【正文】 出文件的重點(diǎn)，文件要有針對性和短小精悍，指導(dǎo)性和確定性，要注意文件的相容性和可操作性。 作為特殊文件的記錄表格的編制，主要要考慮以下諸方面：1)確定需求：對各種需求的調(diào)查和分析，最終要得出關(guān)鍵性的結(jié)果足“我們需要取得什么成果”?除了倡議人所知的用途之外，是否還有其他用途這都要事前應(yīng)予明確。2)表格的布局：充分考慮表格的用途來確定表格的內(nèi)容，以及可操作性，同時(shí)注意各種情況的發(fā)生以及使用的習(xí)慣等。3)表格的結(jié)構(gòu)：表格結(jié)構(gòu)上的考慮主要是一式幾份以及紙張的選擇。關(guān) 鍵 詞：小企業(yè)、質(zhì)量管理體系、質(zhì)量手冊、質(zhì)量記錄、表格。前 言一個(gè)在全球經(jīng)濟(jì)一體化的今天，一個(gè)令人矚目的新現(xiàn)象就是小企業(yè)的異軍突起，蓬勃發(fā)展?？梢哉f：小企業(yè)在戰(zhàn)后世界各國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，從西方到東方，正如雨后春筍一樣興起。同樣國際質(zhì)量管理體系隨著小企業(yè)的發(fā)展壯大，逐步進(jìn)入了小企業(yè)的管理店堂，一個(gè)復(fù)雜的體系，能在通常一個(gè)或少數(shù)幾個(gè)人來管理的企業(yè)中良好運(yùn)行嗎？本文將解決良好運(yùn)行體系的關(guān)鍵——質(zhì)量管理體系文件。正 文第一章 小企業(yè)運(yùn)行國際質(zhì)量管理體系中的一個(gè)問題在激烈的市場競爭環(huán)境中，大多數(shù)現(xiàn)代企業(yè)為提高企業(yè)的管理水平，樹立企業(yè)形象，增強(qiáng)企業(yè)競爭力，以滿足顧客、社會等相關(guān)方的需要而按照IS09000、QS9000等國際標(biāo)準(zhǔn)建立了相應(yīng)的質(zhì)量管理體系，然而在貫徹ISO9001：2000版標(biāo)準(zhǔn)過程中，時(shí)常聽到一種議論，說什么文件繁瑣、記錄表格太多，工作程序復(fù)雜等，由其在小企業(yè)當(dāng)中，特別是在100人以下的小企業(yè)當(dāng)中，這種情況特別突出，%，結(jié)果在這些企業(yè)當(dāng)中實(shí)施的體系中，始終有事后補(bǔ)做記錄或做假記錄的情況，結(jié)果在許多企業(yè)當(dāng)中國際質(zhì)量體系只是形式。其實(shí)這是企業(yè)建立質(zhì)量管理體系中的一個(gè)誤區(qū)，根據(jù)ISO9001：2000《質(zhì)量管理體系 要求》、過程及其相互作用的復(fù)雜程度、人員的能力。根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的表述企業(yè)中出現(xiàn)文件繁瑣、記錄表格太多，工作程序復(fù)雜的是由企業(yè)客觀決定，然而大多數(shù)小企業(yè)確是自己不結(jié)合實(shí)際情況，把文件、記錄設(shè)計(jì)的繁瑣和復(fù)雜了，造成了企業(yè)運(yùn)行體系的困難。那么運(yùn)行國際質(zhì)量管理體系果真需要繁瑣的文件、大量的記錄表格、復(fù)雜的工作程序嗎？回答是“并非如此”。第二章國際質(zhì)量管理體系的文件要求新版質(zhì)量體系強(qiáng)調(diào)有效性，企業(yè)建立體系在考慮標(biāo)準(zhǔn)要求的同時(shí)還應(yīng)考慮產(chǎn)品和服務(wù)結(jié)果的有效性來確定質(zhì)量體系文件的多少和復(fù)雜程度。產(chǎn)品和服務(wù)過程的結(jié)果具體由不同的組織和產(chǎn)品決定，我們只要考慮有效性，在最終能夠充分保證產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的條件下，使文件量最適用、最少為原則；那么國際質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求了那些內(nèi)容呢？我們在這里簡單探討一下。 ISO 9001：2000標(biāo)準(zhǔn)由“引言”、“范圍”、“引用標(biāo)準(zhǔn)”、“定義”、“質(zhì)量管理體系”、“管理職責(zé)”、“資源皆理”、“產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)”、“測量、分析和改進(jìn)”九個(gè)部分構(gòu)成，其實(shí)體則是由后五個(gè)部分組成。