【正文】 組織結(jié)構(gòu)定義的多樣性，能完全滿足大唐電信科技股份有限公司集團(tuán)化、多層次的組織管理要求，合理地設(shè)置公司組織結(jié)構(gòu)模式，并從地域、商品等多維角度對業(yè)務(wù)活動核算分析比較 a) 會計科目表 在 SAP 系統(tǒng)中，會計科目表有以下形式： ? 作為經(jīng)營需要的會計科目表。 經(jīng)營用的會計科目表包含了日常經(jīng)營管理所需要的科目，也允許進(jìn)行特殊的，在公司范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)處理 。日常業(yè)務(wù)的記帳都在經(jīng)營性的會計科目上的。財務(wù)會計和成本核算都使用同一個會計科目表。 ? 作為地區(qū)性的會計科目表。 地區(qū)性的會計科目表包含了為滿足當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)法規(guī)而設(shè)的科目。記帳的數(shù)據(jù)是基于政府的規(guī)定和預(yù)先定義的一些規(guī)則而處理的，其項目和經(jīng)營用的會計科目表有所區(qū)別。 ? 作為集團(tuán)公司的會計科目表。 集團(tuán)公司會計科目表包含了在集團(tuán)公司內(nèi)使用的所有科目，其記帳數(shù)據(jù)是基于外部集團(tuán)公司會計的要求，集團(tuán)公司會計科目表的項目與經(jīng)營用會計科目表不同。 SAP 系統(tǒng)提供定義不同的會計科目表的功能，使靈活多變的評估成為可能。每個公司代碼都能 同時擁有這三種會計科目表。日常的憑證是記帳到經(jīng)營性會計科目表中的。通過不同科目表之間建立的聯(lián)系，同樣，用戶也能按某個國家的特定要求或按集團(tuán)范圍進(jìn)行會計評估合并。如果一個集團(tuán)公司同時包括不同性質(zhì)的分支機(jī)構(gòu)，如國營公司和合資公司， SAP 的系統(tǒng)必須同時滿足跨國公司和特定國家的法規(guī)的要求，其經(jīng)營性的會計表可以是不同的，但可以利用集團(tuán)性的會計表來作整個集團(tuán)的合并評估。 Note 根據(jù)大唐電信科技股份有限公司的情況可以采取經(jīng)營性會計科目表與集團(tuán)公司會計科目表的組織結(jié)構(gòu)，滿足其對單位核算的要求。 b) 會計憑證 SAP R/3 的財會子系統(tǒng)遵循嚴(yán)格的財務(wù)會計憑證原則。所有的會計業(yè)務(wù)都以會計憑證方式記帳到會計系統(tǒng)中。憑證是一個數(shù)據(jù)載體，它包含了能影響科目余額的數(shù)據(jù)，即行項目。 每個憑證由憑證抬頭和行項目組成。憑證抬頭是憑證的重要組成部分。憑證抬頭包括憑證號碼和憑證日期等數(shù)據(jù)，憑證的主體是若干個行項 目，它們都代表了特定的業(yè)務(wù)。行項目中記錄了業(yè)務(wù)金額、科目和附加的科目分配。 1. 憑證的基本參數(shù) 以下憑證的基本參數(shù)是用于標(biāo)識每一個業(yè)務(wù)處理的： ? 憑證類型：憑證類型包含用于管理不同的憑證的控制數(shù)據(jù)；不同的憑證類型也決定了對它定義的憑證號碼 間隔。 ? 記帳碼 (輸入類型 )：記帳碼用于確定行項目記帳的方向，借記或貸記。它還確定了記帳科目的類型 (總帳科目或明細(xì)分類帳帳戶 )和記帳數(shù)據(jù)輸入的屏幕格式。 ? 憑證號碼：每一張憑證都有唯一的號碼，有的是系統(tǒng)自動分配，有的是用戶自定義。在任何情況下， SAP 系統(tǒng)確保憑證號碼的唯一性。 ? 科目內(nèi)容和類型：包括付款條件和其他科目的指定。 SAP 的財務(wù)會計模塊提供所有關(guān)于憑證管理方面的功能，包括在以前的會計期間記帳等。在憑證記帳后，其可以顯示、沖銷，歸檔和更改某些字段（不影響會計記帳的原則的字段）。整個憑證始終是一個單元，而 憑證之間的聯(lián)系也始終存在。