有效降低辦公費用管理規(guī)定(doc12)-經(jīng)營管理-文庫吧
2025-07-12 08:25 本頁面
【正文】 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 后 ，節(jié)省 30％以上話費。 第十三條 長途電話要經(jīng)由總機(jī) Ｆ公司為了提高成本概念，長途電話都由總機(jī)發(fā)出。電話機(jī)前放置記錄用紙，填寫通話結(jié)果。這樣可以做筆錄，同時可防止無謂的長途電話使用。也不會打錯電話，在等對方通話時可以再確認(rèn)聯(lián)絡(luò)內(nèi)容。直撥電話很方便，所以掛接長途電話亦很容易，像使用市區(qū)電話的輕易感覺。 經(jīng)由總機(jī)可防止以上情況，同時也是培養(yǎng)成本觀念的一種方法。 第十四條 建立電話傳真機(jī)系統(tǒng) 總、分公司之間的電話費用，在做記錄后，可考慮建立傳真機(jī)系統(tǒng)。不只可節(jié)省電話費用，還可以用作文書聯(lián)絡(luò)之用，消除傳達(dá)上的錯誤。用電話如本人不在時，就造成電話費的浪費，用傳真機(jī)可以電送就沒有這個情況。與電報機(jī)不同的是，用電話傳真機(jī)時，不必另請打字員打字，誰都輕易會使用。Ｔ公司改用傳真機(jī)后，電話費省下約三分之一。 第十五條 總、分公司之間，聯(lián)絡(luò)制定標(biāo)準(zhǔn)化 員工不要用隨意的方法聯(lián)絡(luò)，需要制定標(biāo)準(zhǔn)的方法。方法可分為１、普通信件，２、限時專送，３、電話傳真，４、電話等，這些方法，制定一覽表徹底執(zhí)行。有的公司禁止使用總、分公司之間的電話，改用電話傳真機(jī)，及活用電腦連線等，而達(dá)到節(jié)省費用。時代在進(jìn)步，頭腦也要轉(zhuǎn)得快，信息的傳達(dá)亦要符合時代需要。 第十六條 用一個字的單位簡化公司內(nèi)的電話 我在南部打電話回公司聯(lián)絡(luò)時，“喂，林，好”就問候完，通常的方法 ,“ 喂，喂，我是林某，您好嗎？”要這么說，這個字?jǐn)?shù)的差異，前者三字 ,后者九字，差異很大。前者可節(jié)省時間與電話費。公司內(nèi)的聯(lián)絡(luò)電話簡略用一個字來傳達(dá)。季節(jié)的問候、久未見面、互相問候近況都要免除。 第十七條 打電 話要考慮區(qū)域 業(yè)務(wù)員為了聯(lián)絡(luò)，從公司打電話與客戶聯(lián)絡(luò)時，要考慮打電話的地點。因為業(yè)務(wù)員程度不一，有時和客戶中的異性一聊，往往忘了費用一秒一秒的增加 , 公司應(yīng)編制詳細(xì)電話費用表，給每位業(yè)務(wù)員，這樣的考慮可達(dá)到節(jié)省電話費用。 編 號 共 13 頁 第 4 頁 辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 第十八條 利用５Ｗ２Ｈ表格 為了節(jié)省電話費用，打電話前先作成５Ｗ２Ｈ的表格，整理后再打電話。這個表格不只是打電話前使用，接聽電話或其他“轉(zhuǎn)言記錄”也要廣為利用。 １、ＷＨＥＮ 何時 ２、ＷＨＯ 誰 ３、ＷＨＡＴ 何事 ４、ＷＨＹ 理由 ５、ＷＨＥＲＥ 場所 ６、ＨＯＷ 方法 ７、ＨＯＷ ＭＵＣＨ 數(shù)量、金額 第十九條 對方講話中則改時再打 從這邊打的電話，常常會碰到對方在另一線電話講話中。這個時候不要用“我等待”而問“是不是要些時間”如果還要一點時間的話 ,告訴對方“待一會再打來”先掛斷電話。這樣可以節(jié)省電話費用，同時兩邊的電話機(jī)都可以空出來。 第二十條 要求對方打過來 向廠部訂貨的電話盡量避免。讓對方每天固定時間打電話來，這樣可以有計劃的進(jìn) 行工作，同時可以節(jié)省電話費。這個方法也可以利用在其他事情上。當(dāng)然這個方法，依對方的立場，有時候行的通，有時候行不通的。例如對方與這邊立場相等，碰到對方另有一部電話時可說“很抱歉 ,講完電話可否給我電話聯(lián)絡(luò)”這樣拜托就可以了。 第二十一 條 禁止電話私用 市內(nèi)電話就無所謂，家鄉(xiāng)、朋友等的長途電話，被私人使用是一筆很大支 出。私用電話不但是費用的損失，對周圍的人也會構(gòu)成妨礙工作，所以絕對禁止。工作中原則上，朋友與戀人打來電話都要禁止。私用電話要休息時間打來。 另外一種方法是，在公司內(nèi)裝設(shè)公用電話，供私用，多少也可以增加收入，一舉兩得。 第二十二條 每 1盞燈，設(shè)置 1個開關(guān) 通常在房間的進(jìn)出口集中設(shè)置開關(guān)。日光燈每 1盞設(shè)置 1個開關(guān)，可以節(jié)省電費。已經(jīng)有日光燈集中開關(guān) ,換成每 1燈 1開關(guān)的工程費 , 編 號 共 13 頁 第 5 頁 辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 數(shù)年間就可以節(jié)省回來。對節(jié)省有無觀念，只看是否用 1盞燈 1個開關(guān)就能判斷。 第二十三條 桌上放置臺燈 在桌上辦事，而光線從天
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