【正文】 、辦文字、委發(fā)字和委文字等幾類公文，還能對其進行編輯或刪除。（2） 收文收文管理主要對校對領導轉文、校內單位請示和校外單位來文進行管理。 發(fā)文的操作說明圖 411 發(fā)文管理發(fā)文管理主要包括辦發(fā)字、辦文字、委發(fā)字和委文字，他們的操作基本類似。以辦發(fā)字為例說明操作方法，其他請欄目參考華船辦發(fā)字。1) 新建辦發(fā)字在發(fā)文管理界面（圖 411）里進入辦發(fā)字欄目，單擊操作鏈接“新建” ，按照要求填寫表單。辦發(fā)字的編號是按照已有的公文按順序自動生成的，可以修改。17 / 45圖 新建辦發(fā)字然后點擊保存，出現(xiàn)如下提示，說明文檔保存成功。圖 新建辦發(fā)字成功2) 查閱辦發(fā)字在辦發(fā)字欄目，能夠查看已保存的公文。視圖顯示了公文的發(fā)文日期、發(fā)文編號、文件標題等信息。圖 辦發(fā)字點擊對應的行就能察看相應的公文文檔。且能夠對其進行修改或刪除等操作。18 / 45圖 辦發(fā)字 收文的操作說明收文管理主要包括校領導轉文、校內單位請示和校外單位來文，他們的操作基本類似。以校領導轉文為例說明操作方法，其他請欄目參考校領導轉文。圖 校領導轉文1) 新建校領導轉文進入校領導轉文界面，單擊操作鏈接“新建” ，按照要求填寫表單，然后保存。收文號是按照已有的公文按順序自動生成的，可以修改。19 / 45圖 新建校領導轉文2) 查閱校領導轉文在校領導轉文欄目，能夠查看已保存的公文。視圖顯示了公文的收到日期、來文領導、收文號、文件標題等信息圖 查閱校領導轉文點擊對應的行就能察看相應的公文文檔。且能夠對其進行修改或刪除等操作。圖 校領導轉文20 / 45 公文處理配置 模塊的結構及功能公文處理配置主要用于對公文處理模塊中要使用的一些預設值進行設置，包括校領導名單、校內單位名稱和校外單位名稱。 校領導配置說明圖 421 校領導名單設置校領導名單、校內單位名稱和校外單位名稱的操作基本類似。以設置校領導名單為例說明操作方法，其他請欄目參考校領導名單。1) 新建校領導名單在校辦公文處理配置界面（圖 421）里進入校領導欄目，單擊操作鏈接“新建” ，按照要求填寫表單。圖 新建校領導名單然后點擊保存，出現(xiàn)如下提示，說明文檔保存成功。圖 新建校領導名單成功2) 查閱校領導名單21 / 45在校領導名單欄目，能夠查看已保存的文檔。視圖顯示了校領導姓名信息。圖 校領導名單視圖點擊對應的行就能察看相應的文檔。且能夠對其進行修改或刪除等操作。圖 打開校領導名單 22 / 45第五章 事務管理使用指南為兩辦等行政管理部門提供了會議管理、電話記錄、用章管理、用餐管理、用車管理等項功能。 會議管理 概述會議管理系統(tǒng)是提供給機關，企業(yè)內部各不同的部門安排組織會議的辦公自動化模塊。在局域網內部，機關和企業(yè)的成員可方便的通過自己的電子郵件接受會議通知，并及時的提供反饋信息。極大的簡化了會議安排的過程。會議系統(tǒng)定義了兩種不同的用戶：一種是不同部門的會議管理員。他是由系統(tǒng)管理員授權，必須是辦公系統(tǒng)的內部用戶。由他來完成發(fā)送會議通知，上載會議紀要和會議歸檔的工作。另外一種是會議參加人。沒有具體的限制。只要他有一個電子郵件地址即可成為會議的參加人。這樣便于安排不同部門的會議。會議參加人不需要做主動的操作，他是從自己的電子郵件中收到會議管理員發(fā)來的會議通知。只需要點擊電子郵件中的連接，查看相關的會議通知。選擇參加或不參加即可。 會議管理員的操作會議管理員安排一個會議的全部流程如下：新建會議通知—發(fā)送會議通知—查看會議名單— 會議結束上載會議紀要并歸檔1. 新建會議首先進入會議管理的歡迎界面:23 / 45點擊“管理員入口”登陸后進入以下界面點擊新建建立新的會議通知。24 / 45填寫會議的相關信息和會議通知。完成后可點擊“保存”也可點擊“保存并發(fā)送通知”2. 發(fā)送會議通知會議管理員填寫完會議通知后就可以向本次會議的參加人發(fā)送會議通知。可以直接點擊“保存并發(fā)送通知”或在保存會議通知后發(fā)送會議通知。發(fā)送會議通知時會進入如下界面：填寫會議參加人的 地址時如果是辦公系統(tǒng)的內部用戶可以直接填寫名字。對于非辦公系統(tǒng)用戶可在用戶名后加冒號然后寫上 地址。如 “張方：”參加人的郵件地址發(fā)送填寫完成后。點擊“立即發(fā)送”完成。25 / 453. 