【正文】 plates 文件夾內(nèi)。可以用刪除文件的方法刪除過(guò)時(shí)的模板，也可以將別人提供的模板拷貝到該文件夾下備用。 （ 1） 用文檔建立模板的步驟 ① 打開(kāi)用于建立模板的文檔。 ② 單擊菜單欄的“文件”。 ③ 單擊“另存為”命令，打開(kāi)“另存為”對(duì)話框。 ④ 在“保存類型”欄中 選擇“文檔模板”（圖 1－ 24）。 ⑤ 單擊“保存”按鈕。 提示： 建立模板前，應(yīng)先將所選文檔備份，然后刪除文檔中需要每次重新填寫(xiě)的內(nèi)容，只把每次都要用到的文本和格式保存到模板。 （ 2） 用模板建立模板的步驟 在現(xiàn)有模板的基礎(chǔ)上作少量修改后建立一個(gè)新模板，是創(chuàng)建模板的捷徑。 ① 單擊菜單欄上的“文件”。 ② 單擊“新建”命令。 ③ 選擇需要的模板。 ④ 在“新建”選項(xiàng)中選擇“模板”（圖 1－ 25）。 ⑤ 單擊“確定”。 ⑥ 對(duì)新模板進(jìn)行修改，以符合用戶的需要。 8 ⑦ 單擊工具欄上的“保存”按鈕。 ⑧ 為新模板命名。 ⑨ 單擊“保存”按鈕。 （ 3） 從空文檔建立模板 ① 單擊 菜單欄上的“文件”。 ② 單擊“新建”命令。 ③ 選擇“常用”標(biāo)簽中的“空文檔”。 ④ 在“新建”選項(xiàng)中選擇“模板”（圖 1－ 25）。 ⑤ 單擊“確定”。 ⑥ 制作并保存新模板。 文檔屬性 在 Word97 中，可以用“屬性”對(duì)話框（圖 1－ 26）來(lái)保存文件的摘要信息，這些信息包括文檔的來(lái)源或內(nèi)容、文檔的建立時(shí)間、建立文檔所花費(fèi)的時(shí)間，以及其他更多信息。還可以設(shè)置關(guān)鍵字，以便在查找文件時(shí)使用。下面列出了“屬性”對(duì)話框中各個(gè)標(biāo)簽所包含的信息內(nèi)容。 ? “常規(guī)”：提供有關(guān)文件的類型、位置、大小和創(chuàng)建日期、修改日期、存取日期方面的信息以及文檔 的屬性（只讀、隱藏、檔案、系統(tǒng)）。 ? “摘要信息”：提供了記錄有關(guān)文檔重要信息的空間，其中包括標(biāo)題、主題、作者、關(guān)鍵詞和備注等。 ? “統(tǒng)計(jì)信息”：包括頁(yè)數(shù)、行數(shù)、字符數(shù)（含空格）、段落數(shù)等信息。 ? “內(nèi)容”：提供記錄文檔內(nèi)容描述信息的空間。 ? “自定義”：提供記錄自定義文檔信息的空間。 保存文件摘要信息的步驟 ① 選擇“文件”菜單的“屬性”命令，打開(kāi)屬性對(duì)話框（圖 1－ 26）。 ② 根據(jù)需要填寫(xiě)標(biāo)簽中的各項(xiàng)（每項(xiàng)不超過(guò) 255 個(gè)字符）。 ③ 若需要加入其他摘要信息，單擊“自定義”標(biāo)簽，選擇適當(dāng)?shù)膶傩悦Q，或鍵入新的名稱，在 “類型”列表中選擇屬性的數(shù)據(jù)類型；“屬性”框中輸入該信息的內(nèi)容，最后單擊“添加”按鈕。 ④ 選擇“確定”。 提示： 單擊對(duì)話框中的“統(tǒng)計(jì)信息”標(biāo)簽可以查看過(guò)個(gè)文檔的創(chuàng)建、修改、存取和打印時(shí)間。