【正文】 收集過程文檔、防止敏感會議資料丟失等。上述工作一個(gè)人難以完成，需要多人投入大量的精力，而且可能由于疏忽，造成會議的組織不圓滿。② 參會人員累：由于采用紙質(zhì)的會議資料，參會人員需要大量的精力才能定位到自己關(guān)心的章節(jié)或內(nèi)容，有時(shí)還可能出現(xiàn)遺漏；由于缺乏豐富的多媒體和圖文表現(xiàn)形式，會議過程枯燥，尤其對于較復(fù)雜的議題參會人員難以迅速理解和把握其核心思想；多人匯報(bào)時(shí)，為了使用投影儀，頻繁換座位，導(dǎo)致會場局面混亂。③ 應(yīng)變能力差：會議時(shí)參會人員發(fā)生變換，將無法提供相應(yīng)的紙質(zhì)桌牌；如果會議資料在會前幾分鐘或會議中才收集準(zhǔn)備完畢，將不可能進(jìn)行大量印刷，影響會議質(zhì)量。④ 表現(xiàn)形式單一：會議內(nèi)容以紙質(zhì)資料為主，缺乏必要的多媒體或音視頻表現(xiàn)形式，使得會議過程枯燥，影響會議的預(yù)期目標(biāo)。宣傳、教育或?qū)W習(xí)類型的會議，如能配合一定的紀(jì)錄片、原理演示動畫等，將起到事半功倍的效果。⑤ 資源浪費(fèi)嚴(yán)重：傳統(tǒng)會議需要大量的紙張開銷，而絕大部分的紙質(zhì)會議資料，會后就沒有任何用處，造成了巨大的資源浪費(fèi)。目前， 我國乃至全球，各種資源越來越匱乏，節(jié)約資源、保護(hù)環(huán)境，已經(jīng)成為當(dāng)前的迫切任務(wù)。⑥ 安全保密隱患：會議內(nèi)容涉及到國家秘密或商業(yè)秘密時(shí)，對會議資料的控制非常重要。傳統(tǒng)會議采用紙質(zhì)會議資料，很容易發(fā)生丟失現(xiàn)象，難以保證會議資料的安全。“無紙化會議系統(tǒng)”在完成傳統(tǒng)會議所需要的功能上，改善傳統(tǒng)會議中的工作量大，資源浪費(fèi)，安全性差，表現(xiàn)形式單一的缺點(diǎn)，用戶只需要一體機(jī)，麥克風(fēng)，攝像頭等就能夠輕松召開會議，支持屏幕共享，投票，文字交流，便簽等功能，實(shí)現(xiàn)基于會議討論、資料展示/演示、投票表決等不同類型的應(yīng)用需求。同時(shí)本系統(tǒng)對系統(tǒng)工作的先進(jìn)性、穩(wěn)定性、可靠性、安全性、兼容性、擴(kuò)充性予以充分全面的考慮，充分考慮系統(tǒng)應(yīng)用的智能化和操作的簡易性。本會議系統(tǒng)，作為各種決議，規(guī)劃的討論和審核的嚴(yán)肅的會議環(huán)境，要求具備以下基本要求：l 信息化、智能化、合理化，滿足各類現(xiàn)代高級信息多媒體會議的要求，設(shè)備配置方面，無論是音頻或者控制系統(tǒng)，都將考慮設(shè)備的先進(jìn)性、可靠性，安全性，系統(tǒng)能夠提供音頻信號切換及大屏幕顯示的設(shè)備，有功能完善的音頻系統(tǒng)，滿足用戶對系統(tǒng)的嚴(yán)格要求；l 系統(tǒng)設(shè)備的配備簡潔合理，操作方便，每個(gè)設(shè)備都能充分發(fā)揮其作用；注重系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)性，選用經(jīng)濟(jì)、實(shí)用的設(shè)備，提高會議室之間設(shè)備的復(fù)用率，避免重復(fù)投資.l 系統(tǒng)操作簡單快捷使用方便靈活，智能化程度高，系統(tǒng)為用戶提供一個(gè)方便的操作手段，在重要的會議進(jìn)行時(shí)，不至于由于使用了眾多高科技設(shè)備、提供了眾多功能而造成系統(tǒng)操作復(fù)雜、局面難于控制或操作上手忙腳亂的尷尬局面。l 采用模塊化設(shè)計(jì)，使系統(tǒng)各部分既可有機(jī)地融合，又有相對的獨(dú)立性，為日后系統(tǒng)的升級擴(kuò)展和設(shè)備更新留有余地. 