【正文】 密文件：閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門(mén)，并由發(fā)文部門(mén)保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。 機(jī)密文件：閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。 秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。 海量管理資源免費(fèi)下載：管理資源吧（ 8 三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。 第二章 檔案管理制度 檔案是 全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門(mén)必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。 第一節(jié) 檔案范圍 公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。 其中，文件包括：規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。 第二節(jié) 檔案分類及編號(hào) 一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門(mén)可分為六大類： 行政類 財(cái)務(wù)類 人事類 業(yè)務(wù)類 工程類 拓展類 二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào) 后注明：絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見(jiàn)本制度第三節(jié)第二條。 三、檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。 四、歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》（附表 1）。 海量管理資源免費(fèi)下載：管理資源吧（ 9 第三節(jié) 機(jī)要檔案 一 、 機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。其中： 二 、 劃分標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案包括： 公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在 100 萬(wàn)元以上的重大合同。 機(jī)密檔案包括： 財(cái)務(wù)資料； 公司重要會(huì)議紀(jì)要； 公司經(jīng)營(yíng)情況； 人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同； 技術(shù)資料； 金額在 10萬(wàn) 100 萬(wàn)元的合同。 秘密檔案包括： 重要項(xiàng)目資料； 項(xiàng)目合同協(xié)議。 第四節(jié) 檔案裝訂 一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號(hào)。 二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。 第五節(jié) 保存期限 檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理： 一、永久保存： 公司章程； 股東名簿； 股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要；公司證照； 各級(jí)批文； 印鑒； 公 司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃； 公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)； 年度財(cái)務(wù)報(bào)表； 技術(shù)資料； 1不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 1人事資料； 1大型活動(dòng)圖片、音像資料； 1其他核定須永久保存的海量管理資源免費(fèi)下載：管理資源吧（ 10 文書(shū)。 二、十五年保存： 會(huì)計(jì)憑證； 其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。 (其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行 ) 三、五年保存： 期滿或解除的合同協(xié)議； 完結(jié)后的項(xiàng)目方案； 其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)。 四、一年保存： 部門(mén)工作計(jì)劃及工作總結(jié)； 完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告； 完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書(shū)。 五、公司規(guī)章制度由 總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門(mén)視其有效期限予以保存。 第六節(jié) 保管部門(mén) 一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。 二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。 三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書(shū)保管。 四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。 第七節(jié) 檔案移交 一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。 二、公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。 三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。 四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理。 五、其余檔案半 年移交一次，時(shí)間為每年的１月和７月。 六、檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》（附表 2）。 七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。 第八節(jié) 檔案調(diào)閱 一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》（附表 3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。 海量管理資源免費(fèi)下載：管理資源吧（ 11 二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門(mén)檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。（保密性檔案的范圍見(jiàn)《機(jī)要檔案管理制度》）。 三 、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。 四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。 五、《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤? 六、檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò) 8個(gè)工作時(shí)。 七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。 第九節(jié) 檔案銷(xiāo)毀 一、超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷(xiāo)毀。 二、需銷(xiāo)毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》（附表 4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。 三、部門(mén)內(nèi)部檔案由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀；機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀；其余檔案由主管副 總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀。 四、銷(xiāo)毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》（附表 5）。 五、檔案銷(xiāo)毀每半年進(jìn)行一次，即每年的１月和７月。 六、《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《檔案銷(xiāo)毀登記表》各一式二份，申請(qǐng)部門(mén)一份，總經(jīng)辦一份。 第十節(jié) 其他 一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。 二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。 三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場(chǎng)所。 四、本制度附件包括：《機(jī)要檔案管理制度》。 五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào) 。 