【正文】 和考試要求 本部分的考試目的是要測試應(yīng)考人員 對物業(yè)管理檔案的分類、收集與整理、檢索利用與保存等相關(guān)理論與技術(shù)，以及物業(yè)管理信用檔案的內(nèi)容和管理等知 識的掌握程度和綜合運(yùn)用能力。 考試基本要求 掌握 ：物業(yè)管理檔案的收集、整理和利用，物業(yè)管理信用檔案的內(nèi)容與管理。 熟悉 ：物業(yè)管理檔案的檢索與保存。 了解 ：物業(yè)管理檔案的分類和其他相關(guān)知識。 第十二章 物業(yè)管理檔案管理 齊全完整、檢索便捷的物業(yè)管理檔案系統(tǒng)，是物業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，是做好物業(yè)管理服務(wù)工作的一個(gè)必要條件，也是物業(yè)服務(wù)企業(yè)的一項(xiàng)基本功。物業(yè)管理檔案管理包括物業(yè)管理檔案的概念、分類、收集整理和保管利用等內(nèi)容。 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 一、檔案的定義 檔案是歷史的原始記 錄。此定義包括兩層涵義：一是經(jīng)過歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內(nèi)容。如施工圖紙，在工程竣工驗(yàn)收之前，它是正在使用的文件，既非原始記錄，也非檔案；在工程竣工驗(yàn)收后，經(jīng)過歸檔保存后的施工圖紙，以及所記載的設(shè)計(jì)內(nèi)容就是該項(xiàng)目的歷史原始記錄，即檔案。 二、物業(yè)管理檔案的內(nèi)容 物業(yè)管理檔案的內(nèi)容包括物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料和驗(yàn)收文件，業(yè)主 (或物業(yè)使用人 )的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料，物業(yè)運(yùn)行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄和物業(yè)管理公司行政管理以及物業(yè)管理相關(guān)合同資料等。 三、物業(yè)管理檔案的分類方法（ 了解） 物業(yè)管理檔案是直接記載物業(yè)及物業(yè)管理各個(gè)方面的歷史記錄。物業(yè)管理常用的檔案分類方法有以下幾種。 (一 )年度分類法 年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。 特點(diǎn)：按年度分類符合檔案按年度形成的特點(diǎn)和規(guī)律，能夠保持檔案在形成時(shí)間方面的聯(lián)系，可以反映出立檔單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展的變化情況，便于按年度查閱和利用檔案。 (二 )組織機(jī)構(gòu)分類法 組織機(jī)構(gòu)分類法：按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，把全宗內(nèi)的檔案分成各個(gè)類別。 特點(diǎn)：能保持全宗內(nèi)文件在來源方面的聯(lián)系，客觀反映各組織機(jī)構(gòu)工作活 動(dòng)的歷史面貌，便于按一定專業(yè)查閱檔案。 (三 )事件分類法 事件分類法：按照全宗內(nèi)檔案反映的事件進(jìn)行分類，又稱為事由分類法或問題分類法。 特點(diǎn)：能較好地保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系，使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起，既能較突出地反映立檔單位主要工作活動(dòng)的面貌，又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱利用檔案。 物業(yè)服務(wù)企業(yè)檔案的分類應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的情況和檔案管理的要求，采用相應(yīng)的分類方法。 四、物業(yè)管理檔案存放 為了方便檢索利用，歸檔整理后的案卷需要按分類方法進(jìn)行分類存放。首先，檔案應(yīng)當(dāng)有專門的檔案室，檔案室的大小應(yīng)由未來檔案 的可能數(shù)量和一定的余量來確定。其次，要選擇文件架和文件柜，物業(yè)管理公司可以根據(jù)自身需要和經(jīng)濟(jì)條件進(jìn)行選擇，一般檔案量不大的小型物業(yè)管理公司可以考慮采用小型文件架或文件柜來存放案卷，管理面積較大的物業(yè)公司應(yīng)考慮采用更大的檔案室并采用文件架存放案卷。 確定了案卷存放的工具和分類方法之后，就可以根據(jù)分類方法對存放工具進(jìn)行編目，即明確哪個(gè)文件架或文件柜將存放哪一類檔案并作出明顯的標(biāo)記，以便于存放和檢索取用。 (1)物業(yè)承接查驗(yàn)期收集整理的檔案 是物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案 ，這類檔案比較重要，一般須長期存放。