【正文】 卡座內點飲品時，須遵循“客人優(yōu)先”的原則，各類飲品無償使用，應以“節(jié)約為本”； （三）在卡座內接待客戶 的時間 一般控制在 1 小時之內； 三、接待管理 (一 ）公司行政辦公室是公司對外的形象窗口，必須有禮有節(jié)地接待每一位參訪者，并按公司制度執(zhí)行相關登記手續(xù)；各部門員工應熱情接待，自覺維護公司形象和聲譽；參訪者需要參觀 17 其他部門的，應由行政辦公室或接待部門陪訪，部門負責人不在時，應指定其他陪訪人員 陪訪 ； （ 二 ） 公司行政辦公室接到通知后，及時聯系相關的領導作好接待準備，并安排會客室、茶水、咖啡等接待工作。公司重要客戶來公司參觀、考察，行政辦公室應根據公司的要求做好有關接待的各項準備工作（包括接待方案的擬定等，接待方案報公司領導審核后實施準備工作）； （ 三 ） 其他部門接到 有關客戶來公司參觀、考察的，應及時通知行政辦公室，行政辦公室根據接待要求及時做好接待工作； （ 四 ） 各項接待工作應細致準備，熱情迎送。接待人員應隨時掌握來客到達時間，并及時通知有關領導迎接； （五）前臺接待人員應靈活、機敏，對一般來訪客人應詢問拜訪部門，并請來訪者在大廳稍等后用電話與相關部門聯系，請相關人員到大廳接待來客。不能在集體辦公區(qū)域談論，不能大聲說話或影響別人辦公。如果被訪部門沒人或不方便接待來客時，應對客人說明情況，表示歉意并歡迎下次再來拜訪； （六）接待重要來訪客人時，應事先與被訪領導電話聯系，再 引領到相關行政辦公室。如果被訪領導暫時不方便接待，應請到接待室，由行政辦公室負責接待，待領導有空時再請客人到相關行政辦公室。如果領導不在，應通知相關領導； （七）接待期間接待人員應隨時關注客戶要求，及時提供必要服務。行政辦公室負責安排公司重要客戶的就餐，并做好陪同工作； 四、會議管理 （一）公司會議本著精簡、高效、節(jié)儉的原則進行管理，為了使公司的會議管理更加規(guī)范化和有序化， 應 減少會議、縮短會議時間，提高會議質量及會議的行政決策效率，確保會議決策的有效落實； （二）會議種類及組織 ：包括經理辦公會 議、辦公擴大會議、部門工作會議、全體員工大會，由行政辦公室負責組織召開； ：如經營活動分析會、安全衛(wèi)生工作會、資產管理會等，由分管領導批準，召集部門負責人組織； ：各部門召開的工作會由各部門領導 決定 并負責組織 召開 。 （三）會議的審批及編排 必須使用會議室召開的各類會議，先由承辦人向行政辦公室提出申請，由行政辦公室進行統(tǒng)一編排，如安排上發(fā)生沖突，由行政辦公室根據會議緊急、重要程度，時間長短等進行調整， 18 并安排會議場所和接待人員； （四）會議時間 ，盡量縮 短會議時間：部門工作會議一般不超過半小時，專題會議一般不超過 1 小時； 。 （五）會議通知 （如需書面通知的，召集部門根據會議內容、要求擬訂會議通知，由行政辦公室統(tǒng)一發(fā)布，并提前通知與會人員），通知包括會議時間、地點、召集人、參加人員、主題、內容等，必要時編制會議議程； ，應做好通知工作。出席會議的重要人員，應通過電話等方式確認是否能如期出席，并做出相應安排。 （六）會議紀律 ，如有特殊情況，需提前向會議召集人請假，參加人員必須提前進入會場，并簽到，對遲到者與考勤遲到同等對待。如遇特殊原因不能出席或另外派人參加的，須提前書面向會議召集人請假，中途離席同樣要征得召集人同意，對不請假而缺席會議的作曠工處理； ，保持會場肅靜， 須將手機調至靜音 ，會外人員不得進入會場找人、簽字、交談等，如 遇 特別緊急重要的事情 應 由接待人員代為傳 達信息； （七）會議接待 、對外會議均由行政辦公室負責接待； （時間、地點、級別、 人數等）做好各項準備工作，服務必須熱情、周到、文明，接待人員不能著可能影響會議的高跟鞋等。 （八）會議要求 ，提高會議質量，開會之前應讓與會者了解會議內容和要解決的問題； ，在會上積極發(fā)言，為企業(yè)獻計獻策；與會者在會后必須把有關內容向相關下屬人員傳達，傳達會議精神必須有記錄，會議召集人應及時進行檢查；以便及時跟蹤、檢查監(jiān)督和落實； ，在會議決策未正式公布以前，不得私自泄漏會議內容， 以免影響決議實施； ，形 成會議紀要；重要會議可由行政辦公室派人記錄，形成會議 19 紀要，并進行錄音、攝像、攝影，并妥善保存各種材料，年度存檔； （或專業(yè)人員）負責做好會議紀要的相關工作，做好落實情況的檢查、監(jiān)督工作。 （九）參加公司外會議 ，必須憑會議通知（電話通知的應注明召集部門、時間、會期、會議主題等）辦好出門、考勤等手續(xù)，并安排好部門和本職工作； ，不能無故遲到、早退，其中發(fā)言人員必須牢記宣傳公司的形象。