【正文】 職責(zé)范圍內(nèi)的，由公司的主管副總簽發(fā)。（四） 以公司名義發(fā)出的下達(dá)文件（如通知、函），承辦程序與上同，由權(quán)責(zé)主管簽發(fā)。第三條 辦文程序（一） 辦文程序?yàn)椋簲M稿、會(huì)簽、核稿、審批、簽發(fā)、打印、核對(duì)、封發(fā)。（二） 凡公文應(yīng)由部室文件起草人校核署名，注明起草年月日，部門(mén)負(fù)責(zé)人審閱簽字，送有關(guān)部室會(huì)簽。文件一律經(jīng)辦公室核稿后呈領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、編號(hào)登記。打印出來(lái)的文件由擬稿人核對(duì)，上報(bào)的公文由辦公室復(fù)核后封發(fā)，所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。 （三） 公司與有關(guān)部門(mén)聯(lián)合行文，由經(jīng)辦部門(mén)起草，辦公室核稿后呈領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、編號(hào)登記。打印出來(lái)的文件由擬稿人核對(duì)，上報(bào)的公文由辦公室復(fù)核后封發(fā)，所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。（四） 以公司名義的行政發(fā)文程序參見(jiàn)《行政管理流程規(guī)定》中的《行政發(fā)文流程》。 第四條 公文收發(fā)、傳閱（一） 辦公室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的收、發(fā)、編號(hào)、登記、傳遞、歸檔保管工作，各項(xiàng)工作具體要求是： （1）分類(lèi)：應(yīng)按文件的內(nèi)容分類(lèi)（暫分為營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)、技術(shù)質(zhì)量類(lèi)、行政人事類(lèi)、生產(chǎn)管理類(lèi)），送公司領(lǐng)導(dǎo)的文件分夾送閱。（2）編號(hào)、登記：一般按文件的密級(jí)和已有的編號(hào)登記。（3）傳遞：文件一般先遞送公司領(lǐng)導(dǎo)，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于送閱的文件必須盡快閱批，后遞送有關(guān)部室。領(lǐng)導(dǎo)和部室不得抽走文件。遇特殊情況或急辦件，可直接先送有關(guān)部室或相關(guān)的公司領(lǐng)導(dǎo)，送閱文件者均不能壓拖文件，做到當(dāng)日送急件，當(dāng)日轉(zhuǎn)簽。轉(zhuǎn)簽要根據(jù)文件內(nèi)容及時(shí)送相關(guān)部門(mén)辦理。（4）歸檔、保管：按公司現(xiàn)行檔案管理規(guī)定執(zhí)行。 （二） 文件在各部室的傳閱時(shí)間不得超過(guò)兩天。（三） 在文件傳遞過(guò)程中必須進(jìn)行分類(lèi)登記核對(duì)手續(xù)。（四） 涉及部室業(yè)務(wù)的文件，由該部室閱存留底，如須歸檔的文件，可申請(qǐng)復(fù)印一份留底。第五條 文件的編號(hào)公司發(fā)文，一定要由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)： 　 （一） 以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律用永冠字（年）號(hào)； 　 （二） 公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文，用永冠監(jiān)字（年）號(hào)； 　 （三） 董事會(huì)發(fā)文，用永冠董字（年）號(hào)； 　 （四） 其他管理部門(mén)的發(fā)文，用永冠字（年）號(hào)。 　第六條 辦文中注意事項(xiàng)（一） 起草公文應(yīng)按照黨政分別行文的原則正確使用文種。（二） 起草公文要符合黨和國(guó)家的方針、政策和上級(jí)有關(guān)規(guī)定，力求內(nèi)容確實(shí)、觀點(diǎn)明確、用詞簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)正確。（三） 起草公文必須使用公司規(guī)定稿紙，不得用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)，最好提供電腦打印稿。（四） 電腦打印文檔要統(tǒng)一格式：打印用A4紙，字體為宋體，標(biāo)題字號(hào)為二號(hào)，正文字號(hào)為小四號(hào)，行距為20磅。