而且這類檔案隨時(shí)間推 移而增減的情況不多，這類檔案應(yīng)專架或?qū)９翊娣拧? (2)物業(yè)入住期收集整理的檔案是 客戶資料檔案 ，這類檔案存放期長，檢索頻度較高，隨時(shí)間推移會(huì)發(fā)生有限增加，因此這類檔案架或柜應(yīng)留有余量。 (3)物業(yè)日常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復(fù)雜隨時(shí)間推移會(huì)不斷增加。一般存放期不長，會(huì)有相當(dāng)多的案卷因存放到期而移出或銷毀。 檔案案卷在進(jìn)行上架排列時(shí)，物業(yè)管理檔案一般應(yīng)按檔案案卷所反映的事件 專題、重要程度和時(shí)間序列的順序進(jìn)行排列，同時(shí)要對每一案卷進(jìn)行編號以固定每一案卷的具體位置，方便今后的編目和查閱。 第二節(jié) 物業(yè) 管理檔案的收集與整理（掌握） 物業(yè)管理檔案的收集整理一般是按照物業(yè)管理的流程分類進(jìn)行的，通常包括物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案、物業(yè)入住期檔案和物業(yè)日常管理期檔案等的收集整理。 一、物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集與整理 (一 )物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn) 物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集內(nèi)容主要是被承接查驗(yàn)物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬、技術(shù)和驗(yàn)收文件，一般稱為物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案。這類檔案收集的特點(diǎn)是： 1． 收集期間較集中 ，一般集中在物業(yè)承接查驗(yàn)階段，并與承接查驗(yàn)同步進(jìn)行； 2．檔案收集的 技術(shù)要求高 ，涉及面廣，對物業(yè)管理公司的技 術(shù)力量是一個(gè)重要的考驗(yàn)，收集處理不全或遺漏，會(huì)對今后的物業(yè)管理工作造成長遠(yuǎn)的影響。例如，建筑的驗(yàn)收涉及土建設(shè)計(jì)、施工等方面，中央空調(diào)、電梯等附屬設(shè)施設(shè)備涉及機(jī)械制造、制冷、電機(jī)、微電子和電腦等各個(gè)技術(shù)領(lǐng)域，對相關(guān)技術(shù)人才和管理人才的要求較高。 (二 )物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的范圍 物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集范圍較為明確，主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗(yàn)收文件檔案，檔案收集的 索取對象較單一 ，主要是建設(shè)單位。承接查驗(yàn)期所需收集資料檔案的主要內(nèi)容可參見表 12— 1。 分類 資 料 目 錄 移交方 備注 產(chǎn)權(quán)資料 項(xiàng)目批準(zhǔn)文件 建設(shè)單位 用地批準(zhǔn)文件 建設(shè)單位 建筑開工有關(guān)資料 建設(shè)單位 丈量報(bào)告 建設(shè)單位 技術(shù)資料 竣工圖 建設(shè)單位 地質(zhì)勘察報(bào)告 建設(shè)單位 工程合同 建設(shè)單位 開、竣工報(bào)告 建設(shè)單位 公共設(shè)備使用說明書及調(diào)試報(bào)告 建設(shè)單位 工程預(yù)決算分項(xiàng)清單 建設(shè)單位 圖紙會(huì)審記錄 建設(shè)單位 工程設(shè)計(jì)變更通知 建設(shè)單位 技術(shù)核定單 建設(shè)單位 質(zhì)量事故處理記錄 建設(shè)單位 隱蔽工程驗(yàn)收記錄 建設(shè)單位 沉降觀察記錄及沉降觀察點(diǎn)布置圖 建設(shè)單位 竣工驗(yàn)收證明書 建設(shè)單位 鋼材及水泥等主要材料質(zhì)保證書 建設(shè)單位 新材料及構(gòu)配件鑒定合格證書 建設(shè)單位 設(shè)備及衛(wèi)生潔具檢驗(yàn)合格證書 建設(shè)單位 砂漿及混凝土試塊試壓報(bào)告 建設(shè)單位 供水管道試壓報(bào)告 建設(shè)單位 機(jī)電設(shè)備訂購合同 建設(shè)單位 設(shè)備開箱技術(shù)資料、試驗(yàn)記錄與系統(tǒng)統(tǒng)調(diào)記錄 建設(shè)單位 驗(yàn)收資料 工程竣工驗(yàn)收證書 建設(shè)單位 消防工程驗(yàn)收 合格證 建設(shè)單位 綜合驗(yàn)收合格證 建設(shè)單位 用電許可證及供電合同 建設(shè)單位 用水審批表及供水合同 建設(shè)單位 電梯使用合格證 建設(shè)單位 其他資料 移交清單及核對記錄 資料檔案收集開始后，物業(yè)管理公司應(yīng)設(shè)立資料檔案收集整理工作小組，同步進(jìn)行檔案的文書立卷和歸檔整理工作。 