【正文】 2 月正式投產(chǎn)，主要生產(chǎn)“紅塔”牌高級包裝紙板（定量為150~400g/m2 的系列卷筒、平板、舌頭卡紙及液體飲料包裝紙和口杯紙等），年設(shè)計生產(chǎn)能力 萬噸。 公司現(xiàn)有員工 896 人，擁有一支占員工總數(shù) 32%的具有各學(xué)科大中專學(xué)歷和研究生學(xué)歷的科技人員隊伍，從 事研究與技術(shù)開發(fā)并取得了豐厚的成果。雄厚的技術(shù)力量和先進(jìn)的產(chǎn)品檢測儀器，使公司的產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)步提高并于 97 年順利通過 ISO9002 國際質(zhì)量體系認(rèn)證。 “紅塔”牌高檔涂布白卡紙在卷煙、醫(yī)藥、食品、化妝品和生活用品等方面廣泛使用，有效地替代了進(jìn)口，改變了國內(nèi)高檔涂布白卡紙完全依賴進(jìn)口的局面。以市場為導(dǎo)向、以科技為依托，向高檔次、高技術(shù)含量、高附加值、高效益的高檔包裝紙板發(fā)展，走質(zhì)量效益型的道路，創(chuàng)一流的現(xiàn)代化造紙企業(yè)，是“紅塔人”的信念和追求。局面。以市場為導(dǎo)向、以科技為依托，向高檔次、高技術(shù)含量、高附加值、高效益的高檔包裝紙板發(fā)展，走質(zhì)量效益型的道路，創(chuàng)一流的現(xiàn)代化造紙企業(yè)，是“紅塔人”的信念和追求。 為了向更有競爭力公司的目標(biāo)邁進(jìn)，管理層希望引入先進(jìn)的管理系統(tǒng)，把全公司的設(shè)備、物流、信息流、資金流統(tǒng)籌管理，從而降低成本，提高效益。 XX 組織架構(gòu)圖如下： ，決策層的核心任務(wù)是就影響企業(yè)的業(yè)務(wù)方向和內(nèi)容，及影響企業(yè)生存和發(fā)展的重大問題、事件進(jìn)行思考并做出決策，同時監(jiān)控和指引企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作，領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)在不斷變化的環(huán)境中完成自己的使命和目標(biāo)。 對于 XX 決策層來說，主要的信息需求是決策支持性的分析報告和報表，包括企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略有關(guān)和業(yè)務(wù)運(yùn)作這兩方面的信息。其他的需求包括必要的事務(wù)性和輔助性信息。 企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略有關(guān)信息 企業(yè)環(huán)境作為造紙行業(yè)，環(huán)境因素對 XX 經(jīng)營戰(zhàn)略有著一定的影響。企業(yè)決策層需要定期及不定期地獲得相關(guān)的綜合性或?qū)ｎ}分析報告，以了解企業(yè)環(huán)境因素變化及發(fā)展趨勢，相關(guān)的重大事件及其影響等，作為企業(yè)戰(zhàn)略性決策的依據(jù)。這些因素主要有以下方面： 宏觀發(fā)展環(huán)境對紙業(yè)發(fā)展的影響宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境宏觀經(jīng)濟(jì)目標(biāo)宏觀經(jīng)濟(jì)政策宏觀經(jīng)濟(jì)走勢行業(yè)目標(biāo)、規(guī)模行業(yè)趨勢行業(yè)規(guī)劃行業(yè)結(jié)構(gòu)影響紙業(yè)公司發(fā)展的微觀環(huán)境因素影響客戶需求量的外部因素?zé)煵菪袠I(yè)規(guī)?？