【正文】 容第四條 傳達(dá)事務(wù)的工作內(nèi)容具體如下：１． 接待來訪來訪者各有不同，事有大小，助理要區(qū)別對待。對應(yīng)該會(huì)見的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對方的意圖，并引其進(jìn)入會(huì)客室或經(jīng)理辦公室，不論對方要求見面還是僅僅預(yù)約。對不宜會(huì)見的人，在請示經(jīng)理后以“不在”、“正在開會(huì)”或“工作很忙”等為由拒絕對方，或是將個(gè)人意見報(bào)經(jīng)理后作出答復(fù)。２． 收聽電話收聽電話時(shí)一定要先聲明“這里是公司”等，然后記下對方的姓名、工作單位、有什么事情，根據(jù)對方情況，不妨礙時(shí)可明確回答，但一般不說經(jīng)理是否在。３． 轉(zhuǎn)達(dá)需要轉(zhuǎn)達(dá)時(shí)要正確聽取對方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，并準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)達(dá)。４． 文件的收發(fā)及分送收到的郵件或送來的文件，首先要區(qū)別是需直接送呈經(jīng)理的，還是需助理先進(jìn)行處置和整理的，或者是私用文書（這些區(qū)分的范圍需事先請示經(jīng)理），需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。經(jīng)理不在時(shí)，如果有與經(jīng)理直接有關(guān)的留言、電報(bào)、快遞，可用電話告知。第五條 日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作內(nèi)容涉及出席會(huì)議、旅行、參加宴會(huì)、拜訪、起草文件等各方面。１． 日程的設(shè)計(jì)及其安排對所確定的經(jīng)理應(yīng)處理的事項(xiàng)，如會(huì)見，出席高層職員會(huì)、總會(huì)等會(huì)議的日期和時(shí)間進(jìn)行記錄整理，并隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制定出日程表。日程計(jì)劃應(yīng)記入每月日程表，必要時(shí)在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。２． 準(zhǔn)備及安排有些工作需要特別的準(zhǔn)備和安排，而且這些工作通常都有一定的時(shí)間限制，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。第六條 用品的整理 助理應(yīng)將經(jīng)理工作中所需的文件資料、各項(xiàng)用品及備用品事先準(zhǔn)備齊全。１． 在辦公室內(nèi)平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量。為此，應(yīng)設(shè)計(jì)一張用品及備用品的明細(xì)表，在上面記下品種，一月或一周所需數(shù)量以及補(bǔ)充的數(shù)量和補(bǔ)充日期，此外還必須存有一定量的備用品，以便隨時(shí)補(bǔ)充。２． 經(jīng)理外出時(shí)經(jīng)理外出時(shí)需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)事先準(zhǔn)備好一定數(shù)量，需要收入提包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要準(zhǔn)備的物品應(yīng)在詢問過經(jīng)理后制作一張明細(xì)表，事先貼在那里以防遺漏。如果是出差，還應(yīng)考慮出差地點(diǎn)和天數(shù)等，更要經(jīng)常征詢經(jīng)理意圖，以準(zhǔn)備好所需用品。３． 文件、資料的準(zhǔn)備首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要詳細(xì)詢問，以便將可能會(huì)用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全。然后畫一張文件明細(xì)表以方便使用。第七條 文件整理業(yè)務(wù)１． 為使經(jīng)理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時(shí)可以提用，需要對這些文件進(jìn)行整理。整理工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，以便很容易地查到文件。２． 整理工作的關(guān)鍵是分類項(xiàng)目的確定。保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。３． 業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件、正在運(yùn)行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況還可以分為每日必用、常用和不常用三種。４． 經(jīng)過這樣的整理后，有必要對其進(jìn)行裝訂，并給每一個(gè)文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取經(jīng)理意見后再制一張文件分類的明細(xì)表，將表張貼在保管場所或保管人的桌子上，便于參照。第八條 整理、清掃工作 此項(xiàng)工作應(yīng)由助理督促事務(wù)員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點(diǎn)：１． 清理桌面 臺(tái)歷和墻上掛的日歷要每天調(diào)整日期。桌子要擦抹干凈。常用品要準(zhǔn)備好，并按要求備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。２． 室內(nèi)的物品都要放在固定的地方。３． 根據(jù)當(dāng)天的天氣情況隨時(shí)調(diào)整空調(diào)和窗簾。第九條 代行業(yè)務(wù)助理可以代行的事務(wù)主要有：１． 參加慶典、喪禮等儀式這種場合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時(shí)還要十分講究寒喧、應(yīng)酬的用語。２． 轉(zhuǎn)達(dá)經(jīng)理意見或命令表達(dá)經(jīng)理意見要完整準(zhǔn)確，注意簡潔、迅速。有時(shí)根據(jù)情況，還要將對方的答復(fù)向經(jīng)理匯報(bào)。第十條 會(huì)計(jì)事務(wù)該項(xiàng)事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理，包括：各項(xiàng)物品的購入及發(fā)放、資產(chǎn)的調(diào)配及運(yùn)用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。１． 