【正文】 將收到的貨物與系統(tǒng)中的采購信息核對 采購貨物 記錄訂購信息于系統(tǒng)中 總經(jīng)理 批準(zhǔn)供應(yīng)商 記錄訂購信息于系統(tǒng)中 修改供應(yīng)商檔案文件 工程建設(shè)部 參與供應(yīng)商的選擇會議 評估供應(yīng)商的能力 事先檢驗貨物樣品 質(zhì)量 批準(zhǔn)采購貨物 應(yīng)付賬 款會計員 核對原始單據(jù) 開出付款憑證 批準(zhǔn)付款 總會計師 / 財務(wù)總監(jiān) 批準(zhǔn)付款憑據(jù) 批準(zhǔn)支票 開出支票 開出付款憑證 出納 執(zhí)行結(jié)算事宜 開出支票 復(fù)核支票 財務(wù)會計 復(fù)核支票 開出支票 BACK 二 采購計劃的訂立及審批 項目開始 副總工程師 草擬采購計劃 副總經(jīng)濟(jì)師 總會計師 復(fù)核 總經(jīng)理 審批 授權(quán)的 采購計劃 討 論 修 改 通過 采購部執(zhí)行 管理目標(biāo) 1）為所有采購行為編制計劃，采購計劃符合公司的開發(fā)進(jìn)程； 2）公司的采購計劃符合法規(guī) 3）按需采購，使公司的資金得到有計劃的運作 4）采購計劃受到現(xiàn)金流以及預(yù)算計劃的控制，保證公司的現(xiàn)金流量，避免現(xiàn)金流出現(xiàn)短缺 關(guān)鍵控制點 1）工程部門應(yīng)根據(jù)存貨情況來訂立采購計劃 2）財務(wù)部參與編制采購計劃，調(diào)節(jié)資金需求與購貨緊迫性之間的關(guān)系 3）采購計劃經(jīng)過適當(dāng)?shù)膹?fù)核及管理層審批，才可以進(jìn)入正式的購貨程序 4）計劃的修改都要有相應(yīng)依據(jù)，所有變化的需求都反映在計劃的修改中 注釋 1）根據(jù)工程合同和存貨情況匯總需求量，依據(jù)公司規(guī)定的計劃格式填寫 2）采購計劃應(yīng)包括：采購的數(shù)量、價格、質(zhì)量要求、供應(yīng)商選擇以及購入進(jìn)度表 3）總會計師負(fù)責(zé)復(fù)核采購是否在預(yù)算范圍之內(nèi)，以及對未來現(xiàn)金流的影響，副總經(jīng)濟(jì)師復(fù)核以保證地產(chǎn)部對項目的成本控制 4）批準(zhǔn)后的采購計劃送至采購部執(zhí)行，并送至財務(wù)部、工程部、地產(chǎn)部存檔備查。 01 02 03 其 他 處 理 方 法 授權(quán)的 申請單 總經(jīng)理 辦理業(yè)務(wù) 領(lǐng)取備用金 不通過 04 業(yè)務(wù)需求 BACK 不通過 通過 通過 通過 董事長 四 費用報銷流程 審批后報銷單 財務(wù)經(jīng)理 復(fù)核 管理目標(biāo) 1）費用的報銷符合公司的規(guī)章制度 2）控制公司的費用支出，保證用于公司經(jīng)營管理 關(guān)鍵控制點 1 ）對于長期出差人員，財務(wù)部門要催促相關(guān)人員及時上報費用 2）財務(wù)經(jīng)理應(yīng)核查會計分錄，定期向管理層上報費用分析報告 3）原始憑證應(yīng)經(jīng)過復(fù)核，并且由復(fù)核人員簽章 4）出納應(yīng)按照記賬憑證來支付現(xiàn)金 注釋 1）審批后報銷單要及時交至財務(wù)部門處理 2）報銷申請單需附上相關(guān)詳盡的原始憑證 3）財務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)審查申請單與原始憑證是否相符，并簽章 4）相關(guān)人員根據(jù)以上憑證編制記賬憑證 5）出納人員按照記賬憑證支付現(xiàn)金，并蓋上“付訖”戳記 6）各會計人員及時進(jìn)行登記賬簿，及數(shù)據(jù)錄入 7）總會計師復(fù)核原始憑證、記賬憑證以及賬簿數(shù)據(jù) 8）定期向管理層提交費用報告 01 02 03 04 05 06 報銷申請單 / 原始憑證 編制 記帳憑證 出納 支付現(xiàn)金 登賬 /入賬 總會計師 復(fù)核 費用報告 07 08 BACK 不通過 通過 第六章 