【正文】 優(yōu)點有：（1） 所有的工作人員都能互相看見，因此沒有安全方面的顧慮。（3） 更容易集中化服務(wù)和共享設(shè)備。（5） 可以更經(jīng)濟地利用空間。開放式辦公室的缺點有：（1） 辦公區(qū)較嘈雜。（3） 噪音較大，需要隔音罩來減少噪音。（5） 不便于談?wù)撁孛艿氖虑?。?） 疾病容易傳播。（2） 電話放在手頭。（4） 過道通暢，使工作人員容易在各區(qū)之間走動。（6） 文檔及有關(guān)出版物的存儲，應(yīng)便于查找。（8） 員工共用的磁盤，應(yīng)保存在中心位置并清楚地貼好標(biāo)簽。在采光方面應(yīng)注意以下幾點：A、 最好在自然光下工作，如果不能，應(yīng)使用日光燈，因為日光燈能給人以自然光的感覺。C、 對于VDU操作者來說，辦公室燈光不應(yīng)引起屏幕的反映。E、 陽光直射的窗戶應(yīng)安裝適合的擋板或窗簾。具體有：A、 辦公室中的溫度不低于16度，同時也不能太熱。C、 應(yīng)備有電暖器，以防集中供暖系統(tǒng)故障或在特別冷的天氣使用。B、 使用臺式或落地式風(fēng)扇也可以保持通風(fēng)。要禁止在辦公室吸煙，因為吸煙直接影響著員工的健康，沒時增加了火災(zāi)的危險，還能引起設(shè)備的損壞。它們包括：（1） 在人員方面，工作人員或來訪者突發(fā)疾病、遭受意外事故。（3） 在財務(wù)方面，發(fā)生錢或材物被盜的事件。1為降低員工的風(fēng)險可采用哪些措施？答：單位為降低工作人員的風(fēng)險，可采用以下措施：（1） 發(fā)放ID卡給工作人員（2） 發(fā)放來訪者來賓卡或通行證（3） 所有來訪者必須從接待區(qū)接走，并且不允許其獨自在建筑中走動（4） 安裝閉路電視監(jiān)視器（5） 給工作人員發(fā)放個人報警器（6） 給關(guān)鍵人員安裝應(yīng)急按鈕，例如銀行經(jīng)理（7） 人員管理上，不安排人員單獨工作（8） 錢應(yīng)小心存放在限制進入的區(qū)域（9） 不得不在建筑物內(nèi)外單獨行動的工作人員，可以發(fā)給移動電話。（2） 所有工作人員應(yīng)知道急救箱在哪里和負責(zé)他們工作區(qū)的急救員的姓名。（4） 所有單位必須保留事故本，其中記錄任何事故現(xiàn)場的檢索。1事故記錄本及事故報告表要包括哪些細節(jié)和要點？答：除了在單位的事故記錄本上記入發(fā)生事故的時間、事故人姓名、事故發(fā)生地點、事故或疾病的內(nèi)容等細節(jié)之外，必須填寫事故報告表，寫出事故處理的全部細節(jié)。（2） 工作人員在初參加工作的培訓(xùn)中，應(yīng)被告知正確的疏散程序。（4） 應(yīng)邀請消防官員提出本建筑物疏散的具體建議。（6） 所有磨損的電線應(yīng)立即由有資格的人員處理。（8） 易燃品應(yīng)存放在防火柜中。（10） 所有區(qū)域應(yīng)保持清潔，不亂放廢紙和紙板箱。（12） 工作人員應(yīng)知道最近的滅火設(shè)備的位置。（14） 學(xué)會區(qū)別和使用各種類型的滅火設(shè)備，含有沙子的防火箱，用來撲滅油火的消防毯和使用不同顏色標(biāo)明的不同類型的滅火器。信息應(yīng)表示出，在火警的情況下應(yīng)采取的防范措施，疏散時使用的最近的安全出口，也應(yīng)該提醒人們不能使用電梯以及工作人員在疏散離開房間前必須關(guān)閉所有的門和窗戶。上面還通常指出應(yīng)該聯(lián)系的人員姓名。（3） 每個辦公室應(yīng)有標(biāo)明負責(zé)該區(qū)域的急救員姓名和發(fā)生緊急情況時聯(lián)系電話的告示。（4） 在不允許吸煙的區(qū)域，應(yīng)有告示注示清楚。在冰箱或冷藏機旁邊，可能有表示這些電器中正確存放食物的須知。也可能有標(biāo)志顯示當(dāng)聽到警報的情況下向何處去，這些標(biāo)志通常用一個朝最近的安全出口方向奔跑的人的圖像來表示。1為什么需要有效的庫存控制系統(tǒng)？答：因為：（1） 可以防止大量資金被庫存占用而難以周轉(zhuǎn)；（2） 可以防止大量占用空間而增加租金；（3） 存放的空間需要花費資金；（4） 保持適量的庫存，防止用光時緊急購買物品而延誤使用；（5） 庫存管理不嚴密而造成漏洞；（6） 為審計的需要，必須定期盤貨，做好庫存控制；（7） 了解各個部門的庫存水平，編制預(yù)算，以做好庫存控制。1庫存卡要包括哪些細節(jié)、要點？