對暫記而并未記帳的憑證也可以刪除。 2. 憑證審核和過帳 憑證審核的主要目的是為了減少差錯。而 R/3 系統(tǒng)的集成性使得許多財務(wù)憑證按照業(yè)務(wù)活動的情況和事先的設(shè)置自動生成，這些自動生成的憑證大大的減少了差錯的可能性。因此在 R/3 系統(tǒng)中，自動生成的財務(wù)憑證將在生成后自動過帳。 手工錄入的憑證，可以利用暫記憑證的功能，然后審核記帳或觸發(fā)相應(yīng)的工作流，按照指定的路線，對憑證進(jìn)行審核和過帳。 Note R/3 系統(tǒng)豐富的憑證處理功能，為大唐電信科技股份有限公司正確、及時的錄入財務(wù)憑證提供有力的保 障。在 SAP R/3 系統(tǒng)中發(fā)生的所有業(yè)務(wù)都將依據(jù)憑證的有關(guān)規(guī)定記 帳。憑證按系統(tǒng)內(nèi)事先定義的憑證類型來分類，每一類代表其特定的業(yè)務(wù)類型，憑證號也會按憑證類型不同而在其定義的間隔內(nèi)。 這種規(guī)定將保證從資產(chǎn)負(fù)債表到每一張憑證的審計線索 。 c) 貨幣 為了滿足許多國家對貨幣的法規(guī)的要求， SAP 系統(tǒng)允許用戶同時使用多達(dá)三種貨幣作為記帳的本位幣和支持定義世界上大部分的貨幣作為業(yè)務(wù)結(jié)算貨幣。所有的業(yè)務(wù)處理均能以記帳本位幣、集團(tuán)公司貨幣以及客戶自定義的硬通貨記入帳本。 Note R/3 系統(tǒng)的多幣種處理能力能夠完全滿足大唐 電信對 支持人民幣和美元乃至其他幣種 會計處理要求。 d) 在多種語言方面的靈活性 R/3 系統(tǒng)支持多種語言，只要指定所需要的語言代碼，系統(tǒng)的操作界面可以以該種語言出現(xiàn)。 總分類帳模塊 總分類帳科目 每一個用于記帳的科目都在總分類帳中定義，它們包含了描述其功能的信息，這些信息是保存在每個科目的主記錄中的，它們控制著對該科目的記帳和對記帳數(shù)據(jù)的處理。 a) 總帳科目主記錄的結(jié)構(gòu) 總帳科目主記錄包括兩部分的內(nèi)容： ? 會計科目表層次的數(shù)據(jù)。 這部分?jǐn)?shù)據(jù)用于整個主記錄，如總帳科目號碼，科目名稱，集團(tuán)公司會計科目表 相應(yīng)科目號碼、確定科目是資產(chǎn)負(fù)債表科目還是損益表科目。 ? 公司代碼層次的數(shù)據(jù)。 這部分?jǐn)?shù)據(jù)包含了如何控制業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入與記帳的參數(shù)，如何管理科目的數(shù)據(jù)，以及其他與公司代碼相關(guān)的數(shù)據(jù)， b) 主記錄的處理 SAP 系統(tǒng)可以將創(chuàng)建、修改和顯示總帳科目主記錄的功能分開。用戶可以對其雇員按照職責(zé)要求給予不同的權(quán)限。每一個新的主記錄都被分配到一個科目組中，科目組是以下列指標(biāo)來對總帳科目進(jìn)行分類的： ? 科目號碼的分配。對于有相同或相似用途的科目，如銀行存款科目等，用戶可以 為之預(yù)定義總帳科目號碼的數(shù)字范圍。 ? 用戶界面的屏幕 格式。用戶可以對總帳科目組指定一些強(qiáng)制性的或選擇性的輸入字段，不需要的字段可以去掉。 c) 行項目顯示 行項目顯示的功能使用戶能得到某個科目中的未清項、已清項和暫記項目的概況，用戶能夠確定哪些項目應(yīng)當(dāng)顯示在屏幕上。用戶可以隨時從行項目清單切換到單個憑證的顯示。 d) 科目余額 只要當(dāng)憑證記帳到某一個科目，該科目的余額就被更新。用行項目顯示的功能可以指出憑證中哪個行項目被記帳到相應(yīng)的科目，用戶可以顯示科目余額和相應(yīng)的憑證的行項目。科目余額按會計期間分借貸方向用戶顯示了與之相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的概況?？