【正文】 的策劃過程是一個綜合而又復(fù)雜的過程 ,并不是簡單的等價交換。它是為賣家和買家提供一定的環(huán)境和場所，促使交易達成的過程。評價一場展覽會的策劃，而是要涉及到眾多行業(yè)和部門的，因此我們在策劃展覽會的時候要 充分考慮到各方面的因素。 一、首先要了解展覽要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合理的協(xié)調(diào)組織好這些部門，為展覽會的成功舉辦而鋪路 從上述圖中我們可以看到展覽業(yè)促進了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，同時主動權(quán)又完全掌握在展覽的組織策劃者手中。作為一名有著豐富展覽經(jīng)驗的組織者來說，必須要充分的考慮到這些因素，才能使展覽會達到圓滿的目的。否則其中一環(huán)沒有考慮到，都要付出很大的代價。因此要求策劃者本著以上實際出發(fā)，真正意義上策劃一場全面而又深度的展會。 二、項目經(jīng)理制 目前大多數(shù)展覽公司實行的是項目經(jīng)理制，即項目經(jīng)理從展覽會的組織確 定到招展，及最后展出期間所遇到的問題的負責制。它要求 (如圖 1)所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個合格的舵手。 項目經(jīng)理策劃會議的前期工作 市場調(diào)研 :市場調(diào)研對于策劃者來說，尤其第一屆展覽會的策劃特別重要。 對于首屆展覽會的開展具有以下缺陷 : 沒有成功召開的經(jīng)驗和現(xiàn)有模式。 沒有創(chuàng)造出品牌 沒有與顧客建立穩(wěn)定的關(guān)系及沒有穩(wěn)定的顧客群 不了解行業(yè)市場的發(fā)展動態(tài) 要求項目經(jīng)理 具有敏銳的市場調(diào)查能力和超前的市場知識，曾經(jīng)有一個會展界同行說 :“ 當別人已經(jīng)占領(lǐng)了山頭，我們沒有必要去搶這個山頭，我們可以另開辟路。占領(lǐng)別人沒有發(fā)現(xiàn)的山頭 ” 。這是一個最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識，即對周圍和未來的事業(yè)的關(guān)心與思考。京某展覽中心，在策劃中國第一屆零售業(yè)的展會成為我們的展會的成功典型，我們可以作為思考。項目經(jīng)理在準備策劃這個展會時，不僅提前到實地考察 ,而且收集了大量的相關(guān)信息 ,確定未幾年中國發(fā)展趨勢 ,而成功的策劃了這屆展覽 ,并取得了展會的延續(xù)性。 可行性分析報告 。展覽會的實地考察、企業(yè)的反應(yīng)，相關(guān)資料的整理，通過這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗，確立展覽會的 “ 可行性 ” 或 “ 不可行性 ” 做出最終的判斷展會的召開與否。再匯報給上級主管，最終根據(jù)報告制定整體展覽會方案，因此書寫報告也是項目經(jīng)理非常主要的環(huán)。因為決策者在支持展覽會的召開是根據(jù)會議可行性報告和項目經(jīng)理對整個行業(yè)的了解程度來決定的。 項目場地的確定、規(guī)模及時間 項目經(jīng)理根據(jù)市場調(diào)查，最終確定展會召開，必須充分考慮到展會的場地、規(guī)模及時間的確定根據(jù)國際慣例，一個成品版和規(guī)模的展會，并不是首次舉辦就規(guī)模很大的，是經(jīng)歷一個過 程而發(fā)展壯大的。