某公司辦公室管理制度[001]-文庫(kù)吧
2025-03-25 00:24 本頁(yè)面
【正文】 、發(fā)傳真都要由經(jīng)辦人進(jìn)行認(rèn)真的登記。 收傳真登記格式如下：收到——分解——傳遞——備查 發(fā)傳真登記格式如下：送審——登記——發(fā)出——備查第二章 公司傳真格式和使用辦法第六條 公司辦公室統(tǒng)一制作傳真格式標(biāo)準(zhǔn)模板軟盤，其傳真格式見附件一。第七條 公司各部門對(duì)外發(fā)傳真一律采用標(biāo)準(zhǔn)格式，各部門到公司辦公室辦理領(lǐng)取一片標(biāo)準(zhǔn)模板軟盤，使用計(jì)算機(jī)打印制發(fā)或打印成傳真稿紙手寫制發(fā)。公司外發(fā)傳真一律采用A4型紙張。第八條 為了強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化管理，樹立公司對(duì)外形象，若不采用統(tǒng)一傳真格式，一律不予制發(fā)。第三章 公司信函格式和管理辦法第九條 公司信函（信紙、信封等）采用統(tǒng)一格式（附件二）和市場(chǎng)可購(gòu)買到的一般稿紙、公文袋（內(nèi)部使用）等。作為公司辦公之用。第十條 信函統(tǒng)一由公司辦公室管理制發(fā)和領(lǐng)用。第十一條 根據(jù)工作需要，各部門指定專人到公司辦公室領(lǐng)取，其費(fèi)用記入各部門辦公費(fèi)用中。附件一： 臺(tái)州貴友貿(mào)易有限公司傳真附件二： 臺(tái)州貴友貿(mào)易有限公司信紙公司印信管理第一章 印章的刻制、保管、啟用、停用第一條 公司各類印章統(tǒng)一由公司辦公室負(fù)責(zé)申報(bào)與刻制。第二條 公司印章分為行政印章、法人代表名章、合同章和財(cái)務(wù)章等，分別由有關(guān)部門保管，各負(fù)其責(zé)。第三條 各部門啟用印章前，需要到公司辦公室登記備案，方可使用。第四條 各部門停用印章時(shí)必須當(dāng)日內(nèi)交到辦公室封存，否則由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)全部責(zé)任和法律責(zé)任。第五條 公司辦公室負(fù)責(zé)保管公司行政印章、法人代表名章、合同印章一枚和公司辦公室印章。第二章 用印管理辦法為了加強(qiáng)管理，規(guī)范印章使用，特規(guī)定如下：第六條 為了保證公司正常工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展與實(shí)施，公司已正式啟用行政印章。第七條 公司職能部門代表公司管理的印章（如合同章、財(cái)務(wù)專用章等）要確定用印管理辦法和確定監(jiān)印人，公司批準(zhǔn)后，行使使用和保管權(quán)。第八條 對(duì)外聯(lián)系工作等，使用統(tǒng)一格式的介紹信或便函，均由各部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可蓋章。第九條 重大工程合同、協(xié)議等行文時(shí)，如需加蓋公司行政印章，由主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理、副經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后，到公司辦公室備案用印。第十條 公司辦公室設(shè)立專職監(jiān)印人負(fù)責(zé)公司行政印章的用印和保管。第十一條 公司辦公室合同印章一枚以備應(yīng)急時(shí)使用，使用時(shí)一律須經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽字。第十二條 有關(guān)合同章使用得其他規(guī)定，請(qǐng)繼續(xù)按照《經(jīng)營(yíng)合同章使用的暫行規(guī)定》執(zhí)行。辦公文檔管理辦法第一條 凡經(jīng)公司辦公室收、發(fā)的各種文件、材料及屬公司或辦公室工作范圍的文檔材料，一律由辦公室負(fù)責(zé)存檔。第二條 文檔由辦公室文書專人保管，負(fù)責(zé)收發(fā)文登記，整理分類、編號(hào)、保存，辦理借、查閱登記及文檔回收等工作。未辦理借閱手續(xù)不得借閱文件，否則保管人承擔(dān)責(zé)任。第三條 文檔存放于公司辦公室專用文件柜中，鑰匙由專人保管。文件應(yīng)分類放置。對(duì)需要辦理的文件，按辦理情況存放；已辦理完畢的文件，按已擬定的立卷類目存放；未辦理完畢的文件放于待辦文件夾中。存放文件應(yīng)同時(shí)放置文件目錄，便于使用時(shí)查找。第四條 對(duì)于承辦件，應(yīng)催促承辦部門盡快按規(guī)定時(shí)限盡快辦理，處理結(jié)果，及時(shí)反饋；辦理完畢后及時(shí)將文件退公司辦公室存檔。