7學校檔案管理工作規(guī)范]規(guī)范檔案管理-閱讀頁
2024-09-19 19:11本頁面
【正文】 整理好移交綜合檔案室。 特殊載體檔案在每項工作完成后，由主辦部門將聲像材 第 8 頁 共 12 頁 料和文字簡介或實物，在 2 個月內移交綜合檔案室歸檔。 接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊，一式二份，交接雙方要簽名蓋章。 建國后學校形成的包括各門類和載體的檔案作一個全宗，全宗名稱隨學校名稱變動而改變。 檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號。 （三）檔案檢索工具的編制。 從實際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具。 七、檔案的計算機管理 第 9 頁 共 12 頁 （一）檔案管理應納入學校自動化信息管理網(wǎng)絡，可使用XX 省檔案局推薦的與本規(guī)范配套的計算機檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。最好盡可能選用容量較大，檔次較高的計算機，以保證檔案科學管理的需 要和學校教育管理信息 系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。 新設臵的庫房應基本符合國家檔案部門的有關規(guī)定。新建校辦公樓或數(shù)字樓應考慮檔案庫房的設臵。 庫房標準溫度為 14— 24176。 （二）庫房應根據(jù)工作需要逐步配臵計算機、復印機、抽濕機、空調機、吸塵器等必須的設備。以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔號順序排列。 （五）綜合檔案室應對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。 九、檔案的鑒定和統(tǒng)計 （一）檔案的鑒定。 在 分管校長領導下，由檔案室和相關部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個年度或一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經(jīng)分管校長批準后，方可存毀。 （二）檔案的統(tǒng)計。 按上級主管部門和學校 要求進行定期的綜合或專項統(tǒng)計分析。 十、檔案的開發(fā)利用 （一）檔案人員要熟悉庫藏，主動為校領導和各部門提供利用服務。 綜合檔案室內應有閱覽室和復印設備，為利用者提供方便。 （三）建立健 全利用手續(xù)。 利用結束后，利用者應如實填寫《檔案利用效果登記表》，留檔案室存查。對借出的檔案室要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應寫出書面報告，并根據(jù)不同情況，報學校按規(guī)定嚴肅處理。自編或配合有關部門編寫重要參考資料。學校沿革、歷任校領導（含副職）簡介、學校各種基礎數(shù)據(jù)匯編、年鑒、學校大事記（可與黨辦、校辦合編）、重要檔案史料匯編、重要專題文件匯編（如學生運動、規(guī)章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設備等）、重要會議簡介等。印發(fā)前應報有關部分或分管校領導審查。
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