要求系統(tǒng)能夠獨(dú)立運(yùn)行于會議室中，也可以與甲方的OA（辦公自動化）系統(tǒng)進(jìn)行對接，以便讓會議更高效。l 系統(tǒng)初始設(shè)有一定數(shù)量的發(fā)言席位，設(shè)有會議主席和會議秘書和在會議期間主席機(jī)能夠進(jìn)行輪轉(zhuǎn)；本次項(xiàng)目的最主要目標(biāo)是完成傳統(tǒng)會議向無紙化會議的轉(zhuǎn)型，在完成傳統(tǒng)會議所需要的功能上改善傳統(tǒng)會議中的工作量大，資源浪費(fèi)，安全性差，表現(xiàn)形式單一的缺點(diǎn)。表22 用戶概要用戶編號用戶名稱用戶概況和特點(diǎn)使用系統(tǒng)方式User_001會議發(fā)起者會議發(fā)起者即為一場會議的提出者，會議發(fā)起者確定了會議的一些基本信息，包括時(shí)間，主題，一些材料及參會人員等。此類人員通常具有基本的電腦技能，但不一定具有對新軟件的快速學(xué)習(xí)能力。并且通常不直接接觸系統(tǒng)，而是依靠其他人代替自身來完成系統(tǒng)的使用①直接使用系統(tǒng)來進(jìn)行會前的布置。②借由其他人員（秘書等）代替自己完成會前布置的功能。User_002會議秘書會議秘書通常接受會議發(fā)起者的指示在會前進(jìn)行會議的布置，包括材料的準(zhǔn)備，人員的通知等。并且有可能在會議的現(xiàn)場對會議進(jìn)行組織和控制。這類人員能夠較熟練的使用電腦軟件，其職責(zé)明確了這類用戶有必要在事先對系統(tǒng)的使用進(jìn)行學(xué)習(xí)。①接受會議發(fā)起者的指示，并對會場進(jìn)行前期的布置，直接操作系統(tǒng)。②在會議現(xiàn)場使用系統(tǒng)對會議進(jìn)行主持和控制。User_003會議主持人會議主持人有可能由其他人員客串，如會議秘書或者某個(gè)參會者。其主要職能是控制會議的流程，對會議現(xiàn)場做出控制，例如簽到、材料的管理等。這類人員參與正常會議，保證會議的正常進(jìn)行。這類人員一般具有基礎(chǔ)的電腦指示，但不一定能夠熟練的使用新軟件，有必要對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。在會議現(xiàn)場使用系統(tǒng)來完成會議的控制。User_004會議參與人參會者也即是以往傳統(tǒng)會議的參會者，有可能是單位各個(gè)職位的人員，要求沒有障礙的完成以往會議的全部功能。這類用戶遍布的范圍較廣，因此很難估算其計(jì)算機(jī)的水平，因此要求軟件能夠簡單、易上手，以便保證這類人員的特點(diǎn)。在會議現(xiàn)場使用系統(tǒng)來參與會議，完成包括簽到，查看資料，發(fā)言等在傳統(tǒng)會議中也具備的功能。User_005單位辦公人員在單位中，辦公人員需要獲取會議的資料——包括會議材料，人員信息等，以便完成單位其他工作。這類人員一般能夠熟練的使用電腦，具備一定的電腦使用知識。通過系統(tǒng)來查閱及下載會議的相關(guān)資料。User_006會議室管理者會議室管理員要完成日常對會議室的管理和安排，例如會議室安排出現(xiàn)沖突后的處理等。保證會議室的正常工作。這類用戶對會議室具有操作的最高權(quán)限，能夠?qū)h室的使用進(jìn)行安排，但無法確定其電腦使用水平，因此在必要時(shí)候需要對其進(jìn)行培訓(xùn)。使用系統(tǒng)對會議室的安排進(jìn)行操作和管理，保。User_007系統(tǒng)維護(hù)員這類用戶在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，并且保證日常系統(tǒng)的檢查和備份等工作，以保證系統(tǒng)運(yùn)行良好。這類用戶具有較高的電腦使用水平，能夠熟練的對系統(tǒng)進(jìn)行操作。