【正文】 部門職能定位 職位說明書 ?公司運作主要業(yè)務流程和各部門定位的介紹 ?收集現(xiàn)有各部門資料（包括現(xiàn)有部門職責、職位設(shè)置、各職位職責及任職資格） ?梳理公司核心流程 ?問題總結(jié) ?公司戰(zhàn)略了解 ?各部門職能的重新定位 ?各部門職責的重新描述 ?各部門反饋、交流、確認 ?各部門職位規(guī)劃 ?職位名稱規(guī)范 ?各部門反饋、交流、確認 ?編制各職位說明書 ?各部門反饋、交流、確認 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 22 1－ 信息收集的內(nèi)容 ? 請熟悉公司運作的 2到 3位人員介紹公司主要流程（核心業(yè)務流程和主要的支持流程）和各部門定位、職能 ? 收集現(xiàn)有各部門的資料，包括現(xiàn)有部門職責、職位設(shè)置及人員編制、各職位職責及任職資格等 ? 基本信息：包括職位名稱、職位編號、所屬部門、職位等級、制定日期等； ? 工作活動和工作程序：包括工作摘要、工作范圍、職責范圍、工作設(shè)備及工具、工作流程、人際交往、管理狀態(tài)等； ? 工作環(huán)境：工作場所、工作環(huán)境的危險、職業(yè)病、工作時間、工作環(huán)境的舒適程度等 ? 任職資格：年齡要求、學歷要求、能力要求、工作經(jīng)驗要求、性格要求等。 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 23 1－ 信息收集的來源 ? 工作執(zhí)行者； ? 組織的各種文字資料； ? 監(jiān)督管理者、培訓部門； ? 下屬、顧客和用戶； ? 工作分析專家、獨立的第三者等 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 24 1－ 3－ 信息收集的常用方法 ? 觀察法： 作為參與式觀察者或旁觀者 ? 在對主要由身體活動構(gòu)成的工作進行工作分析時，直接觀察是一種特別有用的方法；像門衛(wèi)、流水線上的工人和會計所做的工作； ? 主要研究工作的外顯特征，如工作負荷、工作環(huán)境、工作關(guān)系等方面； ? 也可以用來證實其他渠道所提供的信息； ? 初步了解工作的基本情況； 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 25 1－ 3－ 信息收集的常用方法 ? 三種訪談法 ? 對每個雇員進行個人訪談； ? 對做同樣工作的雇員群體進行的群體訪談； ? 對完全了解被分析工作的主管人員進行的主管人員訪談； ? 訪談法 ? 特別適用對文字理解有困難的人； ? 能夠及時控制和引導； ? 可以發(fā)現(xiàn)一些在其他情況下不可能了解到的工作活動和行為； ? 可以當場評價信息質(zhì)量，決定取舍； ? 適合提取工作的內(nèi)部信息，如任職資格、培訓需求、責任和權(quán)利等。 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 26 1－ 3－ 信息收集的常用方法 訪談法的典型提問方式： 你所做的是一種什么樣的工作？ 你所在職位的主要職責工作是什么？你用如何做的呢？ 你的工作環(huán)境與別人的有什么不同呢？ 做這項工作所需要的教育程度、工作經(jīng)歷、技能時怎樣的呢？他要求你必須具有什么樣的文憑或工作許可證？ 你都參與些什么活動？ 你的責任是什么？你工作績效的標準有哪些？ 工作對身體的要求是怎樣的？工作對情緒和腦力的要求是怎樣的？ 工作對安全和健康的影響如何？ 案例：某公司訪談問卷 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 27 1－ 3－ 信息收集的常用方法 ? 問卷法：問卷法是一種快速、高效的信息收集方法，但設(shè)計問卷并進行測量 ? 例：（管理類） ? 工作中的決策程度 ? 與人交往 ? 在教育、經(jīng)驗和性格方面需求 ? 在體力、精神努力和職位壓力方面的需求 ? 