具體格式要求可由總經(jīng)理辦公室另行發(fā)文規(guī)定。（五） 紅頭文件，只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。 （六） “報(bào)告”和“請(qǐng)示”要嚴(yán)格區(qū)分。凡向政府相關(guān)部門(mén)報(bào)送的文件，只主報(bào)一個(gè)上收機(jī)關(guān)，如需報(bào)送其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)，可用“并報(bào)”或“抄報(bào)”形式。請(qǐng)示的事項(xiàng)，應(yīng)“一文一事”，明確提出自己的建議和意見(jiàn)，對(duì)某些意見(jiàn)不一致的問(wèn)題，應(yīng)如實(shí)反映，便于上級(jí)機(jī)關(guān)審定。上級(jí)的文件或呈批件、上級(jí)機(jī)關(guān)批示或批文后的工作，由經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)聯(lián)系并送公司領(lǐng)導(dǎo)閱后存檔。 （七） 公文辦理完畢后，承辦人員應(yīng)根據(jù)文書(shū)立卷要求，把公文原稿和有關(guān)材料整理好，交檔案人員歸檔。辦公室送閱的文件，傳遞人員不得隨意抽取和保存存檔材料。（八） 精簡(jiǎn)文件，提高辦文質(zhì)量和效率，要嚴(yán)格控制發(fā)文范圍和發(fā)文數(shù)量，可發(fā)可不發(fā)的文件，堅(jiān)決不發(fā)；能用電話或當(dāng)面商談解決的問(wèn)題，不要行文；該發(fā)的文件，應(yīng)盡量事先商定，取得一致意見(jiàn)，加快辦文速度。 （九） 以黨總支名義行文按《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》執(zhí)行。第七條 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)制訂并解釋?zhuān)瑘?bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)，自公布之日起施行，修改亦同。第八條 本辦法施行后，既有的類(lèi)似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。上海永冠商業(yè)設(shè)備有限公司文印管理規(guī)定(編號(hào)：YGGX04)第一條 為規(guī)范公司文件打印、復(fù)印、傳真及其他文印工作的管理，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定用于管理公司所有文印設(shè)備及設(shè)備管理、使用人員。第三條 文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得隨意將文稿資料亂丟亂放，禁止非文印人員接近文印現(xiàn)場(chǎng)，不泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng)。第四條 凡印發(fā)的文件資料必須由擬稿部門(mén)（人）反復(fù)校核，字跡清楚，確保質(zhì)量。第五條 部門(mén)一般材料在本部門(mén)打印、復(fù)印。正規(guī)文件、急件、特殊文件等需由公司高檔文印設(shè)備打印、復(fù)印的，打印人必須用方格稿紙按正規(guī)格式要求先擬稿、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定清稿后由辦公室出具打印通知單，文印員方可受理，否則文印員可以拒絕打印。如發(fā)現(xiàn)文印員在無(wú)打印、復(fù)印、油印通知單情況下受理文印任務(wù)的，按違反規(guī)定論處。第六條 打印文件，發(fā)傳真，復(fù)印文件資料，均需分類(lèi)逐項(xiàng)登記，以備查驗(yàn)。第七條 文印人員必須按時(shí)、按質(zhì)、按量完成每項(xiàng)打字、傳真、復(fù)印任務(wù)，不得積壓遲誤。工作任務(wù)緊張時(shí)，應(yīng)加班完成。工作中如遇不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人員校對(duì)清楚。第八條 傳真、文件、復(fù)印件應(yīng)及時(shí)發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓遲誤而致工作失誤、損失的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。第九條 文印設(shè)備由專(zhuān)人管理，非專(zhuān)管人員不準(zhǔn)隨意操作。第十條 文件、材料在十份以上的，原則上用油印機(jī)。