最近一次使用該文檔的操作員、總編輯時(shí)間和修訂次數(shù)及文檔中的字?jǐn)?shù)、行數(shù)等。 保存文檔 文件被保存之前，用戶所做的工作存在計(jì)算機(jī)的內(nèi)存中。如果發(fā)生斷電或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的其他故障，所做的工作就會(huì)永久丟失。因此，一定要經(jīng)常保存自己的文件和文件的備份。也可以使用 Windows 的文件管理功能，完成對(duì)文檔的復(fù)制、移動(dòng)等操作。 則 ① 在開(kāi)始鍵入前，就將文檔命名保存。 ② 每隔 10－ 15 分鐘保存一次。 ③ 工作中斷時(shí)保存一次。 9 ④ 離開(kāi)時(shí)將文檔保存并關(guān)閉文檔窗口。 ⑤ 每完成一部分工作就將備份到軟盤，備份的間隔不易過(guò)大。 ，要遵循以下規(guī)則 ? 包含擴(kuò)展名的文件名的最大長(zhǎng)度為 255 個(gè)字符。 ? 文件名中可包括空格。 ? 合法字符：包括中文字符、英文大小寫(xiě)字母、數(shù)字 0 至 ！、＠、 %、＆、＿等。 保存文檔的方法 對(duì)于新建文檔，單擊工具欄的“保存”按鈕時(shí)（或單擊“文件”菜單的“保存”命令），會(huì)彈出“另存為”對(duì)話框（圖 1－ 27），用戶可以為新文 檔命名、選擇文檔的“保存位置”（圖1－ 28）、選擇文檔的“保存類型”（圖 1－ 24）。 Word 文檔的默認(rèn)擴(kuò)展名是 .doc。默認(rèn)保存位置是： C:\My Documents 文件夾。 對(duì)已經(jīng)保存的文檔，可以選擇下列方法之一加以保存： ? 單擊工具欄中的“保存”按鈕。 ? 單擊“文件”菜單的“保存”命令。 ? 按 Ctrl+S 組合鍵。 ? 按 Shift+F12 組合鍵。 提示： 在執(zhí)行了上述操作之后， 文檔 的最新內(nèi)容被保存下來(lái)，以前的內(nèi)容被覆蓋。如果需要建立一個(gè)與現(xiàn)有文檔名稱不同的副本，可以使用“文件”菜單的“另存為”命令 ，或者按 F12鍵，用一個(gè)新文檔名保存現(xiàn)有的文件。操作的步驟與保存新建的文件一樣，如果必要，可以選擇新的文檔存儲(chǔ)位置，也可以通過(guò)“文件類型”列表改變保存文檔的類型。執(zhí)行完“另存為”操作之后，當(dāng)前文檔就會(huì)被改名保存，原文檔的位置仍然不變。 “發(fā)送”命令 ① 單擊工具欄上的“打開(kāi)”按鈕（或單擊“文件”菜單的“打開(kāi)”命令）。 ② 在所選文件名上單擊鼠標(biāo)右鍵。 ③ 單擊“快捷菜單”上的“發(fā)送”命令。 ④ 選擇發(fā)送的目標(biāo)。 提示： “發(fā)送”操作不僅可以將文檔備份到軟盤，還可以備份到 My Documents文件夾。如果您的計(jì)算機(jī)配置了 電子郵件系統(tǒng)，可以直接將文檔作為電子郵件“發(fā)送”。 設(shè)置保存選項(xiàng) ① 單擊菜單欄的“工具”。 ② 單擊“選項(xiàng)”命令（也可以用 F12 鍵打開(kāi)“另存為”對(duì)話框，再單擊“選項(xiàng)”按鈕）。 ③ 選擇“保存”標(biāo)簽（圖 1－ 29），可以對(duì)下列功能進(jìn)行設(shè)置。 