【正文】 節(jié)生成一次憑證。 ③ 將銷售發(fā)票文件和收款單文件（包括預(yù)收款記錄）進(jìn)行結(jié)算，確認(rèn)每張銷售發(fā)票的對(duì)應(yīng)收款情況。根據(jù)結(jié)算后的銷售發(fā)票和收款單文件，系統(tǒng)將輸出應(yīng)收款明細(xì)賬和應(yīng)收款總賬， 并支持應(yīng)收賬款賬齡分析、收款預(yù)測(cè)等應(yīng)收賬款分析方法。 ④ 根據(jù)應(yīng)收賬款情況和企業(yè)所采用的壞賬準(zhǔn)備政策，及時(shí)準(zhǔn)確地計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，生成憑證轉(zhuǎn)入賬務(wù)處理子系統(tǒng)。 第三節(jié) 銷售與收款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 一、銷售與收款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)編碼設(shè)計(jì) 銷售與收款子系統(tǒng)使用了多個(gè)檔案文件，這里主要介紹客戶檔案文件中的客戶編碼。 有關(guān)銷售、收款的所有數(shù)據(jù)處理都與客戶密切相關(guān)，為了使計(jì)算機(jī)更好地對(duì)客戶進(jìn)行管理，必須對(duì)客戶進(jìn)行編碼管理。由于每個(gè)企業(yè)客戶數(shù)量不同、地區(qū)分布不同、客戶所處行業(yè)差異，通常采用群碼方 式。每個(gè)企業(yè)的具體編碼方式必須根據(jù)其客戶群體特征和企業(yè)管理需求而定。 例如，某企業(yè)希望對(duì)客戶按照不同地區(qū)、不同行業(yè)進(jìn)行管理，則可以將客戶編碼分為三段： 前兩位表示客戶所處地區(qū)，第二段（第 4位）表示客戶所處行業(yè)，第三段表示供應(yīng)商序號(hào)。 二、數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì) 銷售與收款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)與企業(yè)業(yè)務(wù)特征、核算與管理要求密切相關(guān)。不同企業(yè)、不同軟件所采用的數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)都會(huì)有差異。主要的數(shù)據(jù)庫(kù)文件的作用及結(jié)構(gòu)如下： 客戶檔案文件 ① 客戶檔案 文件的作用 客戶檔案文件用于存放客戶基本信息，如客戶編碼、客戶名稱、銀行賬號(hào)、納稅登記號(hào)等；客戶信用信息，如客戶付款條件、信用等級(jí)、信用額度、應(yīng)收金額等。通過查詢客戶檔案文件，可以了解有關(guān)客戶信息。 在日常業(yè)務(wù)處理過程中銷售訂單、銷售發(fā)票、出庫(kù)單、收款單等單據(jù)需要頻繁使用客戶基本信息，可以直接參照客戶檔案文件的相關(guān)記錄生成，保持各類單據(jù)所記載的客戶信息完全一致。 信用政策將運(yùn)用于編制銷售訂單、銷售發(fā)票環(huán)節(jié)，實(shí)施信用控制 確定客戶的付款條件，客戶付款條件運(yùn)用于銷售管理過程，有利 于應(yīng)收款項(xiàng)的催收工作； 每筆銷售業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)動(dòng)態(tài)更新客戶檔案文件中的應(yīng)收或已收款信息，通過查詢客戶檔案可以便捷了解客戶的欠款狀況和信用管理執(zhí)行力度 . ② 客戶檔案文件的結(jié)構(gòu) 表 10 1：客戶檔案文件的結(jié)構(gòu) 銷售報(bào)價(jià)單文件 ① 銷售報(bào)價(jià)單文件的作用。銷售報(bào)價(jià)單文件記錄企業(yè)向客戶提供貨品、規(guī) 格、價(jià)格、結(jié)算方式等信息。企業(yè)可以針對(duì)不同客戶、不同存貨、不同批量提出不同的報(bào)價(jià)、折扣率。 