第十一條 節(jié)約用紙。草稿及非正式文件打印提倡用廢舊文件的反面。第十二條 原則上不接受外單位、個(gè)人的資料打印、復(fù)印，如確實(shí)需要，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后辦理登記收費(fèi)手續(xù)。第十三條 文印人員及其他使用文印設(shè)備的工作人員應(yīng)愛(ài)護(hù)各種設(shè)備，降低消耗、費(fèi)用。對(duì)各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)維修，以免影響工作。屬操作及個(gè)人原因造成的設(shè)備損壞，將酌情予以經(jīng)濟(jì)處罰。第十四條 嚴(yán)禁私事使用公司傳真機(jī)。違犯者除補(bǔ)交電話費(fèi)外，并視情節(jié)輕重按公司考核制度給予懲罰處理。第十五條 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)制訂并解釋?zhuān)瑘?bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)，自公布之日起施行，修改亦同。第十六條 本辦法施行后，既有的類(lèi)似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。上海永冠商業(yè)設(shè)備有限公司政令下達(dá)及復(fù)命制度(編號(hào)：YGGX05)第一章 總則第一條 為保證公司方針政策的貫徹實(shí)施，保證政令暢通和有效執(zhí)行，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司所有政令的下達(dá)與執(zhí)行。第三條 管理者的命令應(yīng)簡(jiǎn)潔、明確、全面。命令執(zhí)行人應(yīng)正確理解并執(zhí)行命令，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)復(fù)命。第二章 政令下達(dá)第四條 公司各級(jí)管理人員應(yīng)無(wú)條件執(zhí)行公司的方針政策，不折不扣地執(zhí)行上級(jí)的決議、決定。第五條 任何人無(wú)權(quán)也不準(zhǔn)阻止政令下達(dá)或扣壓政令。第六條 上級(jí)可以越級(jí)檢查下級(jí)的工作，但不可以越級(jí)指揮下級(jí)。第七條 公司任何管理人員均有權(quán)向直接下級(jí)發(fā)布工作指令。工作指令的內(nèi)容必須符合公司的方針政策，維護(hù)公司權(quán)益，符合規(guī)章制度的規(guī)定。第八條 命令執(zhí)行人能否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，應(yīng)向命令下達(dá)人做出保證。不能完成時(shí)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)說(shuō)明。第三章 督辦第九條 在政令下達(dá)后實(shí)施必要的督辦，可保證政令到位準(zhǔn)確、及時(shí)，使下令人能及時(shí)掌握受令人執(zhí)行命令的進(jìn)度。第十條 下令人可自行督辦，也可指定專(zhuān)人執(zhí)行督辦。第十一條 總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要決議、總經(jīng)理書(shū)面命令的執(zhí)行督辦均由辦公室主任負(fù)責(zé)，其他受令人無(wú)論級(jí)別高低均應(yīng)主動(dòng)配合。第四章 復(fù)命第十二條 命令執(zhí)行人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向命令下達(dá)人復(fù)命。第十三條 復(fù)命內(nèi)容為完成任務(wù)的質(zhì)量和結(jié)果。第十四條 命令執(zhí)行人可以口頭復(fù)命，必要時(shí)或有要求時(shí)以書(shū)面形式復(fù)命。第十五條 命令執(zhí)行人應(yīng)無(wú)條件接受行政檢查。第五章 附則第十六條 本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)制定并解釋?zhuān)瑘?bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)，自公布之日起施行，修改亦同。第十七條 本制度施行后既有的類(lèi)似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。