與會者必須認真聽講、記錄， 會后必須對有關領導、部門、人員匯報或傳達會議精神。 違反本 節(jié) 各項條款的， 每人每次扣 2分 。情節(jié)嚴重的（如使公司的形象受到損害的）加倍扣分。 第二節(jié) 公章管理制度 為了進一步加強公司公章（包括 公章、法人私章、合同章、財務章及各職能部門章等 ）的管理，保證公章使用的合法性、嚴肅性和可靠性，明確公章保管人的職責，維護公司利益，特制訂本管理制度。 一、公章的刻制 （一） 公司 基本印章（公章、合同章、法人私章、財務章）的刻制， 均須報董事長批準，由行政辦公室開具介紹信或相關證件，由 指定的印章管理人員 到公安機關指定部門辦理刻 制手續(xù)； （二） 因業(yè)務發(fā)展需要申請各職能部門專用章時，由需求部門提出申請，經行政辦公室主任核準后，方可刻制； （三）公章的形體和規(guī)格，按國家有關規(guī)定執(zhí)行，新印章啟用前要交行政辦公室做好戳記，并留樣保存，以便備查。 二、 公章的保管、交接和停用 （一）公司的公章（包括但不限于公章、合同專用章、電子印章）由行政辦公室專人保管，各部門公章由各部門指定專人保管，并將保管公章人員名單報行政辦公室備案。 公章管理人員應妥善保管公章，不得隨意亂放，應采取防盜措施； （二）嚴禁員工私自將公章帶出公司使用。若因工作需要，確需將 公章帶出使用，需填寫《公章外帶審批表》進行詳細登記，說明申請事由，并由部門經理同意，分管領導、董事長批準，由公章管理員隨同外出監(jiān)章。公章管理員和使用公章人員對公章的使用后果承擔一切責任； 20 （三）公章保管人因事離崗時，須由行政辦公室主任或指定人員暫時代管，以免貽誤工作； （四）公章移交必須按公司要求辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息； （五）有下列情況，公章須停用： 1．公司名稱變動； 2．公章使用損壞； 3．公章遺失或被竊，必須及時辦理遺失聲明作廢，并保存聲明資料； （ 六）公章停用時須經董事長批準，及時將停用公章送行政辦公室，根據相關規(guī)定上交、封存或銷毀，建立公章上交、存檔、銷毀的登記檔案。 三、公章的使用 （一）公章使用應與部門權利相配套，不得越權蓋章。如： 、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司公章； ； （也可使用公司公章）； 、合同以及代表公司向上行文或代表部門向下行文中使用。 （二）公章必須由責任人親自蓋具（蓋具的印章必須要正）， 不得隨意交給他人； （三）公章使用必須嚴格遵守用章登記制度，申請責任人必須填寫《公章使用審批表》，將需加蓋公司印章的材料主要內容、用途、份數、簽署日期，作相關記錄同時簽名，由部門經理同意，分管領導批準，公章管理員復審后方可用印，不符合規(guī)定的的文件、合同等，行政辦公室有權拒印。每年年終公章管理人負責將公章使用情況登記表送行政辦公室存檔； （四）凡須蓋具公司公章（包括但不限于公章、合同專用章、電子印章）的資料、合同、協議等都必須備份； （五）嚴禁在空白紙張、合同、協議、證明及介紹信等上面蓋章。因工作特殊確需開具 時，須經董事長同意方可開具；待工作結束后，必須及時向公司匯報開具手續(xù)的用途， 并 立即收回 未使用的 ； （六）責任人在蓋章時應充分考慮蓋章所帶來的經濟和法律責任。發(fā)現疑難問題，對蓋章責任難以把握時，應書面請示董事長批準。 （ 七 ）蓋章后出現的意外情況由批準人負責，如公章管理人員違規(guī)蓋章造成的后果由直接責任人負責； 21 違反本節(jié) 各項條款的 ，每人每次扣 10分以上（視情節(jié)嚴重程度而定），若給公司造成一定經濟損失或不良社會影響者，將追究其給公司帶來的直接、間接的經濟損失并開除直至追究其法律責任。 第三節(jié) 文件管理制度 為了節(jié) 約資源，提高公司各類文件的運轉效率，確保上報下達暢通，對公司文件部分實施無紙化管理，特制定本制度。本制度適用于公司全體人員。 一、公司的外來文件、信函（不包括私人信件）必須由行政辦公室指定人員拆封，及時登記、編號、呈閱、轉辦，其它任何部門及個人不得私自拆閱，否則追究責任； 二、行政辦公室辦理人員必須及時辦理或送辦上述工作，公司外來的傳真、電話等，應及時轉交、轉告，若延誤、丟失等，追究責任； 三、各部門以公司名義擬制的報告、請示、通知、決定等文件必須以電子郵件的方式提交行政辦公室確定密級、編號、登記，經公司領 導批示后由行政辦公室以電子郵件的方式下發(fā)； 四、以公司名義擬制的相關文件必須經行政辦公室主任審閱才能下發(fā)，其它部門不得下發(fā)通知與文件，否則扣獎責任人； 五、廢除的文件、資料須作銷毀處理； 六、各部門負責人須按時查閱電子郵箱，避免因信息閉塞而延誤事務，如條件不具備的可委托本部門計算機責任人收閱。