銷售報(bào)價(jià)過程中，存在針對(duì)同一客戶在一張報(bào)價(jià)單上給出多種存貨報(bào)價(jià)的現(xiàn)象。可以將銷售報(bào)價(jià)單文件拆分成兩個(gè)文件：一個(gè)文件用于保存報(bào)價(jià)單的固定信息，處于單據(jù)的表頭位置；另一個(gè)文件用于保存報(bào)價(jià)單的變動(dòng)信息，處于單據(jù)的表體位置。 ② 銷售報(bào)價(jià)單文件的結(jié)構(gòu)。報(bào)價(jià)單固定信息文件如表 10 2 所示。 表 10 2：報(bào)價(jià)單固定信息文件 表 10 3：報(bào)價(jià)單變動(dòng)信息文件 銷售訂單文件 ① 銷售訂單文件的作用 銷售訂貨是指由購(gòu)銷雙方確認(rèn)的客戶要貨需求的過程，企業(yè)根據(jù)銷售訂單組織貨源，并對(duì)訂單的執(zhí)行進(jìn)行管理、控制和追蹤。銷售訂單是 反映由購(gòu)銷雙方確認(rèn)的客戶要貨需求的單據(jù)，它可以是企業(yè)銷售合同中關(guān)于貨物的明細(xì)內(nèi)容，也可以是一種訂貨的口頭協(xié)議。 簽署銷售訂單時(shí)，同一訂單上可以記錄多種存貨的銷售信息。因此，可以將銷售訂單文件拆分成兩個(gè)文件：一個(gè)文件用于保存銷售訂單的固定信息，處于單據(jù)的表頭位置；另一個(gè)文件用于保存銷售訂單的變動(dòng)信息，處于單據(jù)的表體位置。 ② 銷售訂單文件的結(jié)構(gòu)。銷售訂單固定信息文件結(jié)構(gòu)如表 10 4 所示。 表 10 4：銷售訂單固定信息文件結(jié)構(gòu) 銷售訂單變動(dòng)信息文件結(jié)構(gòu)如表 10 5 所示： 表 10 5：銷售訂單變動(dòng)信息文件結(jié)構(gòu) 銷售發(fā)票文件 ① 銷售發(fā)票文件的作用 銷售發(fā)票是在銷售開票過程中用戶所開具的原 始銷售單據(jù)，包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等。銷售發(fā)票是確認(rèn)和計(jì)量銷售收入、應(yīng)交銷售稅金、應(yīng)收賬款的依據(jù)，是銷售管理的重要環(huán)節(jié)。 針對(duì)同一客戶開具的一張銷售發(fā)票可以包含多種存貨的銷售信息。因此，與銷售報(bào)價(jià)單和銷售訂單相似，銷售發(fā)票文件可以拆分成兩個(gè)文件。 ② 銷售發(fā)票文件的結(jié)構(gòu) 銷售發(fā)票固定信息文件結(jié)構(gòu)如表 10 6 所示： 表 10 6：銷售發(fā)票固定信息文件結(jié)構(gòu) 銷售發(fā)票變動(dòng)信息文件結(jié)構(gòu)如表 10 7 所示： 表 10 7：銷售發(fā)票變動(dòng)信息文件結(jié)構(gòu) 收款單文件 ① 收款單文件的作用 收款單用來記錄企業(yè)所收到的客戶款項(xiàng)，款項(xiàng)性質(zhì)包括應(yīng)收款、預(yù)收款、其他費(fèi)用等。 ② 收款單文件結(jié)構(gòu) 收款單文件結(jié)構(gòu)如表 10 8 所示： 表 10 8：收款單文件結(jié)構(gòu) 三、銷售與收款子系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 銷售與收款子系統(tǒng)由基礎(chǔ)設(shè)置、銷售與收款處理、統(tǒng)計(jì)分析及轉(zhuǎn)賬處理四個(gè)部分構(gòu)成。銷售與收款子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖如圖 10 4 所示。 