【正文】 組織結構定義的多樣性，能完全滿足大唐電信科技股份有限公司集團化、多層次的組織管理要求，合理地設置公司組織結構模式，并從地域、商品等多維角度對業(yè)務活動核算分析比較 a) 會計科目表 在 SAP 系統(tǒng)中，會計科目表有以下形式： ? 作為經營需要的會計科目表。 經營用的會計科目表包含了日常經營管理所需要的科目，也允許進行特殊的，在公司范圍內的業(yè)務處理 。日常業(yè)務的記帳都在經營性的會計科目上的。財務會計和成本核算都使用同一個會計科目表。 ? 作為地區(qū)性的會計科目表。 地區(qū)性的會計科目表包含了為滿足當?shù)赜嘘P法規(guī)而設的科目。記帳的數(shù)據(jù)是基于政府的規(guī)定和預先定義的一些規(guī)則而處理的，其項目和經營用的會計科目表有所區(qū)別。 ? 作為集團公司的會計科目表。 集團公司會計科目表包含了在集團公司內使用的所有科目，其記帳數(shù)據(jù)是基于外部集團公司會計的要求，集團公司會計科目表的項目與經營用會計科目表不同。 SAP 系統(tǒng)提供定義不同的會計科目表的功能，使靈活多變的評估成為可能。每個公司代碼都能 同時擁有這三種會計科目表。日常的憑證是記帳到經營性會計科目表中的。通過不同科目表之間建立的聯(lián)系，同樣，用戶也能按某個國家的特定要求或按集團范圍進行會計評估合并。如果一個集團公司同時包括不同性質的分支機構，如國營公司和合資公司， SAP 的系統(tǒng)必須同時滿足跨國公司和特定國家的法規(guī)的要求，其經營性的會計表可以是不同的，但可以利用集團性的會計表來作整個集團的合并評估。 Note 根據(jù)大唐電信科技股份有限公司的情況可以采取經營性會計科目表與集團公司會計科目表的組織結構，滿足其對單位核算的要求。 b) 會計憑證 SAP R/3 的財會子系統(tǒng)遵循嚴格的財務會計憑證原則。所有的會計業(yè)務都以會計憑證方式記帳到會計系統(tǒng)中。憑證是一個數(shù)據(jù)載體，它包含了能影響科目余額的數(shù)據(jù)，即行項目。 每個憑證由憑證抬頭和行項目組成。憑證抬頭是憑證的重要組成部分。憑證抬頭包括憑證號碼和憑證日期等數(shù)據(jù)，憑證的主體是若干個行項 目，它們都代表了特定的業(yè)務。行項目中記錄了業(yè)務金額、科目和附加的科目分配。 1. 憑證的基本參數(shù) 以下憑證的基本參數(shù)是用于標識每一個業(yè)務處理的： ? 憑證類型：憑證類型包含用于管理不同的憑證的控制數(shù)據(jù)；不同的憑證類型也決定了對它定義的憑證號碼 間隔。 ? 記帳碼 (輸入類型 )：記帳碼用于確定行項目記帳的方向，借記或貸記。它還確定了記帳科目的類型 (總帳科目或明細分類帳帳戶 )和記帳數(shù)據(jù)輸入的屏幕格式。 ? 憑證號碼：每一張憑證都有唯一的號碼，有的是系統(tǒng)自動分配，有的是用戶自定義。在任何情況下， SAP 系統(tǒng)確保憑證號碼的唯一性。 ? 科目內容和類型：包括付款條件和其他科目的指定。 SAP 的財務會計模塊提供所有關于憑證管理方面的功能，包括在以前的會計期間記帳等。在憑證記帳后，其可以顯示、沖銷，歸檔和更改某些字段（不影響會計記帳的原則的字段）。整個憑證始終是一個單元，而 憑證之間的聯(lián)系也始終存在。對暫記而并未記帳的憑證也可以刪除。 2. 憑證審核和過帳 憑證審核的主要目的是為了減少差錯。而 R/3 系統(tǒng)的集成性使得許多財務憑證按照業(yè)務活動的情況和事先的設置自動生成，這些自動生成的憑證大大的減少了差錯的可能性。因此在 R/3 系統(tǒng)中，自動生成的財務憑證將在生成后自動過帳。 手工錄入的憑證，可以利用暫記憑證的功能，然后審核記帳或觸發(fā)相應的工作流，按照指定的路線，對憑證進行審核和過帳。 Note R/3 系統(tǒng)豐富的憑證處理功能，為大唐電信科技股份有限公司正確、及時的錄入財務憑證提供有力的保 障。在 SAP R/3 系統(tǒng)中發(fā)生的所有業(yè)務都將依據(jù)憑證的有關規(guī)定記 帳。憑證按系統(tǒng)內事先定義的憑證類型來分類，每一類代表其特定的業(yè)務類型，憑證號也會按憑證類型不同而在其定義的間隔內。 