歸檔文件整理流程課件-文庫(kù)吧
2024-12-22 17:54 本頁面
【正文】 檔案室的實(shí)際工作中，單純采用一種分類方法的情況比較少見，較多的是將幾種分類方法結(jié)合使用，稱之為復(fù)式分類法。年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（或問題） 3種分類方法，可以組合成多種復(fù)式分類法。在選擇分類法時(shí)年度、保管期限為必選項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（或問題）為選擇項(xiàng)。 ? 分類方案 ：在確定分類方法的基礎(chǔ)上，標(biāo)列各級(jí)類目名稱，固定全宗內(nèi)分類體系的分類綱要。分類方案是機(jī)關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案室規(guī)范化管理的起點(diǎn)。 年度 機(jī)構(gòu) 保管期限分類法（推薦使用） ? 適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)有變化但不復(fù)雜的立檔單位 ? 先按年度分類 ? 在每一年的文件按機(jī)構(gòu)分類 ? 再區(qū)分劃入每一機(jī)構(gòu)文件的保管期限 ? 每年形成的文件按機(jī)構(gòu)序列依次上架，不必預(yù)留空間 ? 同一年度同一機(jī)構(gòu)的文件排在一起，便于查找 保管期限 年度 機(jī)構(gòu)分類法（推薦使用） ? 適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)有變化但不復(fù)雜的立檔單位 ? 先按保管期限分類 ? 在將每一保管期限的文件按年度分類 ? 再將每一年的文件按機(jī)構(gòu)分 ? 適用于機(jī)構(gòu)不復(fù)雜的立檔單位 ? 便于向檔案館移交 ? 應(yīng)預(yù)留空架 機(jī)構(gòu) 年度 保管期限分類法： ? 適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)基本固定或少有變化的立檔單位以及撤銷機(jī)關(guān) ? 先按機(jī)構(gòu)分類 ? 每個(gè)機(jī)構(gòu)下再按年度分 ? 再在每個(gè)年度下分劃入文件的保管期限 ? 應(yīng)預(yù)留空架，空架數(shù)量不好掌握 年度 問題 保管期限分類法： ? 適合于機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜、機(jī)構(gòu)之間分工不明確 ? 先按年度分類 ? 在每一年的文件按問題分類 ? 再區(qū)分劃入每一問題文件的保管期限 保管期限 年度 問題分類法： ? 先按保管期限分類 ? 再按年度分類 ? 最后在每一年內(nèi)將文件按問題分類 ? 多用于現(xiàn)行機(jī)關(guān) 問題 年度 保管期限分類法： ? 適用于撤消機(jī)關(guān)、整理歷史檔案 ? 先按問題分類 ? 在文件按的年度分類 ? 再區(qū)分劃入每一年文件的保管期限 年度 保管期限分類法 ? 適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單的基層單位或小機(jī)關(guān)，形成文件數(shù)量少的機(jī)關(guān) ? 先按年度分類 ? 再區(qū)分劃入每一機(jī)構(gòu)文件的保管期限 保管期限 年度分類法： ? 適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單的基層單位或小機(jī)關(guān)，形成文件數(shù)量少的機(jī)關(guān) ? 先按保管期限分類 ? 再按年度分類 第三步：歸檔文件的排列 ? 歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。其它諸如不同類別歸檔文件之間的排列、檔案盒排架等則不在此范圍內(nèi)。 ? 歸檔文件的排列強(qiáng)調(diào)事由原則 。 事由原則 ：同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起 ? 按事由排列歸檔文件，是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”這一整理原則的體現(xiàn)。按公文辦理過程的先后順序，將同一事由形成的文件排列在一起，可以客觀地反映出某一事由的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過程，反映出這些文件之間的客觀聯(lián)系。 排列方法 ? 在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。 同一事由內(nèi)的歸檔文件排列： ? 同一事由內(nèi)歸檔文件的排列，最簡(jiǎn)單的方法 是按文件形成時(shí)間先后順序，日期在前的歸 檔文件排列在前
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