某公司辦公室管理制度[001]-文庫吧
2025-03-25 00:24 本頁面
【正文】 、發(fā)傳真都要由經(jīng)辦人進行認真的登記。 收傳真登記格式如下：收到——分解——傳遞——備查 發(fā)傳真登記格式如下：送審——登記——發(fā)出——備查第二章 公司傳真格式和使用辦法第六條 公司辦公室統(tǒng)一制作傳真格式標準模板軟盤，其傳真格式見附件一。第七條 公司各部門對外發(fā)傳真一律采用標準格式，各部門到公司辦公室辦理領(lǐng)取一片標準模板軟盤，使用計算機打印制發(fā)或打印成傳真稿紙手寫制發(fā)。公司外發(fā)傳真一律采用A4型紙張。第八條 為了強化標準化管理，樹立公司對外形象，若不采用統(tǒng)一傳真格式，一律不予制發(fā)。第三章 公司信函格式和管理辦法第九條 公司信函（信紙、信封等）采用統(tǒng)一格式（附件二）和市場可購買到的一般稿紙、公文袋（內(nèi)部使用）等。作為公司辦公之用。第十條 信函統(tǒng)一由公司辦公室管理制發(fā)和領(lǐng)用。第十一條 根據(jù)工作需要，各部門指定專人到公司辦公室領(lǐng)取，其費用記入各部門辦公費用中。附件一： 臺州貴友貿(mào)易有限公司傳真附件二： 臺州貴友貿(mào)易有限公司信紙公司印信管理第一章 印章的刻制、保管、啟用、停用第一條 公司各類印章統(tǒng)一由公司辦公室負責申報與刻制。第二條 公司印章分為行政印章、法人代表名章、合同章和財務(wù)章等，分別由有關(guān)部門保管，各負其責。第三條 各部門啟用印章前，需要到公司辦公室登記備案，方可使用。第四條 各部門停用印章時必須當日內(nèi)交到辦公室封存，否則由各部門主管領(lǐng)導承擔全部責任和法律責任。第五條 公司辦公室負責保管公司行政印章、法人代表名章、合同印章一枚和公司辦公室印章。第二章 用印管理辦法為了加強管理，規(guī)范印章使用，特規(guī)定如下：第六條 為了保證公司正常工作和業(yè)務(wù)活動的開展與實施，公司已正式啟用行政印章。第七條 公司職能部門代表公司管理的印章（如合同章、財務(wù)專用章等）要確定用印管理辦法和確定監(jiān)印人，公司批準后，行使使用和保管權(quán)。第八條 對外聯(lián)系工作等，使用統(tǒng)一格式的介紹信或便函，均由各部門領(lǐng)導或公司領(lǐng)導簽字，方可蓋章。第九條 重大工程合同、協(xié)議等行文時，如需加蓋公司行政印章，由主管部門領(lǐng)導簽字后報請公司總經(jīng)理、副經(jīng)理批準簽字后，到公司辦公室備案用印。第十條 公司辦公室設(shè)立專職監(jiān)印人負責公司行政印章的用印和保管。第十一條 公司辦公室合同印章一枚以備應(yīng)急時使用，使用時一律須經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽字。第十二條 有關(guān)合同章使用得其他規(guī)定，請繼續(xù)按照《經(jīng)營合同章使用的暫行規(guī)定》執(zhí)行。辦公文檔管理辦法第一條 凡經(jīng)公司辦公室收、發(fā)的各種文件、材料及屬公司或辦公室工作范圍的文檔材料，一律由辦公室負責存檔。第二條 文檔由辦公室文書專人保管，負責收發(fā)文登記，整理分類、編號、保存，辦理借、查閱登記及文檔回收等工作。未辦理借閱手續(xù)不得借閱文件，否則保管人承擔責任。第三條 文檔存放于公司辦公室專用文件柜中，鑰匙由專人保管。文件應(yīng)分類放置。對需要辦理的文件，按辦理情況存放；已辦理完畢的文件，按已擬定的立卷類目存放；未辦理完畢的文件放于待辦文件夾中。存放文件應(yīng)同時放置文件目錄，便于使用時查找。第四條 對于承辦件，應(yīng)催促承辦部門盡快按規(guī)定時限盡快辦理，處理結(jié)果，及時反饋；辦理完畢后及時將文件退公司辦公室存檔。