【正文】 是該負(fù)責(zé)任的人。 。 小叮嚀：隨時(shí)為上司保持在同仁面前的善意形象，才叫做圓滿的溝通。第7節(jié) 提升會(huì)議成效 一個(gè)主動(dòng)積極的部屬，若能在事前擬定清楚議題，在會(huì)前與各主管有基本的互動(dòng)，如此便能提升會(huì)議成效，皆大歡喜! 在企業(yè)中許多會(huì)議時(shí)常面臨會(huì)而不議、議而不決、決而不行的窘境，因此召開(kāi)會(huì)議就成為大家的夢(mèng)魘，不但無(wú)法達(dá)到效果，還浪費(fèi)不少時(shí)間成本。 以高級(jí)主管10人每人每月平均10萬(wàn)新臺(tái)幣月薪計(jì)算，若每周會(huì)議2小時(shí)，一年所支出的會(huì)議人事成本，大約要新臺(tái)幣45萬(wàn)元。 通常開(kāi)會(huì)的目的，上司希望的是達(dá)到目標(biāo)，而一個(gè)主動(dòng)積極的部屬，若能在事前擬定清楚議題，送至各單位主管處，在會(huì)前與各主管有一個(gè)簡(jiǎn)單的互動(dòng)，并在事前將溝通結(jié)果讓上司了解，如此一來(lái)比較棘手的議題，主管就可以事先察覺(jué)，而預(yù)作準(zhǔn)備或評(píng)估其他可行方案。 經(jīng)常在有效的溝通之后，因?yàn)榕c會(huì)者事先就了解狀況，會(huì)議上容易呈現(xiàn)比較平和的態(tài)度，更重要的是會(huì)議主席就著搜集來(lái)的資訊，可以針對(duì)重點(diǎn)一一再作討論，更容易達(dá)成共識(shí)，縮短會(huì)議時(shí)間，提升會(huì)議成效，皆大歡喜不是?! 小秘密：部屬與上司的角色不同，若扮演得好，就成為承上啟下的最佳潤(rùn)滑劑。 現(xiàn)在要做的事：會(huì)議溝通技巧 了解會(huì)議目的與上司充分溝通，并了解上司期望的結(jié)果。 了解與會(huì)者的心聲和與會(huì)人員充分溝通，了解各部門立場(chǎng)及看法。 整合上下意見(jiàn)異同處將兩方觀念匯整，并找出歧見(jiàn)的問(wèn)題所在。 與上司二度溝通將整合后的內(nèi)容，以書面讓主管了解并裁示。 若有難解問(wèn)題發(fā)揮協(xié)調(diào)功能，讓大家充分了解會(huì)議結(jié)論可能產(chǎn)生不同結(jié)果。 繕寫議程依照整合后的方向擬定，目的要全員達(dá)成共識(shí)。 會(huì)議結(jié)束若有好結(jié)果，恭喜你!溝通高手!又多了一個(gè)磨練得好機(jī)會(huì)。 小叮嚀：溝通的目的，一在闡述二在說(shuō)服，重要的是一定要站在客觀的立場(chǎng)不能偏頗，否則即使達(dá)到目的，也不代表就是一個(gè)溝通能手。 第8節(jié) 充當(dāng)協(xié)調(diào)高手 在各部門搭上溝通的橋梁，敏銳地觀察出問(wèn)題癥結(jié)，居中協(xié)調(diào)出一個(gè)最好的合作模式。 又見(jiàn)Peter垂頭喪氣地從總經(jīng)理室出來(lái)。 Peter原是研發(fā)部門的人員，從大學(xué)時(shí)代起就在公司服務(wù)，工作認(rèn)真且專業(yè)能力強(qiáng)，因此留職停薪念完研究所后，再度被網(wǎng)羅至該部門，成為獨(dú)當(dāng)一面的研發(fā)部經(jīng)理。 老板對(duì)他信任有加，由他負(fù)責(zé)本年度的新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)計(jì)劃，只見(jiàn)他每天忙進(jìn)忙出，好不起勁。 沒(méi)想到花了兩三個(gè)月的時(shí)間，最后竟因經(jīng)費(fèi)無(wú)著落，計(jì)劃全盤擱置。 