雅波笛鞋業(yè)制造公司文件控制管理制度-文庫吧
2025-04-30 08:47 本頁面
【正文】 結(jié)束后由傳真管理人員加蓋“ FAX OUT”以利區(qū)別（見附件七），標明傳真編號，以便對傳真有序管理。 收傳真 傳真管理人員將所收到之傳真先登記于“傳真、電子郵件收發(fā)登記表”（見附件五）上，加蓋“ FAX IN”序號章（見附件七），并按順序放置于相應(yīng)之部門的文件筐內(nèi)，文件筐上應(yīng)清楚標明部門別。 傳真管理人員收到傳真后及時通知各部門文件窗口人員，由各部門文件窗口人員至文控中心或傳真出接 收，在“傳真、電子郵件收發(fā)登記表”（見附件十）上經(jīng)手欄內(nèi)作好簽收手續(xù)。 總經(jīng)理辦公室和技術(shù)開發(fā)處的傳真收發(fā)，由其傳真人員按此辦法作業(yè)。 打印 /復印 /影印 非公司之辦公用公文或資料禁止復印。 各部門人員在每次復印、打印之前須在“文件打印 /復印記錄表”（見附件八）上登記復印內(nèi)容，份數(shù)，部門，復印人。 經(jīng)管制人員確認復印份數(shù)和文件性質(zhì)后由復印管理人員輸入復印機密碼后，方可予以復印作業(yè)。 生產(chǎn)處和技術(shù)開發(fā)處的影印亦由該部門復印管理人員按此辦法作業(yè) 郵件、 快遞 收郵件 公司所有郵件、快遞先統(tǒng)一由公司一門衛(wèi)值班人員負責接收，并登記于“郵件、快遞登記表”（見附件九）寫明收件日期、收件人、寄件地址。 衛(wèi)領(lǐng)取其部門郵件或快遞，由各部門文件窗口人員在“郵件、快遞登記表”上經(jīng)手人欄內(nèi)簽名后接收。 發(fā)郵件 各部門如需發(fā)快遞業(yè)務(wù)進行傳遞訊息時，由各部門經(jīng)辦人員填寫“傳真、快遞業(yè)務(wù)申請表”（見附件六），經(jīng)主管簽核后，交給各部門文件窗口人員，再由文件窗 口人員填好郵件資料交至一門衛(wèi)，值班人員在“傳真、快遞業(yè)務(wù)申請表”詳細填寫郵件相關(guān)資訊作好簽名后，由一門衛(wèi)郵件接收值班人員統(tǒng)一交給快遞公司。 電子郵件 收電子郵件 電子郵件管理人員將收到之電子郵件列印一份后加蓋 Email 序號章（見附件七），并登記于“傳真、電子郵件收發(fā)登記表”（見附件十）上。 電子郵件管理人員應(yīng)及時通知各部門文件窗口人員，電子郵件郵件由各部門文件窗口人員在“傳真、電子郵件收發(fā)登記表”上經(jīng)手人欄內(nèi)簽名后接收。 發(fā)電子郵件 需發(fā) 電子郵件者在“傳真、電子郵件收發(fā)登記表”上登記，注明內(nèi)容，部門，日期、經(jīng)手人姓名。 登記后由電子郵件管理人員進行電子郵件發(fā)送作業(yè)。 文控中心每日統(tǒng)計各部門傳真、復印、電子郵件紙張使用情況，填寫“復印、打印使用情況分析表”（見附件十一），統(tǒng)計出各部門每天的紙張使用數(shù)。 。 文件窗口人員
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