如是緊急文件，應及時以電話、電子郵件的方式將文件精神傳達給相關人員； 七、各部門負責人收到文件以后，要及時以郵件回復方式給行政辦公室以回執(zhí)，確認文件已收閱，并將收到的文件以電子文檔的方式備份、分類、存檔，以免文件丟失； 八、每個文件接受部門及負責人應認真組織貫徹、學習文件精神，不得丟失； 九、整個收文、傳達、承辦的過程均以電子郵件的形式進行，如因 特殊 原因確實需要紙制文件，可到行政辦公室申請復印文件； 十、行政辦公室負責公司文件在網絡中的共享管理，并做好信息安全工作。 違反本節(jié)各項條款的， 每人每次扣 2分 ，干部考核時追加績效考核。 第四節(jié) 公文管理制度 為使我公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、程序化、科學化，提高公文質量和工作效率，結合我公司實際，制定本制度。 22 一、總 則 （一）公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔 等一系列相互關聯、銜接有序的工作； （二）公文處理應當堅持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、準確、安全。各部門應配備相對穩(wěn)定的人員負責公文處理工作。各部門負責人應當高度重視公文處理工作，加強對本部門公文處理工作的領導和檢查； （三）公文內容要符合國家的法律和法規(guī)，符合黨和國家的方針政策及現行的有關規(guī)定，保證公文的正確性； （四）公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家和公司秘密的安全； （五）公司行政辦公室是公司行政公文處理的管理機構，主管和指導整個公司的公文處理工作。公司行政公文由 行政辦公室統(tǒng)一收發(fā)、登記、編號、傳遞、催辦、立卷、歸檔和銷毀。 二、歸 類 （一）決定： 適用于對重要事項和重大行為做出安排，以及對有關集體和人員的獎懲（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，且必須加蓋公司公章）； （二）請示：與批復對應。 適用于向上級機關和業(yè)務主管部門請求指示、批準，且只能一文一事，也不能多頭行文，上級機關和業(yè)務主管部門必須予以明確批復（各部門或個人可以在向 公．司內部 ． ． ． 上級部門、主管領導請求指示、批準時使用此類公文形式，公司各級部門、領導在批示后必須轉交行政辦公室給予批復或交辦、協辦 ）； （三）報告： 適用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問，可以一文多事，但不能多頭行文，上級機關無需答復（公司各部門或個人可以在向 公司內部 ． ． ． ． 上級部門、主管領導匯報工作、反映情況、答復詢問時使用此類公文形式）； （四）通知： 適用于發(fā)布規(guī)章制度，任免、處理人員，傳達要求有關部門辦理和需要周知或者執(zhí)行的事項（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，但可以讓行政辦公室轉發(fā)）； （五）通告 ：適用于在一定范圍內公布各有關方面應當遵守或者周知的事項（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式 ，且必須加蓋公司公章）； （六）通報： 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，且必須加蓋公司公章）； （七）批復：與請示對應。 適用于答復各部門、駐外辦事處等的請示事項（除行政辦公室外 23 的其他任何部門不得使用此類公文形式，公司各級部門、領導在批示后必須轉交行政辦公室給予批復或交辦、協辦）； （八）意見： 適用于對重要問題提出見解和處理辦法（公司各部門可以使用此類公文形式）； （九）公函： 適用于不相隸屬業(yè)務單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批 事項（除行政辦公室外的其它任何部門不得使用此類公文形式，且必須加蓋公司公章）； （十）會議紀要： 適用于記載、傳達會議情況和議定事項（公司各部門可以使用此類公文形式）； （十一）申請：不屬公文，但又普遍使用的一種行文方式， 適用于