【正文】 具體工作內容主要包括：卷內文件 5 排列、編號、填寫卷內文件目錄 ： 卷內文件要求排列次序有條理，可按時間、文種、收發(fā)文機關等方法排列 ； 排好之后，應逐頁編寫 號碼，編碼時在文件的右上方用號碼器 （手寫也可）打上頁碼標注，且其間不得有間隔，以便于查找 使用 和保護文件 ； 卷內目錄放在卷首，其項目包括順序號、文件字號、文件責任者、文件題名、文件日期、所在頁號、備注?！绊樞蛱枴睓?，按卷內文件排列順次填寫文件的順序號； “文件字號 ” 按文件本身自有字號填寫；“責任者”在合同檔案中指本公司簽約者； “題名”欄，一般按原來文件標題填寫，標題不能確切地反映文件內容或無標題的文件，在填寫時應根據(jù)文件內容擬寫確切的標題，并外加“ [ ]”號以示后擬；“所在頁號”指排序后該文件在案卷中所 處的頁碼；“備注”欄，留待對卷內文件變化或其他需要進行說明之用 ； 卷內備考表 （可根據(jù)需要設置） 放在案卷最后，用以登記卷內文件的基本狀況，監(jiān)督和保護文件，并便于管理人員和利用者了解案卷的有關情況。 （三）、 卷內文件整理完結之后，要以類型為單位分別放入資料盒（同一大類可放在一個盒內，以方便查閱為原則），并在資料盒封面清晰寫明本盒內容 ； （四）、 書籍、光盤、磁盤等檔案也應按內容分類，逐一排序編碼并填寫卷內目錄。 五 、檔案的保存 ： （一）、 檔案是公司極其重要的文獻資料，其保存遵循完整、安全、保密性原則。檔案管理 人員對檔案資料的安全、完整、保密負直接責任。 檔案應存放于專門的文件柜或保險柜中，確保檔案資料的安全，同時應做到排放整齊、美觀。公司技術工藝及經(jīng)銷商檔案 文件屬核心機密，應確保其絕對安全，嚴防泄密 ； （二）、 會計檔案的保存期限、方式等應嚴格遵守國家有關財務會計制度規(guī)定 ； （三）、 磁盤、光盤文件應按有關技術要求妥善保存，做到防磁、防潮、防塵、防外力破壞。磁盤文件應設置寫保護。 六 、檔案的調閱 ： （一）、 為便于檔案調閱管理，公司各部門設《檔案借閱登記簿》。登記簿內容包括：借閱日期、借閱文件名稱、借閱用途、借閱人、 批準人、歸還日期。本公司工作人員借閱檔案須經(jīng)部門負責人同意，由借閱人在借閱登記簿上詳細登記后方可調閱，歸還檔案時也要進行登記。借閱人要妥善保管檔案，對借閱期檔案的安全、保密性負責，同時應盡快歸還 ； 6 （二）、 本單位人員借閱技術工藝檔案、原料供應檔案、銷售部檔案和外單位人員借閱本公司檔案，須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意 ； （三）、 公司所 有 檔案的銷毀工作，統(tǒng)一由行政部負責 。 第 四 節(jié) 辦公 管理 規(guī)定 一 、辦公著裝： 公司員工 作為公司隨時隨地的代言人，應該隨時保持良好的辦公著裝形象，讓客戶和同 事 給予更多的尊重與信 任。 具體要求： （一）、 公司員工應嚴格按規(guī)定著裝 ––––著公司制服或職業(yè)裝，穿著整潔、大方、得體 ； （二）、 上班時間不得穿旅游鞋、拖鞋，要配戴工作卡；不得著背心、 T 恤、運動裝或其他休閑便裝 ； （三）、 女職員上班時間不得濃妝艷抹 ,但必須 淡 妝上班。 