【正文】 放置，不得隨意調(diào)整。 4． 1． 2 各崗位員工上班前需檢查所屬物品，發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負責人報告，并采取相應(yīng)措施。須申領(lǐng)或修理的 ，按《辦公用品管理規(guī)定》辦理。 4． 1． 3 上班時應(yīng)保持桌面整潔、有序，不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。 4． 1． 4 下班前應(yīng)將桌面清理干凈，辦公椅放在辦公桌的恰當位置。 4． 2 常用辦公設(shè)備的使用 常用辦公設(shè)備包括：電腦、打印機、印復機、傳真機、電腦及其他設(shè)備。 4． 2． 1 電腦： A． 根據(jù)工作需要，公司為部分職員配備辦公電腦。禁止無關(guān)人員在未獲得主管領(lǐng)導許可的情況下擅自使用辦公電腦。 B．嚴格按照電腦操作的要求使用電腦，并做好維護保養(yǎng)工作。 4． 2． 2 打印機： A．打印機應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機操作 ； B．按打印機操作說明書的指導進行操作，正確使用好打印機； C．打印文稿須經(jīng)部門負責人、或分管領(lǐng)導批準后方可予以打??； D．打印出的文稿應(yīng)進行校對。一般情況下由發(fā)稿部門 /人校對，然后將校對好的 文稿經(jīng)電腦修改后，再進行打??； E．為節(jié)約紙張，文稿未進行校對之前，打印時使用舊紙張或用舊文稿的背面打印。 4． 2． 3 復印機： A．復印機管理人員應(yīng)正確使用復印機，按復印機有關(guān)操作說明書正確進行操作。 B．復印程序： —— 所有須復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記，然 后再復印； —— 復印頁數(shù)的審批見《文印管理規(guī)定》； —— 復印機管理員檢查復印數(shù)量及登記記錄是否屬實，屬實的，在《復印記錄本》上簽名確認；不屬實的，將情況匯報辦公室主任處理：一般情況下，第一次違規(guī)給予口頭警告；第二次或以上違規(guī)給予書面警告處理； —— 如果復印機出錯，應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。 C．復印機一般情況下每天開、關(guān)機一次，盡量避免頻繁開關(guān)； D．為節(jié)約紙張，不重要的復印件應(yīng)使用可以復印的廢紙背面復印。 4． 2． 4 傳真機：傳真機按有關(guān)操作說明書進行操作，一般情況下保持 24 小 時開機 。 A．接收傳真： —— 傳真機管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定； —— 收到傳真件后，由傳真機管理員及時將傳真件取下，并將傳真的有關(guān)內(nèi)容登記在《傳真登記表》內(nèi)； —— 10 分鐘以內(nèi)通知接收部門 /人領(lǐng)取傳真件，并要求領(lǐng)取人在《傳真登記表》中填寫簽收時間并簽名。 B．發(fā)送傳真：各部門傳真件須經(jīng)公司辦公室審批； —— 傳真機管理員依據(jù)傳真審批單位的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記； —— 傳真機管理員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去； —— 傳真機管理員應(yīng)在 3 分鐘之內(nèi)致電對方確認是否收到傳真件，直至對方收到為止，然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。 4． 2． 5 電話：按電話機有關(guān)操作說明書進行操作。 A．所有來電，務(wù)必在三響之內(nèi)接答； B．接電話先問好，報單位，說“請問能幫你什么忙？”，不得顛倒次序； C．做好來電記錄，及時將電話內(nèi)容反饋給當事人； D．對方掛斷之后，方為通話完畢。不得先于對方掛機或用力擲聽筒； E．在崗位上，不得打私人電話，如遇家人有急事來電，應(yīng)從速簡潔結(jié)束通話； F．不準用辦公電 話撥打信息臺。各部門電話費中所發(fā)生的信息費，均由電話所在辦公人員分攤，從個人工資中扣除。 4． 2． 6 常用辦公設(shè)備的維護保養(yǎng)與維修： A．常用辦公設(shè)備應(yīng)進行以下日常維護，維護辦法見設(shè)備中有關(guān)維護操作說明書： —— 防塵； —— 防曬； —— 防潮； —— 防腐蝕； —— 其他需要維護的事項。 B．保養(yǎng)與維修：常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)，一般情況下需要委托專業(yè)公司進行； 4． 3 環(huán)境管理 4． 3． 