【正文】 面形式通知委托單 位。 工程質(zhì)量驗收現(xiàn)場工作結(jié)束后，驗收接管小組須組織委托單位、施工方召開驗收接管工作三方會議，會議內(nèi)容包括但不限于以下： 通報工程質(zhì)量驗收結(jié)果及所發(fā)現(xiàn)的全部質(zhì)量問題； 審議在驗收接管過程發(fā)現(xiàn)的重大質(zhì)量問題，并制定解決措施； 確定工程整改期限及復查時間； 確定物業(yè)移交時間。 驗收接管小組須對整改后的工程進行二次檢驗。若工程二次檢驗仍不合格或已超過整改期限，驗收接管小組須立即向物業(yè)公司總經(jīng)理報告相關(guān)情況 ； 由物業(yè)公司總經(jīng)理確定處理方案。 驗收接管小組須確保 工程質(zhì)量驗收合格后方可與委托單位辦理物業(yè)移交手續(xù)。 第十條 物業(yè) 公司 總經(jīng)理須指派 專人跟進監(jiān)督 接管驗收遺留問題的處理情況； 所有驗收接管中發(fā)現(xiàn)的問題都 須 在入伙前處理完畢。 第十一條 驗收 接管 工作完成 后 ，驗收接管小組 將物業(yè)的產(chǎn)權(quán)、工程、設備資料及所有 工程質(zhì)量驗收文件、物業(yè)移交文件 交 客戶服務中心 客服部歸檔 ； 客戶服務中心 客服部負責上述文件資料的 長期保存 工作 。 元一集團 有限公司 前期物業(yè)管理 制度 18 第六章 入伙管理 第一條 入伙 是 指客戶收到 委托單位發(fā)出的 《入伙通知書》后， 辦理 購置 /租賃 物業(yè)交接手續(xù)的過程。 第二條 新項目 的 入伙工作由 委托單位 主導、 物業(yè) 公司配合 完成 。 物業(yè)公司負責具體 編制物業(yè)入伙方案，按計劃準備及組織實施入伙管理工作。 委托單位 銷售 部、工程 技術(shù) 部 、研發(fā) 設計部、財務部參與入伙工作。 委托單位工程 技術(shù) 部負責協(xié)調(diào)監(jiān)理公司和施工單位參與 入伙驗收 工作。 第三條 物業(yè)公司 職責范圍內(nèi)的 具體管理 工作 由 客戶服務中心經(jīng)理負責， 物業(yè)公司運營管理部 分管副總經(jīng)理 負責 監(jiān)督 入伙工作。 第四條 客戶服務 中心經(jīng)理 負責 組建交房小組 。 交房 小組由物業(yè)公司、委托單位及施工方三方的相關(guān)部門共同組成，包括 但 不限于 物業(yè)公司財務部、 客戶服務 中心客服部、維修組、安全組 及 環(huán)境組；委托單位財務部、銷售部、工程技術(shù)部； 及 施 工方 等 。 交房小組 的職責包括但不限于 客戶接待、費用收取、物業(yè)驗收、鑰匙發(fā)放、咨詢及后勤保障等。 第五條 客戶服務 中心經(jīng)理 負責組織交房小組擬定《 XX 樓盤入伙 方案 》 ， 經(jīng)運營管理部 分管副總經(jīng)理 審批后， 交房小組遵照執(zhí)行 。 《 XX 樓盤入伙方案》 應包括但不限于 以下 內(nèi)容 ： 入伙 時間及 入伙場地安排 ； 入伙工作 人員安排及職責 分工 ； 入伙工作目標及接待能力要求； 元一集團 有限公司 前期物業(yè)管理 制度 19 入伙手續(xù)辦理流程； 入伙準備工作安排 ； 入伙過程中使用的文件和表格； 接待現(xiàn)場布置要求； 緊急情況處置預案； 所需 費用預算。 