【正文】 下定義！ – 要知道誰有權(quán)、什么程序能有行動 大型企業(yè)管理資源下載 項目保障人的責(zé)任 ? 對外推展及談判的主要人物 ? 建立、維持與高層的關(guān)系、溝通主要問題 ? 保障項目的資金、核準(zhǔn)項目交付成果 ? 對項目范圍變更予否有決定權(quán) ? 協(xié)助項目經(jīng)理進行規(guī)劃、招募工作 ? 協(xié)助項目經(jīng)理找出并解決主要問題 大型企業(yè)管理資源下載 項目保障人的責(zé)任 ? 對項目主要活動進展保持高度了解 ? 參加項目指導(dǎo)委員會 ? 處理合約主要事項 ? 派定項目目標(biāo)優(yōu)先順序 ? 為項目經(jīng)理闡釋公司政策 大型企業(yè)管理資源下載 項目保障人的困擾 ? 有項目管理經(jīng)驗的項目保障人，常親自參與細(xì)節(jié)，以致干擾其他成員工作 ? 沒有項目管理經(jīng)驗的項目保障人，可能有強的專門的技術(shù)或政治背景，常見樹不見林 大型企業(yè)管理資源下載 為其他角色責(zé)任下定義 ? 項目團隊隊員： – 明白要做的工作 – 將分配的任務(wù)細(xì)節(jié)規(guī)劃出來 – 在期限內(nèi)，預(yù)算中完成合乎品質(zhì)要求的交付任務(wù) – 隨時向項目經(jīng)理報告外控難題、變動和質(zhì)量問題 – 主動溝通進度和期望 大型企業(yè)管理資源下載 為其他角色責(zé)任下定義 ? 客戶：項目的直接受益人、團體 ? 客戶項目經(jīng)理 ? 部門經(jīng)理 ? 綜合方案經(jīng)理 ? 項目總監(jiān)、經(jīng)理 大型企業(yè)管理資源下載 為其他角色責(zé)任下定義 ? 項目相關(guān)人士 ? 項目審查委員會 ? 項目指導(dǎo)委員會 ? 使用者、專家、顧問 大型企業(yè)管理資源下載 為項目管理的組織結(jié)構(gòu)下定義 ? 功能、部門結(jié)構(gòu) – 項目成員由同一部門構(gòu)成，不足 ? 純項目結(jié)構(gòu) – 不同功能人員組成，重復(fù) ? 矩陣式結(jié)構(gòu) ? 專業(yè)的 “ 項目管理中心 ” 大型企業(yè)管理資源下載 矩陣式結(jié)構(gòu)項目管理 ? 管理結(jié)構(gòu)（報告結(jié)構(gòu)）復(fù)雜 – 項目成員必須很懂 “ 時間管理 ” ? 很多矛盾 – 成員時間分配、優(yōu)先順序、政治、情緒 ? 解決同樣的問題，需要更多人、部門、資源參與 ? 需要主動的、高超的溝通技巧維護成員 大型企業(yè)管理資源下載 矩陣式結(jié)構(gòu)項目管理 ? 在定義項目、分配資源時，取得支援部門領(lǐng)導(dǎo)書面承諾 ? 將 《 項目定義書 》 、 《 工作計劃 》 事先送達(dá)隊員的部門領(lǐng)導(dǎo) ? 親自與對方領(lǐng)導(dǎo)對話，確認(rèn)資源會按時到達(dá) ? 再度提醒對方領(lǐng)導(dǎo) 大型企業(yè)管理資源下載 矩陣式結(jié)構(gòu)項目管理 ? 敏銳覺察是否有延誤跡象 ? 及時向項目保障人提出排序升級要求 ? 必要時，按程序提出 “ 外控難題 ” ? 即時擬訂、實行應(yīng)變方案，以減少影響 大型企業(yè)管理資源下載 矩陣式結(jié)構(gòu)項目管理 ? 