公文的附件材料-閱讀頁
2024-11-04 01:03本頁面
【正文】 所帶的附件如何處置，要么語焉不詳，要么大而統(tǒng)之，孰是孰非，給工作實(shí)踐帶來諸多困惑。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如?附件：1．?)；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))?。前半段實(shí)際上是講公文有附件時(shí)在正文下所標(biāo)注的附件說明的標(biāo)注要求，總體來說還比較明確；而后一段話，主要講附件本身的標(biāo)注問題，在講述附件本身的標(biāo)注問題時(shí)，細(xì)分為兩種情況：一種是附件本身與公文主件一起裝訂的情況，一種是附件本身與公文主件不能一起裝訂的情況。關(guān)鍵是第一種情況，《格式》中要求?應(yīng)與公文正文一起裝訂?，在這里?公文正文?一詞容易引起一定歧義。也正因?yàn)橐陨系母拍钚阅：?，在?shí)踐中，附件本身與主件一起裝訂的情況，附件本身所在的位置通常就能見到以下兩種：一是附件本身附在公文的版記之后。對這兩種位置的設(shè)定，不少著作中要么是《格式》中的原文照抄，要么是見仁見智，自由發(fā)揮：有的認(rèn)為二者皆可，有的認(rèn)為只能取第二種。《辦法》第十條規(guī)定，?公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成?，《格式》中也提出從公文正文中抽出的附件應(yīng)該是?放在公文生效標(biāo)識(shí)印章之后?。所以《公務(wù)員考試公文寫作答疑》中提出，?新《辦法》十條規(guī)定中，把‘附件’一詞置于‘附注’之后、‘主題詞’之前，這種排列的本身就告訴我們一個(gè)應(yīng)當(dāng)注意的問題，即公文的附件一般應(yīng)與公文的主體一體裝訂，公文的版記要置于附件之后，以保證公文正文與附件的完整一體性，不少機(jī)關(guān)或單位把公文的版記即文尾置于公文正件之后、附件之前，形成主、附兩分離的做法，是不正確的?。那么，為何長期以來出現(xiàn)了附件本身標(biāo)注位置的混亂，筆者認(rèn)為原因有二：一是《辦法》和《格式》中的相關(guān)表述不太到位，比如在《辦法》中對?附件說明?和?附件?是分開解釋的，而《格式》中則將二者合在一起統(tǒng)放在?公文正文?之后表述，這就容易引起歧義，所以宜于按照其應(yīng)在位置將?附件說明?和?附件?分開表述；二是不少文秘工作者認(rèn)為，如果將附件本身附在公文主體之后，有時(shí)可能某一頁當(dāng)中，正文只有一、兩行，加上?附件說明?和生效標(biāo)識(shí)、簽發(fā)日期、附注等公文主體要素，下面留白太多，于是便自作聰明，將公文的版記部分提前標(biāo)注了?！陡袷健分幸?guī)定?在附件的左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)‘附件’，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)?，但這種規(guī)定過于原則。二是?附件?2字、附件名稱字號(hào)、字體的問題，似乎在《格式》中均未做明確規(guī)定。二是附件標(biāo)注時(shí)應(yīng)該強(qiáng)調(diào)采用?附件+冒號(hào)+附件名稱?的格式，以與?附件說明?的標(biāo)注格式相同，而不是其他。同樣，附件說明的標(biāo)注上，關(guān)于這一點(diǎn)也應(yīng)該按照?抄送機(jī)關(guān)?的標(biāo)識(shí)回行辦法執(zhí)行。筆者接觸到的處理方法主要有：一是參照公文主件與附件的位置關(guān)系及標(biāo)識(shí)方法進(jìn)行安排。對于第二種方法，從公文的完整性上來說，是不符合要求的。試看一例：教育局關(guān)于印發(fā)《市師范生考核方案》的通知各縣（市、區(qū)）教育局：現(xiàn)將《市師范生考核方案》印發(fā)給你們，請結(jié)合各地區(qū)實(shí)際情況，貫徹執(zhí)行。附件1：《市師范生入職考核細(xì)則》 附件1：師范生入職考核細(xì)則（《細(xì)則》正文）……。那么如何處理這個(gè)問題，筆者認(rèn)為可以通過兩個(gè)途徑來解決：一是效仿國務(wù)院辦公廳所發(fā)公文實(shí)例，從附件的使用范圍來進(jìn)行完善。因此可以這樣理解：一般來說圖表和名單本身不帶附件，那么有可能附件本身帶有附件的只有?規(guī)定性公文?，而?規(guī)定性公文?通常都是以轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、報(bào)送等名義發(fā)布的，此時(shí)公文的主件僅僅是個(gè)包裝或外殼而已，而公文的實(shí)體就是這些?規(guī)定性公文?。二○○九年十二月二十八日《城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法》才是此篇公文的主體和實(shí)質(zhì)（也有學(xué)者干脆就稱之為主件，當(dāng)然這種稱呼有待商榷），此公文的主件?人力資源社會(huì)保障部、財(cái)政部《城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法》已經(jīng)國務(wù)院同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請結(jié)合實(shí)際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行。這個(gè)觀點(diǎn)是站得住腳的。秘書學(xué)界有一個(gè)約定俗成的習(xí)慣：凡是正文中已經(jīng)提及附件名稱的，正文下面就不再加注?附件說明?，以使整個(gè)公文更為簡潔。因此，對于日常公文寫作過程中出現(xiàn)的附件的附件標(biāo)注完全可以按此辦法來解決。市師范生考核方案 二○○八年二月八日市師范生考核方案（《方案》正文）附件1：《市師范生入職考核細(xì)則》 附件1：師范生入職考核細(xì)則 （《細(xì)則》正文）。除此而外，筆者認(rèn)為，可以根據(jù)附件的附件的重要性分而行文?？傊郊奈恢?、規(guī)范標(biāo)識(shí)以及特殊情況的處理除了需要文秘工作者不斷總結(jié)完善并大力踐行之外，還期待于國家權(quán)威部門對相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行規(guī)范性解釋或法律化修訂，這樣更能有利于公文寫作的健康發(fā)展，改變目前各行其
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