眼見(jiàn)這樣一個(gè)重要的年度計(jì)劃無(wú)法進(jìn)行，經(jīng)請(qǐng)示老板后才知道：原來(lái)是老板娘對(duì)1600萬(wàn)的研究預(yù)算有意見(jiàn)，這下弄得老板也無(wú)計(jì)可施，急得跳腳。 這個(gè)公司的財(cái)務(wù)大權(quán)向來(lái)握在老板娘的手里，這在一般中小企業(yè)，尤其是由夫妻白手起家的公司更是普遍。通常先生在前面開(kāi)發(fā)、銷售產(chǎn)品，太太則在后面負(fù)責(zé)資金運(yùn)作、預(yù)算控制，因?yàn)榉蚱蘩砟畈煌斐刹繉贌o(wú)所適從，也是常有的事。 眼見(jiàn)日子一天過(guò)一天，顧不得我自己只是剛進(jìn)公司幾個(gè)月的新人，還是硬著頭皮，請(qǐng)示老板娘的意見(jiàn)。只見(jiàn)平日看來(lái)嚴(yán)肅的她，大概受到我的真誠(chéng)感召，不禁娓娓道來(lái)：原來(lái)上項(xiàng)產(chǎn)品研發(fā)時(shí)，因?yàn)橛?jì)劃不夠周詳，導(dǎo)致公司花了千萬(wàn)成本，結(jié)果不但產(chǎn)品失敗血本無(wú)歸，差點(diǎn)還使公司陷入當(dāng)季無(wú)商品可賣的窘境，所以老板娘只好狠下心來(lái)，對(duì)于研發(fā)經(jīng)費(fèi)一律仔細(xì)評(píng)估，絕不輕易松手。 問(wèn)題一解開(kāi)，可就好辦多了!先向老板報(bào)告事情始末，再找Peter請(qǐng)他將新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)計(jì)劃詳詳細(xì)細(xì)地制成書面報(bào)告，內(nèi)容盡量數(shù)字化、表格化；并與業(yè)務(wù)、采購(gòu)及財(cái)務(wù)部門主管敲下會(huì)議時(shí)間，正正式式地開(kāi)了一個(gè)“新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)協(xié)調(diào)會(huì)”。 經(jīng)過(guò)會(huì)議中熱烈討論，討價(jià)還價(jià)，預(yù)算經(jīng)費(fèi)由1600萬(wàn)刪至1200萬(wàn)，并由各單位全力配合執(zhí)行，會(huì)后Peter的臉上一掃日前的陰霾，露出他一貫燦爛的笑容。 身為秘書，由于接近核心，若能洞悉決策者心意，自然能在各部門間搭起溝通的橋梁，有時(shí)不見(jiàn)得對(duì)該行業(yè)一定有什么完整的專業(yè)知識(shí)，卻能因女性特有的直覺(jué)，敏銳地觀察出問(wèn)題癥結(jié)，并居中協(xié)調(diào)出一個(gè)最好的合作模式。這真是一個(gè)令人成就感十足、也極富挑戰(zhàn)的工作。 小秘密：故事的結(jié)局是：Peter以1350萬(wàn)完成計(jì)劃；公司新產(chǎn)品大賣，三月的銷售額突破前二季的實(shí)績(jī)；我呢，則得到一個(gè)“協(xié)調(diào)高手”的美名，皆大歡喜不是?! 第9節(jié) 別用嘴巴爭(zhēng)取加薪 日理萬(wàn)機(jī)的老板，難免“忽略”身邊的人正在進(jìn)步，“不經(jīng)意”地提醒，很重要! 與人溝通要有方法，要求加薪當(dāng)然也要有技巧。 有一位朋友沮喪地說(shuō)：“我問(wèn)老板覺(jué)得我的工作表現(xiàn)怎樣?他雖然覺(jué)得滿意，但告訴了我若干尚需改進(jìn)的缺點(diǎn)后，還是婉轉(zhuǎn)地拒絕了我加薪的要求!” 我問(wèn)：“你對(duì)老板不滿意的地方有沒(méi)有意見(jiàn)?” “當(dāng)然是可以接受!” “好啊，那就趕緊修正自己的工作方式，為什么要沮喪?” “可是這樣的對(duì)談后并沒(méi)有達(dá)到我的要求呀!” “你又還沒(méi)改好，他為什么要加你的薪水呢?” “% amp。 *※……!” 通常是溝通時(shí)的盲點(diǎn)，好像不達(dá)到目的就等于失敗! 曾經(jīng)聽(tīng)過(guò)一個(gè)寓言故事：若將一只青蛙放入熱水中，它一定立刻跳出來(lái)；但若將它放入冷水中，再用小火慢慢加熱，不知不覺(jué)地青蛙就被煮熟了! 我倒不是說(shuō)要把上司當(dāng)青蛙煮了吃，只是這個(gè)故事實(shí)在充滿溝通的技巧，尤其是加薪這類敏感的話題，一天到晚掛在嘴邊，難免令人覺(jué)得倍感壓力而產(chǎn)生反感，若能讓上司看見(jiàn)自己一點(diǎn)一點(diǎn)進(jìn)步，每天都比昨天更努力，升遷加薪自然是水到渠成。 很多人以為一旦雙方溝通，達(dá)到自己所設(shè)定的目的才是最好的結(jié)果，殊不知彼此溝通時(shí)，其實(shí)也正是彼此相互說(shuō)服的時(shí)候。由于立場(chǎng)不同，當(dāng)然所持的觀點(diǎn)也不盡相同，若硬要使兩方對(duì)某件事達(dá)成共識(shí)，意見(jiàn)分歧在所難免，如何借著一方的努力，改變對(duì)方的觀點(diǎn)也更重要。 小秘密：對(duì)于日理萬(wàn)機(jī)的老板，有時(shí)候難免“忽略”身邊的人正在進(jìn)步，這時(shí)“適時(shí)”“不經(jīng)意”地提醒，也是很重要的! 現(xiàn)在要做的事：要求加薪必修 。 。 。 ，確保自己的修正方向正確。 ，直到主管“發(fā)現(xiàn)”為止! 小叮嚀：公司一般會(huì)比照公司機(jī)關(guān)或自訂的標(biāo)準(zhǔn)固定薪資調(diào)幅，否則會(huì)視景氣、物價(jià)等變數(shù)調(diào)整，這時(shí)若要求“額外”加薪，當(dāng)然也得有“額外”出色的表現(xiàn)了。 第10節(jié) 用幽默拉近距離 當(dāng)老板罵我“笨熊”時(shí)，表示我該減肥了!哈! 卡耐基名言錄：“關(guān)于溝通，除了詞匯之外，最重要的就是‘趣味’!” 有時(shí)候在面對(duì)日理萬(wàn)機(jī)的大老板時(shí)，難免覺(jué)得過(guò)于嚴(yán)肅，一方面不好浪費(fèi)他們的時(shí)間，另一方面也常會(huì)有開(kāi)不了口的話，尤其是“辭職”這檔子事! 已經(jīng)不知道說(shuō)過(guò)多少次要離職了，老板就是不理我!他不愿意談，我可是一點(diǎn)辦法都沒(méi)有!不管了，為了自己的生涯規(guī)劃，還是要鼓起勇敢，哪怕要被臭罵一頓，也得硬著頭皮上了! “總經(jīng)理!”我唯唯諾諾地，“我想做到月底，因?yàn)椤痹掃€沒(méi)說(shuō)完呢，只見(jiàn)他雙眼一瞪，嚇得我后半段話硬生生又吞回去! “為什么不做?這么多秘書里面，我可是最容忍你的!” 說(shuō)得也是，像我這樣迷迷糊糊的又少根筋，也常給他帶來(lái)不少麻煩! “我有罵過(guò)你嗎?” “有啊!”這下我可想起來(lái)了：“上次您罵我‘蠢’?！? “有嗎?”他似乎難以置信。 “有呀!這事還跟我媽說(shuō)過(guò)呢!”我振振有詞地說(shuō)。 有時(shí)辭職并不代表與公司就此一刀兩斷，至少在多年之后，這段話還是聊天時(shí)必談的話題呢!附帶一提，聽(tīng)說(shuō)他對(duì)后來(lái)的秘書愈來(lái)愈好了!真是前人種樹(shù)，后人乘涼! 小秘密：被人罵是個(gè)特別的經(jīng)驗(yàn)!你會(huì)突然覺(jué)得自己的頭漸漸變大、變大、變大……然后就覺(jué)得自己真的像個(gè)笨熊! 現(xiàn)在要做的事：超級(jí)解讀法 當(dāng)老板罵我“笨”時(shí)表示我還沒(méi)完全聽(tīng)懂他的話! 當(dāng)老板罵我“慢”時(shí)表示我還不能參加奧運(yùn)會(huì)! 當(dāng)老板罵我“蠢”時(shí)表示我還有學(xué)習(xí)的空間! 當(dāng)老板罵我“亂”時(shí)表示整理檔案的時(shí)間到了! 第三章 時(shí)間管理：幫自己和上司做好時(shí)間管理