第六條 客戶服務中心必須在項目 驗收接管結(jié)束后 30 天內(nèi) 完成入伙所有準備工作。 入伙準備工作 包括但不限于以下： 人員培訓。 對所有工作人員就工作流程、注意事項及入伙中客戶普遍關(guān)注的收費、驗收、房屋質(zhì)量保修、裝修等問題進行培訓， 物業(yè)費用 核算 。 物業(yè)公司交房小組根據(jù)委托單位銷售部提供的客戶信息、分戶面積測繪報告及委托單位工程技術(shù)部移交的資料，按單位核算各客戶須繳納的各項物業(yè)服務費用，編制《繳費清單》，并提交至財務部經(jīng)理 、運營管理部 分管副總經(jīng)理 、總經(jīng)理審批 。 入伙 發(fā)放 資料 及 內(nèi)部 表單準備 ： 入伙發(fā)放資料包括不限于 以下： 《 入伙通知書 》、《入伙須知》、《 入伙流程圖 》、《 臨時 管理規(guī)約 》、《 防火安全責任書 》、《 住戶手冊 》、《 房屋使用說明書 》、《 房屋質(zhì)量保證書 》、《 戶內(nèi)水、電布置圖 》、《 房屋結(jié)構(gòu)平面圖 》、 《 裝修 施工管理規(guī)定》 、《 物業(yè)管理費批文 》及《 物業(yè)管理相關(guān)法律法規(guī)文本 》等 。 內(nèi)部表單 包括不限于以下 ： 《 入伙接待情況統(tǒng)計表 》、《 業(yè)主信息登記表 》、《 入伙手續(xù)辦理確認單 》、《 面積補差確認單 》、《 面積補差款收發(fā)臺賬 》、《 發(fā)票換取臺賬 》、《 物業(yè)管理費收取臺賬 》、《 房屋驗收移交表 》及《 鑰匙發(fā)放登記臺賬 》 等。 元一集團 有限公司 前期物業(yè)管理 制度 20 入伙現(xiàn)場環(huán)境布置。入伙現(xiàn)場環(huán)境布置需滿足以下要求： 入伙辦理的區(qū)域必須保持干凈衛(wèi)生、井然有序； 入伙現(xiàn)場及周邊道路應有明顯、溫馨的指路牌； 入伙現(xiàn)場應有 入伙注意事項 及 入伙流程等標識， 入伙現(xiàn)場應按工作人員 分工 設置 明確的工作區(qū)域，避免 混亂； 在 允許 條件下， 入伙 現(xiàn)場設置盡量 優(yōu)化 客戶的 等候 環(huán)境及 入伙 手續(xù)辦理環(huán)境。 第七條 交房小組需按照 《 XX 樓盤入伙方案》 的工作要求及分工安排，以及 《前期物業(yè)管理流程操作手冊》中“業(yè)主入伙管理”的相關(guān)操作規(guī)定完成入伙工作。 第八條 入 伙辦理過程中， 交房小組人員必須及時與 存在疑慮或不滿意見的 客戶進行溝通，并解決問題；若有需要，還須及時安排 公司高層管理人員 與其 溝通， 以避免 造成矛盾激化或不滿情緒擴散。 第九條 入伙期間，交房小組須每天 對入伙辦理情況進行匯總統(tǒng)計， 并向物業(yè)公司及委托單位 管理層 報告 。 第十條 入伙現(xiàn)場工作結(jié)束后，交房小組須收集、整理所有入伙文件及客戶檔案，并移交至客戶服務中心客服部統(tǒng)一存檔。 第十一條 入伙結(jié)束后一周內(nèi)，物業(yè) 公司 客戶服務中心 經(jīng)理 應組織 交房小組 對入伙工作進行總結(jié)， 重點匯總 入伙過程中 所發(fā)現(xiàn)的 房屋質(zhì)量、銷售服務、物業(yè)服務等方面 的問題 ， 并 報送 物業(yè)公 司運營管理 部備案。 