【正文】 的策劃過(guò)程是一個(gè)綜合而又復(fù)雜的過(guò)程 ,并不是簡(jiǎn)單的等價(jià)交換。它是為賣家和買家提供一定的環(huán)境和場(chǎng)所，促使交易達(dá)成的過(guò)程。評(píng)價(jià)一場(chǎng)展覽會(huì)的策劃，而是要涉及到眾多行業(yè)和部門的，因此我們?cè)诓邉澱褂[會(huì)的時(shí)候要 充分考慮到各方面的因素。 一、首先要了解展覽要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合理的協(xié)調(diào)組織好這些部門，為展覽會(huì)的成功舉辦而鋪路 從上述圖中我們可以看到展覽業(yè)促進(jìn)了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)主動(dòng)權(quán)又完全掌握在展覽的組織策劃者手中。作為一名有著豐富展覽經(jīng)驗(yàn)的組織者來(lái)說(shuō)，必須要充分的考慮到這些因素，才能使展覽會(huì)達(dá)到圓滿的目的。否則其中一環(huán)沒(méi)有考慮到，都要付出很大的代價(jià)。因此要求策劃者本著以上實(shí)際出發(fā)，真正意義上策劃一場(chǎng)全面而又深度的展會(huì)。 二、項(xiàng)目經(jīng)理制 目前大多數(shù)展覽公司實(shí)行的是項(xiàng)目經(jīng)理制，即項(xiàng)目經(jīng)理從展覽會(huì)的組織確 定到招展，及最后展出期間所遇到的問(wèn)題的負(fù)責(zé)制。它要求 (如圖 1)所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個(gè)合格的舵手。 項(xiàng)目經(jīng)理策劃會(huì)議的前期工作 市場(chǎng)調(diào)研 :市場(chǎng)調(diào)研對(duì)于策劃者來(lái)說(shuō)，尤其第一屆展覽會(huì)的策劃特別重要。 對(duì)于首屆展覽會(huì)的開(kāi)展具有以下缺陷 : 沒(méi)有成功召開(kāi)的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)有模式。 沒(méi)有創(chuàng)造出品牌 沒(méi)有與顧客建立穩(wěn)定的關(guān)系及沒(méi)有穩(wěn)定的顧客群 不了解行業(yè)市場(chǎng)的發(fā)展動(dòng)態(tài) 要求項(xiàng)目經(jīng)理 具有敏銳的市場(chǎng)調(diào)查能力和超前的市場(chǎng)知識(shí)，曾經(jīng)有一個(gè)會(huì)展界同行說(shuō) :“ 當(dāng)別人已經(jīng)占領(lǐng)了山頭，我們沒(méi)有必要去搶這個(gè)山頭，我們可以另開(kāi)辟路。占領(lǐng)別人沒(méi)有發(fā)現(xiàn)的山頭 ” 。這是一個(gè)最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識(shí)，即對(duì)周圍和未來(lái)的事業(yè)的關(guān)心與思考。京某展覽中心，在策劃中國(guó)第一屆零售業(yè)的展會(huì)成為我們的展會(huì)的成功典型，我們可以作為思考。項(xiàng)目經(jīng)理在準(zhǔn)備策劃這個(gè)展會(huì)時(shí)，不僅提前到實(shí)地考察 ,而且收集了大量的相關(guān)信息 ,確定未幾年中國(guó)發(fā)展趨勢(shì) ,而成功的策劃了這屆展覽 ,并取得了展會(huì)的延續(xù)性。 可行性分析報(bào)告 。展覽會(huì)的實(shí)地考察、企業(yè)的反應(yīng)，相關(guān)資料的整理，通過(guò)這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗(yàn)，確立展覽會(huì)的 “ 可行性 ” 或 “ 不可行性 ” 做出最終的判斷展會(huì)的召開(kāi)與否。