【正文】 寫信人的單位沒有門牌號碼和街名，則第一行可寫上所在班級或?qū)I(yè)組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學(xué)校名稱；第四行寫市（縣）、省（州）名稱；然后再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發(fā)信日期等項。如果使用標(biāo)點(diǎn)符號，則在每行末尾加逗號，最后一行的末尾加句號。但當(dāng)前的信件中行末大都不加標(biāo)點(diǎn)符號，但在每行之內(nèi)該用標(biāo)點(diǎn)符號的地方，仍要用標(biāo)點(diǎn)。特別要注意的是，門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家，城市名稱之后往往寫有字母或數(shù)字（如 New York, 103），表示城市的郵政編碼。關(guān)于發(fā)信日期的寫法，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：①年份應(yīng)完全寫出，不能簡寫。②月份要用英文名稱，不要用數(shù)字代替。③月份名稱多用公認(rèn)的縮寫式。但 May, June, July, 因為較短，不可縮寫。④寫日期時，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數(shù)詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數(shù)詞，簡單明了。日期可有下列幾種寫法：① , 2004② 10 May., 2004③ 3rd June, 2004④ , 2004其中，①最為通用。信內(nèi)地址（Inside Address, Introductory Address）信內(nèi)地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低于寫信人地址和發(fā)信日期一二行，也分并列式和斜列式兩種，但應(yīng)與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行，例如：①并列式 KerryPeking UniversityHaidian District, 100871BeijingChina②斜列式 KerryPeking UniversityHaidian District,100871BeijingChina（Salutation）對收信人的稱呼應(yīng)自成一行，寫在低于信內(nèi)地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個詞的開頭字母要大寫，至于末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大英語則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關(guān)系而定。給外國人寫英文信時，稱呼用語要注意以下幾點(diǎn)：①對沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr.。，不可只用在名字之前，例如對的稱呼，應(yīng)該是： , 不可是：。若稱呼多個男性，則在姓名前用 Messrs.。對一般以人名為名稱的公司和企業(yè)常用這種稱呼，例如： and Brothers 布萊克兄弟公司。②對女性一般稱呼 Mrs.，Madam 或 Miss。，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨(dú)使用或加在丈夫的姓名之前 。若稱呼多個女性，則在姓名前用 、企業(yè)可用 Mesdames 稱呼。Miss 多用于未婚女子，此詞可縮寫為 Ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor（縮寫為 Prof.），Doctor（縮寫為 Dr.），General(縮寫為 Gen.)。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof.（Phil）White等。④對外公函中對收信人的稱呼，可用 Gentlemen（而不是 Gentleman），Dear Sir(s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear，后面也不能帶姓名。用 Sirs 時，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨(dú)用 Sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨(dú)使用 Madam 或其復(fù)數(shù) Mesdames。⑤對外國高級官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir，（Dear），（Dear），（My dear），Your Excellency（復(fù)數(shù)為 Excellencies）。⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時也用 Your Majesty 稱呼以表示?？蜌夂妥鹁碮our Majesty 可兼指男性和女性，其復(fù)數(shù)為 Your Majesties。⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時，一般用 Your Highness(復(fù)數(shù)為 Highnesses)。收信人稱呼先生（男人）Mr./（已婚）（未婚）Miss夫人、 兩位或兩位以上女子（已婚）Mesdames兩位或兩位以上小姐（未婚）Misses常見的頭銜（漢英對照）如下：教授Professor博士Doctor(Dr.,.)醫(yī)學(xué)博士Medical Doctor(.)總統(tǒng)或校長President主席或董事長Chairman副主席或副董事長Vice Chairman副總統(tǒng)或副校長Vice President首相Prime Minister總理Premier省長或州長Governor市長Mayor參議員Senator大使Ambassador秘書長Secretary General一秘First Secretary二秘Second Secretary院長Director,Dean副院長Vice Director系主任Dean,Head,Chair館長Chief Librarian,Curator閣下Excellency神甫Father（Body of the Letter）信的正文每段第一行應(yīng)往右縮進(jìn)約四五個字母。在寫事務(wù)性信件時，正文一般開門見山，內(nèi)容簡單明了，條理清楚。在寫私人信件時，信寫好之后若有什么遺漏，可用 。（Complimentary Close）結(jié)束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱，只占一行，低于正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號。結(jié)束語視寫信人與收信人的關(guān)系而定例如寫給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或不相識的人的信，一般用：Yours(very)truly, Yours(very)faithfully, Yours(very)sincerely，等等。寫給上級和長者的信一般可用：Yours(very)respectfully, Yours(very)