若選中此項(xiàng)功能，每當(dāng)保存文檔時(shí)， Word 都會(huì)自動(dòng)生成文檔前一版副本，每個(gè)新副本都會(huì)替換前一副本。副本以 .BAK 為擴(kuò)展名，與原文檔保存在同一個(gè)文件夾中，選中該功能的同時(shí)， Word 就會(huì)清除“快速保存”選項(xiàng)，因?yàn)橹荒茉谶M(jìn)行完整保存時(shí)創(chuàng)建副本。 10 若選擇此項(xiàng)功能， Word 只 記錄對(duì)文檔所做的修改，加快了保存速度。在完成對(duì)文檔的全部處理后，可清除該選項(xiàng)，以便完整地保存文檔?！翱焖俦４妗睍?huì)加大文檔的存儲(chǔ)空間，有經(jīng)驗(yàn)的用戶很少使用。 用戶可在“分鐘”框中輸入保存的時(shí)間間隔（可輸入 1 到 120 之間的數(shù)字）， Word會(huì)按時(shí)自動(dòng)制作“文檔恢復(fù)”文件。如果出現(xiàn)計(jì)算機(jī)停止或意外斷電等情況， Word 就會(huì)在下次啟動(dòng)時(shí)打開(kāi)“自動(dòng)恢復(fù)”文件?！白詣?dòng)恢復(fù)”文件包含斷電前未保存的信息，融這些信息就會(huì)從原文檔中丟失。但“自動(dòng)恢復(fù)”并不等于“保存”命令，讀者仍需及時(shí)對(duì)其進(jìn)行保存。 （ 1） 設(shè)置密碼 ① 單擊菜單欄的“工具”。 ② 單擊“選項(xiàng)”命令（也可以用 F12 鍵打開(kāi)“另存為”對(duì)話框，再單擊“選項(xiàng)”按鈕）。 ③ 選擇“保存”標(biāo)簽（圖 1－ 29）。 ④ 輸入“打開(kāi)權(quán)限密碼”或“修改權(quán)限密碼”（圖 1－ 30）。 ⑤ 單擊“確定”按鈕。 ⑥ 再次輸入相同的密碼。 ⑦ 單擊“確定”。 ⑧ 單擊“保存”按鈕后，密碼生效。 提示： 下次打開(kāi)文檔時(shí)， Word 會(huì)要求用戶輸入密碼，確認(rèn)無(wú)誤后才允許對(duì)文檔進(jìn)行操作。 注意： 千萬(wàn)不要 忘記 密碼。 （ 2） 取消密碼 ① 打開(kāi)文檔，輸入正確的密碼。 ② 按上述操作打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框。 ③ 刪除密碼欄中代表密碼的“ *”號(hào)。 ④ 單擊“確定”。 ⑤ 單擊“保存”按鈕。 打印文檔 Word97 為用戶提供了豐富的打印功能。使用這些功能，可以打印全部文檔或打印文檔的部分內(nèi)容，也可以打印摘要信息、批注、自動(dòng)圖文集詞條等內(nèi)容。此外還可以設(shè)置控制打印方式的選項(xiàng)。 要在打印之前，查看打印的實(shí)際效果，可以使用打印預(yù)覽功能。打開(kāi)打印預(yù)覽窗口（圖1－ 31）的方法如下： ? 單擊常用工具欄的“打印預(yù)覽”按鈕。 ? 打開(kāi)“文件”菜單，單擊“打印預(yù)覽”命令。 （ 1） “打印預(yù)覽”窗口的功能 ? 顯示一頁(yè)：?jiǎn)螕簟按蛴☆A(yù)覽”中的“單頁(yè)”按鈕。 11 ? 多頁(yè)顯示 ：?jiǎn)螕舨⑼蟿?dòng)“多頁(yè)顯示”按鈕（圖 1－ 32）。 ? 