【正文】 ③ 綜合評估數(shù)據(jù) ④ 企業(yè)內(nèi)部公文數(shù)據(jù)和辦公數(shù)據(jù) 會展信息資源的概念 會展信息 資源的特點 來源的分散性 加工的多樣性 傳遞的及時性 管理的社會性 使用的共享性 數(shù)量的龐雜性 會展信息資源的特點 會展信息資源的功能 （ 1）信息資源是寶貴的資源 （ 2）信息資源是組織和控制經(jīng)營活動的基礎(chǔ) （ 3）信息資源是企業(yè)競爭能力的標(biāo)志 會展信息的分類 （ 1）按形式、規(guī)模、模式分類 會展本身是大型集體性活動的集合，按形式分類，可以分成會議、展覽會、節(jié)慶等活動；按它們涉及和輻射的地域范圍分類，可分為本地的、全國的、國際性的；按組織規(guī)模和參觀人數(shù)分類，有小型的、中型的、大型的和特大型的。按會展的規(guī)格，可以分成普通的、行業(yè)的、政府的和國際性的。小的會展則可以是本地的一個行業(yè)、組織或企業(yè)的活動，甚至是個人舉辦的婚宴等。大型展覽會的參觀者可以達(dá)數(shù)萬人以上，小型的會議僅僅幾十人。由于規(guī)模上具有明顯的差異、重要程度不同、主辦方等級、與會人數(shù)的多少。會展的籌備、組織和服務(wù)情況也是十分復(fù)雜的，如有的會展承辦方可以將所有的組織策劃工作委托會展公司全權(quán)負(fù)責(zé)，將接待工作委托給旅游公司、飯店；有的會展承辦方則承擔(dān)會展中策劃、組織、接待等所有工作。隨著社會分工的進(jìn)一步細(xì)化，將有越來越多會展采取市場經(jīng)營的模式，即由會展管理公司根據(jù)主辦方對會展的要求、形式、規(guī)模、性質(zhì)等，進(jìn)行全面的、專業(yè)的策劃、組織和接待。 會展信息的分類 （ 2）按時間階段分類 會展活動具有非常鮮明的階段性。對于會議系統(tǒng)來講，可以分成籌備階段、接待階段、會議期間、結(jié)束階段、休會期間。相對應(yīng)的是策劃信息、接待信息、會間信息、會后信息；而對于會展系統(tǒng)，又可以分成展前、展中、展后三個階段，對應(yīng)的信息有展前信息、展中信息、展后信息。兩者在前期工作方面具有很多相似之處。對每個階段的信息流程進(jìn)行剖析，研究它們在不同環(huán)節(jié)的特點，不僅是設(shè)計會展管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，也是做好管理工作、組織工作的基礎(chǔ)。 會展信息的分類 （ 3）按管理分類 從管理角度出發(fā)，信息又可以劃分為：財務(wù)信息、人員信息、物流信息、會議報告信息、展品展出信息、接待信息。有些信息將貫穿整個會展的各個階段，如財務(wù)信息，有的信息只在特定的階段出現(xiàn)，而且大量的信息集中在很短的時間內(nèi)，成“井噴狀”，如接待信息。 會展信息的管理 當(dāng)前 ， 展覽行業(yè)的信息管理局限在一個較低的層次上 ，例如 ， 可以表現(xiàn)在：在一次會展活動中會展主辦公司和參展商各自獨立地重復(fù)收集觀眾名片信息 ， 數(shù)據(jù)沒有共享和交換；缺乏對信息的深入利用；不同會展活動之間數(shù)據(jù)獨立 ， 數(shù)據(jù)缺乏歸并和統(tǒng)一處理 。 如何有效地對行業(yè)信息進(jìn)行有效的管理就顯得尤為重要 ， 人們希望通過有效的方法和途徑 ， 把信息的孤島變成信息的海洋 。 為了更好地進(jìn)行會展信息的管理 ，我們首先要深入了解信息管理的內(nèi)涵 。 信息管理的概念 （ 1）信息管理的對象是信息資源和信息活動 （ 2） 信息管理是管理活動的一種 （ 3）信息管理是一種社會規(guī)模的活動 信息管理的主要內(nèi)容 信息管理的 主要內(nèi)容 原始數(shù)據(jù)的收集 信息的存儲 信息的檢索 信息的輸出 信息的加工 信息的傳遞 信息管理的主要內(nèi)容 實現(xiàn)信息管理的有效途徑 （ 1）信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化 （ 2）信息管理的高效化 （ 3）信息管理的現(xiàn)代化 會展信息管理的分析 根據(jù)會展的進(jìn)程的特點，具有 5個信息發(fā)展階段，即籌備階段、接待階段、會展期間、結(jié)束階段、休會期間，各個階段出現(xiàn)的信息具有不同的特點。 