刂瓢b行業(yè)的需求變化 戰(zhàn)略性項目和決策決策層需及時掌握對企業(yè)發(fā)展有重大影響的內(nèi)外部戰(zhàn)略性項目和決策的相關(guān)信息，以推動和保證其達(dá)到設(shè)定的目標(biāo)。這樣的項目如： v 第三期規(guī)劃 v 企業(yè)改革 v 企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè) 業(yè)務(wù)運(yùn)作信息 業(yè)務(wù)運(yùn)作績效業(yè)務(wù)運(yùn)作績效通常通過定期的分析報表 /報告，及一些關(guān)鍵業(yè)務(wù)指 標(biāo)情況反映出來。分析報表 /報告如： v 定期財務(wù)報告 v 成本分析現(xiàn)金流關(guān)鍵業(yè)務(wù)指標(biāo)，如： 公司總收入稅前利潤管理費(fèi)支出銷售產(chǎn)品銷售量產(chǎn)品銷售額應(yīng)收帳款周轉(zhuǎn)率客戶滿意度客戶投訴次數(shù)供應(yīng)原材料庫存金額產(chǎn)成品庫存金額存貨周轉(zhuǎn)率生產(chǎn)入庫產(chǎn)量計劃產(chǎn)量抄造率成品率產(chǎn)品合格率總成本費(fèi)用平均噸紙耗電度數(shù)平均噸紙耗水噸數(shù)平均噸紙耗漿噸數(shù)平均噸紙耗油噸數(shù)生產(chǎn)臺時噸成本內(nèi)部管理一般事故、危險性事故間平均運(yùn)行時間間隔 其他必要的信息信息系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)層的日常工作提供必要的信息支持，這些信息如： v 請示報告 v 必須處理的公文 v 必須參加的會議 v 必須處理的事件 v 相關(guān)的必要背景信息 v 日程安排 部需求分析 銷售部現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu) 銷售部的職責(zé)和主要業(yè)務(wù)根據(jù)公司經(jīng)營目標(biāo)，制定銷售計劃； 根據(jù)市場信息，制定銷售政策，促使銷售目標(biāo)的完成； 跟蹤或開發(fā)新的客戶需求； 根據(jù)客戶的要求，將公司與客戶的合同或協(xié)議轉(zhuǎn)化為普通的銷售訂單； 合同管理，合同或協(xié)議評審、批準(zhǔn)； 信貸控制； 將不同客戶的不同訂單轉(zhuǎn)化為按同類或近似類紙組織的生 產(chǎn)指導(dǎo)訂單，及業(yè)務(wù)聯(lián)系單。生產(chǎn)部將根據(jù)銷售部的業(yè)務(wù)聯(lián)系單組織生產(chǎn)。 當(dāng)客戶對產(chǎn)品的質(zhì)量有投訴時，銷售部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、分析并跟蹤問題的解決。退貨的，按退貨流程處理退換貨。 銷售部各辦事處負(fù)責(zé)所轄區(qū)域的銷售業(yè)務(wù)，包括市場調(diào)查、市場開發(fā)、洽談訂貨合同、銜接供貨、對帳、催款、技術(shù)服務(wù)、接待客戶的業(yè)務(wù)工作。確定的訂單應(yīng)及時傳回珠海銷售部。 發(fā)運(yùn)主管負(fù)責(zé)制定發(fā)貨計劃，根據(jù)收款控制發(fā)貨。負(fù)責(zé)異地庫存的管理，協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)聯(lián)系單與庫存的平衡及合同的執(zhí)行。 發(fā)運(yùn)員負(fù)責(zé)與運(yùn)輸公司的銜接，安排運(yùn)輸事 宜，向客戶反映并跟蹤發(fā)貨、收貨情況。 結(jié)算員負(fù)責(zé)與財務(wù)部協(xié)調(diào)給客戶開發(fā)票，定期或不定期與財務(wù)和客戶對帳，登記客戶的回款情況，供銷售合同評審時的信貸控制參考或發(fā)貨控制的參考。 