局部放大：?jiǎn)螕艄ぞ邫诘摹胺糯箸R”按鈕，單擊需要仔細(xì)察看的文檔，再次單擊則還原。 ? 縮放顯示內(nèi)容：可單擊打開(kāi)“顯示比例”列表（圖 1－ 33），選擇或者鍵入比例值。 ? 打印文檔：?jiǎn)螕簟按蛴　卑粹o。 ? 退出“打印預(yù)覽”：?jiǎn)螕簟瓣P(guān)閉”按鈕。 ? 縮至整頁(yè)：如果文檔的最后一頁(yè)只有很少的幾行文本，為了減少文檔頁(yè)數(shù)，單擊工具欄中的“縮至整頁(yè)”按鈕，將這些少量的文本壓縮到前面的頁(yè)中。 ? 全屏顯示：滿屏顯示文檔，再次單擊“全屏顯示”按鈕則復(fù)原。 （ 2） 在打印預(yù)覽窗口中編輯文檔 用戶可以在打印預(yù)覽視圖中編輯文本，以完成打印前的修改。步驟 如下： ① 如前所述將需要編輯的文檔放大。 ② 單擊“放大鏡”按鈕，待指針形狀恢復(fù)為 I 形，就進(jìn)入編輯狀態(tài)（關(guān)于文本編輯，請(qǐng)參閱第二章）。 （ 1） 打開(kāi)“打印”對(duì)話框（圖 1－ 34） ? 單擊“文件”菜單的“打印”命令。 ? 按組合鍵 Ctrl+P。 （ 2） 打印對(duì)話框中的設(shè)置 ? 份數(shù)：輸入文檔的打印份數(shù)。 ? 雙面打?。哼x中該功能， Word 先打印所有奇數(shù)頁(yè)，然后提示用戶將紙面翻轉(zhuǎn)，再依次打印全部偶數(shù)頁(yè)。 ? 逐份打印：清除該復(fù)選框，可以 Word 每次按份數(shù)打印文檔的同一頁(yè)，再以同樣份數(shù)打印文檔的下一頁(yè)。 ? “打印”列表框（圖 1－ 35）：可選擇打印 由“頁(yè)面范圍”確定的頁(yè)，也可選擇“打印范圍”內(nèi)的奇數(shù)頁(yè)或偶數(shù)頁(yè)。 ? “頁(yè)面范圍”：用于確定打印的范圍。“全部”：指文檔中的所有頁(yè)；“當(dāng)前頁(yè)”：指屏幕顯示的那一頁(yè)；“頁(yè)碼范圍”：可選擇打印文檔 中的某些頁(yè)。 表 13 要打印的范圍 輸入到“頁(yè)碼范圍”欄中的內(nèi)容 46 頁(yè) 第 8 頁(yè) 46 8 提示： 之間的分隔符必須是英文符號(hào)。 使用“幫助” Word97 中文版提供了非常完善的幫助系統(tǒng)（聯(lián)機(jī)幫助），能夠幫助 用戶解決很多在使用中遇到的問(wèn)題，使用戶的工作變得輕松愉快，是學(xué)習(xí) Word97 的最佳指導(dǎo)，正確地使用幫助能大大地提高用戶的工作效率。 12 快速獲得幫助 如果你想了解屏幕元素的名稱，可將鼠標(biāo)指針移到屏幕元素上，稍停片刻后，就會(huì)顯示該屏幕元素的名稱（圖 1－ 36）。 ？ 要查看屏幕元素的詳細(xì)說(shuō)明，請(qǐng)執(zhí)行以下操作： ① 單擊“幫助”菜單中的“這是什么？”選項(xiàng)（圖 1－ 37），這時(shí)，鼠標(biāo)指針旁會(huì)帶有一個(gè)問(wèn)號(hào)（按 Esc 鍵消除問(wèn)號(hào)）。 ② 將帶有問(wèn)號(hào)的鼠標(biāo)指針移到某個(gè)屏幕元素上并單擊鼠標(biāo)左鋟，屏幕的附近就會(huì)出現(xiàn)說(shuō)明該元 素功能的文字框（圖 1－ 38）。 幫助菜單 ① 單擊菜單欄上的“幫助”。 ② 單擊“目錄和索引”命令，可看到“幫助主題”對(duì)話框（圖 1－ 39）。 在“幫助主題”對(duì)話框中，選擇“目錄”標(biāo)簽，可查看所有主題。雙擊主題或選中主題后單擊“打開(kāi)”按鈕，可以看到具體內(nèi)容（圖 1－ 40）。 在幫助窗口中，單擊“選項(xiàng)”按鈕，可以進(jìn)行復(fù)制及打印幫助內(nèi)容等操作（圖 1－ 41）。 在索引欄中輸入內(nèi)容的關(guān)鍵詞，或輸入英文首字母， Word 會(huì)列出有關(guān)主題，用前述方法可以查看幫助內(nèi)容。 Office 助手 “ Office 助手”是 Office97 中文版的新增功能，是 Office97幫助系統(tǒng)的重要成員。它使用了“ IntlliSense 自然語(yǔ)言”技術(shù)，能夠預(yù)測(cè)你需要哪方面的幫助并根據(jù)你正在執(zhí)行的任務(wù)提供相關(guān)的建議說(shuō)明，或者通過(guò)簡(jiǎn)單提問(wèn)找到你需要的答案。它還能就如何更有效地 97 的功能給你提出，同時(shí)針對(duì)具體任務(wù)提供直觀的示例和詳盡的說(shuō)明。在某種程度上來(lái)講，“ Office助手”是用戶真正的助手。 一般來(lái)說(shuō)，每次啟動(dòng) Word97時(shí)都會(huì)顯示“ Office 助手”（圖 1－ 42）。如果“ Office 助手”沒(méi)有被顯示出來(lái)，可單擊常用工具欄上的“ Offiec 助手”按鈕、 按 F1 鍵或單擊“幫助”菜單下的“ Microsoft Word 幫助”命令。 “ Office 助手”可以在不同的情況下，根據(jù)用戶當(dāng)前進(jìn)行的工作提供相應(yīng)的幫助。 在“ Office 助手”上單擊鼠標(biāo)右鍵，打開(kāi)快捷菜單（圖 1－ 43），可以進(jìn)行“查看提示”設(shè)置“ Office 助手”等多項(xiàng)操作，用戶可以查看有關(guān)的幫助主題。 在對(duì)話框中獲得幫助 在對(duì)話框中工作時(shí)，單擊右上角的問(wèn)號(hào)按鈕，然后單擊待查看幫助的選項(xiàng)或按鈕，Word97 將在幫助窗口中顯示關(guān)于該選項(xiàng)或按鈕的幫助信息（圖 1－ 44）。如果 Word97 在用戶工作時(shí)顯示一條錯(cuò)誤信 息，則可以使用方法尋求幫助。 13 在對(duì)話框中，在需要幫助的項(xiàng)目上單擊鼠標(biāo)右鍵、即顯示“這是什么？”，再用左鍵單擊則顯示說(shuō)明文字框（圖 1－ 44）。 14 第 2章 制作文檔 常用操作 Word 提供了多種操作方式，完成同一項(xiàng)工作可以有多種方法供用戶選擇。一般來(lái)說(shuō)，菜單的功能最全，在工具欄中到的功能，以及其他方法不能實(shí)現(xiàn)的操作，在菜單中都可以找到，可見(jiàn)掌握菜單功能是學(xué)習(xí) Word 的基礎(chǔ)。但是，打開(kāi)菜單，特別是打開(kāi)多層菜單，使得操作步驟增多，工作效率下降。因此， Word 又提供了幾種方便的操作方法，即工具欄、鼠標(biāo)和鍵盤。掌握一些常用的鍵 盤操作，是提高工作效率的有效途徑。如果用戶不