六、各部門(mén)必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。 海量管理資源免費(fèi)下載：管理資源吧（ 12 第三章 印章使用管理規(guī)定 一、根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權(quán)益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規(guī)定如下印章使用辦法。 二、印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門(mén)提出申請(qǐng)，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù)，填寫(xiě)《印章管理登記表》（附表 1），備案并留好印章樣圖。 三、總經(jīng)理通過(guò)授權(quán)賦予一些部門(mén)對(duì)其部門(mén)（專業(yè)）印章的保管權(quán)和使用權(quán)。由被授權(quán)人在總經(jīng)辦簽字領(lǐng)取印章，指定專人保管。 各部門(mén)在使用印 章時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守印章授權(quán)使用范圍、期限等規(guī)定。 四、 公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規(guī)定見(jiàn)下表： 序號(hào) 印章 名稱 使用范圍 保管 部門(mén) 使用審批人 使用規(guī)定 備注 1 公章 公司對(duì)外所有正式文件 , 對(duì)內(nèi)通知等正式行文 總經(jīng)辦 總經(jīng)理 或授權(quán)人 2 財(cái)務(wù) 專用章 公司正式財(cái)務(wù)文件、報(bào)告、證明、票據(jù)等 財(cái)務(wù) 會(huì)計(jì)部 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理 財(cái) 務(wù) 報(bào) 表 使 用時(shí)，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理審批，除支 票 用 印 按 照《 財(cái) 務(wù) 管 理 制度》相關(guān)規(guī)定外，其余均由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn) 3 合同 專用章 公司各類合同 總經(jīng)辦 參見(jiàn) 合同管理規(guī) 定 參見(jiàn)《合同管理規(guī)定》 財(cái)務(wù)合同需總經(jīng)理核準(zhǔn) 4 法定代表 支票 財(cái)務(wù) 見(jiàn)《財(cái)務(wù)制 見(jiàn)《財(cái)務(wù) 海量管理資源免費(fèi)下載：管理資源吧（ 13 人?。ㄖ保? 會(huì)計(jì)部 度》有關(guān)規(guī)定 制度》有關(guān)規(guī)定 5 法定代表人印（除支票外） 公司正式的合同，財(cái)務(wù)報(bào)表文件、票據(jù) 總經(jīng)辦 總經(jīng)理或授權(quán)人 《合同管理規(guī)定》 6 行政部章 公司物品進(jìn)出證明 行政 管理部 行政部經(jīng)理 7 人力資源部章 ? 公司人事證明 ? 員工聘用、解聘等各類通知 ? 工資發(fā)放 ,調(diào)整通知 ? 對(duì)口單位函件往來(lái) 人力 資源部 人力資源部經(jīng)理 重大事項(xiàng)與外單位 人 員 出 具 證明，需總經(jīng)理審批 8 工程專 用印章 ? 工程施工告示 ? 工程建設(shè)中與相關(guān)單位的非正式函件往來(lái) 工程建設(shè)維護(hù)中心 工程建設(shè)維護(hù)中心負(fù)責(zé)人 9 客服中心印章 ? 用戶通知、告示 ? 客戶申述處理的回復(fù) 客服 中心 客服中心 經(jīng)理 五、 印章由指定保管人專人妥善保管。保管人對(duì)所負(fù)責(zé)的印章丟失或盜用，所引起的經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任等負(fù)全部責(zé)任。 海量管理資源免費(fèi)下載：管理資源吧（ 14 六、 當(dāng)印章管理人變動(dòng)或印章在經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意調(diào)走時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)“印章管理登記表”。 七、 印章的使用 每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫(xiě)《印章使用審批單》（附表 2），并經(jīng)指定的審批負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審批人要按 公司有關(guān)規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授權(quán)的范圍內(nèi)，審批通過(guò)后通知印章保管人員后，方可使用印章。審批人對(duì)文本加蓋印證后的一切經(jīng)濟(jì)損失和法律義務(wù)負(fù)主要責(zé)任。印章保管人須將加蓋印章的文本連同《印章使用審批單》歸檔保存。 公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理提出書(shū)面借用申請(qǐng)，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可借走，借用時(shí)須填寫(xiě)《印章借用申請(qǐng)表》（見(jiàn)附表 3），并必須兩人以上一起辦理借用手續(xù)，在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當(dāng)天歸還，不得延誤。印章外借期間的使用由部門(mén)負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)。 員工 如需要公司出具有關(guān)證明，本人應(yīng)先提出書(shū)面申請(qǐng)，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)辦簽字后方可蓋章。 八、 責(zé)任 印章使用責(zé)任人（簽字人）對(duì)印章負(fù)有經(jīng)濟(jì)、行政、法律責(zé)任。監(jiān)印人員對(duì)違反規(guī)定的簽印有權(quán)拒絕用章，印章保管人員不得私自動(dòng)用印章。若非法使用印章，一經(jīng)查出根據(jù)事件的嚴(yán)重程序給予嚴(yán)厲的行政處分或追究其經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任。 若印章在使用、保管過(guò)程中不慎遺失，則追究責(zé)任人相應(yīng)的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任，給予嚴(yán)厲的處分，并賠償所發(fā)生的一切費(fèi)用。 第四章 證照管理制度 一、 公司證照由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。 二、 證照是指由上級(jí)主管部門(mén)頒發(fā) 的各類證書(shū)、批文等。 如：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書(shū)、稅務(wù)登記證、 ISP 經(jīng)營(yíng)許可證等等。 三、 證照的使用包括借用、復(fù)印等。 四、 證照使用必須填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)單》。 五、 證照借用程序： 借用人申請(qǐng)→部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理審核→總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保理人。 海量管理資源免費(fèi)下載：管理資源吧（ 15 六、 證照復(fù)印程序： 借用人申請(qǐng)→部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還 如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。 七、 如需使用原件，則須總經(jīng)理核準(zhǔn)。 八、 證照復(fù)印件必須加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效章”。 九、 證照保管人必須做 出登記，認(rèn)真填寫(xiě)《證照使用登記表》。 第五章 證明函管理制度 一、 證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)等。 二、 公司證明函由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。 三、 使用證明函必須填寫(xiě)《證明函使用申請(qǐng)單》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)后方可。 四、 法定代表人證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)須經(jīng)主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。 五、 使用證明函必須做好登記，填寫(xiě)《證明函使用登記表》。 六、 嚴(yán)禁開(kāi)出空白證明函或外借證明函。 七、 證明函開(kāi)出后，使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失；如證明函未使用，應(yīng)立即退還總經(jīng)辦。 八、 總經(jīng) 辦應(yīng)妥善保管證明函存根。 第