查看會議名單通過查看會議名單可以看到需要參加會議的人員是否及時對會議發(fā)回反饋信息，以確定人數(shù)或是否選擇其它方式通知參加人。在會議名單中“是否參加”一項提供了參加人的反饋信息。如過參加人通過郵件對會議通知作出了反應（選擇參加或不參加）沒有選擇的定義為“未確認”通過這項就可以知道會議的參加人數(shù)并選擇是否通過其它方式聯(lián)系參加人。4. 會議結束上載會議紀要并歸檔會議結束，在會議列表中選擇對應的會議。點擊“編輯”26 / 45在會議紀要的上載控件中選擇本次會議的會議紀要。并點擊歸檔。完成整個會議的過程。5. 會議資源的添加添加會議資源，可以讓會議參加人了解會議地點的詳細信息。進入會議管理的管理界面點擊“會議資源”點擊“新建”27 / 45填寫會議資源的詳細信息。點擊“保存”完成添加操作。 新增會議管理員 會議管理員的維護由系統(tǒng)管理員完成。進入會議管理的管理界面點擊“授權管理”點擊“授權”從系統(tǒng)通訊錄中選取人員。確定后成為會議管理員。28 / 45取消授權，從管理員列表中選中，點擊“撤銷”將管理員的權限撤銷。 電話記錄模塊 系統(tǒng)功能介紹本模塊主要實現(xiàn)對電話記錄進行管理的功能。包括按來電單位和按來電時間對電話記錄進行管理兩個功能模塊。? 按時間 用戶可以對按來電時間對電話記錄進行管理，授權用戶可進行新建、刪除等操作。? 按單位 用戶可以對按來電單位對電話記錄進行管理，授權用戶可進行新建、刪除等操作。29 / 45 電話記錄規(guī)則只有授權用戶可以進行新建、編輯和刪除電話記錄，普通用戶只能查看相關信息。 操作說明1． 按時間A. 按時間查看電話記錄用戶可以選擇以來電時間為序，查看電話記錄。操作步驟如下：單擊屏幕左側的【按時間】按鈕，進入【按時間】顯示電話記錄界面，即可按來電時間查看電話記錄，可以了解到有關來電時間、來電單位、電話號碼和電話內容等信息。如圖所示。單擊【來電時間】一欄中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解該電話記錄的詳細信息。單擊底部的【第一頁】 、 【上一頁】 、 【下一頁】或【最后一頁】等鏈接，可以在多條記錄之間實現(xiàn)快速定位。圖 按時間查看電話記錄B. 新建電話記錄授權用戶可以新建電話記錄。操作步驟如下：單擊屏幕左側的【按時間】按鈕，進入【按時間】顯示電話記錄界面，單擊頂部的【新建】按鈕，會彈出如圖所示的窗口，可以在填寫來電單位、來電人、來電時間、辦理情況、電話、電話內容等。單擊【保存】按鈕，可以對電話記錄進行保存。單擊【返回】按鈕，可以放棄輸入的信息，返回【按時間】界面。30 / 45圖 新建電話記錄? 編輯電話記錄授權用戶可以對登記的電話記錄進行修改。操作步驟如下：單擊【編輯】一欄中的 圖標，在彈出的窗口中可對登記的電話記錄進行修改，如圖所示。單擊【保存】按鈕，可對所作的修改進行保存。圖 編輯電話記錄? 刪除電話記錄授權用戶可以對登記的電話記錄進行刪除。操作步驟如下：單擊【編輯】一欄中的 圖標，在彈出的對話框中選擇【確定】 ，即可刪除此記錄。如圖所示。31 / 45圖 刪除電話記錄2． 按單位A. 按單位查看電話記錄用戶可以選擇以來電單位為序，查看電話記錄。操作步驟如下：單擊屏幕左側的【按單位】按鈕，進入【按單位】顯示電話記錄界面，即可按來電單位查看電話記錄，可以了解到有關來電單位、來電時間、電話號碼和電話內容等信息。如圖所示。單擊【來電單位】一欄中的鏈接，在彈出的窗口中可以了解該電話記錄的詳細信息。單擊底部的【第一頁】 、 【上一頁】 、 【下一頁】或【最后一頁】等鏈接，可以在多條記錄之間實現(xiàn)快速定位。圖 按單位查看電話記錄B. 新建、編輯和刪除電話記錄在此界面中，授權用戶也可以新建、編輯和刪除電話記錄。操作步驟同上。 用車管理模塊 系統(tǒng)功能介紹本模塊主要實現(xiàn)用車登記和用車費用的高效管理功能。包括用車管理和費用管理兩個功能模塊。? 用車管理 授權用戶可以對用車計劃進行安排，安排用車人、用車時間、司機、車號等。? 費用管理 授權用戶可以對出車的費用、繳費日期等進行管理。32 / 45 用車管理規(guī)則只有授權用戶可以進行新建、編輯和刪除用車登記和費用報表，普通用戶只能查看相關信息。 用車管理操作說明1) 查看用車登記用戶可以查看登記的用車計劃。操作步驟如下：單擊屏幕左側的【用車管理】按鈕，進入【用車管理】界面，即可對用車計劃進行查看，可以了解到有關用車時間、地點和用車人等信息。如圖 1 所示。單擊【用車登記】一欄中的鏈接