《事務(wù)管理》ppt課件-文庫吧
2025-12-11 05:57 本頁面
【正文】 直立在文件架上，并貼有標(biāo)識(shí)予以區(qū)分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夾應(yīng)存放在文件柜里。 ? (3)專用的電話應(yīng)放在左手邊方便拿到的位置，右手記錄留言。 ? (4)電腦、打印機(jī)等用電設(shè)備宜放置在一起，便于電源接線和管理。 ? 2．恰當(dāng)放置公用物品 ? (1)文件柜里的公用文件夾應(yīng)整齊有序地?cái)[放，取用后要放回原位置，方便他人再用。 ? (2)公用辦公用品柜的物品也要放置規(guī)范，通常重的、大的放下面，輕的、小的放上面，且擺放有序，便于取用，并做到用后歸位。 ? (3)一些常用的公用物品，如電話號(hào)碼本、航班表、火車時(shí)刻表、字典等按辦公室要求放在柜子里或書架上，注意用后放回原位，不給他人帶來不便。 ? (4)接待區(qū)為訪客閱覽的宣傳品、資料以及報(bào)紙雜志應(yīng)整齊的擺放或碼放，并經(jīng)常整理，保持接待窗口的良好對外形象。 ? (四 )注意事項(xiàng) ? 1．要及時(shí)、安全、恰當(dāng)?shù)靥幚硎Ｓ辔锲贰? ? 2．協(xié)調(diào)處理工作場所出現(xiàn)的問題。 三、合理布置辦公室 ? (一 )相關(guān)知識(shí) ? 1．布置辦公室的基本要求 ? (1)采用一大間辦公室，對于光線、通風(fēng)、監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干辦公室為優(yōu)。 ? (2)使用同樣大小桌子，可增進(jìn)美觀，并促進(jìn)職員的相互平等感。 ? (3)使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀。 ? (4)將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處，若此法不可行時(shí)，亦應(yīng)規(guī)定來客須知，使來客不干擾其他部門。 ? (5)將自動(dòng)售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。 ? (6)應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。 ? (7)主管座位應(yīng)位于員工座位之后方，使主管易于觀察工作地點(diǎn)發(fā)生的事情。 ? (8)自然光應(yīng)來自桌子的左上方或斜后上方。勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。 ? (9)裝設(shè)充足的電源插座，供辦公室設(shè)備之用。 ? (10)常用的設(shè)備與檔案應(yīng)置于使用者附近，切勿將所有的檔案置于靠墻之處，檔案柜應(yīng)背對背放置。 ? 2．辦公室布置的三大原則 ? (1)有利于溝通 ? (2)便于監(jiān)督 ? 公司內(nèi)部監(jiān)督的主要特點(diǎn)是：第一、內(nèi)部監(jiān)督是一種日常監(jiān)督。第二，內(nèi)部監(jiān)督具有雙向和多維監(jiān)督的特點(diǎn)。第三，內(nèi)部監(jiān)督是一種內(nèi)部力量的約束。 ? (3)協(xié)調(diào)、舒適 ? 3．辦公室布置的具體要求 ? (1)辦公桌的排列應(yīng)按照直線對稱的原則和工作程序的順序，其線路以最接近直線為佳，防止逆流與交叉現(xiàn)象。同室工作人員應(yīng)朝同一個(gè)方向辦公，不可面面相對，以免相互干擾和閑談。 ? (2)各座位間通道要適宜，應(yīng)以事就人，不以人就事，以免往返浪費(fèi)時(shí)間。 ? (3)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)位于后方，以便監(jiān)督，同時(shí)不因領(lǐng)導(dǎo)者接洽工作轉(zhuǎn)移和分散工作人員的視線和精力。 ? (4)光線應(yīng)來自左方，以保護(hù)視力。 ? (5)常用設(shè)備應(yīng)放在使用者近處。 ? (6)電話最好是 5平方米空間范圍一部，以免接電話離座位太遠(yuǎn)，分散精力，影響效率。 ? (7)辦公室的用具設(shè)計(jì)要精美，堅(jiān)固耐用，適應(yīng)現(xiàn)代化要求 。 ? (二 )案例 第二章教學(xué)案例 .doc ? (三 )工作程序 ? 辦公室布置的程序如下： ? (1)對各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。 ? (2)列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需空間，設(shè)定其空間大小。通常辦公室的大小因各人工作性質(zhì)而異。一般而言，每人的辦公空間，大者 3m2～ 10m2，普通者 ～ 8m2即可。 ? (3)根據(jù)工作需要選配相應(yīng)家具、桌椅等，并列表記載。 ? (4)繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。 ? (5)對設(shè)備的安放提出合理建議。 四、營造健康、安全的辦公環(huán)境 ? (一 )相關(guān)知識(shí) ? 1．安全常識(shí) ? (1)學(xué)法懂法，樹立安全意識(shí)，維護(hù)公司的利益，保護(hù)自己合法的勞動(dòng)權(quán)益。 ? (2)上崗前學(xué)習(xí)了解有關(guān)安全生產(chǎn)、勞動(dòng)保護(hù)的規(guī)定和本組織的規(guī)章制度，并自覺地遵守執(zhí)行。 ? (3)主動(dòng)識(shí)別工作場所存在的隱患，并在職權(quán)范圍內(nèi)排除。 ? (4)發(fā)現(xiàn)工作場所有異常情況或險(xiǎn)情時(shí)，應(yīng)立即準(zhǔn)確、清晰地向主管報(bào)告。 ? (5)按照設(shè)備安全操作規(guī)程操作設(shè)備，識(shí)別運(yùn)行中存在的隱患，在職權(quán)范圍內(nèi)排除。 ? (6)發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即報(bào)告，并填寫 “ 設(shè)備故障登記表 ” 。 ? 2．辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患 ? (1)地、墻、天花板、門、窗中的隱緩，如離開辦公室前不鎖門。 ? (2)室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道方面的隱患，如光線不足或光線耀眼。 ? (3)辦公家具方而的隱患，如電腦鍵盤桌面過高，難以用正確的姿態(tài)操作。 ? (4)辦公設(shè)備及操作中的隱患，如設(shè)備電器插頭打火或電線磨損裸露。 ? (5)工作中疏忽太意造成傷害的隱患，如站在帶輪的椅子上舉放物品。 ? (6)工作中疏忽大意造成失密的隱患，如復(fù)印時(shí)將保密原件忘在復(fù)印機(jī)玻璃板上。 ? (7)火災(zāi)或消防中的隱患，如亂扔煙頭，在滅火器前堆放物品。 ? (1)辦公區(qū)建筑必須堅(jiān)固安全，地面、墻面、天花板完好整潔，門窗開啟靈活能鎖，室內(nèi)有基本裝修。 ? (2)光線應(yīng)充足，局部照明要達(dá)到要求，且燈光不閃爍，直射的窗戶應(yīng)安裝擋板
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