【正文】 版 次 A/0 頁 碼 2 / 2 蘭 州 新 盛 光 伏 科 技 有 限 公司 文 件 編 號 QP/ZH/01 版本號 /修改狀態(tài) A/0 文 件 控 制 程 序 頁 碼 1／ 4 1 目的 文件和資料是指導 生產(chǎn) 和管理活動的依據(jù)。為使文件受控，確保本公司所有場所使用的文件資料為最新有效版本，特制定本程序。 2 適用范圍 適用于質(zhì)量管理體系所有文件、資料和外來文件的控制。 3 職責 管理者代表負責本公司質(zhì)量管理體系文件的控制和管理，包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件、外來文件等； 質(zhì)檢部 主管負責技術(shù)性文件的控制和管理； 各職能部門使用的 文件和資料由 各職能部門自行控制和保管； 綜合部 資 料管理員負責所有文件的存檔、保管和發(fā)放。 4 工作程序 文件的分類 內(nèi)部制定的文件 （ 1）管理體系文件（如質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件等）； （ 2）一般性技術(shù)文件（如請示、報告、總結(jié)等）。 外來文件； （ 1）外來質(zhì)量文件（如國家和上級部門頒發(fā)的有關法規(guī)、規(guī)章、政策及技術(shù)標準、規(guī)范等） （ 2）外來技術(shù)性文件（委托方提供的資料、企業(yè)標準、書籍、信件、電話記錄等） 文件的編制、審批和發(fā)布 質(zhì)量方針、質(zhì)量目標由總經(jīng)理主持制訂，經(jīng)管理層集體討論后由總經(jīng) 理發(fā)布。 管理體系文件由管理者代表組織人員編寫，總經(jīng)理審批和發(fā)布； 質(zhì)檢部 主管組織編寫，并會同各單位負責人審核后由 質(zhì)檢部 主管批準。 文件的編號 質(zhì)量管理體系文件的編號： a) 質(zhì)量手冊 XSGF(公司名稱代號 )— QM(質(zhì)量手冊 )— 20xx（年號） 。 例如： XSGF— QM— 20xx，表示： 質(zhì)量手冊 新盛光伏科技 有限公司 20xx 年 版。 b) 程序文件 （ QP） 程序文件 — （ ZH） 編制部門 ()手冊中相關的章節(jié)號。 例如： ,表示：程序文件 由 綜合 部編制 對應質(zhì)量手冊 “文件控制”條款。 c) 質(zhì)量記錄：主要使用部門代號 （部門代號采用該部門頭兩個字的第一個拼音字母） —質(zhì)量手冊中的文件章節(jié)號 — 記錄編號 例如： ZH— — 01，表示 綜合部 在質(zhì)量手冊中第 章《管理評審控制程序》中的第1個質(zhì)量記錄文件。 d) 各部門其他質(zhì)量文件：部門代號 — 年號 — 文件順序號 例如： ZH— 20xx— 05，表示 質(zhì)檢部 于 20xx 年發(fā)放的第 5號文件。 e) 設計、工藝文件的編號 參照部門質(zhì)量文件編號 執(zhí)行。 所有管理體系文 件和技術(shù)文件均由 綜合部 資料管理員統(tǒng)一進行編號 登記，留樣存檔 。 文件的受控 文件和資料分為受控與非受控。受控文件加蓋“受控”印章。 管理體系文件（如質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件等）和 相關的 國家法律、法規(guī)、技術(shù)標準、規(guī)范等，屬于 受控文件。 非受控文件不加蓋“受控”印章，只進行編號。