《事務管理》ppt課件-全文預覽
【正文】 ； ? ，通常兼職人員自己備有專用設備 ； ? ，有動力，有效益 ； ? ，做愿意做的事，有成就感 。 ? (6)一些企業(yè)的組織結構進行了改變，需要用人制度相應改變。 ? (2)城市中日益嚴重的交通擁擠問題和上班高峰時段的困難，使人們在工作模式上重新安排。 ? ⑤ 安排彈性時間工作，要注意避免節(jié)假日前夕或周末下午出現(xiàn)無人的現(xiàn)象。 ? (5)彈性時間 ? ① 彈性時間工作模式只適用于某些部門，有些部門必須保持正常的上班時間。 ? ② 當工作人員在家中或其他遠程位置工作時，需要給他們提供計算機。 ? ③ 在家工作人員的上司應經(jīng)常與之聯(lián)系，要求督察員工的工作。 ? (8)交叉工作。 ? (4)臨時辦公桌。 ? (3)發(fā)現(xiàn)個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進，直到解決。當晚下班前，行政經(jīng)理以此事為例向所有員工再次強調(diào)一定要遵守設備安全操作規(guī)程。 ? 秘書在對辦公環(huán)境和辦公設備進行安全方面的檢查時，可以對照上述各項。 ? (11)辦公室提供飲水并符合健康、安全要求。 ? (7)辦公家具要滿足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作臺面、座椅、各種存儲設備及必要的鎖等。 ? (3)濕度要適宜，根據(jù)天氣設置供暖供冷設備，最好室溫不低于 16℃ 。 ? (6)工作中疏忽大意造成失密的隱患，如復印時將保密原件忘在復印機玻璃板上。 ? (2)室內(nèi)光線、溫度、通風、噪音、通道方面的隱患，如光線不足或光線耀眼。 ? (4)發(fā)現(xiàn)工作場所有異常情況或險情時，應立即準確、清晰地向主管報告。 ? (5)對設備的安放提出合理建議。通常辦公室的大小因各人工作性質而異。 ? (7)辦公室的用具設計要精美，堅固耐用，適應現(xiàn)代化要求 。 ? (3)領導者應位于后方，以便監(jiān)督，同時不因領導者接洽工作轉移和分散工作人員的視線和精力。第三，內(nèi)部監(jiān)督是一種內(nèi)部力量的約束。 ? (9)裝設充足的電源插座，供辦公室設備之用。 ? (6)應預留充分的空間，以備最大的工作負荷的需要。 ? (2)使用同樣大小桌子，可增進美觀，并促進職員的相互平等感。 ? (4)接待區(qū)為訪客閱覽的宣傳品、資料以及報紙雜志應整齊的擺放或碼放，并經(jīng)常整理，保持接待窗口的良好對外形象。 ? (4)電腦、打印機等用電設備宜放置在一起，便于電源接線和管理。 ? (4)接待區(qū)為訪客閱覽的宣傳品、資料以及報紙雜志等。 二、恰當放置物品 ? (一 )相關知識 ? 1．常用個人辦公物品 ? (1)紙簿類 (2)筆尺類 (3)小裝訂類 (4)歸檔用品 (5)辦公設備專用易耗品等。 ? ② 清理過期的文件。 ? ③ 參考書：常用的放在桌面或容易存取的抽屜中，較少使用的放到書柜里。 ? (4)對上司辦公室的花卉、盆景，要及時澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機；對辦公室內(nèi)的金魚，要及時喂食、清排魚缸內(nèi)的濁物，保持水質的清潔。 ? (4)注意發(fā)現(xiàn)在辦公設備、室內(nèi)光線、溫度、通風、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患，并及時提出建議或通知有關人員進行整改。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。 ? 秘書小王每天都認真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。 ? (7)下班前檢查。 ? (5)經(jīng)常檢查。 ? (3)經(jīng)常消毒。 ? (1)保持清潔。 ? 軟環(huán)境的要求：（ 1）改善人際環(huán)境（ 2）提高個人素質。 ? 軟環(huán)境：人際環(huán)境、氣氛環(huán)境、工作作風。 ? 3．個人工作環(huán)境的要求 ? 個人辦公區(qū)是指秘書人員自己的辦公室、辦公間以及直接用于個人辦公的設備和用品。經(jīng)常保持辦公桌面的清潔、整齊、美觀，不亂放零散物品，不放置個人的生活用品。來訪者用過的茶具應及時清潔干凈，并重新擺好，用過的一次性口杯應及時清理。報紙、雜志、資料、文件等要及時進行清理，擺放到文件柜等固定地點存放。每當她看到復印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環(huán)境的整潔。 ? 秘書小李上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆的滿滿當當，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的 “ 訪客接待本 ” 也總是找不到。 ? (3)對文件柜、檔案柜、書架、物品柜等公用資源要經(jīng)常注意清理，對報刊、文件及公用的辦公用品，用后要及時放歸原處，保持整潔有序。 ? (3)經(jīng)上司授權后，定期對上司的文件柜進行清理，將文件資料歸類保管存放，將一些無用的文件及時清退或銷毀。 3．整理個人工作環(huán)境 ? (1)辦公桌的必備物品及其整理 ? ① 電話：放在觸手可及的地方 ? ② 電腦：不讓待復信件、報告或者備忘錄覆蓋鍵盤，不在電腦屏幕周圍貼小紙貼。 ? (2)整理辦公桌的技巧 ? ① 將不常用的東西轉移到其他的地方。 ? ⑤ 清理舊的閱讀材料。 ? (3)公用電話號碼本、航班表、火車時刻表、字典等。 ? (3)專用的電話應放在左手邊方便拿到的位置，右手記錄留言。 ? (3)一些常用的公用物品，如電話號碼本、航班表、火車時刻表、字典等按辦公室要求放在柜子里或書架上，注意用后放回原位，不給他人帶來不便。 三、合理布置辦公室 ? (一 )相關知識 ? 1．布置辦公室的基本要求
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