捎玫姆诸愔?標(biāo)包括科目號碼、公司代碼、會計年度、業(yè)務(wù)部門和幣種。在科目余額顯示中，用戶可以直接進(jìn)入行項目顯示。 Note R/3 系統(tǒng)總分類帳科目設(shè)置的方法和權(quán)限限制功能，能很好的幫助大唐電信科技股份有限公司統(tǒng)一集團(tuán)會計科目表，并且能在統(tǒng)一會計科目表層數(shù)據(jù)的前提下實現(xiàn)公司代碼層數(shù)據(jù)的靈活設(shè)置?？偡诸悗た颇康男许椖匡@示和科目余額顯示功能，能滿足大唐電信科技股份有限公司的 科目/帳簿設(shè)置 /對帳處理 /監(jiān)控追蹤審計的會計處理要求 。 總分類帳科目記帳 a) 集成性的總分類帳記帳 總分類帳科目的記帳在大部分業(yè)務(wù)中是集成性產(chǎn)生的，即業(yè)務(wù)操 作是在其它子系統(tǒng)中而在總分類帳是自動過帳的。對應(yīng)關(guān)系如下： 帶有各種資產(chǎn)和資產(chǎn)負(fù)債表科目的會計科目表為總帳和各明細(xì)分類帳之間建立了記帳的關(guān)聯(lián)。統(tǒng)馭科目的作用是當(dāng)在明細(xì)分類帳中發(fā)生記帳業(yè)務(wù)時，其行項目將自動地記帳到相應(yīng)的總分類帳科目 (統(tǒng)馭科目 ) 中，并且其結(jié)果將反映到資產(chǎn)負(fù)債表上。 對總帳科目余額的更新是自動地并且同時發(fā)生的，這就確保了： ? 總分類帳與明細(xì)分類帳始終是一致的； ? 集成的報表可以顯示在明細(xì)分類帳中記帳的具體憑證； ? 財會信息系統(tǒng)可以馬上使用所有與資產(chǎn)和損益相關(guān)的帳務(wù)； ? 財會信息系統(tǒng)可以馬上顯示所 有與資產(chǎn)和損益相關(guān)的帳務(wù)。 b) 附加的檢驗功能 SAP 的財務(wù)會計模塊允許用戶對每個使用者和每一部分的信息定義附加檢驗，例如，可以對每個使用者在下列應(yīng)用領(lǐng)域檢查其是否可以記帳： ? 一個科目 ? 一個業(yè)務(wù)部門 ? 一個公司代碼 ? 一個成本中心 ? 一個成本對象 對在憑證中的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的有效性檢驗確保了在進(jìn)行其它層次上的核算和出報告所要求的輸入數(shù)據(jù)的正確性和完備性。 c) 未清項管理 在每個總分類帳科目中都可以使用未清項管理，這個功能使用戶可以根據(jù)往來帳所必須的清帳得以清晰并實現(xiàn)。使用未清項管理功能的科目可以在業(yè)務(wù)處 理中查詢到每一筆吊帳并一一清除。 計劃 如果用戶需要一份有意義的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表，那么資產(chǎn)負(fù)債表和損益表中不同形式的計劃和實際值的比較就很重要了。計劃功能在 SAP 系統(tǒng)的財務(wù)會計模塊中具有重要意義，因為： ? 計劃中包括了公司代碼、業(yè)務(wù)部門和總帳科目； ? 會計期間的詳細(xì)數(shù)據(jù)； ? 所有的相關(guān)參數(shù)； ? 以不同的形式保存的。 在一個公司代碼中，用戶可以對科目或科目與業(yè)務(wù)部門的組合作計劃。計劃是基于資產(chǎn)負(fù)債表和損益表結(jié)構(gòu)的。 SAP 的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)包括一些以樹狀結(jié)構(gòu)顯示的可更改的計劃模式，用戶可以對以下方面輸入計劃值： ? 完 整的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表 ? 業(yè)務(wù)部門 ? 當(dāng)計劃值輸入后，用戶能夠作以下工作： ? 自動分配 ? 按期間分配 ? 作為參考 ? 結(jié)轉(zhuǎn) ? 