統(tǒng)計員負(fù)責(zé)按時統(tǒng)計銷售和發(fā)貨的各種報表，分類歸檔管理合同資料。 審核員負(fù)責(zé)銷售提成費(fèi)用的建帳，對銷售員或各辦事處發(fā)生的差旅費(fèi)、接待費(fèi)的單據(jù)審核，以及代理商的代理費(fèi)的審核。 具體業(yè)務(wù)流程需求合同或大客戶要貨計劃的管理 v 大客戶通常簽訂訂貨合同或協(xié)議 (定義為大客戶要貨計劃 )，包括總訂貨數(shù)量，按月 的發(fā)貨計劃，價格，付款條款等； v 具體執(zhí)行時，應(yīng)該直接由客戶要貨計劃轉(zhuǎn)化為普通的客戶訂單并及時反映大客戶要貨計劃的執(zhí)行情況； v 當(dāng)大客戶要貨計劃發(fā)生變化時，要求能夠比較其差異，同客戶達(dá)成協(xié)議如何處理差異； v 大客戶要貨計劃應(yīng)該能夠納入 XX 的主生產(chǎn)計劃中，便于有效組織生產(chǎn)； 銷售合同管理 v 當(dāng)形成并確認(rèn)客戶的實(shí)際需求后，形成銷售合同。銷售合同指明紙的類別、規(guī)格、包裝要求、訂貨重量、價格、付款條款、貨運(yùn)方式等。 v 根據(jù)合同或大客戶要貨計劃、回款情況，評審銷售合同，并同技術(shù)部 、生產(chǎn)部、供應(yīng)部 (倉庫 )溝通，了解庫存情況、生產(chǎn)準(zhǔn)備情況以及技術(shù)準(zhǔn)備情況，確定交貨日期或是否為客戶生產(chǎn)； 要求系統(tǒng)提供在線查詢，實(shí)時反映客戶所要產(chǎn)品的庫存情況、生產(chǎn)情況、原材料準(zhǔn)備情況、技術(shù)準(zhǔn)備情況，模擬交貨日期。 v 批準(zhǔn)或下達(dá)銷售合同； 在超過信貸額度時，系統(tǒng)自動鎖住，需要高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)下達(dá)。 v對于客戶所要產(chǎn)品為非標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的銷售合同，必須會同技術(shù)部、生產(chǎn)部、供應(yīng)部評審，看是否能夠生產(chǎn)； 需要修改工藝標(biāo)準(zhǔn)的，必須由技術(shù)部下達(dá)工藝變更通知單指導(dǎo)生產(chǎn)。 v 所有的銷售合同必須存檔，便于查詢。 v 系統(tǒng)必須支持零售類合同的快速錄入，直接打印發(fā)票，收款提貨一次完成。 銷售發(fā)貨管理 v 銷售合同的預(yù)留：如果有庫存，可以預(yù)留產(chǎn)品，產(chǎn)生分配量。 v 提貨單打?。捍蛴√嶝泦?，提貨人員按提貨單到倉庫提貨。 v 發(fā)貨計劃：要求能夠根據(jù)大客戶的要貨計劃、可以利用的運(yùn)輸能力、客戶的回款情況以及實(shí)際庫存情況，優(yōu)化組織、控制發(fā)貨計劃。 v 發(fā)貨通知單：在貨品提出倉庫后，打印發(fā)貨通知單，用于跟蹤發(fā)運(yùn)過程，及時通知客戶貨物的發(fā)運(yùn)情況，收貨地址、日期、包裝規(guī)格、件數(shù)、運(yùn)輸代理公司、每件的條碼 (序列號 )、重量等，發(fā)貨單經(jīng)客戶簽收后成為收到貨物的證據(jù)。 v 運(yùn)費(fèi)的管理：采用運(yùn)輸公司發(fā)貨時，系統(tǒng)支持采購運(yùn)費(fèi)的采購訂單的維護(hù)，以及運(yùn)費(fèi)的結(jié)算。 銷售發(fā)票管理 v 對于出口，需要初始發(fā)票作為報關(guān)憑證； v 系統(tǒng)支持直接由銷售合同根據(jù)簽收的發(fā)貨通知單生成的發(fā)票打??