再匯報(bào)給上級(jí)主管，最終根據(jù)報(bào)告制定整體展覽會(huì)方案，因此書(shū)寫報(bào)告也是項(xiàng)目經(jīng)理非常主要的環(huán)。因?yàn)闆Q策者在支持展覽會(huì)的召開(kāi)是根據(jù)會(huì)議可行性報(bào)告和項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)整個(gè)行業(yè)的了解程度來(lái)決定的。 項(xiàng)目場(chǎng)地的確定、規(guī)模及時(shí)間 項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查，最終確定展會(huì)召開(kāi)，必須充分考慮到展會(huì)的場(chǎng)地、規(guī)模及時(shí)間的確定根據(jù)國(guó)際慣例，一個(gè)成品版和規(guī)模的展會(huì)，并不是首次舉辦就規(guī)模很大的，是經(jīng)歷一個(gè)過(guò) 程而發(fā)展壯大的。當(dāng)然展會(huì)規(guī)模和起點(diǎn)高其影響力度也就更高，但這對(duì)于展會(huì)策劃者來(lái)說(shuō)風(fēng)險(xiǎn)和投資太大，造成很大的壓力，日前我國(guó)根據(jù)場(chǎng)館規(guī)模及相應(yīng)配套設(shè)施以及展覽知識(shí)還遠(yuǎn)不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達(dá)的國(guó)家 (以國(guó)家際展覽會(huì)策劃為例 )必須要充分考慮到國(guó)際展的要求 : ⑴ 國(guó)外參展商必須要達(dá)到整體參展對(duì)象的 20% ⑵ 展會(huì)召開(kāi)期間，邀請(qǐng)的國(guó)外參觀者要達(dá)到整個(gè)參觀人數(shù)的 20% 在國(guó)內(nèi)很多研展會(huì)，號(hào)稱國(guó)際但大多數(shù)達(dá)不到這個(gè)要求，因此并不算是一個(gè)真正的國(guó)際展會(huì)，而只能是區(qū)域性的。因此必須考慮拓展力度和能力等因素，要考慮多方面的因素。 場(chǎng)館整體 的因素 : 硬環(huán)境的考慮 : Α 、場(chǎng)館的交通是否便利 。 Β 、場(chǎng)館周圍的酒店、娛樂(lè)設(shè)施是否齊全 C、場(chǎng)館的交通運(yùn)輸方式是怎樣安排的 ① 是否有貨運(yùn)電梯 ② 場(chǎng)館倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)容量有多大 D、場(chǎng)館的面積及場(chǎng)地的合理化分配 (制定展位圖做考察 )與相關(guān)租用配套設(shè)備。 E、研討會(huì)的場(chǎng)地安排 軟環(huán)境的考慮 ① 場(chǎng)館內(nèi)部保衛(wèi)設(shè)施是否到位 ② 場(chǎng)館的停車場(chǎng)及休息場(chǎng)所是否合理 ③ 場(chǎng)館的水電供應(yīng)情況 ④ 場(chǎng)館的衛(wèi)生清理工作 ⑤ 會(huì)議期間場(chǎng)館提供的相應(yīng)服務(wù) 租賃方式一般分兩種情況 : 以場(chǎng)館實(shí)際建筑面積計(jì)算，按平方米 /元 /天來(lái)整體計(jì)算場(chǎng)地租金，國(guó)際上專業(yè)會(huì)展的召開(kāi)期為六天。布展為兩天，開(kāi)展期為四天，也有安排五天或七天的。 按場(chǎng)地實(shí)際搭建展位 (標(biāo)準(zhǔn) 3_3)即每個(gè)展位 /天 /元計(jì)算總體租金，根據(jù)具體的租賃方式，在確定場(chǎng)地后，場(chǎng)館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場(chǎng)館租賃的規(guī)模來(lái)算大約為整個(gè) 租金的 30%，也就是說(shuō)整個(gè)場(chǎng)館的費(fèi)用為一百萬(wàn)，確定場(chǎng)地租賃合同后要求支付 30 萬(wàn)的租金，因此這是策劃展覽的一項(xiàng)很大的費(fèi)用投入。 