在ISO 9001：2000英文版標(biāo)準(zhǔn)中有136個(gè)“shall”，所有的“應(yīng)”都在實(shí)體部分，一共出現(xiàn)136處，136個(gè)“應(yīng)”是正確理解2000版標(biāo)準(zhǔn)主要內(nèi)涵的關(guān)鍵，更是小企業(yè)建立文件體系的關(guān)鍵。為建立適合小企業(yè)的管理體系文件和盡快實(shí)現(xiàn)質(zhì)量體系認(rèn)證，相關(guān)的人員正確理解和靈活掌握新標(biāo)準(zhǔn)的要求將成為當(dāng)務(wù)之急的頭等大事。 在體系標(biāo)準(zhǔn)中“應(yīng)”的含義是應(yīng)該、必須的意思，是強(qiáng)制執(zhí)行的條款。在合同情況下將具有法律約束力，一旦經(jīng)相應(yīng)管理者批準(zhǔn)發(fā)，對內(nèi)部管理就起到了規(guī)范質(zhì)量活動的作用，對外起到法律的承諾作用。 在ISO 9001：2000標(biāo)準(zhǔn)中的動詞“應(yīng)”及其詞組，飛先后出現(xiàn)的順序排列是：應(yīng)、應(yīng)按、應(yīng)確保、應(yīng)在、應(yīng)包括、應(yīng)編制、應(yīng)依據(jù)、應(yīng)建立、應(yīng)保持、應(yīng)通過、應(yīng)以、應(yīng)是、應(yīng)指定、應(yīng)具有、應(yīng)確定、應(yīng)策劃、應(yīng)與、應(yīng)適于、應(yīng)評審、應(yīng)予(以)、應(yīng)對、應(yīng)識別、應(yīng)取決于、應(yīng)根據(jù)、應(yīng)制定、應(yīng)表述、應(yīng)證實(shí)、應(yīng)針對、應(yīng)控制、應(yīng)愛護(hù)、應(yīng)報(bào)告、應(yīng)適用于、應(yīng)確認(rèn)、應(yīng)監(jiān)視、應(yīng)規(guī)定、應(yīng)審核、應(yīng)采用、應(yīng)采取、應(yīng)提供、應(yīng)利用等40余種方式表達(dá)，其中出現(xiàn)頻次最高的是“應(yīng)對”，達(dá)16次；其次是應(yīng)確保(13次)、應(yīng)確定(12次)、應(yīng)包括(11次)。在一定程度上，它們表達(dá)了標(biāo)準(zhǔn)的主要方向性的要求。 ISO 9001：2000中的136個(gè)shall(應(yīng))都是遵循一定的前因后果的關(guān)系而提出的，即誰應(yīng)做什么以達(dá)到什么目的或結(jié)果。主要的表達(dá)方式是“組織應(yīng)”、“最高管理者應(yīng)”。二者應(yīng)承擔(dān)的“應(yīng)”共有58次。其它的“應(yīng)”也都是因此而展開的從屬性要求。在ISO 9001：2000標(biāo)準(zhǔn)中明示文件要求“應(yīng)”編制形成文件的程序有6個(gè)，它們是：文件控制程序、質(zhì)量記錄的控制程序、內(nèi)部審核、不合格品控制程序、糾正措施控制程序、預(yù)防措施控制程序。除此之外可以根據(jù)企業(yè)的具體情況增加企業(yè)內(nèi)部比較復(fù)雜的過程控制程序，例如保密企業(yè)可以增加保密控制程序等。如果在質(zhì)量手冊中已經(jīng)進(jìn)行了詳細(xì)的描述，能夠指導(dǎo)企業(yè)運(yùn)作的需要，那么就不必增加程序文件了，而且在程序文件較少的企業(yè)，程序文件干脆就和質(zhì)量手冊合并。 關(guān)于要求編制的支持性文件ISO 9001：2000標(biāo)準(zhǔn)顧及其適用于各類行業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)，包括硬件產(chǎn)品、流程型產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品等，以及各種規(guī)模、類型和文化基礎(chǔ)的組織，標(biāo)準(zhǔn)沒有對支持性文件的編制作出明示要求，但可從有關(guān)條款的“應(yīng)規(guī)定”、“應(yīng)建立”、“應(yīng)控制”之類的詞中得到啟示，根據(jù)組織的實(shí)際情況制訂相應(yīng)的文件。對于一個(gè)百人規(guī)模的且已有一定的管理基礎(chǔ)、操作者有一定的閱讀能力的裝配型企業(yè)來說，除標(biāo)準(zhǔn)明示的質(zhì)量手冊、程序文件外，宜制訂必要的管理性和技術(shù)性文件，