貨幣資金管理 BACK 一 職位分工 職位 職責(zé) 不相容的職責(zé) 出納 現(xiàn)金收付及保管 記錄現(xiàn)金日記賬 保管支票簿 調(diào)整銀行賬 現(xiàn)金總賬登記 應(yīng)收賬款 / 應(yīng)付賬款記賬 保管財務(wù)印章 核對原始單據(jù) 支票管理員 管理支票 現(xiàn)金支出賬 調(diào)整銀行存款賬 應(yīng)收賬款會計員 核對原始單據(jù) 開出收款憑證 審批 現(xiàn)金支出，銀行存款賬 應(yīng)付 賬 款會計員 核對原始單據(jù) 開出付款憑證 批準(zhǔn)付款 現(xiàn)金支出，銀行存款賬 總會計師 / 財務(wù)經(jīng)理 批準(zhǔn)付款憑據(jù) 批準(zhǔn)支票 現(xiàn)金盤點監(jiān)盤 復(fù)核現(xiàn)金開支憑證 復(fù)核銀行余額調(diào)節(jié)表 支票保管 出納 職責(zé) 記帳 職責(zé) 財務(wù)總監(jiān) 審批銀行余額調(diào)節(jié)表 審批現(xiàn)金盤點結(jié)果 大額支票付款的批準(zhǔn) 直接編制現(xiàn)金盤點表 直接簽發(fā)支票 印章保管人 只可保管單個印章 保管其他印章 余額調(diào)節(jié)編制員 編制銀行余額調(diào)節(jié)表 開出支票 記銀行賬、現(xiàn)金賬 BACK 二 貨幣資金授權(quán)審批制度 貨幣資金 支取 經(jīng)辦人申請 借款申請表 / 備用金申請表 部門總監(jiān) 授權(quán)內(nèi) 財務(wù)總監(jiān) 授權(quán)內(nèi) 總經(jīng)理 授權(quán)內(nèi) 授權(quán)的 申請單 預(yù) 算 外 職 權(quán) 外 特 殊 處 理 執(zhí)行 管理目標(biāo) 1）保證貨幣資金的支取符合公司有關(guān)制度 2）明確審批人對貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任等 3）保證公司貨幣資金管理符合 國家法律法規(guī)的要求 4）保證貨幣資金實行預(yù)算管理 關(guān)鍵控制點 1）明確貨幣資金支取的職責(zé)分工 2）明確審批人對貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任等，并使之書面化 3）定期核對年度預(yù)算情況 注釋 1）根據(jù)實際情況，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出資金支取 2）借款申請表 /備用金申請表填列支取事由，金額，時間，經(jīng)辦人簽字 3）預(yù)算內(nèi)經(jīng)部門總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理授權(quán)范圍內(nèi)審批；預(yù)算外以及授權(quán)范圍外，經(jīng)特殊授權(quán)處理 4）批準(zhǔn)后的申請單交有關(guān)部門及時執(zhí)行 5）根據(jù)預(yù)算外情況，及時對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整 01 02 03 04 03 03 預(yù)算調(diào)整 05 BACK 不通過 不通過 不通過 通過 通過 通過 三 現(xiàn)金收支控制程序 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人 授權(quán)辦理業(yè)務(wù) 部門總監(jiān) 審核 原始憑證 審核 稽核員 審核 管理目標(biāo) 1）保證現(xiàn)金收支正確，符合國家安全會計制度的規(guī)定，現(xiàn)金結(jié)算及時適當(dāng) 2）保證現(xiàn)金存儲安全完整，現(xiàn)金核算真實合規(guī) 關(guān)鍵控制點 1）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人辦理現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)，須得到一般授權(quán)或特殊授權(quán) 2）會計部指定人員審查現(xiàn)金收支原始憑證 3）出納人員復(fù)核現(xiàn)金收支記賬憑證及所附原始憑證 4）稽核員審核現(xiàn)金收支記賬憑證及所附原始憑證 5）出納員每日清點庫存現(xiàn)金，并與日記賬余額進(jìn)行核對 6）由財務(wù)部經(jīng)理、審計人員、稽核員組成清查小組，定期或不定期清查庫存現(xiàn)金。 