這種規(guī)定將保證從資產負債表到每一張憑證的審計線索 。 c) 貨幣 為了滿足許多國家對貨幣的法規(guī)的要求， SAP 系統(tǒng)允許用戶同時使用多達三種貨幣作為記帳的本位幣和支持定義世界上大部分的貨幣作為業(yè)務結算貨幣。所有的業(yè)務處理均能以記帳本位幣、集團公司貨幣以及客戶自定義的硬通貨記入帳本。 Note R/3 系統(tǒng)的多幣種處理能力能夠完全滿足大唐 電信對 支持人民幣和美元乃至其他幣種 會計處理要求。 d) 在多種語言方面的靈活性 R/3 系統(tǒng)支持多種語言，只要指定所需要的語言代碼，系統(tǒng)的操作界面可以以該種語言出現(xiàn)。 總分類帳模塊 總分類帳科目 每一個用于記帳的科目都在總分類帳中定義，它們包含了描述其功能的信息，這些信息是保存在每個科目的主記錄中的，它們控制著對該科目的記帳和對記帳數(shù)據(jù)的處理。 a) 總帳科目主記錄的結構 總帳科目主記錄包括兩部分的內容： ? 會計科目表層次的數(shù)據(jù)。 這部分數(shù)據(jù)用于整個主記錄，如總帳科目號碼，科目名稱，集團公司會計科目表 相應科目號碼、確定科目是資產負債表科目還是損益表科目。 ? 公司代碼層次的數(shù)據(jù)。 這部分數(shù)據(jù)包含了如何控制業(yè)務數(shù)據(jù)的輸入與記帳的參數(shù)，如何管理科目的數(shù)據(jù)，以及其他與公司代碼相關的數(shù)據(jù)， b) 主記錄的處理 SAP 系統(tǒng)可以將創(chuàng)建、修改和顯示總帳科目主記錄的功能分開。用戶可以對其雇員按照職責要求給予不同的權限。每一個新的主記錄都被分配到一個科目組中，科目組是以下列指標來對總帳科目進行分類的： ? 科目號碼的分配。對于有相同或相似用途的科目，如銀行存款科目等，用戶可以 為之預定義總帳科目號碼的數(shù)字范圍。 ? 用戶界面的屏幕 格式。用戶可以對總帳科目組指定一些強制性的或選擇性的輸入字段，不需要的字段可以去掉。 c) 行項目顯示 行項目顯示的功能使用戶能得到某個科目中的未清項、已清項和暫記項目的概況，用戶能夠確定哪些項目應當顯示在屏幕上。用戶可以隨時從行項目清單切換到單個憑證的顯示。 d) 科目余額 只要當憑證記帳到某一個科目，該科目的余額就被更新。用行項目顯示的功能可以指出憑證中哪個行項目被記帳到相應的科目，用戶可以顯示科目余額和相應的憑證的行項目?？颇坑囝~按會計期間分借貸方向用戶顯示了與之相關的業(yè)務數(shù)據(jù)的概況?？捎玫姆诸愔?標包括科目號碼、公司代碼、會計年度、業(yè)務部門和幣種。在科目余額顯示中，用戶可以直接進入行項目顯示。 Note R/3 系統(tǒng)總分類帳科目設置的方法和權限限制功能，能很好的幫助大唐電信科技股份有限公司統(tǒng)一集團會計科目表，并且能在統(tǒng)一會計科目表層數(shù)據(jù)的前提下實現(xiàn)公司代碼層數(shù)據(jù)的靈活設置?？偡诸悗た颇康男许椖匡@示和科目余額顯示功能，能滿足大唐電信科技股份有限公司的 科目/帳簿設置 /對帳處理 /監(jiān)控追蹤審計的會計處理要求 。 總分類帳科目記帳 a) 集成性的總分類帳記帳 總分類帳科目的記帳在大部分業(yè)務中是集成性產生的，即業(yè)務操 作是在其它子系統(tǒng)中而在總分類帳是自動過帳的。對應關系如下： 帶有各種資產和資產負債表科目的會計科目表為總帳和各明細分類帳之間建立了記帳的關聯(lián)。統(tǒng)馭科目的作用是當在明細分類帳中發(fā)生記帳業(yè)務時，其行項目將自動地記帳到相應的總分類帳科目 (統(tǒng)馭科目 ) 中，并且其結果將反映到資產負債表上。 對總帳科目余額的更新是自動地并且同時發(fā)生的，這就確保了： ? 總分類帳與明細分類帳始終是一致的； ? 集成的報表可以顯示在明細分類帳中記帳的具體憑證； ? 財會信息系統(tǒng)可以馬上使用所有與資產和損益相關的帳務； ? 財會信息系統(tǒng)可以馬上顯示所 有與資產和損益相關的帳務。 b) 附加的檢驗功能 SAP 的財務會計模塊允許用戶對每個使用者和每一部分的信息定義附加檢驗，例如，可以對每個使用者在下列應用領域檢查其是否可以記帳： ? 一個科目 ? 一個業(yè)務部門 ? 一個公司代碼 ? 