工作的保密程度 ? 特殊的溝通技能 ? 特殊的資格，列出履行職責需要的清單 ? 制定決策內(nèi)容，包括決定和控制公司的政策和法律；判斷失誤的影響；回顧你決策的程度 ? 什么是最重要的職責 ? 監(jiān)督什么職位和監(jiān)督多少職位 ? 1監(jiān)督的多樣化和復雜化程度 ? 1工作執(zhí)行的描述，包括依據(jù)標準政策、方法、程序、原理、創(chuàng)造性思維、慣例等 ? 1判斷，包括確定目標、對信息的評價、判斷的多樣化、判斷的影響和重要性 ? 1決策，包括理由、決定等 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 28 1－ 3－ 信息收集的常用方法 ? 1困難和復雜程度 ? 1正確和失誤的影響類型 ? 1準確，運用技術(shù)的準確性：技術(shù)的類型、需求程度、典型問題、正規(guī)的程序、預防失誤 ? 1錯誤的影響，錯誤的類型、錯誤的偶然性、糾正錯誤的成本、錯誤的影響范圍 ? 1對外工作關(guān)系，接觸人的類型、接觸目的、頻繁程度、接觸方式（電話）、影響人的技能和老練、占工作的比例 ? 內(nèi)部工作關(guān)系 案例：某公司職位調(diào)查問卷 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 29 1－ 3－ 信息收集的常用方法 ? 例：工作問卷的設(shè)計（一般） ? 如果你是工作是非整日的、季節(jié)的或臨時的，請解釋； ? 描述學會和執(zhí)行你的工作需要的培訓和經(jīng)驗的種類和數(shù)量。如果是特殊的訓練、技能或經(jīng)驗，請記在下面； ? 教育需求程度； ? 多長時間的工作經(jīng)驗才能象你一樣滿足職務的需求； ? 工作概要，你工作的所以目的是什么； ? 應該如何做和為什么這樣做； ? 精神或視覺的需求程度，描述精神或視覺集中 /注意的程度，在你的工作需求的情況，如極少、這個工作、持續(xù)注視； ? 設(shè)備和根據(jù)的責任，包括資金、維護或防止設(shè)備、根據(jù)損壞和丟失； ? 對材料和產(chǎn)品的責任，包括在防止資金、材料、產(chǎn)品損壞、浪費過程的控制、監(jiān)督、等； ? 對他人的安全，包括維護他人安全環(huán)境方面； ? 1工作環(huán)境，包括站、走動、坐、舉、爬蹲、跪等； ? 1外出時間，每周、月和年的比例； 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 30 1－ 3－ 信息收集的常用方法 ? 工作日志法 ： 序號 工作活動名稱 工作活動的程序 權(quán)限 時間消耗 備注 1 復印文件 審核領(lǐng)導簽字 復印 登記 執(zhí)行 45分鐘 例行 2 開介紹信 審核領(lǐng)導簽字 開信 登記 執(zhí)行 15分鐘 例行 3 起草公文 領(lǐng)會領(lǐng)導意圖 撰寫 修改 提交 需報審 2小時 偶然 4 送公文 親送 收件人簽收 委托負責 40分鐘 例行 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 31 1－ 3－ 信息收集的常用方法 ? 任務清單法： 例：總經(jīng)理辦公室 ? 總結(jié)總經(jīng)理辦公室的工作 ? 將業(yè)務動向中對公司其他部門有重大關(guān)系者向上級管理機構(gòu)報告 ? 在指定范圍內(nèi)，協(xié)調(diào)本部門的活動 ? 在指定范圍內(nèi)，協(xié)調(diào)本部門與其他部門的活動 ? 在諸如企業(yè)服務等問題上，與專家、技術(shù)顧問以及外界組織進行商談 ? 