元一集團 有限公司 前期物業(yè)管理 制度 21 第七章 裝修管理 第一條 物業(yè)公司 客戶服務中心應加強物業(yè) 裝修管理 ，避免因裝修而影響物業(yè)安全、社區(qū)秩序、社區(qū)環(huán)境及鄰里關(guān)系等。 第二條 物業(yè)裝修管理由物業(yè)公司客戶服務中心 經(jīng)理及客服部、安全組、環(huán)境組及維修組主管 負責。 客戶服務中心經(jīng)理負責審批裝修申請； 客服部負責接收客戶申請、查驗資格、辦理證件及文檔管理 ； 維修組主管 負責審核施工設計圖 ， 并實施施工 現(xiàn)場巡查及裝修工程驗收 ； 安全組負責 實施施工安全檢查 ； 客服部財務人員 負責收取 、退還 裝修保證金及有關(guān)費用。 第三條 客戶服務中心經(jīng)理于入 伙交樓后須迅速組織相關(guān)人員完成 裝修管理的準備工作，包括人員分工及資料準備等。需要事先編制的文件資料及內(nèi)部管理文檔包括但不限于以下： 裝修指南； 辦理裝修須知； 辦理裝修流程圖； 裝修 施工 管理協(xié)議； 裝修許可文件（《 裝修施工許可證 》、《 出入證 》、《 臨時通行證 》、《 留宿證 》及《 動火證 》）； 內(nèi)部管理文檔（《 裝修 施工申請 表 》、《 裝修巡查記錄表 》、《 裝修整改通知單 》及《 裝修施工驗收表 》）。 元一集團 有限公司 前期物業(yè)管理 制度 22 第四條 客戶提出裝修申請時，需填寫《裝修施工申請表》并提交 以下相關(guān) 資料： 客戶 /租戶基本資 料： 客戶 /租戶為個人：身份證復印件（原件須核驗） ； 客戶 /租戶為 企業(yè) ：營業(yè)執(zhí)照、法人身份證復印件（原件須核驗） ； 委托他人或施工單位辦理 申請 ：除以上 （ 1） 或（ 2） 資料外，還須提交客戶或法人出具的委托書原件及委托辦理人的身份證復印件（原件須核驗）。 裝修施工資料 施工單位 資質(zhì)證書 ； 施工圖紙（平面裝修圖、水電 燃氣及空調(diào)施工圖、裝修效果圖、用電負荷清單，招牌 及 門牌圖樣等）兩套 ； 施工負責人的身份證復印件（原件須核驗）、兩寸照片兩張 及聯(lián)系方式 ； 施工人員身份證復印件（原件須核驗）、兩寸照片兩張及聯(lián)系方式 。 相關(guān) 政府 職能部門 的批復文件 消防 批復文件 ：如 裝修工程須 報消防部門審批的， 客戶 /租戶 須提交消防部門出具的審批意見復印件（原件須核驗） ； 環(huán)評 批復文件 ：如經(jīng)營業(yè)態(tài)為酒店、娛樂、餐飲等 ，客戶 /租戶 須提交環(huán)評報告 ； 市容 批復文件 ： 若須安裝 門牌、招牌的， 客戶 /租戶 須 提交市容部門出具的審批意見復印件（原件須核驗） 。 元一集團 有限公司 前期物業(yè)管理 制度 23 第五條 客戶服務中心客服 部 人員負責 接收客戶 /租戶提交的文件資料，對其真實性及完整性進 行審查后，將資料提交至相關(guān)審批人審批 。 客戶服務中心客服部主管負責審核客戶 /租戶提交的基本資料，確認客戶 /租戶身份的真實性； 客戶服務中心維修組主管負責審核裝修施工 方案是否符合裝修要求 ， 是否對物業(yè)結(jié)構(gòu)、管線及外觀