一個成本中心 ? 一個成本對象 對在憑證中的關聯(lián)數(shù)據(jù)的有效性檢驗確保了在進行其它層次上的核算和出報告所要求的輸入數(shù)據(jù)的正確性和完備性。 c) 未清項管理 在每個總分類帳科目中都可以使用未清項管理，這個功能使用戶可以根據(jù)往來帳所必須的清帳得以清晰并實現(xiàn)。使用未清項管理功能的科目可以在業(yè)務處 理中查詢到每一筆吊帳并一一清除。 計劃 如果用戶需要一份有意義的資產負債表和損益表，那么資產負債表和損益表中不同形式的計劃和實際值的比較就很重要了。計劃功能在 SAP 系統(tǒng)的財務會計模塊中具有重要意義，因為： ? 計劃中包括了公司代碼、業(yè)務部門和總帳科目； ? 會計期間的詳細數(shù)據(jù)； ? 所有的相關參數(shù)； ? 以不同的形式保存的。 在一個公司代碼中，用戶可以對科目或科目與業(yè)務部門的組合作計劃。計劃是基于資產負債表和損益表結構的。 SAP 的標準系統(tǒng)包括一些以樹狀結構顯示的可更改的計劃模式，用戶可以對以下方面輸入計劃值： ? 完 整的資產負債表和損益表 ? 業(yè)務部門 ? 當計劃值輸入后，用戶能夠作以下工作： ? 自動分配 ? 按期間分配 ? 作為參考 ? 結轉 ? 復制 它們可以快捷地以不同的形式顯示并用于比較。在預定義有關參數(shù)和結構的前提下，財務會計模塊能自動處理計劃功能。另外，用戶可以方便地增加，改寫和選擇數(shù)據(jù)，這就確保了在所有層次上進行計劃。 Note SAP R/3 的計劃功能對于大唐電信這樣的大型國企是必不可少的，基于多版本的計劃可以對實際結果靈活地作比較分析。 計劃和實際數(shù)據(jù)的比較 計劃： 版本 公司代碼 會計期間 科目 … 計劃的資產負債表和利潤表： XXX ??? XXX ??? … 共享的中央數(shù)據(jù)庫 實際數(shù)據(jù)： 集成子系統(tǒng)的相關業(yè)務操作 自動生成的財務憑證 手工輸入的財務憑證 在總分類帳中直接記帳 在明細分類帳中記帳 手工和自動生成的財務憑證 資產負債表和利潤表： 項目： 實際數(shù) 計劃數(shù) 差異 XXXXXXX ???? ???? ??? XXXXX ???? ???? ??? …… 結 算 a) 在會計年度內的結算 由于記帳是實時進行的，可以進行每天的結算。在一天的業(yè) 務完成后，可查詢下列報表： ? 每天的準確無誤的科目余額以及憑證的行項目； ? 用戶指定日期和排序方式的憑證日記帳。 憑證日記帳具有重要的檢驗和對帳功能，而且可以為期間結算提供精確的數(shù)據(jù)。用戶可以對每個公司代碼和科目定義兩個未結算的期間。財務會計模塊允許客戶用月結算來為年終結算作周期性的數(shù)據(jù)準備工作。用戶可以使用下列標準程序來處理結算： ? 用統(tǒng)馭項來更新余額審計線索； ? 建立一個完整的、自定義的和可排序的日記帳； ? 對憑證和其總計金額進行對帳； ? 對憑證進行重新組織和歸檔處理。 這些準備工作對那些在年終結算程序中要使用的科 目和行項目進行了處理，此外，年終結算所使用的所有功能均可以用于月度或季度結算。 每天和月度結算使用戶可以觀察和評估明細的盈虧數(shù)據(jù)。 b) 年終結算 年終結算可以基于月度結算的數(shù)據(jù)，但這并非必須要這么做。 SAP 系統(tǒng)為年終結算提供一系列特定的功能，用于處理相應的科目和行項目。以下是對資產負債表作調整的重要步驟： ? 關閉記帳期間； ? 對未清項和總帳科目余額進行外幣評估； ? 按付款期限對包括未清項在內的客戶和供應商列出收付款清單； ? 確定客戶帳戶中的貸項和供應商帳戶中的借項； ? 對外幣評估、調整和待攤預提項記帳； ? 打印資 產負債表和損益表。 以下是一些實時性的工具，它們可以為最終的資產負債表和損益表作準備： ? 科目記帳的總金額 ? 未清項余額審計線索 ? 余額結轉 其他標準報表，如關于未清項的報表，可以用于分析與監(jiān)測，它們?yōu)楫斍暗臅嫎I(yè)務與年終結算建立了聯(lián)系。所有的報表均可以交互式地使用。 由于年度結算是高度自動化的，因此有關報表的生成是非?？旖菖c可靠的。 c) 評估的層次 通常一個公司都有其資產負債表和經營組織結構的責任中心層次，前