《某央企集團(tuán)子公司會務(wù)接待工作手冊》(21頁)-其它制度表格-文庫吧
2025-07-16 08:50 本頁面
【正文】 工作是展示 ****風(fēng)貌、顯示管理水平的主要工作之一，也是完成各項 業(yè)務(wù) 工作的重要組成部 分。接待工作一般都具有較嚴(yán)格的計劃性，但有時也會 有 突發(fā)和易變 的特點(diǎn)，這就要求接待部門的工作既熱情周到，耐心細(xì)致，又有條不紊，井然有序。 同時， 在接待工作中，應(yīng) 嚴(yán)格 遵守 上級單位和公司 的有關(guān)規(guī)定。 一、接待工作基本要素 接待工作主要應(yīng)注意 5W要素： What（什么事）、 When（什么時間）、 Who（什么人）、 How（怎樣做）和 Where（什么地方）。 What（事由） 首先應(yīng)了解客人來訪的目的。這是接待工作的基礎(chǔ)，因為隨后一切工作都必須依此而進(jìn)行，通常包括以下幾種： 商務(wù)談判、業(yè)務(wù) 往來 、合作 協(xié)商 、 調(diào)研考察、 出席 會議、參加典禮、 禮節(jié)拜訪等。 When（時間） 這是指客人來訪的日期和時間，包括到達(dá)時間、在我 單位 逗留時間、離開時間、以及相關(guān)的車次航班情況等。 Who（人員） 人員 是指 來賓 的 基本 組成情況，包括人數(shù) 、姓名、身份（職務(wù) 、級別等）、性別、民族 等，尤其應(yīng)了解 來訪客人中最高領(lǐng)導(dǎo)的情況。 同時，根據(jù)來訪事由和人員情況，確定我方出面接待 人員，一般應(yīng)把握 “對口接待、身份對等 ”的原則 ，其中關(guān)鍵 是確定我方出面接待 的最高領(lǐng)導(dǎo)。 How（方式） 方式則是指接待所采用的形式，這主要由接待的事由來決定。不同的事由將決定接 待地點(diǎn)的選取和布置。 Where（地點(diǎn)） 地點(diǎn)主要指迎送、會談、住宿、就餐等 地點(diǎn)。來訪的事由、人數(shù)、主賓的身份等是確定接待地點(diǎn)的主要因素。例如：舉行大會或典禮，當(dāng)級別較高的客人來訪時，可在正式會場 旁 備一 小型休息室，供雙方領(lǐng)導(dǎo)在會前小憩和見面。所選用會談場所的座位數(shù)宜略多于雙方總出席的人數(shù)，達(dá)到既能融洽交流又相對寬松的效果。另外，就近原則也是要考慮的因素，使會談、住宿、就餐的地點(diǎn)相對靠近或順路，可以節(jié)約時間和精力。 二、準(zhǔn)備 接待前的準(zhǔn)備是做好接待工作的重要組成部分，是整個接待工作能夠順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。準(zhǔn)備 工作包括來訪信息的確認(rèn)、補(bǔ)充；確定接待規(guī)格；制定接待計劃等方面。 （一）確認(rèn)來訪信息 來賓信息的收集，是做好接待準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)。在接到接待任務(wù)后，首先應(yīng)確認(rèn)來訪人員的信息，包括以下幾個方面： 來訪客人情況：包括來訪人數(shù)；主要成員姓名、身份（職務(wù)、級別等） 、性別、民族（在食宿等方面有無特殊要求和風(fēng)俗習(xí)慣）、隨 行聯(lián)系人 及 聯(lián)系方式等。 來訪計劃：包括來訪目的、來訪時間、離開時間、來去的交通方式及班次、是否需要訂房、訂票、接送等。 此外，還應(yīng)告知來賓我方接待人員的姓名、聯(lián)系方式等信息，便于雙方的溝通和信息的 及時更新。 聯(lián)系 時要注意復(fù)述關(guān)鍵 信息，如人名、電話號碼、日期、航班班次等，請對方確認(rèn)，以保準(zhǔn)確 。 （二）補(bǔ)充相關(guān)信息 由來賓方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圓滿完成。因此，接待人員要根據(jù)已知情況擴(kuò)展信息。 來訪單位的情況：包括來訪單位的概況、特色和所處地區(qū)的概況等。這些信息摘錄 、 整理 、 打印后分送參與接待的主要領(lǐng)導(dǎo)和工作人員。 重要來賓的主要經(jīng)歷：來賓地位尊貴，需要進(jìn)行一對一的接待 時 。接待人員 應(yīng) 了解嘉賓的個人信息，包括個人資料、主要經(jīng)歷 等。這樣才能在接待中做好細(xì)節(jié)工作，使彼此心情愉悅。 （三） 規(guī)格定位 接待工作中，規(guī)格定位是一個非常重要的環(huán)節(jié)。在掌握有關(guān)信息后，主要依據(jù)來訪人員情況、時間與目的，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，確定我方接待 規(guī)格及參與人員，并制定接待計劃。一般來講，接待規(guī)格依據(jù)實際情況 分為三種形式。 對等接待 ，這 是最常見的接待規(guī)格，指我方出面接待的領(lǐng)導(dǎo) 和客人的職務(wù)、級別大體相同而采取的一種接待形式。 高格接待 ， 是指我方出面接待的領(lǐng)導(dǎo)比客人職務(wù)高而采取的一種接待形式。 低格接待 ， 是指陪客比來客職務(wù)低而采取的一種接待形式。 在接待工作的準(zhǔn)備中，只有對接待規(guī)格 做出正確的定位，才能確定應(yīng)該 邀請哪些領(lǐng)導(dǎo)出席，如何安排車輛和 行程，從而完成接待計劃。 （四）制定計劃 制定計劃是接待工作的重點(diǎn)之一。 尤其是 重要 來賓 來訪 ，應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)同志匯報，聽取領(lǐng)導(dǎo)對接待工作的安排意見，同時召開接待工作會議，在安全保衛(wèi)、交通用車、陪同人員、經(jīng)費(fèi)開支、活動方式、日程安排、接待規(guī)格、接待地點(diǎn)、匯報內(nèi)容、參觀路線、后勤保障、宣傳報導(dǎo)等方面做出準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)牟渴?，確保接待計劃順利實施。制定計劃可通過填寫《接待事務(wù)安排表》使計劃完整和詳細(xì)，其中的關(guān)鍵內(nèi)容包括以下三方面： 物質(zhì)準(zhǔn)備，包括：住宿安排、用餐安排、會談地點(diǎn) 、參觀點(diǎn)、接待用車和有關(guān)文字材料等。 參加人員，根據(jù)對方 來訪目的、活動需要來確定，其中的重點(diǎn)是落實我方出面接待的最高領(lǐng)導(dǎo)。 資金準(zhǔn)備，適量的接待經(jīng)費(fèi)是必不可少的。 附：接待事務(wù)安排表 填表時間： 來訪單位 來訪時間 會晤地點(diǎn) 主要 內(nèi)容 來 訪 單 位 成 員 聯(lián)系人： 聯(lián)系電話： 會見領(lǐng)導(dǎo) 接 待 人 員 經(jīng)辦人： 聯(lián)系電話： 會 晤 安 排 饋贈 禮品 備 注 （五）檢查準(zhǔn)備 準(zhǔn)備工作完成后，應(yīng)從頭到尾將整個接待計劃梳理一遍，查漏補(bǔ)缺。主要關(guān)注整個接待流程安排是否合理、是否遺漏某個環(huán)節(jié)等，確保每個環(huán)節(jié)應(yīng)出席的人員和需要的物資都已落實。提前半天或一天須再次落實人員、地點(diǎn)、車輛和經(jīng)費(fèi)等的準(zhǔn)備情況。 三、 迎送 （一）車輛安排 無論是接機(jī)接站，還是來賓到達(dá)
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1