4）稽核員審核現(xiàn)金收支記賬憑證及所附原始憑證，并簽字蓋章 5）出納每日清點現(xiàn)金，發(fā)現(xiàn)短缺或盈余，及時查明原因，報批后處理，保證賬實相符 6）清查時，需有出納人員在場，核對賬實，根據(jù)結(jié)果編制現(xiàn)金盤點報告單。 01 02 03 04 05 原始憑證 出納編制 結(jié)算憑證 核對賬單 辦理結(jié)算業(yè)務(wù) 審核結(jié)算憑證 06 07 BACK 不通過 通過 五 貸款審批流程 年度貸款計劃 財務(wù)部 草擬申請報告 財務(wù)總監(jiān) 審核 總經(jīng)理 審批 董事長 審批 簽定合同 與銀行 洽談貸款事宜 合同歸檔 01 02 03 04 05 管理目標(biāo) 1）保證公司貸款流程符合公司有關(guān)制度 2）保證公司貸款符合國家法律法規(guī)的要求 3）保證貸款安排合理，不影響公司其他經(jīng)營業(yè)務(wù) 4）保證公司貸款按計劃使用 關(guān)鍵控制點 1）每年年初制定年度貸款計劃 2）貸款申請報告需經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審批（針對借款期限、金額、利率等合同條例以及公司資金情況作出判斷） 3）總經(jīng)理在授權(quán)范圍內(nèi)審批，超出授權(quán)范圍提交至董事會審批 4）與銀行談判需兩名公司職員同時出席 5）做好貸款合同的歸檔處理，備查 注釋 1）財務(wù)部根據(jù)年度貸款計劃草擬申請報告，包括貸款相關(guān)內(nèi)容以及還款計劃 2）財務(wù)總監(jiān)根據(jù)公司資金運營情況作出判斷 3）總經(jīng)理作出初步審批，最終審批權(quán)由董事長行使 4）與銀行談判，需兩人及兩人以上同時出席 5）簽訂合同，法人蓋章，公司負(fù)責(zé)人蓋章，并交至有關(guān)部門歸檔 BACK 不通過 通過 董事長授權(quán) 通過 不 通 過 第七章 固定資產(chǎn)管理 BACK 職位 職責(zé) 不相容的職責(zé) 行政人事部總監(jiān) / 總經(jīng)理 審核資產(chǎn)管理制度的制定與修改 審批盤點流程 審批 大額固定資產(chǎn)的 購買 審批報廢和損失 審核固定資產(chǎn)采購的比價單 直接購買固定資產(chǎn) 行政部經(jīng)理 審批一般性固定資產(chǎn) 的 購買 審核固定資產(chǎn)的報廢和損失 審核固定資產(chǎn)的盤點報告 直接購買固定資產(chǎn) 財務(wù)部 參與盤點并復(fù)盤抽盤 參與決策 固定資產(chǎn) 依據(jù)管理層意見調(diào)整 固定資產(chǎn) 賬 直接購買固定資產(chǎn) 行政 內(nèi)勤 人員 更新 固定資產(chǎn) 臺帳、卡片 驗收 資產(chǎn) 入庫、準(zhǔn)備 資產(chǎn) 出庫 妥善保管 未出庫資產(chǎn) 固定資產(chǎn) 盤點 申報固定資產(chǎn)的報廢與損失 直接購買固定資產(chǎn) 行政外勤 人員 購買固定資產(chǎn) 填寫固定資產(chǎn)采購的比價單 固定資產(chǎn)的盤點 驗收 資產(chǎn) 入庫、準(zhǔn)備 資產(chǎn) 出庫 使用 部門 / 人員 負(fù)責(zé) 所使用資產(chǎn)的 安全 填寫購買申請 直接購買固定資產(chǎn) 一 職位分工 BACK 二 固定資產(chǎn)采購控制 管理目標(biāo) ： 1）企業(yè)采購嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行 2） 