確定單一溝通人、程序 ? 一視同仁，重要活動不可遺漏 ? 正確掌握項目進展，注意借口 ? 與對方部門領(lǐng)導(dǎo)主動聯(lián)系，多贊揚 ? 工作計劃、定義必須更清楚、靈活 ? 面對現(xiàn)實，及早修正 大型企業(yè)管理資源下載 矩陣式結(jié)構(gòu)項目成員 ? 你不可能同時做所有老板們的事 ? 有組織地排定優(yōu)先順序，集中火力 – 按期限、公司內(nèi)部的重要性 – 與其他領(lǐng)導(dǎo)打招呼 – 取得部門領(lǐng)導(dǎo)支持 大型企業(yè)管理資源下載 矩陣式結(jié)構(gòu)項目成員 ? 與項目經(jīng)理單獨面對面會議，弄清要求及問題 – 減少猜測、改正時間浪費 – 不可因不明白而不理、不開始 ? 與所有老板一同開會 – 可以組合、解決矛盾 – 不當(dāng)傳話人 大型企業(yè)管理資源下載 提高士氣 ? 授權(quán)與支持 – 外控、范圍、政治、更改承諾、增加風(fēng)險 ? 及早參與項目重要決定 ? 一起進餐、笑、鬧、埋怨 ? 偶爾出去一起活動，老板出錢 ? 誠實對待員工 大型企業(yè)管理資源下載 提高士氣 ? 在外開會，要求隊員每人提出趕上進度45對策 ? 提供資訊，明白項目目標(biāo)及地位 ? 注意人員變動的影響 ? 注意個人關(guān)系變動對士氣的影響 ? 不在外面批評隊員 大型企業(yè)管理資源下載 提高士氣 ? 不批評競爭對手（尤其是內(nèi)部的） ? 隊員共同制定紀(jì)律 ? 維持紀(jì)律 ? 提高隊員的技術(shù)水平 ? 給隊員個人成功及受表揚的機會 ? 獎、懲要及時 大型企業(yè)管理資源下載 提高士氣 ? 增加工作挑戰(zhàn)性 ? 增加學(xué)習(xí)新技術(shù)機會 ? 環(huán)境、設(shè)備、待遇、工作時間、方式的改進 ? 建立對項目的共識 ? 停止指責(zé)，定義成功、職責(zé)，轉(zhuǎn)移焦點 大型企業(yè)管理資源下載 提高士氣 ? 經(jīng)常與每位隊員個別交流 – 確認(rèn)隊員明白任務(wù)及期限 – 每月至少一次 – 在 “ 中性 ” 的地點 – 要有準(zhǔn)備： ? 記錄、改進事項、期望、下次復(fù)審的時間 ? 下次要談的改進事項 大型企業(yè)管理資源下載 提高士氣 ? 經(jīng)常與每位隊員個別交流 – 留一半時間給隊員發(fā)泄 – 不談項目經(jīng)理的難處，不談公司大事 – 讓隊員多說 大型企業(yè)管理資源下載 提高士氣 ? 換項目經(jīng)理 – 解釋、保衛(wèi)、指責(zé)的郵件增多 – 里程碑沒有按時達(dá)到 – 越來越多的小會議 – 項目進度報告不清，更新不勤 大型企業(yè)管理資源下載 紀(jì)律 ? 紀(jì)律是保障項目成功的重要條件 ? 紀(jì)律是團隊的靈魂 ? 紀(jì)律的目的是在鼓勵正當(dāng)行為 ? 對目標(biāo)有益的紀(jì)律才值得推行 大型企業(yè)管理資源下載 如何建立紀(jì)律 ? 設(shè)定實際的目標(biāo) ? 對遵守紀(jì)律許下個人承諾 ? 有跟蹤并嚴(yán)格執(zhí)行的紀(jì)律 ? 強制承諾，從上到下，貫徹紀(jì)律 大型企業(yè)管理資源下載 為項目下定義的程序 1. 從以前相關(guān)項目的成果、客戶的可行性分析、成本 /利益概算等報告、郵件、等收集資料 2. 