第五條 文檔分類采用主題分類和業(yè)務(wù)項目相結(jié)合的方法分類立卷，并按時間順序排列，輔以數(shù)字排序的方式，以便于管理和迅速準確查找。第六條 文檔的借閱，由保管人與借閱人當面查點所借文件的類別、份數(shù)和頁數(shù)，借閱人在登記簿上簽字，填寫借閱期限；在限定的借閱期限過后，保管人應(yīng)及時催促借閱人退還文件，以免丟失或影響他人使用。對于有特殊保密要求的文件，可根據(jù)保密等級，限在公司辦公室查閱，不得帶走，不得復(fù)印。對辦理完借閱手續(xù)的文件，借閱人需妥善保管，不得涂改、損壞或丟失。第七條 辦公室文檔的保存年限：對于公司的重要文檔，公司長期保存或保存10年以上（可在公司辦保存兩年后轉(zhuǎn)檔案室保存）；對于一般文檔，保存期5年。第八條 文件的銷毀：對無需立卷存檔，使用完畢，無保存價值的文件、資料、刊物等，在使用完畢進行清點登記后即可銷毀。對超過保存期的文件，定期進行清點登記，簽批備案后按文件銷毀程序處理。第九條 檔案移交，對保存期已滿兩年以上的文件，除公司辦公室確需繼續(xù)保管外，可移交檔案室存檔，公司辦公室僅保存歸檔移交文件的目錄、歸檔時間、檔案編號，以便查閱。第十條 辦公室存檔文件的范圍：甲類：1） 公司章程、營業(yè)執(zhí)照、法人證書、公司登記注冊材料2） 公司董事會、股東組成人員（單位）名單及材料3） 對上級領(lǐng)導機關(guān)的請示、報告文件，上級機關(guān)下達的文件、通知、批復(fù)4） 公司歷史性文字、影音、圖片資料5） 公司內(nèi)部印發(fā)的管理制度、章程、管理辦法、條例6） 董事會、股東會、辦公會議紀要7） 公司發(fā)展規(guī)劃，對外合作協(xié)議、文件8） 公司機構(gòu)設(shè)置、干部任免、獎勵、考核、晉職晉級、處罰文件材料9） 重要領(lǐng)導人講話、題詞、照片、錄像乙類：1） 公司對外宣傳冊、廣告、技術(shù)、產(chǎn)品介紹、展示會資料2） 公司專項授權(quán)書、委托書3） 會議、專項活動音像、圖片資料第十一條 存檔文件的形式，對甲類資料要求存正式文本1～2份，對公司辦公室打印董事長、總經(jīng)理以公司名義對外簽發(fā)的文件，除保存正文外還要保存底稿和簽發(fā)手續(xù)。第十二條 公司內(nèi)其他各單位，各職能部門對各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文檔，各自負責整理、存檔，按類別、內(nèi)容、時間歸類。第十三條 各部門凡需移交檔案室長期保存的檔案，由各事業(yè)部各職能部門清理后，登記造冊，經(jīng)各部門領(lǐng)導人簽字批準，送交檔案室保存。同時交給公司辦公室存檔目錄一份，以便公司辦公室保留相應(yīng)的檔案目錄。第十四條 公司技術(shù)檔案、財務(wù)檔案分別由管理規(guī)劃部和財務(wù)金融部統(tǒng)一管理。第十五條 公司各部門均按辦公文檔管理辦法執(zhí)行。公司車輛管理第一章 車輛管理辦法 為了加強公司公務(wù)用車的管理，提高公司內(nèi)部現(xiàn)有車輛的使用率，解決公務(wù)用車需要，降低消耗，減少開支。特制定車輛管理辦法。第一條 公司集中管理各事業(yè)部所有車輛和司機人員，實行統(tǒng)一任務(wù)目標管理辦法，對公司各部門用車實行統(tǒng)一核算制，以解決公司公務(wù)用車需要。第二條 公司辦公室負責公司車輛使用管理和協(xié)調(diào)工作。第三條 辦公室統(tǒng)一調(diào)度車輛并負責車班的行政管理工作。第四條 公司辦公室下設(shè)車班，負責司機的管理和安全教育，以及車輛服務(wù)和維修維護、保養(yǎng)。并要求司機掌握專業(yè)技術(shù)知識和本領(lǐng)，確保安全行車和樹立愛車、愛崗的敬業(yè)精神。
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