檔案管理細(xì)則-文庫(kù)吧
2025-10-04 06:25 本頁(yè)面
【正文】 都要建立健全平時(shí)歸卷制度。公文承辦人對(duì)處理完畢或批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交專 (兼 )職文書(shū)集中統(tǒng)一歸卷。 第十 條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。 第十一條 歸檔時(shí)限 各部門(mén)專 (兼 )職文書(shū)就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時(shí)處理，切忌拖拉積壓。 第十二條 歸檔文件的整理 1．歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。 2．歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起。 3．歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為 一件，附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算件數(shù)，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各為一件。 4．不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 5．卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起， 即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 6．整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。 7．歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě)。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。 8．案卷整理的幅面應(yīng)以 A4 紙為準(zhǔn) (210mm*297mm),材料過(guò)窄或小于 A4 幅面的粘貼在 A4的幅面并 留出左側(cè)裝訂線；材料過(guò)寬應(yīng)按 A4 的幅面折疊整齊，折疊時(shí)盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件。 9．歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書(shū)機(jī)裝訂。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為 1cm的裝訂區(qū)域。 10．歸檔材料必須文字清楚，嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。 11．存檔文檔為易褪色的材料 (如熱感紙傳真文件 )，必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。 12．文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔，修裱時(shí)應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。 3 第 十三條 歸檔文件的移交 1．檔案室對(duì)于日常抄送副件進(jìn)行登記，并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門(mén)文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須履行手續(xù) ,填寫(xiě)移交清冊(cè) （見(jiàn)附件三） ,一式兩份，寫(xiě)明案卷標(biāo)題 ,卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)，案卷數(shù)量 ,移交時(shí)間 ,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門(mén)與檔案室各自存檔。 2．移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對(duì)后，對(duì)電子文檔進(jìn)行整理保存。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“檔案號(hào) +文件標(biāo)題”。同一檔案中有多個(gè)電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號(hào)命名的電子文件夾內(nèi)。 第十四條 檔案的保管 1．防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全； 2．公司應(yīng)有場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、
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