會展信息管理的分析 （ 1）籌備信息管理 （ 2）預(yù)算信息管理 （ 3）場地信息管理 一 籌備階段信息管理 會展信息管理的分析 （ 1）準(zhǔn)備項目信息管理 （ 2）資金信息管理 （ 3）會員信息管理 （ 4）對接待階段工作策劃 （ 5）對會議期間工作策劃 （ 6）展會進(jìn)場期間工作策劃 （ 7）展會撤場期間工作策劃 （ 8）講演稿信息管理 （ 9）展位出租信息的管理 （ 10）門票銷售信息管理 二 準(zhǔn)備階段信息管理 會展信息管理的分析 （ 1）接待工作 （ 2）會前會議 （ 3）展會入場期間信息管理 三 會前期間信息管理 會展信息管理的分析 （ 1）會議期間 （ 2）展會期間 四 會議期間信息管理 會展信息管理的分析 （ 1）會議的結(jié)束階段 （ 2）展會結(jié)束期間 （ 3）對展會收支核算 五 結(jié)束階段信息管理 會展信息管理的分析 對于一次性會議和展會，不存在休會期間，也就不需要進(jìn)行休會期間的信息管理。但作為一些類似年會性質(zhì)的會議或不定期的會議，雖然每次舉辦，性質(zhì)相同，但討論的主題可以不同，那么在兩次會議中間的時間，就成為休會期間 。 六 休會期間信息管理 實現(xiàn)會展信息有效管理的方法 （ 1）在會展活動中，會展主辦單位采集的觀眾信息可以為參展商所利 用。而參展商在展臺收集到的觀眾行為信息也為會展主辦公司共享。 （ 2）在大型數(shù)據(jù)庫支持下，同一會展主辦公司的各屆會展之間的數(shù)據(jù)完 全可以得到及時地歸并和統(tǒng)一處理，實現(xiàn)信息共享，更好地確定觀 眾的行為習(xí)慣和價值評價，同時也減少重復(fù)采集的投入。 （ 3）通過決策支持系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的深入利用。 （ 4）會展服務(wù)商通過共享信息可以為會展客戶提供服務(wù)，例如：商務(wù)旅 行、專門接待等更加深入的服務(wù)。 會展信息管理的作用 （ 1）提高會展企業(yè)的工作效率 （ 2）降低會展企業(yè)的經(jīng)營成本 3 會展信息系統(tǒng) 管理信息系統(tǒng) 會展管理信息系統(tǒng) 目 錄 會展管理信息系統(tǒng)的運行管理 管理信息系統(tǒng) 管理信息系統(tǒng)（ Management Information System,簡稱 MIS）是基于管理學(xué)理論，使用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信和信息處理技術(shù)的系統(tǒng)。以解決企業(yè)所面臨的問題為目的，以數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)處理為基礎(chǔ)，能夠為企業(yè)的各層次、各部門提供信息。管理信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)解決結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化以及非結(jié)構(gòu)化的決策問題，提高信息效用。 管理信息系統(tǒng) 管理信息系統(tǒng)最大的特點是高度集中，能將組織中的數(shù)據(jù)和信息集中起來，進(jìn)行快速處理，統(tǒng)一使用。有一個中心數(shù)據(jù)庫和計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是 MIS的重要標(biāo)志。 MIS的處理方式是在數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的分布式處理。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)的發(fā)展，不僅能把組織內(nèi)部的各級管理聯(lián)結(jié)起來，而且能夠克服地理界限，把分散在不同地區(qū)的計算機網(wǎng)互聯(lián)，形成跨地區(qū)的各種業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)。 