內(nèi)部編制的和外來的 一般性技術(shù)文件（如請示、報告、總結(jié)、委托方提供的資料、企業(yè)標準、書籍等）屬于非 受控文件。 文件的發(fā)放 資料管理員負責建立所有文件、資料 清單 。文件的收發(fā)、復制、 歸檔均應統(tǒng)一編號，并有責任人簽字。 資料管理員應建立、保存有效的文件發(fā)放清單及唯一性標識，防止使用失效的文件，使下發(fā)的文件始終處于受控狀態(tài)。 文件的替換和更改 綜合部 資料管理員負責文件資料有效性的確認，跟蹤標準的最新出版信息。 需要替換的技術(shù)文件，應由使用人向部門負責人提出申請 , 經(jīng)技術(shù)主管批準后 , 由資料員登記編號發(fā)放使用。 質(zhì)量文件的更改，應由該文件原審批部門或負責人組織進行。提出更改申請的人員應同時說明更改的理由，必要時應提出書面依據(jù)及背景材料。文件 修訂與更改應有相應記錄或更改清單。保存在計算機系統(tǒng)中的文件更改和控制應執(zhí)行計算機管理規(guī)定。 文件的換版和作廢 有效文件經(jīng)多次修改或經(jīng)內(nèi)部評審需大幅度修改時，可進行換版。原版次文件相應作廢。 過期作廢的文件資料應及時從作業(yè)現(xiàn)場收回，防止誤用。如需保留一段時間，應有明顯 “作廢”標記，以示區(qū)別。尤其在合訂本中的有關標準，有效文件和作廢文件應予以標明。 , 集中管理。需要銷毀的文件應執(zhí)行本文中 條的要求。 文件的歸檔和保管 所有文件資料由 綜合部 資料管理員進行歸檔和保管。 。保存期限將根據(jù)文件的重要程度而定。一般為 2～ 5年； 管理體系文件的歸檔應同時滿足《記錄控制程序》的有關規(guī)定； 管理體系文件應安全貯存，防潮、防火、防蟲、防遺失，編號登記保管； 本公司人員借閱文件資料應辦理借閱手續(xù)；外部人員借閱應經(jīng)公司領導批準； 超過保存期的檔案資料，由資料管理員列出銷毀清單，書面報告總經(jīng)理，批準后在管理者代表的監(jiān)督下銷毀。 外來文件的控 制 外來文件由 資料管理員接收、登記，填寫《 外來文件登記表 》，根據(jù)總經(jīng)理批示進行處理、分類和存檔。 上級頒發(fā)的指導性文件，由 綜合部 負責控制其有效性， 存 檔案室管理； 委托方提供的資料文件， 由 質(zhì)檢部 負責控制其有效性，并報檔案室備案； 直接引用的 外來文件，由 管理者代表負責其有效性，并報 綜合部 備案。 5 附表或相關程序文件 記錄控制程序 受控文件清單 外來文件清單 文件發(fā)放、回收記錄 質(zhì)量記錄清單 文件更改 記錄 文件消毀 登記 文件借閱登記 蘭 州 新 盛 光 伏 科 技 有 限 公司 文 件 編 號 QP/ZH/02 版本號 /修改狀態(tài) A/0 記錄控制程序 頁 碼 1／ 2 1 目的 對質(zhì)量管理體系所要求的記錄予以控制。 2 范圍 適用于為證明產(chǎn)品符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的記錄。 3 職責 綜合部 部負責質(zhì)量活動記錄的建立、控制和管理，批準全站記錄的借閱與消納； 質(zhì)檢部 、 生產(chǎn)部 負責技術(shù)活 動記錄的建立、控制和管理； 綜合部 應歸口管理和保存各類文件及記錄； 綜合部 資料員應按照分類要求實施記錄的管理和安全存放；辦理借閱手續(xù)，監(jiān)督和收集有關記錄。 全體員工應在質(zhì)量活動和技術(shù)活動中認真記錄活動的過程和數(shù)據(jù)。 