第五條 文檔分類采用主題分類和業(yè)務(wù)項(xiàng)目相結(jié)合的方法分類立卷，并按時(shí)間順序排列，輔以數(shù)字排序的方式，以便于管理和迅速準(zhǔn)確查找。第六條 文檔的借閱，由保管人與借閱人當(dāng)面查點(diǎn)所借文件的類別、份數(shù)和頁(yè)數(shù)，借閱人在登記簿上簽字，填寫借閱期限；在限定的借閱期限過(guò)后，保管人應(yīng)及時(shí)催促借閱人退還文件，以免丟失或影響他人使用。對(duì)于有特殊保密要求的文件，可根據(jù)保密等級(jí)，限在公司辦公室查閱，不得帶走，不得復(fù)印。對(duì)辦理完借閱手續(xù)的文件，借閱人需妥善保管，不得涂改、損壞或丟失。第七條 辦公室文檔的保存年限：對(duì)于公司的重要文檔，公司長(zhǎng)期保存或保存10年以上（可在公司辦保存兩年后轉(zhuǎn)檔案室保存）；對(duì)于一般文檔，保存期5年。第八條 文件的銷毀：對(duì)無(wú)需立卷存檔，使用完畢，無(wú)保存價(jià)值的文件、資料、刊物等，在使用完畢進(jìn)行清點(diǎn)登記后即可銷毀。對(duì)超過(guò)保存期的文件，定期進(jìn)行清點(diǎn)登記，簽批備案后按文件銷毀程序處理。第九條 檔案移交，對(duì)保存期已滿兩年以上的文件，除公司辦公室確需繼續(xù)保管外，可移交檔案室存檔，公司辦公室僅保存歸檔移交文件的目錄、歸檔時(shí)間、檔案編號(hào)，以便查閱。第十條 辦公室存檔文件的范圍：甲類：1） 公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人證書、公司登記注冊(cè)材料2） 公司董事會(huì)、股東組成人員（單位）名單及材料3） 對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告文件，上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的文件、通知、批復(fù)4） 公司歷史性文字、影音、圖片資料5） 公司內(nèi)部印發(fā)的管理制度、章程、管理辦法、條例6） 董事會(huì)、股東會(huì)、辦公會(huì)議紀(jì)要7） 公司發(fā)展規(guī)劃，對(duì)外合作協(xié)議、文件8） 公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、獎(jiǎng)勵(lì)、考核、晉職晉級(jí)、處罰文件材料9） 重要領(lǐng)導(dǎo)人講話、題詞、照片、錄像乙類：1） 公司對(duì)外宣傳冊(cè)、廣告、技術(shù)、產(chǎn)品介紹、展示會(huì)資料2） 公司專項(xiàng)授權(quán)書、委托書3） 會(huì)議、專項(xiàng)活動(dòng)音像、圖片資料第十一條 存檔文件的形式，對(duì)甲類資料要求存正式文本1～2份，對(duì)公司辦公室打印董事長(zhǎng)、總經(jīng)理以公司名義對(duì)外簽發(fā)的文件，除保存正文外還要保存底稿和簽發(fā)手續(xù)。第十二條 公司內(nèi)其他各單位，各職能部門對(duì)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文檔，各自負(fù)責(zé)整理、存檔，按類別、內(nèi)容、時(shí)間歸類。第十三條 各部門凡需移交檔案室長(zhǎng)期保存的檔案，由各事業(yè)部各職能部門清理后，登記造冊(cè)，經(jīng)各部門領(lǐng)導(dǎo)人簽字批準(zhǔn)，送交檔案室保存。同時(shí)交給公司辦公室存檔目錄一份，以便公司辦公室保留相應(yīng)的檔案目錄。第十四條 公司技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案分別由管理規(guī)劃部和財(cái)務(wù)金融部統(tǒng)一管理。第十五條 公司各部門均按辦公文檔管理辦法執(zhí)行。公司車輛管理第一章 車輛管理辦法 為了加強(qiáng)公司公務(wù)用車的管理，提高公司內(nèi)部現(xiàn)有車輛的使用率，解決公務(wù)用車需要，降低消耗，減少開支。特制定車輛管理辦法。第一條 公司集中管理各事業(yè)部所有車輛和司機(jī)人員，實(shí)行統(tǒng)一任務(wù)目標(biāo)管理辦法，對(duì)公司各部門用車實(shí)行統(tǒng)一核算制，以解決公司公務(wù)用車需要。第二條 公司辦公室負(fù)責(zé)公司車輛使用管理和協(xié)調(diào)工作。第三條 辦公室統(tǒng)一調(diào)度車輛并負(fù)責(zé)車班的行政管理工作。第四條 公司辦公室下設(shè)車班，負(fù)責(zé)司機(jī)的管理和安全教育，以及車輛服務(wù)和維修維護(hù)、保養(yǎng)。并要求司機(jī)掌握專業(yè)技術(shù)知識(shí)和本領(lǐng)，確保安全行車和樹立愛車、愛崗的敬業(yè)精神。
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