①直接使用系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。②使用外部工具或軟件對系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)。1) 用戶支持：假設(shè)本應(yīng)用軟件開發(fā)過程中得到了用戶的極力支持和配合。需求不會過大的變動，并且積極參與和配合系統(tǒng)開發(fā)的進(jìn)度。2) 技術(shù)支持：在開發(fā)過程中遇到的技術(shù)問題，可以及時(shí)的解決和處理，由于本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)的大量的硬件知識，并且系統(tǒng)較為龐大，技術(shù)難點(diǎn)較多，這個(gè)是我們保證系統(tǒng)完成時(shí)間的最大假設(shè)。3) 人員配合：假定項(xiàng)目開發(fā)過程中不會有突發(fā)情況導(dǎo)致項(xiàng)目成員沒辦法參與開發(fā)工作。4) 時(shí)間限定：假定項(xiàng)目完成時(shí)間不會提前。本次系統(tǒng)的開發(fā)時(shí)間有限，預(yù)計(jì)為2個(gè)月。以下使本系統(tǒng)開發(fā)的進(jìn)度和計(jì)劃安排甘特圖：圖23 甘特圖由上圖可看出：開發(fā)期限：2011年5月中旬為止開發(fā)周期：2個(gè)月具體時(shí)間：2011年3月20日至2011年5月10日由于該系統(tǒng)的開發(fā)進(jìn)度是小組根據(jù)各個(gè)模塊的初步情況進(jìn)行安排的，時(shí)間進(jìn)度方面可能會有所變動，此問題根據(jù)具體情況進(jìn)行分析。原則上我們將盡力按照目前的進(jìn)度進(jìn)行開發(fā)，務(wù)必在預(yù)定時(shí)間內(nèi)順利完成。3需求規(guī)定 系統(tǒng)整體功能架構(gòu) 對于本次系統(tǒng)，甲方提出的大致上的功能性需求及后期分析的功能性需求如下表表3111 功能性需求_大綱編號內(nèi)容1能夠?qū)鲞M(jìn)行前期的布置，包括人員，資料，座位，議程的布置。2會議簽到及會議簽到的管理3對會議流程的控制4會議資料的分發(fā)和查看5會議現(xiàn)場的交流，包括語音和文字的交流6會后資料的整理和保存7會議現(xiàn)場的屏幕同步8會議現(xiàn)場的發(fā)言錄音及保存錄音 上表作為一個(gè)功能性需求的大綱，大致給出了本次系統(tǒng)的大體需求，根據(jù)以上的需求大綱可以對本次系統(tǒng)的功能模塊做一個(gè)劃分。因此，詳細(xì)的需求分析請見各個(gè)模塊的詳細(xì)需求文檔。本次系統(tǒng)的功能模塊劃分如下表。表3112 系統(tǒng)功能模塊劃分表編號模塊名模塊描述1會議室安排完成會議室的申請，安排，批準(zhǔn)，管理等操作。2會議安排完成會議前期的人員、資料、座位、時(shí)間，流程的布置。并且可供使用者發(fā)起通知，或者供參會者查看信息等。3簽到系統(tǒng)負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的簽到，并且能對簽到信息做操作，包括修改，查看等。4會議交流完成會議現(xiàn)場的交流——包括語音和文字等的交流，并在這些基本交流的基礎(chǔ)上做出交流類型的擴(kuò)充，比如電子白板，窗口共享。5會議流程控制控制會議現(xiàn)場的流程，主要為議程的前進(jìn)、后退、轉(zhuǎn)移和查看等操作。6文件共享負(fù)責(zé)文件資料的分發(fā)和查看，并可對資料進(jìn)行操作。7問卷及投票包括會議前期的問卷設(shè)置，會議現(xiàn)場的問卷答復(fù)。并且整理問卷結(jié)果，并且可對結(jié)果進(jìn)行展示或保存。8會議資料整合對會議從會前到會后的資料進(jìn)行整理和保存。 