4 工作程序 記錄的類型 管理記錄：指公司管理體系活動中所產(chǎn)生的記錄，包括內(nèi)審、管理評審、 糾正和預防措施記錄、申訴和投訴記錄、人員培訓和考核記錄、供方評價、 合同標書評審記錄、 采購驗收記錄等。 技術(shù)記錄：是進行生產(chǎn)活動的記錄， 包括生產(chǎn)物資有關記錄、 生產(chǎn) 記錄、檢測原始記錄、設備的使用維護保養(yǎng)記錄等。 記錄的編制與標識 管理記錄格式由質(zhì)量負責人組織管理部門設計編制，技術(shù)記錄格式由 質(zhì)檢部 組織設計編制。記錄的編制應合理、實用、信息足夠。 記錄的編號由 綜合部 按規(guī)定統(tǒng)一編號管理。 記錄的填寫與更改 記錄填寫應真實、齊全、及時、清晰，應在工作的當時記錄，不允許事后補記或追記。記錄上應有記錄人簽名，有審核批準要求的，相應的授權(quán)簽字人應按規(guī)定要求審核批準簽字。 原始記錄應 按規(guī)定的格式填寫。書寫時應使用藍 /黑色鋼筆或簽字筆，字跡要清晰，不得漏記、補記、追記。原始記錄填寫錯誤需要更正時，應采用“杠改”方式。杠改后應能看清原有的內(nèi)容。更改人在“杠改”記錄的右上方填上正確的內(nèi)容，并加蓋自己的名章。 電子信息記錄和書面文本記錄均要按照程序文件的規(guī)定進行控制，電子信息記錄應設置密 碼和權(quán)限范圍，并定期備份，防止丟失和隨意改動。 記錄的管理 各部門的記錄按記錄傳遞流程傳遞，最后收集交至資料檔案室，由資料管理員編目歸檔，儲存維護。儲存環(huán)境應安全、防潮，查閱方 便。 原始記錄和驗收報告的保存期至少為 3 年。其他記錄的保存期為 2年。超過保存期的記錄應由資料管理員提出消毀申請，在得到總經(jīng)理批準后進行銷毀處理。 5 附表或相關程序文件 1. 文件控制程序 2. 質(zhì)量記錄清單 蘭 州 新 盛 光 伏 科 技 有 限 公 司 文件代碼 XSGFQM20xx 管理職責 版 次 A/0 頁 碼 1 /7 5 管理職責 管理承諾 公司總經(jīng)理應通過以下活動對建立、實施、持續(xù)改進質(zhì)量 管理體系的承諾提供證據(jù) 。 向公司傳達滿足顧客及法律、法規(guī)要求的重要性 : a）總經(jīng)理應 建立 質(zhì)量 管理理念 ， 堅持 以 顧客滿意 為 檢驗工作 的 基本 標準； b）總經(jīng)理應 明確 公司每一個成員對質(zhì)量 管理工作的職責和權(quán)限 ； c）總經(jīng)理應采取培訓、內(nèi)部刊物或會議等各種 形 式 ，提高員工對 滿足顧客 和 法律法規(guī)要求在質(zhì)量管理工作中 重要性 的認識和理解， 激勵 員工 積極參與質(zhì)量 管理 活動 ， 增強 全體員工的 質(zhì)量 管理 意識 。 總經(jīng)理 主持 制定 公司的質(zhì)量方針（見 ） 。 總經(jīng)理 應 確保 本公司 質(zhì)量目標的制定 ,責成公司 綜合部 將 目標分解給責任部門 執(zhí)行 并負責跟蹤檢查 ,填寫 “ 質(zhì)量目標實施考核表 ” 。 總經(jīng)理應 定期按 《管理評審控制程序》 主持管理評審 工作 。 總經(jīng)理應確保 資源的獲得 。 以顧客為關注焦點 公司 最高管理者應以增強顧客滿意為目的 ,確保顧客的要求得到確定并予以滿足 (見 和 ) 。 公司 經(jīng)營 成功取決于理解并滿足顧客 當前和未來的需求和期望，并爭取超越這些需求和期望?？偨?jīng)理應以實現(xiàn)顧客滿意為 管理 目標，為此應做到： a) 調(diào)查、評審、確定 顧客的需求和期望。