復(fù)制 它們可以快捷地以不同的形式顯示并用于比較。在預(yù)定義有關(guān)參數(shù)和結(jié)構(gòu)的前提下，財務(wù)會計模塊能自動處理計劃功能。另外，用戶可以方便地增加，改寫和選擇數(shù)據(jù)，這就確保了在所有層次上進(jìn)行計劃。 Note SAP R/3 的計劃功能對于大唐電信這樣的大型國企是必不可少的，基于多版本的計劃可以對實際結(jié)果靈活地作比較分析。 計劃和實際數(shù)據(jù)的比較 計劃： 版本 公司代碼 會計期間 科目 … 計劃的資產(chǎn)負(fù)債表和利潤表： XXX ??? XXX ??? … 共享的中央數(shù)據(jù)庫 實際數(shù)據(jù)： 集成子系統(tǒng)的相關(guān)業(yè)務(wù)操作 自動生成的財務(wù)憑證 手工輸入的財務(wù)憑證 在總分類帳中直接記帳 在明細(xì)分類帳中記帳 手工和自動生成的財務(wù)憑證 資產(chǎn)負(fù)債表和利潤表： 項目： 實際數(shù) 計劃數(shù) 差異 XXXXXXX ???? ???? ??? XXXXX ???? ???? ??? …… 結(jié) 算 a) 在會計年度內(nèi)的結(jié)算 由于記帳是實時進(jìn)行的，可以進(jìn)行每天的結(jié)算。在一天的業(yè) 務(wù)完成后，可查詢下列報表： ? 每天的準(zhǔn)確無誤的科目余額以及憑證的行項目； ? 用戶指定日期和排序方式的憑證日記帳。 憑證日記帳具有重要的檢驗和對帳功能，而且可以為期間結(jié)算提供精確的數(shù)據(jù)。用戶可以對每個公司代碼和科目定義兩個未結(jié)算的期間。財務(wù)會計模塊允許客戶用月結(jié)算來為年終結(jié)算作周期性的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。用戶可以使用下列標(biāo)準(zhǔn)程序來處理結(jié)算： ? 用統(tǒng)馭項來更新余額審計線索； ? 建立一個完整的、自定義的和可排序的日記帳； ? 對憑證和其總計金額進(jìn)行對帳； ? 對憑證進(jìn)行重新組織和歸檔處理。 這些準(zhǔn)備工作對那些在年終結(jié)算程序中要使用的科 目和行項目進(jìn)行了處理，此外，年終結(jié)算所使用的所有功能均可以用于月度或季度結(jié)算。 每天和月度結(jié)算使用戶可以觀察和評估明細(xì)的盈虧數(shù)據(jù)。 b) 年終結(jié)算 年終結(jié)算可以基于月度結(jié)算的數(shù)據(jù)，但這并非必須要這么做。 SAP 系統(tǒng)為年終結(jié)算提供一系列特定的功能，用于處理相應(yīng)的科目和行項目。以下是對資產(chǎn)負(fù)債表作調(diào)整的重要步驟： ? 關(guān)閉記帳期間； ? 對未清項和總帳科目余額進(jìn)行外幣評估； ? 按付款期限對包括未清項在內(nèi)的客戶和供應(yīng)商列出收付款清單； ? 確定客戶帳戶中的貸項和供應(yīng)商帳戶中的借項； ? 對外幣評估、調(diào)整和待攤預(yù)提項記帳； ? 打印資 產(chǎn)負(fù)債表和損益表。 以下是一些實時性的工具，它們可以為最終的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表作準(zhǔn)備： ? 科目記帳的總金額 ? 未清項余額審計線索 ? 余額結(jié)轉(zhuǎn) 其他標(biāo)準(zhǔn)報表，如關(guān)于未清項的報表，可以用于分析與監(jiān)測，它們?yōu)楫?dāng)前的會計業(yè)務(wù)與年終結(jié)算建立了聯(lián)系。所有的報表均可以交互式地使用。 由于年度結(jié)算是高度自動化的，因此有關(guān)報表的生成是非常快捷與可靠的。 c) 評估的層次 通常一個公司都有其資產(chǎn)負(fù)債表和經(jīng)營組織結(jié)構(gòu)的責(zé)任中心層次，前