老板日理萬(wàn)機(jī)，時(shí)間有限，訪客如果拖延不走，“拯救”老板有手段……每個(gè)人都只有24小時(shí)，這對(duì)于公司繁忙日理萬(wàn)機(jī)的上司，無(wú)疑是一大限制。為了讓上司節(jié)省不需浪費(fèi)的時(shí)間，還得適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)學(xué)生時(shí)代話劇社的演技功力，與上司演出一段雙簧呢! 第三章 時(shí)間管理：幫自己和上司做好時(shí)間管理第11節(jié) 配合上司的時(shí)間 身為助理，“時(shí)間”并不屬于自己，即使求神仙多給我一些時(shí)間，也不見(jiàn)得有用!面對(duì)這位對(duì)工作十分投入的主管，如何運(yùn)用有限的時(shí)間可還真是個(gè)挑戰(zhàn)呢! 最好的時(shí)間管理就是“不管理”。配合上司一步步調(diào)整每天的工作，做得完就算你很厲害了! 我的主管每天會(huì)提早半小時(shí)進(jìn)辦公室看報(bào)紙，好讓他能準(zhǔn)時(shí)于上班時(shí)間開(kāi)工，這也代表我的上班時(shí)間要提前半個(gè)小時(shí)，才不會(huì)讓主管自己拿鑰匙開(kāi)門，或面對(duì)冷冰冰的隔夜茶。 一上班，大致報(bào)告一下今天的行程，他就立即外出了!就算他人在外面，也會(huì)隔三差五來(lái)電詢問(wèn)有沒(méi)有人找他?一進(jìn)辦公室就要立刻開(kāi)會(huì)，就算不開(kāi)會(huì)也會(huì)找人來(lái)談一談! 第12節(jié) 向訪客借時(shí)間 老板日理萬(wàn)機(jī)，時(shí)間有限，訪客如果拖延不走，“拯救”老板有手段…… 每個(gè)人都只有24小時(shí)，這對(duì)于公司繁忙日理萬(wàn)機(jī)的上司，無(wú)疑是一大限制。為了讓上司節(jié)省不需浪費(fèi)的時(shí)間，還得適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)學(xué)生時(shí)代話劇社的演技功力，與上司演出一段雙簧呢! “總經(jīng)理，要不要我進(jìn)去拯救您?”按下內(nèi)線分機(jī)，我一本正經(jīng)地問(wèn)道。 “好!” 接著我開(kāi)始進(jìn)進(jìn)出出，一下要老板簽公文，一下借著向賓客倒水的空當(dāng)“大聲”提醒：車子已經(jīng)備好了，是不是要出發(fā)了!這時(shí)通?？腿藭?huì)立即識(shí)趣地告辭。 若還不能達(dá)到目的，這時(shí)就要打開(kāi)天窗說(shuō)亮話：大家都在會(huì)議室等了!當(dāng)然說(shuō)的時(shí)候一面還要對(duì)著客人說(shuō)：“對(duì)不起!不好意思!”讓來(lái)賓知難而退。 當(dāng)然這是長(zhǎng)久培養(yǎng)的默契。記得有一次，老板借機(jī)出來(lái)，說(shuō)客人不知道還要坐多久，叫我打內(nèi)線進(jìn)去，我隨即按了分機(jī)，那一頭立刻傳來(lái)：“喂!是!是!唉呀!我差點(diǎn)忘了!我秘書沒(méi)提醒我!好好，我馬上到!”掛了電話立即叫我備車! “哇噢!”沒(méi)看過(guò)老板演戲，可以得金鐘獎(jiǎng)了!從此以后，凡遇到來(lái)訪過(guò)久的賓客，總能見(jiàn)到我與老板來(lái)上一段雙簧呢! 小秘密：為避免良心不安，我會(huì)告訴自己，這不算欺騙，只是向來(lái)賓借時(shí)間罷了! 