建議 :① 首次展覽會(huì)場(chǎng)地不要太大。根據(jù)自己的實(shí)力做出預(yù)算?？刂圃谝蝗f(wàn)平 方米以內(nèi)為宜，南方某展覽公開(kāi)發(fā)中心在策劃展會(huì)時(shí)估計(jì)失誤，過(guò)于樂(lè)觀，預(yù)定了兩萬(wàn)平方米，但最終只招了 4000 平米的場(chǎng)地，結(jié)果損失了將近 平方米定金。 ② 建議要充分考慮舉辦展覽會(huì)的時(shí)間，如果同期在同一個(gè)地方一個(gè)日期內(nèi)有 2 到 3 個(gè)展覽與其發(fā)生沖突，這將勢(shì)必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。 三、項(xiàng)目招展 展覽會(huì)議的招展工作中與展銷會(huì)有很大的不同 : A、展覽的展即展示 —— 參展者構(gòu)成，覽即看 —— 觀眾構(gòu)構(gòu)成的。如果是專業(yè)的展覽會(huì)，還需要邀請(qǐng)專業(yè)人士或同行業(yè)內(nèi)人士參加，普通大眾不是展覽會(huì)的邀請(qǐng)對(duì)象。一般這種招展 對(duì)象具有以下特點(diǎn) : ① 實(shí)力比較雄厚，重視產(chǎn)品和品牌的宣傳 。 ② 技術(shù)力量雄厚，一般為技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)頭羊或是生產(chǎn)者本身 。 ③ 規(guī)模和檔次都要比較高 。 ④ 注重參觀對(duì)象 ⑤ 注意展覽會(huì)議期間的相關(guān)行業(yè)研討會(huì) ⑹ 注意參展的同行 例如 :在我國(guó)每?jī)赡昱e辦的汽車展，全球汽車廠商為搶占中國(guó)市場(chǎng)，在展覽會(huì)期間把上述 6 點(diǎn)展示得淋漓盡致，做到完美無(wú)缺的地步，因此策劃者在進(jìn)行招商策劃時(shí)，要充分考慮到參展商即我們的客戶的心態(tài)，進(jìn)行仔細(xì)而又深入的研究，才能做好招商工作的過(guò)程。 B、建議 ① 重點(diǎn)突破幾個(gè)知名的大型企業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動(dòng)小型企業(yè) 的參展。要求特裝修，把整個(gè)展覽會(huì)場(chǎng)裝飾起來(lái)。 ② 以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實(shí)參展商的展位，費(fèi)用。 ③ 取得國(guó)內(nèi)外行業(yè)協(xié)會(huì)的支持，通過(guò)行業(yè)協(xié)會(huì)邀請(qǐng)參展對(duì)象做招商工作。 (因?yàn)樵趪?guó)外很多行業(yè)協(xié)會(huì)是因各個(gè)行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領(lǐng)頭羊的綜合體現(xiàn) ) ④“ 以會(huì)帶展，以展帶會(huì) ” 突破傳統(tǒng)的思維模式。展覽會(huì)特別是專業(yè)性很強(qiáng)的展覽會(huì)，相應(yīng)召開(kāi)的研討會(huì)將是展覽會(huì)的實(shí)質(zhì)性的東西，招展者在招商時(shí)可以利用自身的優(yōu)勢(shì)來(lái)通過(guò)會(huì)議的重要性來(lái)帶動(dòng)企業(yè)參加展覽會(huì)。把會(huì)議研討與展覽結(jié)合，是企業(yè)參展的積極性所在。 C、具體操作 ① 項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)展會(huì)情況制定好招展計(jì)劃 (因?yàn)檫@樣有利于安排展會(huì)進(jìn)程，合理安排時(shí)間。 )② 分配具體招展對(duì)象公關(guān)工作 (按照業(yè)務(wù)員的各個(gè)優(yōu)勢(shì)，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶 )。 ③ 資金運(yùn)作的到位 (展覽是以展位租賃的形式進(jìn)行交易的。確定展位不一定確定的費(fèi)用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。 ) ④ 廣告宣傳 :廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段 ，即觀眾的宣傳 Ⅰ 、普通大眾的宣傳 Ⅱ 專業(yè)觀眾的宣傳 ⑤ 展覽會(huì)的服務(wù) :企業(yè)參展作為組織方必須為企業(yè)提供一個(gè)參展指南，介紹大會(huì)的具體安排即相關(guān)的運(yùn)輸、酒店住宿等相關(guān)的服務(wù)。這樣促使參展商更加全面的了解展覽會(huì)的行程以使更加合理的安排時(shí)間。 第二部分展會(huì)期間的組織協(xié)調(diào)工作。 參加會(huì)展策劃方案篇 4 一、活動(dòng)目的 淮南第十二屆房地產(chǎn)交易會(huì)即將盛大舉行，目前，淮礦 ?生態(tài)新城項(xiàng)目在淮南還屬于一個(gè)全新的樓盤，項(xiàng)目形象和知名度都尚未建立， 如何借勢(shì)本次房交會(huì)，樹(shù)立項(xiàng)目的品牌形象，對(duì)項(xiàng)目的成功入市和取得一個(gè)良好的銷售開(kāi)端都非常重要。 借本次房交會(huì)之勢(shì)，將項(xiàng)目成功推廣入市 。 ? 樹(shù) 立開(kāi)發(fā)商品牌形象和項(xiàng)目的高端品質(zhì)形象 。利用現(xiàn)場(chǎng)強(qiáng)大的視聽(tīng)沖擊，多方位的展示項(xiàng)目的高端品質(zhì)形象，配合現(xiàn)場(chǎng)置業(yè)顧問(wèn)的專業(yè)講解，讓項(xiàng)目的品牌形象深入人心 。 利用現(xiàn)場(chǎng)促銷手段，積極宣傳項(xiàng)目信息，爭(zhēng)取吸引更多客戶排號(hào)預(yù)約，為項(xiàng)目成功開(kāi)盤銷售打下基礎(chǔ) 。 現(xiàn)場(chǎng)配合看房專車，對(duì)意向購(gòu)房客戶進(jìn)行重點(diǎn)把握 。 二、活動(dòng)形式 一場(chǎng)盛大、形式豐富、全城矚目的房交會(huì)即將隆重舉行，借助本次房交會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的轟動(dòng)氣氛，通過(guò) “ 強(qiáng)大的視覺(jué)沖擊 +專業(yè)的項(xiàng)目講解 +現(xiàn)場(chǎng)派獎(jiǎng) ” 形式，使淮礦 生態(tài)新城項(xiàng)目在本次房交會(huì)中閃亮登場(chǎng)，一舉打開(kāi)淮南商品房市場(chǎng)，樹(shù)立項(xiàng)目的高品質(zhì)樓盤形象。 三、活動(dòng)時(shí)間 9 月 15 日至 9 月 18 日 (具體時(shí)間暫定 ) 四、活動(dòng)地點(diǎn) 淮南鍋爐技校對(duì)面 五、活動(dòng)策略 參加房展會(huì)的最終目的主要為兩個(gè)方面： 一、吸引人氣 (有利于項(xiàng)目的品牌形象傳播 ) 二、吸引客戶排號(hào)預(yù)約 (本項(xiàng)目現(xiàn)在還未對(duì)外銷售，以促進(jìn)客戶辦理排號(hào)協(xié)議為主要目標(biāo) ) 如何才能有效的達(dá)到兩 全其美的活動(dòng)效果，必須解決一下幾個(gè)問(wèn)題： 第一：如何把散客吸引至項(xiàng)目的展位 ? 第二：如何吸引散客愿意在展會(huì)中了解項(xiàng)目 ? 第三：如何吸引散客去案場(chǎng)詳細(xì)了解，需要什么樣的誘因 ? 第四：現(xiàn)場(chǎng)有什么促銷活動(dòng)能促使散客去展示中心排號(hào)預(yù)約 ? 活動(dòng)策略： 一、視覺(jué)沖擊 a) 置業(yè)顧問(wèn)統(tǒng)一著裝