《事務(wù)管理》ppt課件-全文預(yù)覽
【正文】 ； ? ，通常兼職人員自己備有專用設(shè)備 ； ? ，有動(dòng)力，有效益 ； ? ，做愿意做的事，有成就感 。 ? (6)一些企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改變，需要用人制度相應(yīng)改變。 ? (2)城市中日益嚴(yán)重的交通擁擠問題和上班高峰時(shí)段的困難，使人們在工作模式上重新安排。 ? ⑤ 安排彈性時(shí)間工作，要注意避免節(jié)假日前夕或周末下午出現(xiàn)無人的現(xiàn)象。 ? (5)彈性時(shí)間 ? ① 彈性時(shí)間工作模式只適用于某些部門，有些部門必須保持正常的上班時(shí)間。 ? ② 當(dāng)工作人員在家中或其他遠(yuǎn)程位置工作時(shí)，需要給他們提供計(jì)算機(jī)。 ? ③ 在家工作人員的上司應(yīng)經(jīng)常與之聯(lián)系，要求督察員工的工作。 ? (8)交叉工作。 ? (4)臨時(shí)辦公桌。 ? (3)發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)，直到解決。當(dāng)晚下班前，行政經(jīng)理以此事為例向所有員工再次強(qiáng)調(diào)一定要遵守設(shè)備安全操作規(guī)程。 ? 秘書在對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全方面的檢查時(shí)，可以對(duì)照上述各項(xiàng)。 ? (11)辦公室提供飲水并符合健康、安全要求。 ? (7)辦公家具要滿足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作臺(tái)面、座椅、各種存儲(chǔ)設(shè)備及必要的鎖等。 ? (3)濕度要適宜，根據(jù)天氣設(shè)置供暖供冷設(shè)備，最好室溫不低于 16℃ 。 ? (6)工作中疏忽大意造成失密的隱患，如復(fù)印時(shí)將保密原件忘在復(fù)印機(jī)玻璃板上。 ? (2)室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道方面的隱患，如光線不足或光線耀眼。 ? (4)發(fā)現(xiàn)工作場所有異常情況或險(xiǎn)情時(shí)，應(yīng)立即準(zhǔn)確、清晰地向主管報(bào)告。 ? (5)對(duì)設(shè)備的安放提出合理建議。通常辦公室的大小因各人工作性質(zhì)而異。 ? (7)辦公室的用具設(shè)計(jì)要精美，堅(jiān)固耐用，適應(yīng)現(xiàn)代化要求 。 ? (3)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)位于后方，以便監(jiān)督，同時(shí)不因領(lǐng)導(dǎo)者接洽工作轉(zhuǎn)移和分散工作人員的視線和精力。第三，內(nèi)部監(jiān)督是一種內(nèi)部力量的約束。 ? (9)裝設(shè)充足的電源插座，供辦公室設(shè)備之用。 ? (6)應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。 ? (2)使用同樣大小桌子，可增進(jìn)美觀，并促進(jìn)職員的相互平等感。 ? (4)接待區(qū)為訪客閱覽的宣傳品、資料以及報(bào)紙雜志應(yīng)整齊的擺放或碼放，并經(jīng)常整理，保持接待窗口的良好對(duì)外形象。 ? (4)電腦、打印機(jī)等用電設(shè)備宜放置在一起，便于電源接線和管理。 ? (4)接待區(qū)為訪客閱覽的宣傳品、資料以及報(bào)紙雜志等。 二、恰當(dāng)放置物品 ? (一 )相關(guān)知識(shí) ? 1．常用個(gè)人辦公物品 ? (1)紙簿類 (2)筆尺類 (3)小裝訂類 (4)歸檔用品 (5)辦公設(shè)備專用易耗品等。 ? ② 清理過期的文件。 ? ③ 參考書：常用的放在桌面或容易存取的抽屜中，較少使用的放到書柜里。 ? (4)對(duì)上司辦公室的花卉、盆景，要及時(shí)澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機(jī)；對(duì)辦公室內(nèi)的金魚，要及時(shí)喂食、清排魚缸內(nèi)的濁物，保持水質(zhì)的清潔。 ? (4)注意發(fā)現(xiàn)在辦公設(shè)備、室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患，并及時(shí)提出建議或通知有關(guān)人員進(jìn)行整改。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。 ? 秘書小王每天都認(rèn)真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。 ? (7)下班前檢查。 ? (5)經(jīng)常檢查。 ? (3)經(jīng)常消毒。 ? (1)保持清潔。 ? 軟環(huán)境的要求：（ 1）改善人際環(huán)境（ 2）提高個(gè)人素質(zhì)。 ? 軟環(huán)境：人際環(huán)境、氣氛環(huán)境、工作作風(fēng)。 ? 3．個(gè)人工作環(huán)境的要求 ? 個(gè)人辦公區(qū)是指秘書人員自己的辦公室、辦公間以及直接用于個(gè)人辦公的設(shè)備和用品。經(jīng)常保持辦公桌面的清潔、整齊、美觀，不亂放零散物品，不放置個(gè)人的生活用品。來訪者用過的茶具應(yīng)及時(shí)清潔干凈，并重新擺好，用過的一次性口杯應(yīng)及時(shí)清理。報(bào)紙、雜志、資料、文件等要及時(shí)進(jìn)行清理，擺放到文件柜等固定地點(diǎn)存放。每當(dāng)她看到復(fù)印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺(tái)，廢紙桶滿了沒人倒，都及時(shí)做些清潔整理工作，以維護(hù)辦公環(huán)境的整潔。 ? 秘書小李上班匆匆忙忙，接待室的窗臺(tái)布滿灰塵，辦公桌上堆的滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的 “ 訪客接待本 ” 也總是找不到。 ? (3)對(duì)文件柜、檔案柜、書架、物品柜等公用資源要經(jīng)常注意清理，對(duì)報(bào)刊、文件及公用的辦公用品，用后要及時(shí)放歸原處，保持整潔有序。 ? (3)經(jīng)上司授權(quán)后，定期對(duì)上司的文件柜進(jìn)行清理，將文件資料歸類保管存放，將一些無用的文件及時(shí)清退或銷毀。 3．整理個(gè)人工作環(huán)境 ? (1)辦公桌的必備物品及其整理 ? ① 電話：放在觸手可及的地方 ? ② 電腦：不讓待復(fù)信件、報(bào)告或者備忘錄覆蓋鍵盤，不在電腦屏幕周圍貼小紙貼。 ? (2)整理辦公桌的技巧 ? ① 將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方。 ? ⑤ 清理舊的閱讀材料。 ? (3)公用電話號(hào)碼本、航班表、火車時(shí)刻表、字典等。 ? (3)專用的電話應(yīng)放在左手邊方便拿到的位置，右手記錄留言。 ? (3)一些常用的公用物品，如電話號(hào)碼本、航班表、火車時(shí)刻表、字典等按辦公室要求放在柜子里或書架上，注意用后放回原位，不給他人帶來不便。 三、合理布置辦公室 ? (一 )相關(guān)知識(shí) ? 1．布置辦公室的基本要求
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