現(xiàn)在要做的事：逐客七招 第13節(jié) “時(shí)間”倍增法 同一段時(shí)間，做一樣以上的事，讓效率倍數(shù)提升。 在這個(gè)變動(dòng)快速的時(shí)代，每一個(gè)人都要感嘆：時(shí)間不夠用!所以企管顧問(wèn)公司所開(kāi)“時(shí)間管理”課程場(chǎng)場(chǎng)爆滿，大家都恨不得一天有36個(gè)小時(shí)可以用! 其實(shí)仔細(xì)想想，一天24個(gè)小時(shí)里面，可能浪費(fèi)掉的要比使用的多。 有沒(méi)有可能發(fā)生以下的情形呢?早上起床梳洗打扮半小時(shí)；上下班通勤2小時(shí)；工作時(shí)與同事閑聊或私人電話共1小時(shí)；每天閱讀回復(fù)(含網(wǎng)絡(luò)垃圾)2小時(shí)；工作中發(fā)一會(huì)兒呆或打瞌睡1小時(shí)；開(kāi)會(huì)2小時(shí)；被主管訓(xùn)示1小時(shí)；午休吃飯連排隊(duì)1小時(shí)；檔案管理不當(dāng)找資料1小時(shí)；晚上回家看報(bào)紙、打電話或與家人小聚2小時(shí)；睡覺(jué)8小時(shí)。 很可怕吧! 所謂時(shí)間倍增法，就是同一段時(shí)間，做一樣以上的事，讓效率倍數(shù)提升。如： ，同時(shí)收聽(tīng)廣播整點(diǎn)新聞(晚上再聽(tīng)一節(jié)，就不會(huì)漏掉重要訊息。至于次要的或其他八卦消息?放心!到公司有人會(huì)告訴你。)。 、搭公車或走路時(shí)，可聽(tīng)教學(xué)錄音帶、宗教錄音帶或任何喜愛(ài)的音樂(lè)?？擅獬习鄳n慮癥，打起精神迎接美好的一天。 ，可提升工作效率。 ，因?yàn)樽约阂跺X，所以會(huì)長(zhǎng)話短說(shuō)。 ，先處理公事。移除廣告甚至封鎖該郵件地址。朋友間轉(zhuǎn)寄的文章，以不同的賬號(hào)寄至家中，有空時(shí)慢慢欣賞。 ，出去爬一會(huì)兒樓梯，既消除疲勞又可強(qiáng)健體魄。 ，若會(huì)議過(guò)于冗長(zhǎng)，至少還可以處理公文。 ，一定要做筆記，這樣一來(lái)老板訓(xùn)完了，工作計(jì)劃也來(lái)了! ，過(guò)半個(gè)小時(shí)人潮稍退，就不必浪費(fèi)時(shí)間排隊(duì)了!而這多出來(lái)的半個(gè)鐘頭，可以午睡，可以打私人電話，也可以處理公文。 ，事半功倍。 ，一面看一節(jié)新聞(一節(jié)就好，因?yàn)槎际侵夭サ?，看再多也不?huì)變聰明)；一面吃飯一面與家人聊聊；一面讀一面聽(tīng)收音機(jī)；一面做運(yùn)動(dòng)一面想想明天穿什么衣服；一面睡覺(jué)一面敷臉，總之不要只做一件事就對(duì)了! 怎么樣，時(shí)間是不是變多了呢? 多出來(lái)的時(shí)間可以讀我的文章，上我的網(wǎng)站，寫信告訴我(zebulun@)：多的時(shí)間，你做了什么? 小秘密：很多人都以為我是個(gè)急性子，殊不知善用時(shí)間提高效率，多出來(lái)的時(shí)間可以多分擔(dān)老板的工作，老板不愛(ài)死你才怪呢! 現(xiàn)在要做的事： 。 。 。 ，保證見(jiàn)效。 小叮嚀：堅(jiān)定持續(xù)，一定會(huì)看到效果。 第14節(jié) 讓上司忙得有效率 讓上司做重要的事，我們做更重要的工作，未來(lái)你也有機(jī)會(huì)成為八面玲瓏的好主管。 因?yàn)樯纤绢I(lǐng)的薪水高，所承受的壓力也大。公司的政策、業(yè)務(wù)方面，無(wú)一不是他費(fèi)心之處。 假如能試圖縮短上司的工作時(shí)間，讓他多花心力而非勞力，相信為公司帶來(lái)的收益，一定超乎想像。 曾經(jīng)為某位主管安排行程，他實(shí)在太