上海永冠商業(yè)設(shè)備有限公司檔案管理規(guī)定(編號(hào)：YGGX06)第一章 總則第一條 為保證公司檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，更好地為日后查考、利用服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制訂本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于公司所有檔案的管理，對(duì)于財(cái)務(wù)、人事檔案、質(zhì)量文件管理，國(guó)家和地方政府及公司質(zhì)量管理體系有專(zhuān)門(mén)規(guī)定的，按專(zhuān)門(mén)規(guī)定辦理。第二章 確定歸檔范圍第三條 立卷歸檔的范圍（一） 公司印發(fā)的各種文件、函件、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、資料（包括底稿及辦文依據(jù)的有關(guān)附件）。（二） 公司召開(kāi)的各種會(huì)議的文件資料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、翻印文件、參閱文件、代表名單等。（三） 公司擬訂的各種計(jì)劃、規(guī)劃。（四） 公司簽訂的合資、合作、中外合資和參股等合同和協(xié)議，包括可行性研究、項(xiàng)目建設(shè)書(shū)、初步設(shè)計(jì)、開(kāi)工和竣工驗(yàn)收等報(bào)告及批復(fù)。是我方擬稿的，應(yīng)連同底稿，由各部門(mén)負(fù)責(zé)內(nèi)勤的員工收集整理齊全，定期移交辦公室歸檔。（五） 公司參加上級(jí)或有關(guān)單位召開(kāi)的會(huì)議帶回來(lái)的文件資料。（六） 中央和國(guó)務(wù)院、政府機(jī)關(guān)的有關(guān)政策性文件。（七） 公司員工錄用、轉(zhuǎn)正定級(jí)、調(diào)資、退職、退休、離休、病殘、撫恤、死亡等有關(guān)材料。（八） 公司黨委、工會(huì)、團(tuán)委在工作活動(dòng)中形成的文件資料，包括年度計(jì)劃、總結(jié)、工作的請(qǐng)示報(bào)告和批復(fù)，以及黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等材料。（九） 干部任免、人事調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲、福利和工資、行政、黨、團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根等材料。（十） 公司的財(cái)產(chǎn)、設(shè)備檔案等交接憑證和清冊(cè)。（十一） 公司下屬單位報(bào)送的工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、工作總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件資料。（十二） 政府機(jī)關(guān)對(duì)公司請(qǐng)示、報(bào)告的批復(fù)文件。第四條 不歸檔的文件材料范圍（一） 公司印發(fā)的無(wú)查考利用價(jià)值的臨時(shí)性、事務(wù)性文件。（二） 重份文件。（三） 專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)簽證，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)文件、定稿除外），鉛印文件的各次核對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）。（四） 無(wú)特殊保存價(jià)值的一般性表態(tài)，提出一般性建議或意見(jiàn)的信函。（五） 公司負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無(wú)關(guān)的文件材料。（六） 非下屬單位抄送、不需要辦理的文件材料。（七） 公司下屬單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料。（八） 公司下屬單位抄報(bào)備案的一般性文件材料。第三章 管理辦法第五條 立卷歸檔的方法（一） 為方便日常查閱，有利保密，凡當(dāng)年度的文件資料在經(jīng)辦完畢后，應(yīng)及時(shí)交辦公室檔案人員保管。（二） 根據(jù)檔案的機(jī)密程度，將檔案分為絕密、秘密、保密、普通、其他五個(gè)級(jí)別，分類(lèi)保存。（三） 參加上級(jí)組織召開(kāi)的會(huì)議帶回來(lái)的文件資料，由出席會(huì)議的員工交辦公室檔案人員歸檔。（四） 為方便工作，有的需要立卷歸檔的文件資料，可由本部門(mén)經(jīng)辦人暫時(shí)保管，但當(dāng)年文件必須于第二年度一月移交辦公室歸檔。