【正文】 總經(jīng)理同意(工程招投標(biāo)用章除外)，印章登記項目包括：用印時間、用印編號、用印事由、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等，加蓋公司章的文件文稿(各項協(xié)議、合同等)，應(yīng)留原件一份存檔備查，介紹信、授權(quán)書(只限于工程投標(biāo))留存根備查。公司印鑒管理人員嚴(yán)禁在有關(guān)抵押、貸款、借款、合同擔(dān)保等經(jīng)濟合同(承諾、證明等)上加蓋公司印鑒，嚴(yán)禁在空白介紹信、授權(quán)書和空白紙上加蓋公司印鑒或法定代表人印鑒。第八條 違反本制度以上規(guī)定用印者，除追究印章管理人員的經(jīng)濟和法律責(zé)任外。還將追公司相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任?！逗贤芾碇贫取窞榧訌姾贤芾?，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制訂本制度，適用所有負責(zé)人。第一條 公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。第二條 合同的簽訂應(yīng)當(dāng)使用公司制定的同意文本。第三條 合同談判須由相關(guān)部門負責(zé)人共同參加，不得一個人直接對外簽署合同，并向公司及時備案。第四條 簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解合同條款。第五條 簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則。第六條 合同一律采用書面格式，并必須采用統(tǒng)一合同文本。第七條 合同原則上由部門負責(zé)人具體經(jīng)辦，擬訂初稿后必須經(jīng)辦公室按合同審批權(quán)限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問審查。合同審查的要點是：合同的合法性。包括：當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力。合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全。當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確。文字表述是否確切無誤。合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件。預(yù)計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險。合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。第八條 根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同還應(yīng)當(dāng)或可以呈報上級主管機關(guān)鑒證、批準(zhǔn)，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。第九條 合同依法成立，既具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實際履行或全面履行。第十條 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)部及有關(guān)部門負責(zé)人應(yīng)隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理或匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。第十一條 變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按本制度規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行，并一律必需采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等)，口頭形式一律無效。第十二條 合同糾紛由有關(guān)業(yè)務(wù)部門與法律顧問負責(zé)處理，經(jīng)辦人對糾紛的處理必須具體負責(zé)到底。第十三條 凡可能發(fā)生爭議的合同，應(yīng)當(dāng)及時向公司負責(zé)人通報，并保留如下材料以作為解決糾紛之材料：合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)，以及與合同有關(guān)的附件、文書、傳真、圖表等。送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證。貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財務(wù)帳目。產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品或鑒定報告。有關(guān)方違約的證據(jù)材料。其他與處理糾紛有關(guān)的材料。第十四條 公司每個工程項目在正式簽署合同后，均由辦公室統(tǒng)一登記、相關(guān)部門在辦公室領(lǐng)取，項目結(jié)束后由辦公室建檔管理。第十五條 辦公室會同有關(guān)部門認真做好合同管理的基礎(chǔ)工作。具體如下：建立合同檔案。建立合同管理臺帳。填寫“合同情況月報表”。《檔案管理制度》第一章 總 則第一條 為了加強公司系統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。第二條 凡公司各部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向公司辦公室移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。第三條 各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責(zé)此項工作。第四條 公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由公司辦公室負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。第二章 歸檔范圍第五條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(合同、中標(biāo)通知書等)均屬歸檔范圍。第六條 公司文件材料應(yīng)歸檔的有：(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。(二)公司的請求與上級機關(guān)的批復(fù)文件，各部門、各項目部的請求與本公司的批復(fù)。(三)公司的工作計劃、總結(jié)、報告。(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料。(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料。(六)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料。(七)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括電子文檔等)。(八)公司及各部門、項目部成立、啟用印章及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料。(九)公司及各部門、項目部制定的規(guī)章制度等。(十)公司的簡介、榮譽，有紀(jì)念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。(十一)公司及各部門領(lǐng)導(dǎo)任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用等工作形成的文件材料。(十二)公司領(lǐng)導(dǎo)、員工檔案。(十三)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料。(十四)公司或部門、項目部與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。(十五)公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證。第三章 立卷歸檔要求第七條 公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向公司辦公室移交。第八條 各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。第九條 各單位向公司辦公室移交檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。第十條 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項目檔案應(yīng)包括如下文件：各種協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項目人員任免文件，有關(guān)項目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復(fù)及其它有關(guān)項目業(yè)務(wù)資料等。(二)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開。(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后。正件在前，附件在后。印件在前，定稿在后。(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料下面的右上角、背面的左上角填寫頁號。不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化。沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)。卷內(nèi)文件目錄放在卷目。(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。(七)本公司各部門立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。第四章 檔案保管期限第十一條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。第十二條 確定公司檔案保管期限的原則(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。第五章 檔案的鑒定與銷毀第十三條 公司辦公室對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。第十四條 檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。第十五條 檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。第十六條 銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。第六章 檔案的借閱第十七條 公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。第十八條 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十九條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。第二十條 借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)單位負責(zé)人批準(zhǔn)。第二十一條 借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。第二十二條 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。第二十三條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。第七章 懲戒第二十四條 公司員工凡違反制度，泄露秘密，按