； v 同時支持按時間段的匯總發(fā)票； v 支持退貨時的紅字發(fā)票 ； v 系統(tǒng)能夠同國家的金稅系統(tǒng)接口，打印增值稅發(fā)票； v 發(fā)票打印后，系統(tǒng)與財務(wù)的應(yīng)收帳集成，實(shí)時產(chǎn)生應(yīng)收帳款； v 支持第三方發(fā)票：即付款方同收貨方不同。 客戶查詢、投訴和退貨管理 v 客戶查詢訂單執(zhí)行情況時，系統(tǒng)可以在線查詢銷售合同的執(zhí)行情況，可以實(shí)時告訴客戶客戶所要產(chǎn)品的生產(chǎn)準(zhǔn)備情況、投產(chǎn)情況、完工入庫數(shù)量等； 準(zhǔn)確回答客戶的查詢可以極大地提高客戶的滿意程度，還可以協(xié)調(diào)發(fā)貨計劃，及時滿足客戶的要求； v 當(dāng)客戶投訴時，根據(jù)客戶訂單號或產(chǎn)品序列號查詢銷售合同的記錄， 包括產(chǎn)品類別、規(guī)格，以及生產(chǎn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)； v 產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題時，可以根據(jù)系列號、軸號，追蹤查詢其發(fā)貨情況、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)車間、生產(chǎn)班次、原材料以及生產(chǎn)的工藝標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際生產(chǎn)的工藝條件，便于發(fā)現(xiàn)問題的原因，及時修改或找到解決問題的方法。 v 記錄所有客戶的投訴內(nèi)容，匯總歸納，分析投訴類別，幫助改善產(chǎn)品質(zhì)量、工藝以及客戶服務(wù)流程，提高客戶服務(wù)水平。 應(yīng)收帳款分析，催款 v 實(shí)時登記客戶應(yīng)收帳和回款情況； v 系統(tǒng)根據(jù)付款條款，對應(yīng)收帳進(jìn)行帳齡分析，自動提示催款； v 系統(tǒng)可以打印對帳單 ，輔助催款和結(jié)算； v 系統(tǒng)能夠按辦事處的地域劃分匯總應(yīng)收帳款報告； v 系統(tǒng)支持大客戶的付款計劃的維護(hù)； 價格管理 v 為應(yīng)對市場的變化，系統(tǒng)支持多種價格政策的管理與發(fā)布，如：不同客戶分類、不同地域、不同時段、不同合同數(shù)量下的不同價格或折扣； v 系統(tǒng)支持批量價格修改，如對某類紙不同規(guī)格的價格調(diào)整； 客戶或代理商資料管理 v 系統(tǒng)集中管理客戶資料，如：編碼、名稱、地址、聯(lián)系人、發(fā)貨地址、發(fā)票地址、缺省發(fā)貨方式、付款條款、發(fā)票類型、銷售員等； v 系統(tǒng)支持一個客戶多個發(fā)貨地址的設(shè)置； v 系統(tǒng)提供足夠的客戶分類字段，便于銷售的分類統(tǒng)計以及價格政策的制定； 銷售統(tǒng)計分析和預(yù)測 v 銷售臺帳：生產(chǎn)線、發(fā)票號碼、開票日期、片稱、客戶名稱、產(chǎn)品代碼、產(chǎn)品名稱、等級、長、寬、規(guī)格、克重、數(shù)量、銷量（噸）、單價（美元 /噸）、金額、稅率、銷值（元）、編號、付款方式、。 v 各區(qū)域銷售任務(wù)完成進(jìn)度分析： v 各區(qū)域貨款回籠情況分析； v 按品種的銷售統(tǒng)計、預(yù)測； v 按區(qū)域的銷售統(tǒng)計、預(yù)測； 銷售費(fèi)用、提成的審核 v 銷售差旅費(fèi)票據(jù)審核 v 代理商提成的登記 v 銷售員提成的計算 供應(yīng)部需求分析 供應(yīng)部現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu) 