【正文】 于同他人合作，密切配合 ，步調(diào)一致 B．應該有自己的個性，盡可能表現(xiàn)的與眾不同 C．配備文秘人員時遵從異質結合的原則 D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任 4．為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項工作應該改進（ D ） A．合理設計辦公室的工作流程 B．盡可能定量控制辦公室工作 C．重復性的工作盡量由機器完成 D．工作人員工作盡可能專門化、單一化 5．文員在收取郵件時，不正確的做法是（ D ）。 A．郵件有無損當面指出，并在郵件上注明： “郵件收到即如此” B．文員每天的開箱次數(shù)應和郵局投遞次數(shù)一致，盡可能與送達時間相合拍 C．文員到達辦公室的第一件事是檢查電子郵箱里的郵件 D．為提高辦事效率，應帶著郵件去辦理其他事情 6．下列接受名片時唯一正確的做法是（ A ）。 A．接受名片時要用雙手 B．大聲念出名片上的頭銜 C．接過名片馬上放入兜內(nèi) D．傳遞名片將正面朝向自己 7．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰 當?shù)模? C ） A．協(xié)助簽到 B．分發(fā)資料 C．作會議記錄時離開會議室接聽電話 D．暫時保管與會者的物品 8．以下關于說話的要領中，哪一項不適宜（ B ） A．語句要簡短 B．由過程先說 C．利用重復的效果 D．說話時考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊語言 9．上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應（ A ） A．通知上司家人把衣服送達 B．自己到上司家里去拿 C．讓上司自己去家里更換 D．去買新的服裝 專業(yè)好文檔 第 6 頁 共 27 頁 10．接受忠告的反應應該是（ D ） A．弄清對方的用意 B．盡量分清責任 C．應辯解說：“那是因為??” D．切勿感情用事 二、判斷題（正確打“√”，錯誤打“ 。每小題 1 分，共 10 分） 1．辦公室工作人員對工作認真負責的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。 （ ） 2．文員應避 免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。 （ √ ） 3．兩個電話鈴同時響起時，文員要同時對兩個電話講話。 （ ） 4．上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握。 （ ） 5．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。 （ √ ） 6．當上司要求文員協(xié)助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。 （ √ ） 7．英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。 （ ） 8．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度、分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。 （ √ ） 9．介紹信的正本和存根必須一致，同時可以出具空白介紹信。 （ ） l0．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。 （ ） 三、簡答題（每小題 10 分，共 20分） 1．文員處于社交場合時，引出的話題哪些是屬于合適的？哪些是不合適的？ 1．合適的話題： （ 1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題； （ 2）一般人喜聞樂見的話題；（ 3）顯示地方或民族色彩的話題； （ 4）比較高雅的話題，如中外名著、展覽會等； （ 5）積極、健康的生活體驗的話題。風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話。 不合適的話題包括： （ 1）應當忌諱的話題； 專業(yè)好文檔 第 7 頁 共 27 頁 （ 2）令人不快的話題。過于敏感的話題； （ 3）自己不甚熟悉的話題?？湟约旱脑掝}； （ 4）庸俗的、色情的話題； （ 5）不宜談論的保密的話題。 2．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 2．有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設置日 程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 人工提示系統(tǒng)的做法：設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提示性備忘錄、準備約會表、準備特殊提示卡、準備交往提示文件。 四、設計題（每題 10 分，共 20 分） 1． 辦公室主任吩咐文員小李設計一份電話記錄單，你若是小李應如何設計？ 來電單位 來電號碼 來電者姓名 分機 來電時間 年 月 日 時 分 BP 機或手機 內(nèi)容摘要： 上司批示 處理結果 記錄人 2． 總經(jīng)理要與 公司總裁談某項業(yè)務工作，文員替總經(jīng)理安排這個約會，應該怎么做？ 首先，用寫信的方式定約，等對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員確認； 其次，正確告知總經(jīng)理的姓名、目的、時間、地點、方式（早餐會、午餐會等）、所需要的時間等，日期的確定應有彈性，告知你或總經(jīng)理的聯(lián)系電話。 第三，決定時間、地點時，要注意： （一）星期一早上、周末下午、即將下班之前、午餐前后、對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子、公司有重大活動時，不要安排約會； （二）地點必須選擇對方比較方便的地方，還應考慮禮儀規(guī)格、是否需保密、是 否需就餐等； （三）如對約會地點沒有充分把握，應事先調(diào)查路線、如何前往、房間大小、桌子的配置等； （四）約定好后向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。如有必要，還應準備約會所需要的文件資料。 