系統(tǒng)流程分析本次系統(tǒng)的目標(biāo)就是讓使用者能夠簡單快捷的來完成以往會議的所有功能，包括會前的組織，現(xiàn)場的管理，和后期資料的整合。下圖表示了這次系統(tǒng)的主要實(shí)現(xiàn)的功能和系統(tǒng)的職責(zé)，本系統(tǒng)貫穿了一場會議從會前到會后的所有流程。也就是說本系統(tǒng)完成的不單單是會議現(xiàn)場的管理，也包括會前的布置和會后的管理，以便更好的適應(yīng)辦公自動化這個(gè)潮流。系統(tǒng)總流程圖如下：圖3121 系統(tǒng)總體流程圖圖3122 會前會議編輯主流程圖圖3123 會議現(xiàn)場主流程圖圖3123 會后資料整理流程圖 系統(tǒng)功能建模Mindjet MindManagerPro 繪制思維導(dǎo)圖：l Web端思維導(dǎo)圖：l 會議系統(tǒng)功能模塊思維導(dǎo)圖l 本地服務(wù)器思維導(dǎo)圖 l Xmind進(jìn)行思維導(dǎo)圖的抽象思維導(dǎo)圖設(shè)計(jì)：其中會議現(xiàn)場功能細(xì)化圖如下：l 通過建模初步分析, “無紙化”會議系統(tǒng)主要包含以下功能：數(shù)據(jù)共享功能 :① 文檔共享、屏幕共享、電子白板、文字聊天、文件傳輸和投票等多種數(shù)據(jù)功能同步進(jìn)行； ② 白板技術(shù)，實(shí)時(shí)捕獲主持人在普通硬件白板上的書寫，迅速廣播到與會者的計(jì)算機(jī)屏幕上； ③ 同步文檔(包括Office、PDF等各種格式的文檔)，并提供豐富的文檔標(biāo)注工具。 ④ 采用矢量成像技術(shù)保證共享的文檔具有高質(zhì)量的清晰度，文檔內(nèi)容不失真； ⑤ 屏幕共享功能，與會者可實(shí)時(shí)、同步看到被共享的計(jì)算機(jī)桌面?？梢詫φ诠蚕淼碾娔X進(jìn)行遠(yuǎn)程操作； ⑥ 電子投票，問卷調(diào)查功能； 2. 管理功能 :① 基于Web 的會議安排、修改、取消等會議管理功能； ② 完整的用戶帳號管理。可以批量導(dǎo)入用戶帳號，用戶登入，用戶組管理，用戶組織機(jī)構(gòu)管理； ③ 通過或手機(jī)短信等方式邀請與會者； ④ 完整的會議統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，所有與會者進(jìn)入、離開會議的時(shí)間、與會者來自何處等信息都有完整的記錄； ⑤ 會議進(jìn)行中具有靈活的權(quán)限控制，在會議中主持人，主講人等角色可以動態(tài)切換，與會者的權(quán)限可動態(tài)改變。 3. 會議安全:① 可以設(shè)置會議加入密碼，只有知道密碼才能加入；② 可以設(shè)置主持人會議控制密碼，只有知道密碼才能控制會議；③ 可以把會議參與人限制為一組特定的人，其余人無法加入會議；④ 會議數(shù)據(jù)加密，確保在通信過程中，會議數(shù)據(jù)不會被截獲； 會議室安排功能模塊本模塊的目標(biāo)是對日常的會議室安排進(jìn)行管理，包括申請會議室的使用、編輯會議室的安排信息，查看會議室的安排等，以保證會議室的正常使用，防止出現(xiàn)會議室的使用沖突等意外情況。并且要能夠系統(tǒng)的對這些會議室的安排信息進(jìn)行整理和保存，以便用于其他用途。在完成上述基本功能的基礎(chǔ)上，還要能夠?qū)巧珌磉M(jìn)行權(quán)限功能的區(qū)分，以保證會議室管理的有序性和安全性。在這個(gè)模塊中，參與的用戶主要有： 會議室安排用戶功能表用戶需求會議室使用者①能夠查看今后幾天內(nèi)的會議室使用情況②能夠發(fā)起會議室的使用申請③能夠管理自己的會議室使用申請會議室管理員①能夠查看所有的會議室使用情況②能夠清晰的對會議室使用情況進(jìn)行分類以便于查看③能夠?qū)h室使用情況進(jìn)行查詢④