采購的貨品規(guī)格和質(zhì)量達(dá)到企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn) 3） 采購過程符合法規(guī)，并保證企業(yè)的財務(wù)安全 4） 采購記錄真實并完整地反映現(xiàn)實采購行為 5） 發(fā)出的采購訂單、合同是正確完整的 關(guān)鍵控制點： 1） 采購訂單全公司統(tǒng)一管理，連續(xù)編號并連續(xù)使用 2） 只有被批準(zhǔn)的采購計劃才可填列訂單，填列訂單需有被批準(zhǔn)的申請附于其后 3） 采購訂單發(fā)出后留一份在行政部，核對采購物品的規(guī)格 4） 訂單發(fā)出前須經(jīng)非填列人員復(fù)核（各項條款的準(zhǔn)確性） 5） 復(fù)核后需簽章，以明確責(zé)任 6） 財務(wù)部定期和行政部核對采購記錄 注釋： 1）采購申請表由部門經(jīng)理簽字 2）行政總監(jiān)根據(jù)公司實際情況，確定審批 3）采購人員根據(jù)采購單進(jìn)行詢價，大額采購的比價單報總經(jīng)理審批 4）采購人員根據(jù)審批后價格代表公司簽訂合同 (文件柜，單件打印機(jī)等沒有簽訂采購合同 )，發(fā)出訂單由行政總監(jiān)審核，并由行政部專人保管相關(guān)合同 行政總監(jiān) 審批 總經(jīng)理審批 行政部 外勤采購 詢價 簽訂采購合同 /發(fā)出訂單 合同保管 部門提交 固定資產(chǎn) 采購申請單 部門總監(jiān) 審批 比價 報董事長 審批 同意 同意 同意 同意 01 02 03 04 采購 BACK 財務(wù)審核 行政 總監(jiān)審核 三 資產(chǎn)驗收及入賬控制 管理目標(biāo) ： 1） 貨品入庫的記錄準(zhǔn)確反映真實情況 2） 各相關(guān)部門收貨時情況充分了解以便溝通 3） 入庫的貨物質(zhì)量達(dá)到企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn) 4） 入庫的貨物都有發(fā)票，且發(fā)票是真實有效的 關(guān)鍵控制點 ： 1） 及時處理收入的貨物，記錄有關(guān)的信息（數(shù)量、質(zhì)量和對貨物的描述），審核信息是否與采購單一致 2） 行政部門每月制作采購報告，與財務(wù)部核對 3） 購貨發(fā)票入帳前，須對發(fā)票的真?zhèn)巫龀鲵炞C 4）財務(wù)部審核發(fā)票金額是否與采購單一致 注釋 ： 1）行政人事部門對入庫資產(chǎn)驗收，核對數(shù)量以及質(zhì)量，保證發(fā)票與合同相符 2）行政部門通知領(lǐng)用，領(lǐng)用部門填寫領(lǐng)用單，領(lǐng)用人簽字 3）財務(wù)部門固定資產(chǎn)會計根據(jù)發(fā)票、采購合同核對入賬金額，由財務(wù)經(jīng)理審核 4）行政部核對入庫單和出庫單，以確保資產(chǎn)的領(lǐng)用手續(xù)完備 行政人事部 內(nèi)勤人員 驗收 部門領(lǐng)用 發(fā)票 /合同 / 入庫單 入賬 資產(chǎn)管理報告 貨品到達(dá) 相符？ 財務(wù)部 復(fù)核 行政人事部 外勤人員 審核 退貨 否 是 不通過 通過 通過 01 02 03 04 BACK 四 固定資產(chǎn)盤點的控制 管理目標(biāo) ： 1）企業(yè)的固定資產(chǎn)盤點符合國家會計制度規(guī)定 2） 所有的固定資產(chǎn)狀況完好，并能正常使用 3） 固定資產(chǎn)管理人員應(yīng)清楚資產(chǎn)的位置及目前的狀態(tài) 關(guān)鍵控制點： 1） 企業(yè)應(yīng)當(dāng)有書面的固定資產(chǎn)管理制度 2） 固定資產(chǎn)管理人員定期對資產(chǎn)進(jìn)行盤點，并撰寫盤點差異報告，與資產(chǎn)臺帳、卡片相核對 3） 盤點如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)損壞或丟失應(yīng)及時上報主管進(jìn)行處理，并落實相關(guān)責(zé)任人員 4） 財務(wù)