1 衛(wèi)生：辦公區(qū)衛(wèi)生由辦公室或管理處負責，辦公區(qū)各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。 A．各部門管理員應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況，要求墻壁無灰塵、污跡，地面無垃圾、煙頭和痰跡，窗戶明亮潔凈，空氣無異味； B．各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況，辦公用品是否擺放整齊，文件資料是否排列有序。 4． 3． 2 綠化：辦公區(qū)綠化由辦公室派專人負責，各崗位人員監(jiān)督管理。 A．各部門的管理員應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況，檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病枯現(xiàn)象； B．各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)綠化狀況，檢查時花 及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病枯現(xiàn)象。 4． 4 安全管理 4． 4． 1 技術(shù)委員會應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運轉(zhuǎn)是否正常。 4． 4． 2 各崗位員工應(yīng)加強安全防患意識，下班時應(yīng)將重要資料放安全地點，鎖好抽屜，并好電源及門窗。 4． 4． 3 管理處實行 24 小時服務(wù)制度，值晚班時應(yīng)與保安配合注意防火、防盜工作。 檔案管理規(guī)定 規(guī)范檔案的分類、整理、保管及借閱工作。 2．適用范圍 適用于公司、公司各部門、各管理處檔案的管理。 3．職責 3． 1 經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。 3． 2 辦公室 負責檔案管理的實施工作 、 日常管理工作。 4．程序要點 4． 1 編碼規(guī)定 各部門編寫完一項制度、記錄表格后，由檔案管理員按照文件控制要求進行登記、編碼，每一份文件只允許有唯一的一個編碼。 4． 2 檔案建立及分類 公司在建立完善檔案資料過程中，為使其更加科學、更嚴謹、更有效，各管理處采用三個層次的檔案資料管理模式（各職能部門采取分門別類的方式對本部門的檔案資料進行管理，做到清晰、易查、完善、切全實際）： （ 1）以建設(shè)部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈 (住宅小區(qū) )標準及評分細則》建立管理檔案框架，各管理處的檔案資料 框架都采用此統(tǒng)一格式； （ 2）根據(jù)公司 管理制度，結(jié)合本部門的實際情況，制定本部門的相關(guān)管理規(guī)定； （ 3）在物業(yè)管理實際運作中，以執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度形成的各種現(xiàn)場、實際記錄為內(nèi)容，補充到管理檔案框架中，形成整個管理檔案模式。 4． 3 檔案的保管期限 4． 3． 1 檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。 4． 3． 2 各部門負責人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標準作業(yè)規(guī)程，對檔案的保存價值進行鑒定 。 4． 4 檔案的保管 4． 4． 1 檔案保管的工作任務(wù)是： A. 便于查閱； B．保證檔案的安全； C．防止檔 案的損壞； D．采取修復技術(shù)，延長檔案壽命。 4． 4． 2 檔案保管的責任部門： A．財務(wù)部保管財務(wù)檔案； B．辦公室保管公司對內(nèi)、外文件、合同、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料； C. 保管有關(guān)技術(shù)、設(shè)備、工程等圖紙和資料； 、員工培訓和考核檔案，以及其它相關(guān)的檔案資料； G．管理處保管 園 區(qū)的工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計劃、總結(jié)及管理處各職能部門需要保管的其他檔案； 4． 4． 3 檔案的保管 程序： A．各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后（原則上要求在活動結(jié)束后一周內(nèi)將資料整理好），移交給檔案管理員； B．檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號； C．檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢； D．