 確保公司在不同層次和職能部門之間，公司與顧客及相關(guān)方之間，就質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的實(shí)施和有效性及目標(biāo)完成情況和顧客及相關(guān)方的滿意度進(jìn)行 溝通。掌握有關(guān)信息，作為持續(xù)改進(jìn)的輸入。 適用范圍 適用于公司內(nèi)部溝通，公司與顧客及相關(guān)方的溝通。 本程序包括 GB/T19001— 20xx 、 、 條款；GB/T24001— 1996 條款； GB/T28001— 20xx 條款。 職責(zé) 發(fā)展部 負(fù)責(zé)組織制定本程序及公司體系運(yùn)行信息的溝通。 工程部 ⑴組織分析顧客及相關(guān)方反饋的信息，組織制定措施并監(jiān)督實(shí)施 . ⑵負(fù)責(zé)工程竣工后的服務(wù)和溝通。 營(yíng)銷中心 負(fù)責(zé)工程合同簽定前、執(zhí)行中有關(guān)合同事宜與顧 客溝通。 安保部 ⑴負(fù)責(zé)職業(yè)健康安全管理信息與外部相關(guān)方溝通。 ⑵負(fù)責(zé)與公司員工代表進(jìn)行溝通。 行政部 負(fù)責(zé)公司辦公 /生活區(qū)域環(huán)境管理信息，職業(yè)健康信息與外部相 14 信息溝通程序 共 6頁(yè) 第 2頁(yè) 關(guān)方溝通。 公司員工代表 ⑴定期收集員工對(duì)勞動(dòng)保護(hù)、職業(yè)健康安全管理的意見和建議。 ⑵代表公司員工與公司領(lǐng)導(dǎo)和安全管理部門溝通。 相關(guān)部室 負(fù)責(zé)提供管理過程的有關(guān)信息。 工程項(xiàng)目部 /分公司 ⑴負(fù)責(zé)提供管理過程的有關(guān)信息。 ⑵負(fù)責(zé)工程施工過程中有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境因素、安全控制等與顧客或相關(guān)方溝通。 管理者代表 負(fù)責(zé)重大質(zhì)量、環(huán)境、安全信息向最高管理者匯報(bào)。 術(shù)語(yǔ)和定義 引用公司《管理手冊(cè)》中的有關(guān)術(shù)語(yǔ)和定義。 工作程序 顧客信息的獲取及溝通 公司營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)工程合同簽定前、施工中有關(guān)合同條款執(zhí)行問題與甲方溝通。溝通的主要內(nèi)容： ⑴甲方對(duì)公司以往的產(chǎn)品、服務(wù)滿意程度； ⑵合同實(shí)施過程中，是否與原合同有矛盾并達(dá)到甲方滿意。 溝通中反映的一般問題，營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)解決并達(dá)到甲方滿 意。重大問題立即向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，研究解決辦法。 工程項(xiàng)目部 /分公司在與甲方或監(jiān)理單位的工作例會(huì)、日常工作接觸、與公司文件往來(lái)中，獲取顧客信息。 15 信息溝通程序 共 6頁(yè) 第 3頁(yè) 工程項(xiàng)目部 /分公司在分項(xiàng)工程、單位工程質(zhì)量檢驗(yàn)及竣工驗(yàn)收過程中，從甲方、監(jiān)理單位處獲得質(zhì)量滿意信息。 工程項(xiàng)目部 /分公司有關(guān)人員應(yīng)與甲方、工程監(jiān)理及相關(guān)單位定期進(jìn)行溝通。溝通內(nèi)容：甲方、監(jiān)理對(duì)工程質(zhì)量、進(jìn) 度的滿意程度，有關(guān)環(huán)境控制的信息。 工程竣工后的服務(wù)及溝通 工程竣工后，公司及時(shí)同顧客簽定工程保修合同。 工程部依據(jù)保修合同制定工程質(zhì)量回訪計(jì)劃，回訪內(nèi)容：存在的施工質(zhì)量問題，甲方或管理單位對(duì)工程施工質(zhì)量的滿意度。 對(duì)回訪中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，甲方或管理單位日常反映的施工質(zhì)量問題，工程部應(yīng)及時(shí)報(bào)告管理者代表。按照工程保修合同 ,工程部組織工力進(jìn)行維修，并負(fù)責(zé)驗(yàn)收。 溝通的頻次及信息處理 溝通的方式采用走訪或座談。工期六個(gè)月以內(nèi)的工程，溝通 2 次；工期六個(gè)月以上的工 程，每季度溝通一次。 當(dāng)走訪或座談結(jié)果為甲方或監(jiān)理對(duì)工程質(zhì)量不滿意時(shí)；通過 、 的方式，了解甲方或監(jiān)理反映的有關(guān)工程質(zhì)量、工程進(jìn)度、環(huán)境保護(hù)等問題時(shí)；接到顧客或相關(guān)方的投訴、抱怨后。