從項目保障人、領(lǐng)導(dǎo)那里了解核準(zhǔn)《 項目定義 》 的流程 3. 會見 所有 對項目有影響力的經(jīng)理、客戶，以了解他們的看法和定義 大型企業(yè)管理資源下載 為項目下定義的程序 4. 寫出 《 項目定義 》 草稿，特別描述“ 讀者 ” 而非 “ 項目經(jīng)理 ” 的利益 5. 準(zhǔn)備 《 項目工作計劃 》 草稿，盡量詳細(xì) 6. 書面記錄 各種 《 項目管理程序 》 7. 將 《 項目定義 》 與 《 項目管理程序 》發(fā)出，征求反饋、求得共識 大型企業(yè)管理資源下載 為項目下定義的程序 8. 根據(jù)反饋更新文檔 9. 如時間允許，再一次送出已更新文檔，征求意見，并再次依反饋更新 《 項目定義 》 與 《 項目管理程序 》 發(fā)到每一位有關(guān)人員 大型企業(yè)管理資源下載 為項目下定義的技巧 1. 《 項目工作計劃 》 與 《 項目定義 》 是互補的 2. 將大項目分割成許多小項目 ? 技術(shù)、環(huán)境變化，假設(shè)也跟著變化 ? 越大、越遠(yuǎn)，越無法清楚描述 ? 太長的延誤，有失去公司支持的風(fēng)險 大型企業(yè)管理資源下載 為項目下定義的技巧 3. 以 “ 綜合方案 ” （ Program）的方式管理相關(guān)的小項目 4. 明確項目組織架構(gòu)所有角色的責(zé)任 大型企業(yè)管理資源下載 為項目下定義的技巧 5. 規(guī)劃適當(dāng)行動以加速正式取得核準(zhǔn) ? 必須取得項目保障人、主要參與人的書面核準(zhǔn) ? 其他相關(guān)人士，可以設(shè)定期限，取得默許 ? 明白告訴其他關(guān)切本項目人士，文件只供參考 大型企業(yè)管理資源下載 為項目下定義的技巧 6. 客戶可能無法提供足夠資料 ? 只定義你現(xiàn)在所能確定的項目 ? 剩下的由下一個項目去定義 大型企業(yè)管理資源下載 為項目的成果下定義 ? 項目目的簡介：什么、為何 ? 范圍：盡量詳細(xì) ? 所需時間估算：包含估算方法、假設(shè) ? 成本估算：人工、及其他費用 ? 完成日期估算：啟始日、完成日 大型企業(yè)管理資源下載 為項目的應(yīng)交付成果下定義 ? 主要假設(shè) ? 主要風(fēng)險 ? 主要方法 ? 所需核準(zhǔn)人名單 ? 項目管理程序 大型企業(yè)管理資源下載 為項目的目標(biāo)下定義 主要目標(biāo)（ Goal） ? 宏觀描述項目想要得到的成就 ? 可能需要很大改動才能成功 ? 應(yīng)該與企業(yè)利益結(jié)合 ? 難測量 ? 綜合多個項目應(yīng)該可以達(dá)成 大型企業(yè)管理資源下載 為項目的目標(biāo)下定義 一般目標(biāo)（ Objectives）合乎 SMART ? Specificsimple：簡單、明確 ? Measurable：量化、可量 ? Achievable：實際可行 ? Rewardrelated：與賞罰有關(guān) ? Timebounded：與時間捆綁 大型企業(yè)管理資源下載 2。制定工作計劃 大型企業(yè)管理資源下載 制定工作計劃的程序 1. 細(xì)讀 《 項目定義 》 確實了解各項要求、條件 ? 采用 WBS（ Work Breakdown Structure）將工作逐層分解：