二、物業(yè)入住期檔案的收集與整理 (一 )物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn) 物業(yè)人住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點(diǎn)集中在物業(yè)業(yè)主 (或物業(yè)使用人 )，即未來的主要服務(wù)對象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案 資料和相關(guān)檔案資料的收集。其主要特點(diǎn)是： 1．本階段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務(wù)對象 —— 業(yè)主 (或物業(yè)使用人 )； 2．本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主 (或物業(yè)使用人 )的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料等。因涉及業(yè)主 (或物業(yè)使用人 )的個(gè)人資料，其收集的范圍、使用范圍以及個(gè)人資料的管理等情況應(yīng)向業(yè)主明確說明并加強(qiáng)管理，避免出現(xiàn)因業(yè)主 (或物業(yè)使用人 )個(gè)人資料泄漏導(dǎo)致的不必要的法律糾紛。 (二 )物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序 物業(yè)人住期的資料檔案收集與入住期物業(yè)管理工作密切相關(guān)，須同步進(jìn)行。在組織接待業(yè)主 (或物 業(yè)使用人 )人住期間，應(yīng)同時(shí)組織好檔案資料收集所必需的準(zhǔn)備工作： 1．設(shè)立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集和整理； 2．專責(zé)工作小組按照業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主 (或物業(yè)使用人 )個(gè)人資料檔案分組，并確定各自檔案資料的收集范圍、相關(guān)表格和收集程序。 權(quán)屬資料一般包括房屋產(chǎn)權(quán)證、購房合同復(fù)印件等。 個(gè)人資料一般包括身份證和戶口本復(fù)印件、聯(lián)系方式等。 上述資料均應(yīng)核對原件，并以核對原件后的復(fù)印件作為檔案資料保存。在檔案資料收集后，應(yīng)及時(shí)整理并歸檔。 三、日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理 (一 )收集 范圍 日常物業(yè)管理期檔案主要包括物業(yè)運(yùn)行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案。 1．物業(yè)運(yùn)行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運(yùn)行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案。 2．物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護(hù)記錄檔案和設(shè)施設(shè)備維修維護(hù)記錄檔案。 3．物業(yè)服務(wù)記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務(wù)記錄、小區(qū)增值服務(wù)記錄、會(huì)所服務(wù)記錄、社區(qū)活動(dòng)記錄和服務(wù)與投訴管理記錄等。 (二 )收集時(shí)間 日常物業(yè)管理期檔案的有關(guān)文件一旦 實(shí)施完畢，應(yīng)及時(shí)收集。一般可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，可由企業(yè)根據(jù)自身情況來決定，除—— 些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時(shí)間可延長外，一般不應(yīng)超過 1年時(shí)間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個(gè)人保存，必須向檔案部門移交。 物業(yè)管理公司行政管理檔案由物業(yè)服務(wù)企業(yè)人事、行政等相關(guān)部門收集管理。 (三 )檔案資料收集后的整理工作 在日常業(yè)務(wù)處理工作中，由行政部門或業(yè)務(wù)部門對于需要?dú)w檔的文件進(jìn)行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個(gè)條款下積累起來的文件，為立卷 歸檔打下了初步