接到信息的部門應(yīng)立即分析原因，制定糾正措施。并將信息報(bào)公司工程部，重大信息同時(shí)報(bào)管理者代表。 公司工程部負(fù)責(zé)匯總工程項(xiàng)目部反饋的顧客滿意度信息，并進(jìn)行分析。檢查工程項(xiàng)目部制定的糾正措施的實(shí)施效果。 環(huán)境管理的信息溝通 有關(guān)法律法規(guī)的獲取、識(shí)別執(zhí)行《法律法規(guī)和其他要求 16 信息溝通程 序 共 6頁(yè) 第 4頁(yè) 控制程序》。 環(huán)境信息交流的方式 ,可采用通訊、電子郵件、公布投訴電話、張貼公告、簡(jiǎn)報(bào)等形式。 工程項(xiàng)目部 /分公司在工程開工前或施工過程中，對(duì)施工可能造成的重要環(huán)境影響，并能影響到施工現(xiàn)場(chǎng)附近的社區(qū)、單位時(shí)，應(yīng)選擇環(huán)境信息交流方式，通知或通報(bào)施工現(xiàn)場(chǎng)附近的社區(qū)和單位。 各有關(guān)部門 /單位接到環(huán)境的外部信息，作好記錄，按信息發(fā)出部門的要求回復(fù)。需要公司部門間協(xié)調(diào)解決 的環(huán)境問題，以“信息處置交流單”的形式通知相關(guān)部門解決。 工程項(xiàng)目部 /分公司及公司控制重要環(huán)境因素的部室，接 到外部有關(guān)環(huán)境因素的反映或投訴后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，作出處置，必要時(shí)制定相應(yīng)的改進(jìn)措施。接到重大信息，應(yīng)向管理者代表 匯報(bào)。管理者代表組織召開相關(guān)人員會(huì)議，研究決定處置方案。并迅速向有關(guān)單位傳達(dá)處置意見或方案，立即實(shí)施。 當(dāng)出現(xiàn)環(huán)境緊急或異常情況時(shí)，相關(guān)部門 /單位應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案規(guī)定的方式方法傳遞信息。 職業(yè)健康安全協(xié)商和溝通 公司工會(huì)主席為員工代表，公司工會(huì)建立“勞 動(dòng)保護(hù)監(jiān)督檢查委員會(huì)”，項(xiàng)目部 /分公司設(shè)勞動(dòng)保護(hù)監(jiān)督員。員工代表、勞動(dòng)保護(hù)監(jiān)督員定期收集員工對(duì)勞動(dòng)保護(hù)及公司職業(yè)健康安全管理工作的意見和建議，向公司有關(guān)管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)反饋。 公司安保部組織，行政部參加，每季度采用座談的形式和公司員工代表、勞動(dòng)保護(hù)監(jiān)督檢查委員會(huì)進(jìn)行溝通。溝通內(nèi)容： ⑴公司職業(yè)健康安全方針、指標(biāo)和目標(biāo)的制定評(píng)審； 17 信息溝通程序 共 6頁(yè) 第 5頁(yè) ⑵安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、風(fēng)險(xiǎn)控制的實(shí)施； ⑶使 用新的機(jī)械設(shè)備、原材料、化學(xué)品、技術(shù)和操作規(guī)程。 公司職業(yè)健康安全管理部門，可以利用安全簡(jiǎn)報(bào)、宣傳單、信息公告欄等形式，與公司員工和進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)的相關(guān)方進(jìn)行溝通。保證相關(guān)方人員了解現(xiàn)場(chǎng)安全規(guī)定。 內(nèi)部溝通 公司最高管理者確保在公司不同層次和職能部門之間，就公司管理體系實(shí)施過程中的問題和有效性，進(jìn)行溝通。達(dá)到相互了解，確保接口，協(xié)調(diào)行動(dòng)，提高過程實(shí)施的有效性。 溝通的方式，可采用：通訊、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、簡(jiǎn)報(bào)、例會(huì)等。 公司各部門 /工程項(xiàng)目部 /分公司的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)向員工傳達(dá)公司 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系運(yùn)行要求的有關(guān)信息。 上下溝通 每季度，公司總經(jīng)理或其授權(quán)人主持召開公司工作例會(huì)。工程項(xiàng)目部 /分公司的經(jīng)理、公司部室負(fù)責(zé)人參加。