【正文】 允許空字符：如果為 “ 是 ” ，則該字段可以接受空字符串為有效輸入項(xiàng)。 （ 2）字段大?。嚎梢灾付ㄗ侄沃形谋净驍?shù)字的范圍，文本缺省長度為 50，數(shù)值為長整型。 創(chuàng)建“員工”表 （ 3）文本字段的長度設(shè)置不會影響磁盤空間，但字段大小的最大值比較小時可以節(jié)約內(nèi)存和加快處理速度。 （ 4）格式：可以定義字段中數(shù)據(jù)的格式。 （ 5）標(biāo)題：可以定義字段的別名，作為創(chuàng)建窗體和報表時數(shù)據(jù)單中使用的標(biāo)簽。因字段名的要求比較嚴(yán)格，如字段名中不能有空格，如果字段名為LastName，將標(biāo)題設(shè)置為 Last Name則其可讀性有了很大的提高。 （ 6）索引：可以選擇是否為這個字段建立索引或者是否允許重復(fù)建立索引。 （ 7）默認(rèn)值：定義自動插入字段的值，必要時可在數(shù)據(jù)項(xiàng)輸入不同值。 （ 8）小數(shù)位數(shù)：用一個數(shù)字指定小數(shù)點(diǎn)右邊的位數(shù)，選擇 “ 自動 ” 時格式的屬性自動確定小數(shù)位。 （ 9）輸入掩碼：用于設(shè)置數(shù)據(jù)輸入字段的模式，單擊該屬性后的，會調(diào)出“ 輸入掩碼向?qū)?” 對話框。 （ 10）必填字段：用于設(shè)置這個字段是否必須填寫，設(shè)置成 “ 是 ” 時，這個字段不能空著。 （ 11）有效性規(guī)則：創(chuàng)建測試進(jìn)入字段的數(shù)據(jù)并拒絕無效項(xiàng)目的表達(dá)式，它的規(guī)則與查詢中的條件類似，請參看第 4章的內(nèi)容。 （ 12）有效性文本：定義字段中輸入無效數(shù)據(jù)時屏幕上顯示的錯誤消息。 創(chuàng)建“員工”表 3． Access 2022對象命名的規(guī)則 在上面創(chuàng)建表的過程中，遇到了給表命名的問題， Access 2022中的表、字段、窗體、報表、查詢、宏和模塊等都是對象，給它們命名時允許的自由度很大，但也不是沒有規(guī)則的，一般來說要遵循以下原則。 （ 1）任何一處對象的名稱不能與數(shù)據(jù)庫中其他同類對象同名，例如不能有兩個名為 “ 客戶 ” 的表。 （ 2）表和查詢不能同名。 （ 3）命名字段、控件或?qū)ο髸r，其名稱不能與屬性名或 Access已經(jīng)使用的其他要素同名。 （ 4）名稱最多可用 64個字符，包括空格，但是不能以空格開頭。 雖然字段、控件和對象名中可以包含空格，但要盡量避免這種現(xiàn)象。原因是某些情況下，名稱中的空格可能會和 Microsoft Visual Basic for Applications 存在命名沖突。 用戶應(yīng)該盡量避免使用特別長的字段名。因?yàn)槿绻徽{(diào)整列的寬度，就難以看到完整的字段名。 （ 5）名稱可以包括除句號（ .）、感嘆號（ !）、重音符號（ `）和方括號（ [ ]）之外的標(biāo)點(diǎn)符號。 創(chuàng)建“員工”表 （ 6）不能包含控制字符（從 0 到 31 的 ASCII 值）。 （ 7）在 Microsoft Access 項(xiàng)目中，表、視圖或存儲過程的名稱中不能包括雙引號（ ）。 （ 8）為字段、控件或?qū)ο竺麜r，最好確保新名稱和 Microsoft Access 中已有的屬性和其他元素的名稱不重復(fù)；否則，在某些情況下，數(shù)據(jù)庫可能產(chǎn)生意想不到的結(jié)果。 有關(guān)命名的詳細(xì)信息可以查看 Office助手。 主鍵和索引 Microsoft Access 2022是一種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，其強(qiáng)大功能來自于其可以使用查詢、窗體和報表快速地查找并組合存儲在各個不同表中的信息。為了做到這一點(diǎn)，每個表都應(yīng)該設(shè)定主關(guān)鍵字。關(guān)鍵字是用于惟一標(biāo)識每條記錄的一個或一組字段， Access 2022建議為每一個表設(shè)置一個主關(guān)鍵字，主關(guān)鍵字簡稱為主鍵。設(shè)立主鍵能提高 Access在查詢、窗體和報表操作中的快速查找能力。 創(chuàng)建“員工”表 1．主鍵 表中所存儲的每條記錄的惟一標(biāo)識，即稱作表的主鍵。指定了表的主鍵之后， Access 將阻止在主鍵字段中輸入重復(fù)值或 Null值。 主鍵可以包含一個或多個字段，以保證每條記錄都具有惟一的值。