二 、辦公室要求： （一）、 任何人不得打聽或干涉他人的私生活，如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即予以辭退 ； （二）、 保持辦公區(qū)域清潔、衛(wèi)生，不得隨地吐痰、亂扔紙屑 ，在進入辦公區(qū)時須保持鞋面鞋底干凈，雨天保持雨傘不滴水 ； （三）、 保持辦公區(qū)域整潔、美觀，辦公桌上除放置 電腦、文件架 、 電話、文具盒、臺歷、茶杯 及即時應用文件 外，其他物品一律收放在抽屜內 ； （四）、 上班時間嚴禁串崗、聚眾聊天，嚴禁吃零食、就餐、喝酒 ； （五）、 在辦公區(qū)域內不得高聲喧嘩，禁止在辦公區(qū)域內唱歌、打鬧 ； （六）、 辦公時間內不允許看報紙、雜志等與業(yè)務無關的書刊，有收集信息任務的工作人員可瀏覽報紙等信息資料 ； （七）、 公司員工接、打電話時要使用禮貌用語。接電話時，須先稱“您好”或“你好”，公司對外簡稱一律用“京潤珍珠”，通話力求簡潔，盡量減少占機時間。在工作時間和工作區(qū)域，同事之間的稱呼為“姓 +職務”，無職務可直呼其 名，不得用昵稱 ； （八）、 愛護辦公設備，嚴格規(guī)范各類設備操作規(guī)定。凡因違反操作規(guī)程而造成設備損失的，由責任人賠償有關損失 ； 7 （九）、 員工下班時應將辦公桌面收拾整潔，關好燈、空調、門窗及其他辦公設備之后方可離開辦公室 ； （十）、 未經(jīng) 行政部 批準，不得攜帶家屬、親朋進入辦公區(qū)域。 三 、辦公語言： 辦公室作為全體員工工作的地方，應遵守以下規(guī)定 ： （一）、 辦公室禁止大聲喧嘩 ； （二）、 辦公室言語禁止不文明的詞匯 ； （三）、 公共辦公區(qū)禁止大聲討論與其他員工無關的議題，共同的討論或電話會議，可以在會議室或其他房間進行 ； （四）、員工相互 溝通如果座位較遠，應盡量采取內部分機電話處理，避免直接喊話 。 四 、吸煙規(guī)定：辦公區(qū)域內部不允許吸煙 。 五 、接待制度：為保障公司機密安全，原則上公司以外的任何人員均不得進入公司辦公區(qū)域。所有來訪客人，均由前臺 文員 代為接待，請在前臺座椅或前臺接待室中等待。前臺 文員 電話通知被訪者到前臺接待。如 有 特殊原因，來訪客人需要進入辦公區(qū)域，必須 經(jīng)行政部負責人同意后， 由被訪者帶領進入公司，并由被訪者保證送出公司。 六 、會議室使用制度： 會議室的使用由行政部統(tǒng)一安排，如果 員工 需要使用會議室，請?zhí)崆芭c 行政部說明 。如果使用發(fā)生碰撞，由 行政部 根據(jù)會議時間的緩急做統(tǒng)一安排。如果 員工 確實在會議期間使用飲 用水 ， 提前向 行政部門申請，行政部門在認為合理的情況下，將在會議中做好準備。 七 、 工作卡 制度： （一）、 為了 保證公司工作秩序的規(guī)范性 ，公司為 員工制作了工作 卡。 工作 卡自行政部門正式發(fā)放日起， 所有員工 在上班時間必須佩帶，行政部門作為監(jiān)督部門隨時督促檢查 ； （二）、 上班時間不佩帶 工作 卡， 一 律視為不遵守公司工作紀律 ； （三）、 如果 工作 卡丟失 ，應立即向行政部說明，同時與 行政部門聯(lián)系進行補發(fā) ； （四）、工作 卡作為公司統(tǒng)一監(jiān)制的專用辦公 用品，應予以珍惜，不得損壞、刻意丟失或以任何理由不執(zhí)行 工作卡 制度 ； （五）、 原則上未 佩帶 工作 卡者不得隨意出入辦公區(qū)域，未經(jīng)允許更不得動用各種設備 ； （ 六 ）、 公司考勤卡由行政部配發(fā)，所有人員妥善保管，不得損壞丟失，否則按 8 50 元 /張賠償，所有人員考勤按公司考勤管理規(guī)定執(zhí)行 。 八 、辦公用品 及設備 管理 ： 員工必須 愛惜使用 公司所有的辦公用品及設備 。如果再次需要領用辦公用品，請 按部門做出辦公用品申請 。行政部門在認為合理的情況下，統(tǒng)一 購買，并交給前臺 文員 保管 發(fā)放使用 。 