到會(huì)人員匯報(bào)討論施工生產(chǎn)、質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理及顧客反饋等方面的情況。針對(duì)反映的問題，公司主管領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)部門研究，采取相應(yīng)的措施，確保公司管理體系的正常運(yùn)行。 每半年，工程項(xiàng)目部 /分公司 /公司相關(guān)部室對(duì)本單位質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的運(yùn)行情況進(jìn)行總結(jié)，針對(duì)存在的問題，提出改進(jìn)措施。 部門之間的溝通 公司管理部門 之間、公司部室與工程項(xiàng)目部之間需要協(xié)調(diào)溝通 的事宜，可隨時(shí)進(jìn)行交流，也可在公司季度例會(huì)上提出或向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。 18 信息溝通程序 共 6頁(yè) 第 6頁(yè) 部門內(nèi)部溝通 每季度，公司相關(guān)部門 /單位內(nèi)部召開一次例會(huì)，討論本部門質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康分目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況及存在的問題，以便采取相應(yīng)的糾正或預(yù)防措施。 相關(guān)文件 《糾正措施控制程序》 《預(yù)防措施控制程序》 《法律法 規(guī)和其他要求控制程序》 《北京市建筑工程質(zhì)量保修實(shí)施辦法》（ 97）質(zhì)監(jiān)督站第82 號(hào) 《建筑工程項(xiàng)目管理規(guī)定》 GB/T5032620xx 記錄 外部信息溝通記錄 工程質(zhì)量回訪計(jì)劃 保修期內(nèi)工程質(zhì)量問題整改通知單 信息處置交流單 工程維修驗(yàn)收記錄 顧客（管理單位）投訴記錄 顧客滿意度測(cè)試表 19 管理評(píng)審程序 編碼： SZS/CX/B— 05 共 5頁(yè) 第 1頁(yè) 編 制： 吳淑華 審 批： 王文治 發(fā)布： 20xx0520 實(shí)施： 20xx0520 目的 按策劃的時(shí)間間隔評(píng)審公司管理體系，以確保其持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。確保公司管理方針和目標(biāo)適應(yīng)公司自身發(fā)展的需要，尋求持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會(huì)，不斷完善公司管理體系。 適用范圍 適用于對(duì)公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的評(píng)審。 本程序包括： GB/T1900120xx 條款； GB/T240011996 條款； GB/T2800120xx 條款； 職責(zé) 總經(jīng)理 ⑴主持管理評(píng)審活動(dòng)，批準(zhǔn)管理評(píng)審計(jì)劃和管理評(píng)審報(bào)告。 ⑵決定特殊情況 下追加管理評(píng)審。 管理者代表 ⑴負(fù)責(zé)向總經(jīng)理報(bào)告質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行情況，提出改進(jìn)建議； ⑵批準(zhǔn)和組織實(shí)施糾正或預(yù)防措施和改進(jìn)措施計(jì)劃。 副總經(jīng)理、三總師 參加管理評(píng)審會(huì)議，對(duì)分管部門的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行情況進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)建議。 發(fā)展部 ⑴負(fù)責(zé)制定管理評(píng)審計(jì)劃并發(fā)至相關(guān)部門； ⑵匯總管理評(píng)審所需的資料； ⑶負(fù)責(zé)評(píng)審會(huì)議記錄； 20 管理評(píng)審程序 共 5頁(yè) 第 2頁(yè) ⑷起草《管理評(píng)審報(bào)告》； ⑸對(duì)評(píng)審決議的落實(shí)進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證； ⑹保存管理評(píng)審的相關(guān)記錄。 各相關(guān)部門 /單位 ⑴參加管理評(píng)審活動(dòng)，負(fù)責(zé)提供與本部門 /單位工作有關(guān)的評(píng)審所需資料。 ⑵提出本部門 /單位的措施和建議。 ⑶根據(jù)評(píng)審決議，制定實(shí)施糾正或預(yù)防措施。 術(shù)語(yǔ)和定義 引用公司《管理手冊(cè)》中的有關(guān)術(shù)語(yǔ)和定義。 工作程序 管理評(píng)審計(jì)劃 管理評(píng)審每年至少進(jìn)行一次，時(shí)間間隔不超過十二個(gè)月。 當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一時(shí)可增加臨時(shí)管理評(píng)審。 ⑴公司組織機(jī)構(gòu)、產(chǎn)品范圍、資源配置發(fā)生重大變化時(shí)； ⑵發(fā) 生重大質(zhì)量事故、安全事故、環(huán)境事故或相關(guān)方對(duì)某一環(huán)節(jié)有嚴(yán)重投訴或投訴連續(xù)發(fā)生時(shí)； ⑶當(dāng)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求有變化時(shí)； ⑷市場(chǎng)需求發(fā)生重大變化時(shí)； ⑸即將進(jìn)行第二、三方審核或法律、法規(guī)規(guī)定的審核時(shí)； ⑹質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系審核中發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不符合時(shí)； ⑺其他情況需要時(shí)。 發(fā)展部負(fù)責(zé)編制管理評(píng)審計(jì)劃，報(bào)管理者代表審核，總 21 管理評(píng)審程序 共 5頁(yè) 第 3頁(yè) 經(jīng)理批準(zhǔn)。評(píng)審計(jì)劃主要內(nèi)容包括：⑴評(píng)審 時(shí)間；⑵評(píng)審目的；⑶評(píng)審范圍；⑷參加評(píng)審部門（人員）；⑸評(píng)審依據(jù)；⑹評(píng)審內(nèi)容。 管理評(píng)審輸入 管理評(píng)審輸入應(yīng)包括與以下方面有關(guān)的當(dāng)前的業(yè)績(jī)和改進(jìn)的機(jī) 會(huì)： 審核結(jié)果；包括第一方、第二方、第三方對(duì)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系審核的結(jié)果。 顧客的反饋，包括顧客滿意程度的測(cè)量結(jié)果及與顧客溝通的結(jié)果等。 過程的業(yè)績(jī)和產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全的符合性，包括過程、產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全的監(jiān)視和測(cè)量的結(jié)果。 改進(jìn)、預(yù)防和糾正措施及合理化建議的實(shí)施情況，對(duì)內(nèi)部審核 和日常發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)采取的糾正和預(yù)防措施的實(shí)施及其有效性的監(jiān)控結(jié)果。 以往管理評(píng)審跟蹤措施的實(shí)施及有效性。 可能影響質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的變更，包括內(nèi)外環(huán)境的變化，如法律、法規(guī)的變化，新技術(shù)、新工藝、新設(shè)備的開發(fā)等。 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行情況，包括方針和目標(biāo)的適宜性和有效性。 改進(jìn)的建議。評(píng)價(jià)持續(xù)改進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施的有效性，并提出新的改進(jìn)目標(biāo)和項(xiàng)目。 管理評(píng)審準(zhǔn)備 發(fā)展部擬定管理評(píng)審計(jì)劃，報(bào)管理者代表審核，總經(jīng)理 22 管理評(píng)審程序 共 5頁(yè) 第 4頁(yè) 批準(zhǔn) 后發(fā)至各部門 /單位，各部門 /單位按計(jì)劃做好相應(yīng)準(zhǔn)備。 發(fā)展部根據(jù)管理評(píng)審輸入的要求，收集評(píng)審資料。 管理評(píng)審的實(shí)施 管理評(píng)審一般采用會(huì)議的方式進(jìn)行，總經(jīng)理主持管理評(píng)審會(huì)議，宣布管理評(píng)審的目的、內(nèi)容。 管理者代表分析質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系內(nèi)部審核結(jié)