接待工作（ppt30頁)-文庫吧
2025-02-27 13:34 本頁面
【正文】 的人數(shù)、姓名、性別、年齡、民族、職務(wù)等。有時(shí)還要對(duì)主賓有更多的了解，如個(gè)人愛好、性格、特長等。了解得越多、越具體，接待成功的把握就越大。 ? 2．了解來訪目的秘書必須準(zhǔn)確了解來訪者的來訪目的，這樣制定的接待計(jì)劃才有針對(duì)性。秘書應(yīng)該向上司或有關(guān)人員了解情況，取得準(zhǔn)確信息。 接待規(guī)格 ? 即確定本次接待工作中由哪位管理人員出面接待、陪同，以及接待時(shí)用餐、用車、活動(dòng)安排等一系列活動(dòng)的規(guī)格等。接待規(guī)格主要由上司決定，秘書僅提供參考意見。一般情況下，接待規(guī)格主要取決于接待方主陪人的身份。從主陪人的角度看，接待規(guī)格有三種： ? ? 第一種是高規(guī)格接待，即主要陪同人員比主要來賓的職務(wù)高。如某公司副總經(jīng)理接待上級(jí)單位派來了解情況的一般工作人員，或接待一位重要客戶，而這客戶的職位不過是某公司部門經(jīng)理。高規(guī)格接待表明對(duì)被接待一方的重視和友好。 ? 第二種是對(duì)等規(guī)格接待，即主要陪同人員與主要來賓的職務(wù)相當(dāng)，這是最常見的接待規(guī)格。 ? 第三種是低規(guī)格接待，即主要陪同人員比主要來賓的職務(wù)低。這種接待規(guī)格常見于基層。如某部領(lǐng)導(dǎo)到下屬企業(yè)視察，該企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)的職位也不會(huì)高于部領(lǐng)導(dǎo)，這就屬于低規(guī)格接待。 ? 高規(guī)格接待固然能表現(xiàn)出重視、友好，但它會(huì)占用主陪人的很多時(shí)間，經(jīng)常使用會(huì)影響其正常工作。低規(guī)格接待有時(shí)是因單位的級(jí)別造成的，有時(shí)是另有原因，用得不好，會(huì)影響雙方的關(guān)系。一般情況下，公司會(huì)采用對(duì)等規(guī)格接待來賓。 14 ?無論采用何種接待規(guī)格，在操作中要注意確定以下因素： ?1) 確定主賓身份（年齡、習(xí)俗、宗教、政治傾向等） ?2) 確認(rèn)菜單：最好請(qǐng)客人確定，避免犯忌。在正式宴會(huì)時(shí)最好置菜單與客人面前。 ? 另外，還有一些因素會(huì)影響到接待規(guī)格： （ 1）對(duì)方與我方的關(guān)系。當(dāng)對(duì)方的來訪事關(guān)重大或我方非常希望發(fā)展與對(duì)方的關(guān)系時(shí)，往往以高規(guī)格接待。 （ 2）一些突然的變化會(huì)影響到既定的接待規(guī)格。如上司生病或臨時(shí)出差，只得讓他人代替，致使接待規(guī)格降低。遇到這類情況，秘書應(yīng)盡量提前向來賓解釋清楚，向來賓道歉。 ? （ 3）對(duì)以前接待過的來賓，接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 接待工作計(jì)劃 ? 日程安排 ? 工作人員安排 ? 經(jīng)費(fèi)預(yù)算 草擬接待日程 ? 在確認(rèn)對(duì)方會(huì)如期來訪，并得到上司同意后，秘書應(yīng)當(dāng)制定出接待日程安排。接待日程應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)定事項(xiàng)、交通工具、備注等內(nèi)容。日程的安排應(yīng)緊湊合理、周全詳細(xì)，尤其是接待活動(dòng)的重要內(nèi)容不可疏漏，比如迎接、拜會(huì)、宴請(qǐng)、會(huì)談、參觀、游覽、送行等事宜。每日的活動(dòng)不要安排太滿，應(yīng)
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