檔案原則上保管原件。 E．定期對庫藏檔案進行檢查，做到帳物相符，對破損或變質(zhì)檔案，要及時進行修補和復制，發(fā)現(xiàn)發(fā)霉或蟲害，必須及時處理； F．檔案庫房應(yīng)遠離易燃、有污染腐蝕氣體的地方，要防止陽光直射，嚴禁吸煙和使用明火，應(yīng)保持整齊干 凈，并配備消防滅火器材，經(jīng)常施放防霉、防蟲藥劑。庫房內(nèi)基本保持在溫度 14240C，相對濕度 4560%之間。 G．檔案按類別和順序整齊排列，膠片、照片、錄像帶、磁帶、光碟要用特制 的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。 4． 5 檔案的密級 4． 5． 1 檔案的密級分為三級：絕密、機密、普通； A．絕密檔案包括：員工人事檔案，合同， 租戶 檔案，公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案，財務(wù)類檔案，其他屬絕密的檔案； B．機密檔案包括：重要的會議記錄（紀要），公司收發(fā)文（通知、通告除外），工程圖紙，維修、回訪記錄，計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案； C．普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。 4． 6 檔案的查閱權(quán)限 4． 6． 1 經(jīng)理可查閱公司所有檔案。 4． 6． 2 部門負責人可查閱該部門所有檔案。 4． 6． 3 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。 4． 7 檔案的查閱、借閱、復制 4． 7． 1 查閱、借閱、復制人到檔案室在《文件查閱、借閱、復制登記表》中登記。 4． 7． 2 檔案管理員審核其查（借）閱資格： A．權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán) /審批）的按正常手續(xù)辦理； B．權(quán)限外的，檔案管理員開具《檔案查閱、借閱 、復制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù)： 屬部門的檔案，由部門負責人審批；屬管理處的檔案，由管理處主任審批；屬公司的檔案，由經(jīng)理審批。 4． 7． 3 在檔案歸還日期前，檔案管理員應(yīng)提醒借閱人及時將檔案完好交還檔案室。借閱時間原則上不能超過 2 天，需續(xù)借者要重新辦理借閱手續(xù)。 4． 7． 4 借閱人必須保證所借資料完整，無任何損壞或變質(zhì)現(xiàn)象。利用電腦查詢，必須由專職工作人員具體操作。 4． 7． 5 須復制檔案的，絕密檔案報經(jīng)理審批；機密檔案由辦公室負責人審批； 普通檔案由部門負責人審批。 4． 7． 6 堅韌執(zhí)行國家有關(guān)保密規(guī)定。 外單位前來查詢 租 戶資料時，須經(jīng)主任同意后方可查詢。查詢時，只限檔案管理員翻閱，且不能超出所查閱的范圍。 4． 8 檔案的銷毀 4． 8． 1 超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限（詳見《記錄表格檢索目錄表》）編制銷毀計劃及清單。 A．總經(jīng)理審批同意后由辦公室指定 2 名監(jiān)銷人員（檔案管理員、辦公室管理員）將超過保存期限的檔案銷毀。 B．監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。 員工服務(wù)管理規(guī)定 1．目的 規(guī)范公司員工的服務(wù)工作，樹立良好的服務(wù)形 象，為顧客提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。 2．適用范圍 適用本公司全體員工。 3．職責 3． 1 各部門負責人負責本部門員工服務(wù)技能的培訓及鑒定，監(jiān)督、考核員工的服務(wù)工作。 3． 2 各部門員工按照本規(guī)定開展服務(wù)工作。 4．程序 4． 1 總則 各部門負責人每天至少巡視一次所屬部門員工的著裝及儀容儀表情況，掌握員工的工作內(nèi)容、進度及工作質(zhì)量，并將檢查結(jié)果作為員工績效考評的依據(jù)之一。 4． 2 著裝 4． 2． 1 上班時間必須穿工作服，工作服應(yīng)干凈、整齊、筆挺； 4． 2． 2 領(lǐng)帶、領(lǐng)花結(jié)正，鈕扣全部扣好，穿西裝制服時，不論男、女第一顆鈕扣須扣上 ，襯衣的第二顆鈕扣須扣上，不得敞開外衣，卷起褲腳、衣袖。男員工襯衣下擺扎進長褲中； 4． 2． 3 工作服外衣衣袖、領(lǐng)口和襯衣領(lǐng)口，不得顯露個人衣物及物品，如紀念章、筆、紙張等，工作服衣袋不得多裝物品，顯得鼓起； 4． 2． 4 按規(guī)定穿鞋上班，皮鞋不準釘金屬掌，禁止穿涼鞋，女員工只準穿肉色襪，其它顏色和帶花邊、通花的襪子一律不準穿，襪頭不得露出裙腳，襪子不得有破洞； 4． 2． 5