圖 10 4：銷售與收款子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖 案例分析 ERP 系統(tǒng)環(huán)境下銷售與收款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析和內(nèi)部控制設(shè)計(jì) ——基于某企業(yè)集團(tuán)實(shí)施 ERP 案例的思考 銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)可以概括如下：保護(hù)企業(yè)銷售與收款活動(dòng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、完整、一致；堵塞漏洞，消除隱患，防止并及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤和舞弊行為，保護(hù)企業(yè)各種實(shí)物資產(chǎn)的安全與完整；確保企業(yè)銷售與收款活動(dòng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的要求；提高 產(chǎn)品的市場(chǎng)占有率，加快貨款的回籠。銷售與收款業(yè)務(wù)是企業(yè)實(shí)現(xiàn)增長(zhǎng)和盈利的關(guān)鍵活動(dòng)之一，同時(shí)也是企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)最大、最重要的一部分。由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)一般雇用大量的銷售人員，銷售組織大多采用金字塔式的層級(jí)結(jié)構(gòu)，即在地區(qū)、省市成立各級(jí)銷售分公司，因此，銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制難度大，控制復(fù)雜。隨著企業(yè)信息化進(jìn)程的深入，不少企業(yè)建立 ERP 系統(tǒng)，對(duì)銷售與收款業(yè)務(wù)進(jìn)行一體化管理。本文以某大型日用消費(fèi)品企業(yè)實(shí)施 ERP 為例，分析 ERP 環(huán)境下銷售與收款業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而提出內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的設(shè)計(jì)思路。 一、 ERP 環(huán)境 下銷售與收款業(yè)務(wù)流程的特征分析 以我們調(diào)查的某企業(yè)集團(tuán) ERP 系統(tǒng)環(huán)境下銷售與收款循環(huán)的業(yè)務(wù)流程（如圖 1）為例， ERP 環(huán)境下企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)具有如下特征：（ 1） ERP 系統(tǒng)能自動(dòng)完成顧客信用審查、庫(kù)存檢查以及價(jià)格的核對(duì)；（ 2）銷售與收款循環(huán)的會(huì)計(jì)原始憑證電子化；（ 3）對(duì)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)的安全性要求更嚴(yán)格；（ 4）制度控制更多地被系統(tǒng)程序控制所代替；（ 5）對(duì)銷售與收款數(shù)據(jù)的維護(hù)與接觸控制更顯重要；（ 6）授權(quán)與審批活動(dòng)的在線處理、實(shí)時(shí)性更明顯。 二、 ERP 環(huán)境下銷售與收款循環(huán)的風(fēng)險(xiǎn)分析 ERP 環(huán)境下，銷售與收款業(yè)務(wù)流程中可能會(huì)出現(xiàn)哪些風(fēng)險(xiǎn)呢？我們將通過圖 1，對(duì)這一業(yè)務(wù)流程各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)逐個(gè)進(jìn)行分析。 。接受顧客訂單是整個(gè)銷售與收款循環(huán)的起點(diǎn)。在 ERP 環(huán)境下，這一重要的環(huán)節(jié)存在如下風(fēng)險(xiǎn)：未經(jīng)授權(quán)人員非法進(jìn)入系統(tǒng)；所接受的訂單不符合企業(yè)的授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)；接受了企業(yè)生產(chǎn)和庫(kù)存無法滿足的訂單。 。在這一環(huán)節(jié)中，企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)員與顧客簽訂的銷售合同一般都有一定的合同的審核程序。