第六條 檔案借閱辦法（一） 公司工作人員需要查閱與其業(yè)務(wù)有關(guān)的文件，可向檔案員直接借閱，因工作需要外借時(shí)，要辦理登記手續(xù)，限期三天。（二） 檔案的原始稿件一般不予外借。（三） 外單位向本公司借閱檔案，須憑介紹信，并須公司辦公室主任批準(zhǔn)。（四） 借閱檔案人員要愛(ài)護(hù)檔案，注意安全和保密，禁止在文件上作標(biāo)記、圖點(diǎn)，折角；不準(zhǔn)在檔案室吸煙。（五） 摘抄檔案文件資料，要經(jīng)檔案人員審核同意。如需加蓋辦公室印章，必須使用16開(kāi)材料紙抄錄，經(jīng)檔案人員簽字，否則不予蓋章。（六） 對(duì)于電子文檔，借閱人員只能借閱電子文檔的打印稿，不能借閱電子版本。第七條 檔案鑒定小組（一） 公司成立檔案鑒定小組，由分管副總經(jīng)理、辦公室主任、文秘專(zhuān)職人員及專(zhuān)職檔案員組成，分管副總?cè)谓M長(zhǎng)。（二） 鑒定小組負(fù)責(zé)公司檔案的自查、鑒定和銷(xiāo)毀等工作。（三） 協(xié)調(diào)各部門(mén)兼職或?qū)Ｂ毼臅?shū)管理人員的檔案事務(wù)。第八條 做好檔案的安全防護(hù)工作，進(jìn)行嚴(yán)格的防火、防盜、防潮、防鼠工作，保持檔案管理場(chǎng)所整潔。第九條 檔案的保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者，以下列規(guī)定辦理：（一） 永久保存：公司章程、股東名冊(cè)、組織章程及辦事規(guī)則、董事會(huì)及股東會(huì)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要的技術(shù)資料、其他經(jīng)核定須永久保存的檔案。（二） 10年保存：預(yù)決算書(shū)類(lèi)、會(huì)計(jì)憑證、事業(yè)計(jì)劃資料、重要合同文本、其他經(jīng)核定須保存10年的檔案。（三） 5年保存：期滿或解除之和約、其他經(jīng)核定須保存5年的檔案。（四） 1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。第十條 對(duì)于保存期限已滿的檔案，給予銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前應(yīng)將銷(xiāo)毀檔案造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，銷(xiāo)毀工作在相應(yīng)權(quán)責(zé)主管或檔案評(píng)審小組的監(jiān)督下由總經(jīng)理辦公室進(jìn)行。第十一條 關(guān)于公司合同檔案管理（一） 經(jīng)濟(jì)合同檔案在公司檔案中單獨(dú)設(shè)置，集中管理。凡公司簽訂的合同、協(xié)議，統(tǒng)一由辦公室編號(hào)立卷。（二） 職能部門(mén)起草的經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議的稿件（包括合同、協(xié)議要求的附件），在合同、協(xié)議生效后歸檔。（三） 合同協(xié)議文本在公司發(fā)放的范圍和數(shù)量：檔案室二份，營(yíng)銷(xiāo)副總一份，財(cái)務(wù)部一份。分送文本由辦公室固定編號(hào)，便于查考，各部門(mén)要設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。（四） 凡公司簽訂的合同、協(xié)議文本，蓋有合同、協(xié)議雙方法人代表和單位印章的，不再以“正本”、“副本”區(qū)分，因工作需要印發(fā)“副本”的，應(yīng)不蓋法人代表和單位印章。第四章 附則第十二條 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)制訂并解釋?zhuān)瑘?bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)，自公布之日起施行，修改亦同。第十三條 本辦法施行后，既有的類(lèi)似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。上海永冠商業(yè)設(shè)備有限公司會(huì)議管理規(guī)定(編號(hào)：YGGX07)第一章 總則第一條 為規(guī)范會(huì)議的組織召開(kāi)，提高會(huì)議效率，及時(shí)糾正和預(yù)防企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，特制定本規(guī)定。第二條 會(huì)議召開(kāi)原則：精簡(jiǎn)、經(jīng)濟(jì)、注重實(shí)效，避免開(kāi)冗會(huì)。第二章 會(huì)議通知和準(zhǔn)備第三條 公司級(jí)會(huì)議