供應(yīng)部的職責(zé)和主要業(yè)務(wù)根據(jù)組織結(jié)構(gòu)圖，供應(yīng)部的職責(zé)分為采購與倉庫管理兩大類； 計劃采購管理：計劃員根據(jù)和月度生產(chǎn)計劃制定和月度采購計劃； 詢價 /報價管理供應(yīng)商資料管理采購訂單管理倉庫管理運(yùn)輸協(xié)調(diào)轉(zhuǎn)庫供應(yīng)商發(fā)票與貨款的核對 具體業(yè)務(wù)流程需求請購流程 v 所有物料的請購需要下請購單； v 根據(jù)材料的分類，由不同的采購員負(fù)責(zé)不同類物料的采購，如：尋找供應(yīng)商、 詢價、比較價格，簽訂合同 (轉(zhuǎn)為采購訂單 )； v 請購單可能來自不同部門。生產(chǎn)用料中，采用按批量采購策略的原材料，由物料需求計劃 (MRP)的運(yùn)行生成，生產(chǎn)用料中按重訂貨點(diǎn)訂貨的物料則由重訂貨建議生成請購單。非生產(chǎn)性物料則來自其他部門，如：設(shè)備配件的采購申請，辦公用品的申請； v 物料請購單應(yīng)該經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后，流入采購部門； 系統(tǒng)要求能夠制定審批流程； v 對自動下達(dá)的采購申請單，系統(tǒng)應(yīng)允許根據(jù)實(shí)際情況對其作適當(dāng)修改（如需求日期、采購數(shù)量等），同時由于存在某些緊急采購或特殊采購（ 如客服中心的采購需求），其采購申請必須手工處理，因此系統(tǒng)也應(yīng)要支持采購申請單的手工錄入。另外也希望在手工錄入采購申請單時，能拷貝已往的申請單，以加快手工處理的速度； v 對于同時存在多個供應(yīng)商的物料采購，系統(tǒng)在運(yùn)行 MRP 時可以自動根據(jù)事先定義好的分割百分比產(chǎn)生不同的請購單。 詢價流程 v 由于材料采購需求匯總至采購部后，采購部需要向不同供應(yīng)商進(jìn)行詢、報價處理，所以希望系統(tǒng)提供這樣的功能：可以直接將采購申請單生成詢價單和報價單，以減少手工錄入的工作量。同時在詢價單和報價單中，需標(biāo)注供應(yīng)商相應(yīng)材料的編 碼； v 系統(tǒng)自動打印報價接受函和拒絕函； v 可以進(jìn)行不同訂貨量的報價的比較； 采購訂單處理流程 v 既可以直接從請購單或詢價單轉(zhuǎn)為采購訂單也可以手工錄入采購訂單； v 既存在著長期的采購合作業(yè)務(wù)，也有短期的采購業(yè)務(wù)，希望系統(tǒng)既能支持標(biāo)準(zhǔn)采購合同處理，也能支持框架協(xié)議或批量采購訂單的采購業(yè)務(wù)。 v 需根據(jù)采購金額的大小和采購物資種類等，采用不同的審核路徑（審批人數(shù)一般超過 2 人），所以希望系統(tǒng)能按需要設(shè)置不同的審批路線并支持在線審批，以加速審批速度。 v 方便的查詢：按物料分類、供應(yīng)商分類等查詢； v 采購訂單發(fā)出到供應(yīng)商后，系統(tǒng)應(yīng)該自動定期提示采購員，催詢供應(yīng)商確認(rèn)采購訂單及交貨期； v 確認(rèn)的采購訂單上的數(shù)量，應(yīng)該作為在途量考慮，系統(tǒng)運(yùn)行 MRP時不能重復(fù)采購； v 系統(tǒng)能夠跟蹤采購訂單的任何修改； 發(fā)生修改時，可以打印采購訂單修改單，并發(fā)給供應(yīng)商確認(rèn)； v 對于供應(yīng)商托管的庫存，可以根據(jù)消耗生成采購訂單； 供應(yīng)商管理 v 系統(tǒng)不僅能夠?qū)?yīng)商基本信息進(jìn)行保存管理，如供應(yīng)商分類情況 /公司名稱 /企業(yè)性質(zhì) /稅號 /銀行帳號 /法人代表 /郵編/電話 /初次合同 /備注 /財務(wù)狀況 /資本結(jié)構(gòu)等