九 、特殊情況的處理： （一）、 防火 ： 如果在辦公 區(qū)域發(fā)現(xiàn)火警， 每位員工都 有義務撥打 119 電話報警 ； 如果認為火勢可以處理，應及時利用辦公區(qū)域或大廈的消防設備撲滅火源，保證公司財產(chǎn) 安全； 如果火勢已經(jīng)較大， 除及時報警外， 應該 有 組織 、有秩 序通過 安全 樓梯離開辦公區(qū)域或大廈，千萬不要 擅自 使用電梯。 （二）、 其他特殊情況 ： 如 發(fā)現(xiàn)公司門窗出現(xiàn)異常，并有明顯被破壞的痕跡，請核實情況后立即向行政部匯報，或立即撥打 110 報警 ； 當您發(fā)現(xiàn)公司財物，包括固定資產(chǎn)、非固定資產(chǎn)有明顯丟失痕跡，立即上報公司行政部門，予以處理。 第五節(jié) 辦公會議 規(guī)定 一、原則 ： 增進部門溝通，解決問題，協(xié)調工作，提高工作效率。 二、 工作會議實行例會制： （一）、 會議內容：總結一周工作的完成情況及需要解決的問題 ； （二）、 要求：各部門要認真落實、協(xié)調解決，不得無故拖延或不予落實，否則按 公司相關管理 制度懲處； （三）、 工作計劃：每月 5 日前遞交上月工作總結，同時安排好下月工作計劃。工作計劃原則上將本部門最需要解決的工作列入，日常性的工作不必過重列入，要注意每項工作的緊迫性、時間限定、完成程度和完成人。特別是階段性的工作一定要注重計劃安排 ； （四）、 工作計劃必須合理、符合實際情況，要注意 其可操作性 ； （五）、 每個部門的工作計劃由公司行政部整理備案，以作為今后的工作考核指 9 標。 三、 工作例會力求緊湊，提高會議質量和效率。 四、 要求部門主管以上人員參加，任何人不得遲到，否則罰款 50 元 /次，對無故缺席者按曠工論處。 五、 行政部必須于每次例會前安排好會場，保證會場干凈、整潔。 六、 臨時辦公會議由行政部負責通知。 第六節(jié) 文件收發(fā) 管理規(guī)定 一、 外來文件由行政部統(tǒng)一簽收，分不同類別及時登記處理。 二、 登記： 凡上級主管部門和業(yè)務主管單位的文件以及各類掛號件、機要文件和需要我司做出答復的函件，均應統(tǒng)一 登記。 三、 閱辦： 屬于一般業(yè)務文件，直接送對口部門承辦，同時，視情況送公司領導及相關部門閱知。 四、 建立健全文件的催辦制度。上級主管部門和業(yè)務主管 領導 指辦的文件，以及其他需要公司辦理的事項，由行政部或相應負責人負責催辦，各部門應及時告知承辦事項的處理結果，防止漏辦延誤。 五、 建立文件傳閱制度。重要文件、公司領導講話、會議紀要、參考資料，由行政部整理后及時組織傳閱。 六、 信函郵寄由 行政部 負責，各部門發(fā)出的文件應在信封上寫明收件單位全稱，急件和掛號要向行政部說明，涉及公司機密的文函信件，須使用掛號信和特快專遞郵寄。 七、 撰稿文件，情況要詳實，觀點要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要簡練，書寫要工整，篇幅要力求簡短。一個文件一般只講一件事，能夠用面談和發(fā)便函解決的問題，盡量不發(fā)文。 八、 核稿工作由擬稿部門領導負責。 九、 對外發(fā)文以公司名義發(fā)文，不得以部門名義對外發(fā)文。 十、 印制文件，應保持整潔，避免差錯，保證質量。 十一、 文件由印刷廠校對，擬稿部門負責看清字樣；打印件由擬稿部門校對。審閱清樣或校對者簽署姓名、日期，以示負責。 10 第七節(jié) 人員外出辦事管理 規(guī)定 一、 員工外出辦事必須本著公司利益至上的原則，衣著整齊 、禮貌待人，時時不忘樹立公