代表公司參加委員會、專門小組會議 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 32 公司戰(zhàn)略 核心價值觀 企業(yè)的愿景 戰(zhàn)略 落地 使命與追求 行業(yè)命題的思考 企業(yè)文化 事業(yè)理論 盈利模式 外部環(huán)境分析 內(nèi)部生態(tài)研究 業(yè)務領(lǐng)域 管理領(lǐng)域 市場 營銷 策略 產(chǎn)品 研發(fā) 策略 產(chǎn)品 生產(chǎn) 策略 產(chǎn)品 銷售 策略 組織 流程 再造 人力 資源 開發(fā) 資本 財務 營運 企業(yè) 文化 塑造 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 33 部門職能定位 ? 部門職能就是考慮部門所要發(fā)揮的作用以及所扮演的角色 ? 部門職能定位常常會因為各種原因進行調(diào)整 ? 職能調(diào)整直接影響到業(yè)務流程、部門職責以及職位說明書 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 34 3－ 舉例：某公司部門職能調(diào)整意見 ? 建議將改制與資本運營職能歸入同一個部門 —— 投資發(fā)展部 ? 這兩項工作聯(lián)系緊密，實施起來交叉多，分成兩個部門，增加了溝通成本 ? 這兩件工作往往是一個項目的兩個有機組成部分，分成兩個部門管理，子企業(yè)會感到不便，甚至會產(chǎn)生政出多門的感覺 ? 改制與資本運作是落實戰(zhàn)略規(guī)劃的重要組成部分，歸口由投資發(fā)展部管理，能更好的體現(xiàn)集團戰(zhàn)略意圖 ? 經(jīng)營計劃的管理是作為控股管理公司的集團公司管理下屬子企業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，目前是薄弱環(huán)節(jié)，令企管部集中精力管好這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)十分必要 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 35 3－ 舉例：某公司部門職能調(diào)整意見 ? 在資本運營中，有部分工作（例如：集團內(nèi)劃轉(zhuǎn)、兼并）現(xiàn)在還由財務部進行策劃和實施，這是歷史形成的，也應劃歸投資部承擔，以便讓財務部從財務規(guī)劃的高度管理好其本職工作； ? 人力資源部的工作應該提升到戰(zhàn)略性管理地位，這是知識經(jīng)濟時代企業(yè)管理的趨勢，現(xiàn)有的人力資源部對整個集團實施戰(zhàn)略性的管理的職能急待建立，建議將由歷史原因形成的由人力資源部在辦理的信訪管理、老干部管理、喪葬撫恤、慰問病號、防暑降溫、勞保用品管理等工作從人力資源部門的職能中劃出，分別劃歸紀檢（信訪）、工會（老干部管理、喪葬撫恤、慰問病號、防暑降溫、勞保用品管理）等部門管理，這樣做與這些部門應有的職能并不違背，又可以充實這些部門的工作內(nèi)容 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 36 流程的梳理 ? 簡單地說，流程就是做事情的順序；業(yè)務流程回答的是一項任務在組織內(nèi)如何完成的問題； ? 流程是整合組織各項資源和部門，完成某一任務（或目標）而進行的一系列邏輯相關(guān)的活動，是縱向分工與合作體系 ,有明確的輸入與輸出 ? 流程無處不在，每天都在我們身邊發(fā)生： ? 病人看病流程：生病、掛號、就診、開方、劃價、交錢、取藥、服藥、康復 ? 消費者購物流程：購買欲望、購前挑選、付款購買、使用商品、購后感受 ? 企業(yè)報銷的流程：填寫報銷單、部門領(lǐng)導審批、財務部門責任會計核對（預算、發(fā)票、部門領(lǐng)導簽字）、財務主任在授權(quán)范圍內(nèi)審批（授權(quán)外報再上一級領(lǐng)導，在其授權(quán)范圍內(nèi)再審批）、企業(yè)最高財務領(lǐng)導人簽字、出納付款、會計入帳 ? 招聘流程：部門提出用人需求、人力資源部做計劃、報批、組織招聘、甄選、各用人單位確定 北京自在基業(yè)管理咨詢有限公司 37 3－ 流程的種類 ? 一般公司有以下兩類流程：