通過 對 市場調(diào)研、預測 分析 ， 或與顧客的直接接觸來實 現(xiàn)。 b) 將顧客的需求和期望轉(zhuǎn)化為 公司的要求。這些要求包括 產(chǎn)品 質(zhì)量要求、過程 控制要求 和質(zhì)量管理體系要求等。 c) 確保已轉(zhuǎn)化的要求得到滿足 。 公司必須滿足法律法規(guī)及國家和行業(yè)標準 的 相關 強制性 規(guī)定 。 顧客的期望和需求、法律法規(guī)及國家和行業(yè) 強制性 標準 等 要求發(fā)生變化后 ，公司 應將 已轉(zhuǎn)化的要求及已建立的質(zhì)量管理體系也應隨之更新，執(zhí)行《管理評審控制程序》和《文件控制程序》的規(guī)定。 質(zhì)量方針 總經(jīng)理應 負責 組織制定質(zhì)量方針，并以文件形式批準發(fā)布 (見本手冊第三頁 “ 質(zhì)量方針和質(zhì)量目標 頒布令 ” 。質(zhì)量方針應： 蘭 州 新 盛 光 伏 科 技 有 限 公 司 文件代碼 XSGFQM20xx 管理職責 版 次 A/0 頁 碼 2 /7 a) 與公司的 經(jīng)營管理 宗旨相適應； b) 包括對滿足要求和持續(xù)改進質(zhì)量管理體系有效性的承諾； c) 提供制定和評審質(zhì)量目標的框架； d) 確保質(zhì)量方針在 公司內(nèi) 得到 溝通 和理解 ； e) 在持續(xù)適宜性方面得到評審。 公司質(zhì)量方針 詳見附件。 策劃 質(zhì)量目標 總經(jīng)理應確保在 公司 的相關職能部門和 管理 層次上建立質(zhì)量目標，質(zhì)量目 標包括滿足產(chǎn)品 要求所需的內(nèi)容 (見 )。質(zhì)量目標應是可測量的，并與質(zhì)量方針保持一致。 公司質(zhì)量目標是 詳見附件。 質(zhì)量管理體系策劃 總經(jīng)理應確保： a) 對質(zhì)量管理體系進行策劃，以滿足質(zhì)量目標以及第 條 款 的要求； b) 在對質(zhì)量管理體系的改進行策劃和實施時，保持質(zhì)量管理體系的完整性。 公司規(guī)定 由管理者代表具體負責組織質(zhì)量管理體系策劃活動。 職責 、 權(quán)限與溝通 職責和權(quán)限 ，特別 應明確 從 事 產(chǎn)品 質(zhì)量有關的管理、驗證、執(zhí)行人員的職責與權(quán)限。 1，質(zhì)量職能分配表見附 2。 一、總經(jīng)理 1)貫徹執(zhí)行國家和地方政府相關法規(guī)和政策； 2)負責公司重大經(jīng)營管理問題決策和審批； 制定質(zhì)量體系組織機構(gòu)，根據(jù)行業(yè)的發(fā)展 和市場需求的變化促進 生產(chǎn) 質(zhì)量的技術(shù)進步和更新?lián)Q代，以最大限 度地滿足用戶的當前和未來 的需求； 3)主持制定 公司 質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，主持 公司 年度管理評審工作； 批準質(zhì)量手冊， 照策 劃的時間安排，組織管理評審工作，對公司的質(zhì)量環(huán) 境安全管理體系的適宜性、充分性和 蘭 州 新 盛 光 伏 科 技 有 限 公 司 文件代碼 XSGFQM20xx 管理職責 版 次 A/0 頁 碼 3 /7 有 效性 進行評價 ； 4)簽發(fā)管理者代表和 公司 管理人員的任免文件，審批 對成績顯著的員工 的 獎勵、調(diào)資 、 晉