設(shè)定主鍵的目的在于以下幾個方面：一個是保證表中的所有記錄都能夠被惟一識別，二是保持記錄按主鍵字段項(xiàng)目排序，三是加速處理。 Access 2022中可以設(shè)置 3種主鍵，即自動編號、單字段及多字段。 （ 1） “ 自動編號 ” 主鍵：當(dāng)向表中添加每一條記錄時，可將 “ 自動編號 ”字段設(shè)置為自動輸入連續(xù)數(shù)字的編號。將自動編號字段指定為表的主鍵是創(chuàng)建主鍵的最簡單的方法。如果在保存新建的表之前未設(shè)置主鍵，則Microsoft Access會詢問是否要創(chuàng)建主鍵，如果回答為 “ 是 ” ， Microsoft Access 將創(chuàng)建 “ 自動編號 ” 主鍵。 （ 2）單字段主鍵：如果字段中包含的都是惟一的值，例如 ID號或部件號碼，則可以將該字段指定為主鍵。只要某字段包含數(shù)據(jù)，且不包含重復(fù)值或Null值，就可以為該字段指定主鍵。 （ 3）多字段主鍵：在不能保證任何單字段包含惟一值時，可以將兩個或更多的字段指定為主鍵。 創(chuàng)建“員工”表 2．設(shè)定和刪除主鍵的方法 如果表中沒有可以用作惟一識別表中記錄的字段，則可以使用多個字段來組合成主關(guān)鍵字。在表設(shè)計(jì)器中設(shè)置主鍵的步驟如下。 （ 1）在表設(shè)計(jì)視圖中，單擊字段名稱左邊的字段選擇按鈕，選擇要作為主鍵的字段。單擊字段選擇按鈕的同時按住 Ctrl鍵可以同時選擇多個字段。 （ 2）單擊 “ 編輯 ” → “ 主鍵 ” 菜單命令，或單擊工具欄上的 “ 主鍵 ” 按鈕，則在該字段的左邊顯示鑰匙標(biāo)記，如圖 2216所示。 如果要刪除主鍵，只要重復(fù)上面兩步操作即可。 3．索引 “ 索引 ” 是數(shù)據(jù)庫（不只是 Access）中極為重要的概念，它就像數(shù)據(jù)的指針，能夠迅速地找到某一條數(shù)據(jù)。當(dāng)表中的數(shù)據(jù)量越來越大時，就會越來越體現(xiàn)出索引的重要性。以公司的人事數(shù)據(jù)庫為例，一般的查詢方式是利用 “ 編號 ” 或 “ 姓名 ” ，但姓名可能重復(fù)（同名同姓），編號則不應(yīng)該有兩人一樣的情況，因而 “ 編號 ” 就比 “ 姓名 ” 更適合作為索引鍵。 并不是所有的數(shù)據(jù)類型都可以建立索引，不能在 “ 自動編號 ” 及 “ 備注 ”數(shù)據(jù)類型上建立索引，在設(shè)定時請稍加注意。此外，并非是表中所有的字段都有建立索引的必要，因?yàn)槊吭黾右粋€索引，就會多出一個內(nèi)部的索引文件，增加或修改數(shù)據(jù)內(nèi)容時， Access同時也需要更新索引數(shù)據(jù)，有時反而降低系統(tǒng)的效率。 創(chuàng)建“員工”表 圖 2216 設(shè)置了主鍵 創(chuàng)建“員工”表 增加或刪除字段的索引，具體操作步驟如下。 （ 1）單擊要處理的字段名。 （ 2）單擊字段屬性欄中的 “ 常規(guī) ” 選項(xiàng)卡。 （ 3）單擊 “ 索引 ” 屬性出現(xiàn)向下箭頭，單擊此箭頭出現(xiàn) 3個選項(xiàng)，如圖 2217所示，從中選擇一個選項(xiàng)。 圖 2217 定義索引 創(chuàng)建“員工”表 索引的這 3個選項(xiàng)的含義如下。 ? 無：該字段不需要建立索引。 ? 有（有重復(fù)）：以該字段建立索引，其屬性值可重復(fù)出現(xiàn)。圖 2218 “索引 ” 對話框 ? 有（無重復(fù)）：以該字段建立索引，其屬性值不可重復(fù)。設(shè)置為主鍵的字段取得此屬性，要刪除該字段的這個屬性，首先應(yīng)先刪除主鍵。 單擊工具欄上的 “ 索引 ” 按鈕，可以調(diào)出 “ 索引 ” 對話框，如圖 2218所示，在該對話框中，可以定義索引。 圖 2218 “索引 ” 對話框 建立“睿智圖書發(fā)展公司”數(shù)據(jù)庫中表之間的關(guān)系 在數(shù)據(jù)庫中設(shè)立了不同的表以后，必須告訴 Access 2022如何再將信息合并在一起，這種合并要定義表之間的關(guān)系，然后創(chuàng)建查詢、窗體和報表。 關(guān)系的種類 要在兩個表間建立關(guān)系，必須在這兩個表中擁有相同數(shù)據(jù)類型和大小的字段。表與表之間的關(guān)系有 3種，分別是：一對一關(guān)系、一對多關(guān)系和多對多關(guān)系。 1． “ 一對一 ” 關(guān)系和 “ 一對多 ” 關(guān)系 （ 1） “ 一對一 ” 關(guān)系：如果一個表 A中的一個記錄與另一個表 B中的一個記錄直接相關(guān)聯(lián)，這就是 “ 一對一 ” 的關(guān)