《辦公室的環(huán)境管理》ppt課件-文庫(kù)吧
2024-12-20 02:13 本頁(yè)面
【正文】 問(wèn)候、告知自己姓名 您好！我是 ╳ ╳ 公司 ╳ ╳ 部的 ╳ ╳ 一定要報(bào)出自己的姓名 講話(huà)時(shí)要有禮貌 確認(rèn)對(duì)象 請(qǐng)問(wèn) ╳ 先生在嗎？ 必須要確認(rèn)電話(huà)的對(duì)方 如與要找的人接通電話(huà)后，應(yīng)重新問(wèn)候 電話(huà)內(nèi)容 打電話(huà)是想向您咨詢(xún)一下關(guān)于某事 … 對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)字等進(jìn)行準(zhǔn)確的傳達(dá) 說(shuō)完后可總結(jié)所說(shuō)內(nèi)容的要點(diǎn) 結(jié)束語(yǔ) “謝謝 ”“ 麻煩您了 ” 、 “ 那就拜托您了 ” 等 語(yǔ)氣誠(chéng)懇、態(tài)度和藹 放回聽(tīng)筒 等對(duì)方放下電話(huà)后再輕輕放回電話(huà)機(jī)上 重點(diǎn) 要考慮打電話(huà)的時(shí)間（對(duì)方此時(shí)是否有時(shí)間或者方便） 注意確認(rèn)對(duì)方的電話(huà)號(hào)碼、單位、姓名，以避免打錯(cuò)電話(huà) 準(zhǔn)備好所需要用到的資料、文件等 講話(huà)的內(nèi)容要有次序，簡(jiǎn)潔、明了 注意通話(huà)時(shí)間，不宜過(guò)長(zhǎng) 要使用禮貌語(yǔ)言 接電話(huà)的流程 順序 基本用語(yǔ) 注意事項(xiàng) 拿起聽(tīng)筒，告知自己的姓名 “您好，大名實(shí)業(yè) ╳╳ 部╳╳╳ ” 接電話(huà)時(shí)，不使用 “ 喂 —”回答 告知對(duì)方自己的姓名 確認(rèn)對(duì)方 請(qǐng)問(wèn)您是哪一位？ 必須對(duì)對(duì)方進(jìn)行確認(rèn) 聽(tīng)取來(lái)電用意 “是這樣的”“是的”“好的” 必要時(shí)應(yīng)進(jìn)行記錄 確認(rèn)來(lái)電事宜 這件事情我已經(jīng)明白了 還有什么需要幫助您的？ 確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象和事由 如是傳言必須記錄下電話(huà)時(shí)間和留言人 結(jié)束語(yǔ) “請(qǐng)放心 ” 、 “ 我一定轉(zhuǎn)達(dá) ” 、 “ 謝謝 ” 、 “ 再見(jiàn) ” 等 放回電話(huà)聽(tīng)簡(jiǎn) 重點(diǎn) 電話(huà)鈴響在 3聲之內(nèi)接起。 告知對(duì)方自己的姓名。 電話(huà)機(jī)旁準(zhǔn)備好紙筆進(jìn)行記錄。 確認(rèn)記錄下的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象和事件等重要事項(xiàng)。 使用禮貌語(yǔ)言 。 打錯(cuò)電話(huà)要有禮貌地回答，讓對(duì)方重新確認(rèn)電話(huà)號(hào)碼 。 代接電話(huà)的流程 ?來(lái)電找的人不在 鈴聲響起拿起聽(tīng)筒、報(bào)出名字及問(wèn)題 告訴對(duì)方要找的人不在 請(qǐng)教對(duì)方姓名 主動(dòng)詢(xún)問(wèn)是否要留言 再確認(rèn)留言?xún)?nèi)容 禮貌性的結(jié)束電話(huà) 掛電話(huà) ?來(lái)電找的人正在接電話(huà) 鈴聲響起拿起聽(tīng)筒 報(bào)出名字及問(wèn)候 請(qǐng)教對(duì)方姓名 /告訴對(duì)方要找的人正在接電話(huà) 對(duì)方要求等一會(huì) 對(duì)方要求留言 告訴受電者來(lái)電者姓名 注意等待的時(shí)間 注意事項(xiàng) ? 態(tài)度上應(yīng)謹(jǐn)慎、禮貌、親切 ? 聲調(diào)、音量適中，速度不急不慢。 試想我們嘴巴說(shuō)謝謝，心里卻把對(duì)方恨得牙癢癢的，受話(huà)者必也能感覺(jué)出您的心不甘情不愿。同樣是一句話(huà)，何不說(shuō)得漂亮一些，讓人心情舒暢呢？ ? 常將請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起掛在嘴邊。 ? 常說(shuō) “ 您 ” 取代 “ 你 ” ，多說(shuō) “ 我們公司，咱們公司 ” ，少說(shuō) “ 你們公司 ” ，讓對(duì)方有一種被認(rèn)同的感覺(jué)，一下子縮短了彼此的距離，相信要做進(jìn)一步的深談要求都會(huì)比較容易。 ? 撥電話(huà)時(shí)，電話(huà)接通后應(yīng)告知自已的部門(mén)、姓名。 ? 移動(dòng)電話(huà)禮儀： ? （ 1）使用移動(dòng)電話(huà)要注意場(chǎng)合 ? 劇場(chǎng)、音樂(lè)廳、閱覽室、法庭、會(huì)議室、課堂等；飛機(jī)上、醫(yī)院、加油站等。 ? （ 2）注意通話(huà)方式 ? （ 3）注意文明攜帶 ? （ 4）注意保密 （二）、郵件收發(fā)： 郵件收發(fā)的程序和要求： （ 1）、分類(lèi)：根據(jù)郵件的性質(zhì)； A、電報(bào)、特快專(zhuān)遞、航空件等急件； B、政府部門(mén)或上級(jí)的公文 。 C、業(yè)務(wù)往來(lái)公函； D、寫(xiě)明上司親啟的信函； E、匯票、匯款單； F、包裹、印刷品； G、同事的私人信件； （ 2）、拆封： A、寫(xiě)明上司或同事親啟的私人信函，不可拆開(kāi)； 如誤拆，應(yīng)立即封口并標(biāo)明“誤拆”，同時(shí)簽字 。 B、拆封時(shí)不能隨手撕開(kāi)，以免撕壞信件內(nèi)容和郵戳； 應(yīng)倒置，待信件滑落一側(cè)再用剪刀從封口處剪開(kāi)； C、查看信封內(nèi)有無(wú)附件，如單據(jù)、名片、鈔票等 D、信封切忌不能隨意扔掉，應(yīng)把文件和信封裝訂 起來(lái)，以免忘記郵戳、地址或電話(huà)等； （ 3）、登記：除了私人信件外，其他郵件均須登記； 登記注意事項(xiàng)： 編號(hào)、收到日期、發(fā)出日期、發(fā)出單位、受閱人或 部門(mén)、郵件種類(lèi)、處理辦法、地址、電話(huà)、備注 （ 4）、分送： A、上司親收件應(yīng)立即呈送； B、歸口
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