當然展會規(guī)模和起點高其影響力度也就更高，但這對于展會策劃者來說風險和投資太大，造成很大的壓力，日前我國根據(jù)場館規(guī)模及相應(yīng)配套設(shè)施以及展覽知識還遠不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達的國家 (以國家際展覽會策劃為例 )必須要充分考慮到國際展的要求 : ⑴ 國外參展商必須要達到整體參展對象的 20% ⑵ 展會召開期間，邀請的國外參觀者要達到整個參觀人數(shù)的 20% 在國內(nèi)很多研展會，號稱國際但大多數(shù)達不到這個要求，因此并不算是一個真正的國際展會，而只能是區(qū)域性的。因此必須考慮拓展力度和能力等因素，要考慮多方面的因素。 場館整體 的因素 : 硬環(huán)境的考慮 : Α 、場館的交通是否便利 。 Β 、場館周圍的酒店、娛樂設(shè)施是否齊全 C、場館的交通運輸方式是怎樣安排的 ① 是否有貨運電梯 ② 場館倉庫的庫容量有多大 D、場館的面積及場地的合理化分配 (制定展位圖做考察 )與相關(guān)租用配套設(shè)備。 E、研討會的場地安排 軟環(huán)境的考慮 ① 場館內(nèi)部保衛(wèi)設(shè)施是否到位 ② 場館的停車場及休息場所是否合理 ③ 場館的水電供應(yīng)情況 ④ 場館的衛(wèi)生清理工作 ⑤ 會議期間場館提供的相應(yīng)服務(wù) 租賃方式一般分兩種情況 : 以場館實際建筑面積計算，按平方米 /元 /天來整體計算場地租金，國際上專業(yè)會展的召開期為六天。布展為兩天，開展期為四天，也有安排五天或七天的。 按場地實際搭建展位 (標準 3_3)即每個展位 /天 /元計算總體租金，根據(jù)具體的租賃方式，在確定場地后，場館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場館租賃的規(guī)模來算大約為整個 租金的 30%，也就是說整個場館的費用為一百萬，確定場地租賃合同后要求支付 30 萬的租金，因此這是策劃展覽的一項很大的費用投入。 建議 :① 首次展覽會場地不要太大。根據(jù)自己的實力做出預(yù)算?？刂圃谝蝗f平 方米以內(nèi)為宜，南方某展覽公開發(fā)中心在策劃展會時估計失誤，過于樂觀，預(yù)定了兩萬平方米，但最終只招了 4000 平米的場地，結(jié)果損失了將近 平方米定金。 ② 建議要充分考慮舉辦展覽會的時間，如果同期在同一個地方一個日期內(nèi)有 2 到 3 個展覽與其發(fā)生沖突，這將勢必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。 三、項目招展 展覽會議的招展工作中與展銷會有很大的不同 : A、展覽的展即展示 —— 參展者構(gòu)成，覽即看 —— 觀眾構(gòu)構(gòu)成的。如果是專業(yè)的展覽會，還需要邀請專業(yè)人士或同行業(yè)內(nèi)人士參加，普通大眾不是展覽會的邀請對象。一般這種招展 對象具有以下特點 : ① 實力比較雄厚，重視產(chǎn)品和品牌的宣傳 。 ② 技術(shù)力量雄厚，一般為技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)頭羊或是生產(chǎn)者本身 。 ③ 規(guī)模和檔次都要比較高 。 ④ 注重參觀對象 ⑤ 注意展覽會議期間的相關(guān)行業(yè)研討會 ⑹ 注意參展的同行 例如 :在我國每兩年舉辦的汽車展，全球汽車廠商為搶占中國市場，在展覽會期間把上述 6 點展示得淋漓盡致，做到完美無缺的地步，因此策劃者在進行招商策劃時，要充分考慮到參展商即我們的客戶的心態(tài)，進行仔細而又深入的研究，才能做好招商工作的過程。 B、建議 ① 重點突破幾個知名的大型企業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動小型企業(yè) 的參展。要求特裝修，把整個展覽會場裝飾起來。 ② 以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實參展商的展位，費用。 ③ 取得國內(nèi)外行業(yè)協(xié)會的支持，通過行業(yè)協(xié)會邀請參展對象做招商工作。 (因為在國外很多行業(yè)協(xié)會是因各個行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領(lǐng)頭羊的綜合體現(xiàn) ) ④“ 以會帶展，以展帶會 ” 突破傳統(tǒng)的思維模式。展覽會特別是專業(yè)性很強的展覽會，相應(yīng)召開的研討會將是展覽會的實質(zhì)性的東西，招展者在招商時可以利用自身的優(yōu)勢來通過會議的重要性來帶動企業(yè)參加展覽會。把會議研討與展覽結(jié)合，是企業(yè)參展的積極性所在。 C、具體操作 ① 項目經(jīng)理根據(jù)展會情況制定好招展計劃 (因為這樣有利于安排展會進程，合理安排時間。 )② 分配具體招展對象公關(guān)工作 (按照業(yè)務(wù)員的各個優(yōu)勢，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶 )。 ③ 資金運作的到位 (展覽是以展位租賃的形式進行交易的。確定展位不一定確定的費用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。 ) ④ 廣告宣傳 :廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段 ，即觀眾的宣傳 Ⅰ 、普通大眾的宣傳 Ⅱ 專業(yè)觀眾的宣傳 ⑤ 展覽會的服務(wù) :企業(yè)參展作為組織方必須為企業(yè)提供一個參展指南，介紹大會的具體安排即相關(guān)的運輸、酒店住宿等相關(guān)的服務(wù)。這樣促使參展商更加全面的了解展覽會的行程以使更加合理的安排時間。 第二部分展會期間的組織協(xié)調(diào)工作。 參加會展策劃方案篇 4 一、活動目的 淮南第十二屆房地產(chǎn)交易會即將盛大舉行，目前，淮礦 ?生態(tài)新城項目在淮南還屬于一個全新的樓盤，項目形象和知名度都尚未建立， 如何借勢本次房交會，樹立項目的品牌形象，對項目的成功入市和取得一個良好的銷售開端都非常重要。 借本次房交會之勢，將項目成功推廣入市 。 ? 樹 立開發(fā)商品牌形象和項目的高端品質(zhì)形象 。利用現(xiàn)場強大的視聽沖擊，多方位的展示項目的高端品質(zhì)形象，配合現(xiàn)場置業(yè)顧問的專業(yè)講解，讓項目的品牌形象深入人心 。 利用現(xiàn)場促銷手段，積極宣傳項目信息，爭取吸引更多客戶排號預(yù)約，為項目成功開盤銷售打下基礎(chǔ) 。 現(xiàn)場配合看房專車，對意向購房客戶進行重點把握 。 二、活動形式 一場盛大、形式豐富、全城矚目的房交會即將隆重舉行，借助本次房交會現(xiàn)場的轟動氣氛，通過 “ 強大的視覺沖擊 +專業(yè)的項目講解 +現(xiàn)場派獎 ” 形式，使淮礦 生態(tài)新城項目在本次房交會中閃亮登場，一舉打開淮南商品房市場，樹立項目的高品質(zhì)樓盤形象。 三、活動時間 9 月 15 日至 9 月 18 日 (具體時間暫定 ) 四、活動地點 淮南鍋爐技校對面 五、活動策略 參加房展會的最終目的主要為兩個方面： 一、吸引人氣 (有利于項目的品牌形象傳播 ) 二、吸引客戶排號預(yù)約 (本項目現(xiàn)在還未對外銷售，以促進客戶辦理排號協(xié)議為主要目標 ) 如何才能有效的達到兩 全其美的活動效果，必須解決一下幾個問題： 第一：如何把散客吸引至項目的展位 ? 第二：如何吸引散客愿意在展會中了解項目 ? 第三：如何吸引散客去案場詳細了解，需要什么樣的誘因 ? 第四：現(xiàn)場有什么促銷活動能促使散客去展示中心排號預(yù)約 ? 活動策略： 一、視覺沖擊 a) 置業(yè)顧問統(tǒng)一著裝