五、案例分析題（每小題 20 分，共 40分） 1．某公司聘任文員鄒某上班處理郵件時，正巧趕上接聽電話，他一手操持電話，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，并順手拿過筆在“收件人”處簽了字。打完電話，他急忙把所有的信封都剪開了，忙亂中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。這時，他抽出所有的信紙，放在一邊， 而把專業(yè)好文檔 第 8 頁 共 27 頁 所有的信封放在了另一邊，并開始閱讀郵件。當閱讀到寫有：“親愛的??”一封信時，他意識到拆錯了信，匆匆將信裝進一個信封，并用膠水粘了起來。在處理其他信件時，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，他把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片遞給他，讓他打印一個寄往美國的信封，小鄒按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。 你認為小鄒處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。 1．（ 1）收領郵件應該把以前的信件另外放開，以免混淆，應在清點后才能簽字； （ 2）首先應分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆； （ 3）不能把回信地址剪掉，檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去； （ 4）拆錯信，應在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他（她）道歉。 （ 5）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。寄往美國的信件信封地址位置寫錯了。 2．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題： （ 1）方舟利亞公司 2020 年 2 月份經(jīng)理會議 記錄； （ 2）方舟利亞公司致澳門興盛福瑞公司關于合作事宜的函； （ 3）市物價局關于物價檢查的通知； （ 4）方舟利亞公司 2020 年銷售計劃； （ 5）方舟利亞公司 2020 年 4 月份經(jīng)理會議記錄； （ 6）市工商局關于年檢工作的通知； （ 7）澳門興盛福瑞公司關于合作事宜給利華公司的復函； （ 8）方舟利亞公司 2020 年 6 月份經(jīng)理會議記錄； （ 9）方舟利亞公司與澳門興盛福瑞公司會議紀要； （ 10）市稅務局關于稅務自查的通知； （ 11）方舟利亞公司 2020 年 8 月份經(jīng)理會議記錄； （ 12）方舟利亞公司 2020 年銷售工作總 結。 答：案卷一： （ 1）方舟利亞公司 2020 年 2 月份經(jīng)理會議記錄； （ 5）方舟利亞公司 2020 年 4 月份經(jīng)理會議記錄； （ 8）方舟利亞公司 2020 年 6 月份經(jīng)理會議記錄； （ 11）方舟利亞公司 2020 年 8 月份經(jīng)理會議記錄； 標題：方舟利亞公司 2020 年經(jīng)理會議記錄 案卷二： （ 4）方舟利亞公司 2020 年銷售計劃； （ 12）方舟利亞公司 2020 年銷售工作總結。 標題：方舟利亞公司 2020 年銷售工作計劃、總結 案卷三： （ 3）市物價局關于物價檢查的通知； （ 6）市工商局關于年檢工作的通知； （ 10）市稅務局關于 稅務自查的通知； 標題：市工商局、物價局、稅務局關于年檢、物價、稅務自查的通知 案卷四： （ 4）方舟利亞公司致澳門興盛福瑞公司關于合作事宜的函； （ 7）澳門興盛福瑞公司關于合作事宜給方舟利亞公司的復函； 專業(yè)好文檔 第 9 頁 共 27 頁 （ 9）方舟利亞公司與澳門興盛福瑞公司會議紀要； 標題： 方舟利亞 公司與 澳門興盛福瑞 公司關于合作事宜的函件、會議紀要 試卷代號： 2180 中央廣播電視大學 2020— 2020 年度第一學期“開放專科”期末考試 辦公室管理 試題 2020 年 1 月 1． A 2． B 3． C 4． A 5． A 6. D 7． A 8． C 9． D 10． B 一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1 分，共 10 分） 1．在辦公室的布置方面，（ A ）的位置是上座。 A．離入口最遠 B．離入口最近 C．靠近門口 D．靠近窗口 2．在文員工作以及辦公環(huán)境等方面，下面選項中哪種行為不合時宜？（ B ） A．準備一些敞開的文件夾，貼上相應的標識條 B．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方 C．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理 D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密 3．文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（ C ） A．定好目標，把想做或需要做的事情 寫下來 B．盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做 C．每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力 D．對每一項工作作出安排，定好最后期限 4．為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項工作應該改進？（ A ） A．工作人員工作盡可能專門化、單一化 B．盡可能定量控制辦公室工作 C．重復性的工作盡量由機器完成 D．合理設計辦公室的工作流程 5．以下哪些接打電話的行為是不正確的？（ A ） A． 受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊 B．給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上 C．做記錄時可以在便箋下墊一張復寫紙，以防遺失后備用 D．中途因有事需放下電話請對方等待時，應把話筒朝下放置 6．在公務專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼后習慣用（ D ）。 A．“頃悉”、“際此” B．“謹啟”、“鈞啟” C．“臺鑒”、“惠鑒”