其可能的風(fēng)險(xiǎn)是：合同審核人越權(quán)審批超越職權(quán)范圍內(nèi)的合同以及合同未經(jīng)審核被錄入系統(tǒng)。 。經(jīng)審核通過的合同文本才能被錄入系統(tǒng)，那么這一環(huán)節(jié)可能的風(fēng)險(xiǎn)是未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)入系統(tǒng)，或篡改系統(tǒng)的初始設(shè)置，抑或?qū)⑽唇?jīng)審核的合同文本錄入系統(tǒng)。 。為了確保賒銷的商品貨款的及時(shí)回籠，減少壞賬的發(fā)生，各企業(yè)都制定了自己的一套賒銷政策，對(duì)賒銷對(duì)象和賒銷額度都有具體的規(guī)定 和限制。在 ERP 環(huán)境下，如果賒銷信用批準(zhǔn)均由系統(tǒng)自動(dòng)完成，可能會(huì)出現(xiàn)由于賒銷政策設(shè)置不合理、更新不及時(shí)、系統(tǒng)設(shè)置被人篡改或程序出錯(cuò)而引起企業(yè)的銷售不理想或銷售款無法回籠的風(fēng)險(xiǎn)。 ERP 環(huán)境下，系統(tǒng)能調(diào)用生產(chǎn)、庫(kù)存模塊自動(dòng)進(jìn)行庫(kù)存檢查，只要程序不出錯(cuò)，其風(fēng)險(xiǎn)較小。 。 ERP 環(huán)境下，經(jīng)過賒銷批準(zhǔn)的銷售單將自動(dòng)傳遞給倉(cāng)庫(kù)的存貨子系統(tǒng)，并由配送站主管確認(rèn)觸發(fā)生成出庫(kù)單。在這一環(huán)節(jié)中，確保網(wǎng)絡(luò)的安全和只有授權(quán)人員才能進(jìn)入企業(yè)的存貨子系統(tǒng)，并進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)出貨的確認(rèn)極為重要。因此，防止非授權(quán)人員進(jìn)入系統(tǒng) 在這一環(huán)節(jié)顯得非常重要。此外，這一環(huán)節(jié)還涉及發(fā)貨過程，所以，發(fā)貨過程可能會(huì)發(fā)生被人冒領(lǐng)或發(fā)貨錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。 。當(dāng)經(jīng)過配送主管的確認(rèn)之后，系統(tǒng)自動(dòng)開具虛擬銷售發(fā)票，其目的是便于企業(yè)滿足用戶對(duì)銷售發(fā)票多樣性的要求。這一環(huán)節(jié)如果系統(tǒng)程序運(yùn)行正?；蛳到y(tǒng)設(shè)置未被人更改其出錯(cuò)的可能性很小。 。發(fā)票申報(bào)是由業(yè)務(wù)員根據(jù)顧客的要求向企業(yè)分部會(huì)計(jì)部門提出申請(qǐng)，由企業(yè)分部會(huì)計(jì)部門根據(jù)申請(qǐng)做借貸項(xiàng)憑單和發(fā)票，并向總部申報(bào)開具金稅發(fā)票?？偛繒?huì)計(jì)根據(jù)分部會(huì)計(jì)部門申報(bào)的要 求，將訪問稅務(wù)部門的系統(tǒng)，并自動(dòng)生成金稅發(fā)票后交分部會(huì)計(jì)部門。由于這兩個(gè)環(huán)節(jié)都是基于人工環(huán)境下執(zhí)行的，所以，只要職責(zé)相互分離，其出錯(cuò)的可能性不大。 。當(dāng)生成金稅發(fā)票后，企業(yè)會(huì)計(jì)部門就可以對(duì)虛擬發(fā)票進(jìn)行過賬操作。因此，可能的風(fēng)險(xiǎn)是未授權(quán)人員進(jìn)入系統(tǒng)將未開具金稅發(fā)票的虛擬發(fā)票過賬或系統(tǒng)出錯(cuò)使得虛擬發(fā)票過賬發(fā)生錯(cuò)誤。 。這一環(huán)節(jié)涉及貨幣資金的管理和記錄，以及應(yīng)收賬款記錄的更新等活動(dòng)?？赡艿娘L(fēng)險(xiǎn)是貨幣資金沒有及時(shí)存入銀行，未及時(shí)入賬，現(xiàn)金被挪用，