管理信息系統(tǒng)的另一特點是利用定量化的科學(xué)管理方法，通過預(yù)測、計劃優(yōu)化、管理、調(diào)節(jié)和控制等手段來支持決策。 管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用 MRP為 Material Requiement Planning 的縮寫 ,譯為“物料需求計劃”。它是在定貨點法計劃基礎(chǔ)上發(fā)展形成的一種新的庫存計劃與控制方法，是建立在計算機基礎(chǔ)上的生產(chǎn)計劃與庫存控制系統(tǒng)。其主要內(nèi)容包括客戶需求管理、產(chǎn)品生產(chǎn)計劃、原材料計劃與庫存記錄。 MRP是一種保證既不出現(xiàn)短缺，又不致造成庫存積壓的計劃方法。它從主生產(chǎn)計劃出發(fā)，根據(jù)物料清單（ BOM，在流傳生產(chǎn)行業(yè)又稱配方）逐層分解主生產(chǎn)計劃，并結(jié)合庫存實際情況，得到分時間段的各類計劃數(shù)據(jù)。實踐表明，成功實施 MRP能顯著地降低庫存量。 管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用 MRP系統(tǒng)的出現(xiàn)，使生產(chǎn)活動方面的各種子系統(tǒng)得到了統(tǒng)一。 ERP強調(diào)供應(yīng)鏈管理，除了傳統(tǒng)的 MRPII系統(tǒng)的制造、財務(wù)、銷售等功能外，還增加了分銷管理、人力資源管理、運輸管理、倉庫管理、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、決策支持等功能； 管理信息系統(tǒng)的實施，是為了充分發(fā)揮管理信息系統(tǒng)的潛能，通過整合信息資源達(dá)到企業(yè)發(fā)展的目的，它要求企業(yè)的業(yè)務(wù)流程及管理思想和管理模式、改變?nèi)藗兊男袨槟Ｊ胶土?xí)慣、以及企業(yè)的組織記誒構(gòu)。 管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢 (1) 網(wǎng)絡(luò)化及集成化趨勢 (2) 智能化趨勢 (3) 向平臺式管理信息系統(tǒng)發(fā)展 會展管理信息系統(tǒng) 會展管理信息系統(tǒng)是一個以人為主導(dǎo) ， 利用計算機硬件 、軟件 、 網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以及其他辦公設(shè)備 ， 進(jìn)行信息的收集 、加工 、 傳輸 、 存儲 、 更新和維護(hù) ， 以會展行業(yè)的企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu) 、 提高經(jīng)濟效益和效率為目的 ， 支持企業(yè)的高層決策 、 中層控制 、 基層動作的集成化的人機系統(tǒng) 。 同其他的管理信息系統(tǒng)一樣 ， 會展管理信息系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的一個分支 ，具有一個信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力 。 會展管理信息系統(tǒng)的作用 電子商務(wù)化 實現(xiàn)體制創(chuàng)新 整合企業(yè)內(nèi)外 資源 降低信息安全 風(fēng)險 會展過程的策劃 智能輔助決策 業(yè)務(wù)流程自動化 會展管理信息系統(tǒng)的功能和結(jié)構(gòu) 在會展期間各個階段出現(xiàn)的大量信息，直接關(guān)系到會展工作的順利進(jìn)行，會展管理信息系統(tǒng)正是在對各個階段大量信息處理的功能需求基礎(chǔ)上而形成的。會展管理信息系統(tǒng)的基本功能包括： 。將各種來源的會展信息進(jìn)行合理的分類、整理和保存，以供查詢。