關(guān)于資產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細(xì)表，至少一個(gè)月要制作一張?jiān)聢?bào)表，在特殊情況下，要隨時(shí)根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理的要求拿出報(bào)表。２． 處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1） 支出及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記入現(xiàn)金出納賬中?，F(xiàn)金出納賬與現(xiàn)金余額的多少應(yīng)保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)手人和助理的印章以明確責(zé)任，每個(gè)月應(yīng)有兩三次，將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目；（2） 日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量，除此之外，若有特殊項(xiàng)目，應(yīng)申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票；（3） 開具支票需有收據(jù)或其他憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章；（4） 資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價(jià)證券、備用品及各種家具雜物的押金等。應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺(tái)賬及有價(jià)證券本，詳細(xì)記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價(jià)、數(shù)量、現(xiàn)有額及出入額等；（5） 銀行存款及郵政儲(chǔ)蓄要設(shè)存款底賬。接受款項(xiàng)者應(yīng)按名稱分別立賬并明示余額。３． 各種物品的購入和發(fā)放應(yīng)特別注意有無使用申請和手續(xù)是否齊備，并及時(shí)入賬，以免遺忘和推遲記賬。第十一條 協(xié)助調(diào)查公司的調(diào)查通常分為特命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開展各種調(diào)查工作時(shí)，辦公室助理須做好協(xié)助工作。１． 進(jìn)行調(diào)查工作時(shí)，助理應(yīng)選擇并委托合適的專家、顧問進(jìn)行或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員，并與之保持日常聯(lián)系，需要時(shí)提出調(diào)查課題請他們完成。２． 有些專業(yè)事項(xiàng)的調(diào)查，助理也可以親自聽取專家和當(dāng)事人的意見，或在調(diào)查各方面情況后，將意見和調(diào)查情況匯總后報(bào)告給經(jīng)理。第十二條 文書工作文書工作有三個(gè)方面：書寫信函、起草文件、以及謄清或印刷文件。１． 信函的完成對經(jīng)理經(jīng)常會(huì)使用的信件種類可事先匯集為“標(biāo)準(zhǔn)通信范例”，需要時(shí)選擇一種略加增刪便可使用，較為方便。２． 文件的謄清及印刷主要包括將草案以筆記形式謄清、用打字機(jī)打印、直接印刷以及輯錄圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容等四項(xiàng)工作。第十三條 聯(lián)系業(yè)務(wù)聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達(dá)某項(xiàng)事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖，聽取對方的答復(fù)，并將答復(fù)再次反饋給經(jīng)理。第十四條 招待事務(wù)招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時(shí)的禮儀性款待，多指派事務(wù)員或勤雜工來完成?？畲ㄏ?qū)?、收存攜帶物品、奉送茶點(diǎn)、迎來送往等。１． 為經(jīng)理服務(wù)為經(jīng)理服務(wù)的工作內(nèi)容主要有以下一些：（1） 經(jīng)理外出時(shí)應(yīng)備好車輛；（2） 回到公司時(shí)，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時(shí)有刷子清潔這些衣物；（3） 從外面回到辦公室的時(shí)候，夏天要遞上濕毛巾、汽水、咖啡或蘇打水，冬天應(yīng)馬上遞上熱茶或咖啡；（4） 還要視天氣情況調(diào)好空調(diào)。２． 為客人服務(wù)助理還須為客人服務(wù)，比如出入公司時(shí)參照對經(jīng)理的服務(wù)進(jìn)行接待。若需要來訪者等候時(shí)，應(yīng)遞上報(bào)紙、畫報(bào)等。□助理事務(wù)處理制度第一條 一般信件的處理１． 書信在社會(huì)生活中對于聯(lián)系人們感情、處理各種事務(wù)有著重要的作用。助理必須能寫漂亮的信件。２． 信件只有一面時(shí)，在信封內(nèi)再放入一張白紙更為妥貼。信封的下面右側(cè)寫收件人地址、中間寫收件人姓名，應(yīng)有尊敬的稱呼。收件人姓名下方可寫“足下”、“助理”字樣表示尊重，也可以根據(jù)信件內(nèi)容寫上“親啟”、“親閱”、“急件”等字樣。信封背面封口處通常用“”符號或“封”、“緘”等字。３． 信件要寫得平易、準(zhǔn)確，文字要寫得正確、易讀。第二條 西文信件的處理助理到機(jī)要室發(fā)出西文信件時(shí)，應(yīng)依照以下方法進(jìn)行：１． 信紙和信封一般采用白色，有時(shí)也可使用淺色調(diào)。信的結(jié)構(gòu)分為書頭（Heading）、起句（Opening）、正文(Boby)、結(jié)句（Ending）、收件人姓名（Address）、和署名（Signature）六部分。（1）書頭（Heading）將發(fā)信人的住址、日期寫在左上角，日期也可寫在右上角。商業(yè)信件和公用信件標(biāo)識一般寫在右上或中間外。（2）起句（Opening）一般在信件開頭寫上“Dear”，美式信件多采用My Dear、或My Tanka等形式，而在英國使用“My”是親近的表現(xiàn)，對地位高的一方應(yīng)用“Sir”。（3）正文(Boby)直接寫主要內(nèi)容。（4）結(jié)句（Ending）在正文內(nèi)容結(jié)束后寫上Yours sincerely,Yours truly,更親切時(shí)可用Lovingly faithfuly，對不認(rèn)識的人通常用 Yours faithruly。（5）收件人姓名（Address）在社交用信件中，收件人姓名已寫在信封上，因此正文中可省略。而公務(wù)信件應(yīng)在信紙第一頁的左下方寫上收件人姓名。（6）署名（Signature）署名要使用全稱，以示正式