答：要維持最佳庫存，每項庫存最高和最低水平應(yīng)考慮到以下各種因素后決定：（1）庫存最高水平應(yīng)考慮的因素：A、 庫存占用的資金數(shù)量；B、 存儲可用的空間數(shù)量；C、 貨物的保質(zhì)期；D、 前１２個月貨物使用的數(shù)量；（2）庫存最低水平應(yīng)考慮的因素：A、 追加訂購交貨的時間；B、 可能用于等待交貨的空間數(shù)量；C、 前１２個月貨物使用的數(shù)量；D、 注意：在庫存比最低水平稍高的時候開始訂貨，因為定單發(fā)送給供應(yīng)商需要時間。1申領(lǐng)物品的手續(xù)是什么？答：發(fā)放物品應(yīng)有下列手續(xù)：（1） 指定人員發(fā)放；（2） 按單位的有關(guān)制度規(guī)定發(fā)放時間；（3） 緊急需要物品時必須有相應(yīng)的程序處理；（4） 必須填寫物品申請表，并由授權(quán)人簽字批準(zhǔn)。辦公室零用現(xiàn)金用于哪些項目的支付？答：辦公室零用現(xiàn)金的支付項目有：（1） 接待費：如辦公室的鮮花，給員工和來訪者的咖啡、茶、糖和小點心；（2） 交通費：如出租車費、停車費；（3） 郵費：如郵票或使用特殊郵件服務(wù)的費用；（4） 清潔費：如擦窗戶費；（5）其他在辦公室因應(yīng)急而需要的少量現(xiàn)金。2支付零用現(xiàn)金時要檢查哪些手續(xù)后方能予以支付？答：支付零用現(xiàn)金時要檢查的手續(xù)有：（1） 所有零用現(xiàn)金憑單領(lǐng)取者都簽字了；（2） 憑單上的錢數(shù)與收據(jù)上的一致；（3） 憑單由被授權(quán)的人簽字批準(zhǔn)了。2申請報銷的手續(xù)是什么？答：申請報銷的手續(xù)是：（1） 報銷費用時首先要填寫“報銷申請表”。將事先批準(zhǔn)表和報銷申請表一起提交。所有要求報銷的款項，必須有票據(jù)對應(yīng)。2對辦公室人員缺勤和休假怎樣處理？答：對辦公室人員缺勤和休假的處理方法有：（1） 要求員工事先請假并做好工作安排，有的工作可以回來后做；（2） 不能離人的崗位要安排人替崗，以保證單位的工作順利運轉(zhuǎn)；（3） 制定值班表以保證重要崗位總是有人；（4） 公布請假人員記錄表，表上記錄請假人員的姓名和請假日期等內(nèi)容；（5） 此信息記錄到工作日志里，或者記在記錄簿上或者計算機中，使員工能查詢到。答：節(jié)支方法有：（1） 復(fù)印機：申請復(fù)印時必須填寫有細節(jié)要求的申請表，并在復(fù)印前由主管人員簽字批準(zhǔn)。較昂貴的復(fù)印如彩色復(fù)印，一般不能自由使用，可由中心服務(wù)區(qū)　按部們根據(jù)需要復(fù)制，并由各個部門獨立核算成本。（3） 計算計、打印計、因特網(wǎng)：很多單位已在工作中提供該類設(shè)備，但在使用中要注意：　A、 昂貴的設(shè)備要限制使用；B、 彩色打印要集中管理并由各部門獨立核算成本；C、 嚴格監(jiān)督因特網(wǎng)的使用。2如何制定辦公室工作程序？答：為了幫助和保證單位工作的順利運轉(zhuǎn)，辦公室應(yīng)設(shè)計或制定一定的工作程序，以便工作人員參考和遵照執(zhí)行。通常情況下，辦公室會把相近內(nèi)容的工作程序合并放在一起，形成程序手冊，便于工作人員查找和參考。2接待區(qū)接待預(yù)約來訪者的程序是什么？答：接待預(yù)約來訪者的一般程序如下：（1） 以愉快的態(tài)度微笑并問候來訪者；（2） 搞清來訪者約定的工作人員；（3） 請來訪者在來訪登記簿上簽字，保證填寫清楚所有細節(jié)；（4） 如果來訪者比約定時間來得早，需要等待，應(yīng)確保來訪者在等待中感到舒適，并提前510分鐘通知預(yù)約人員；（5） 如果來訪者在約定時間到了，立即通知所預(yù)約的工作人員；（6） 給來訪者發(fā)賓客卡，確保所有細節(jié)都是正確的，并提醒來訪者在離開前返還賓客卡；（7） 請來訪者在接待區(qū)等待，直到工作人員或秘書將訪客接走；2檢查工作質(zhì)量的方法是什么？ 答：檢查工作質(zhì)量的方法一般分為兩種，一種方法是填寫質(zhì)量控制表，一種方法是直接觀察了解。通常由辦公室主任給工作人員發(fā)放質(zhì)量控制表，專門用于檢查工作質(zhì)量的質(zhì)量控制表包括工作內(nèi)容、要求和指導(dǎo)，要求完成的期限，承擔(dān)工作人員的姓名及完成日期，以及發(fā)表人的意見和簽字等項目。（2） 辦公室主任通過直接觀察了解的方式來檢查工作人員的工作質(zhì)量。辦公室檢查員的職責(zé)是什么？答：當(dāng)單位的外部或內(nèi)部情況發(fā)生了變化時，工作的程序就需要改變。3預(yù)定表（預(yù)定時間）要包括哪幾項內(nèi)容和要點？答：單位應(yīng)根據(jù)所預(yù)定的設(shè)備不同來設(shè)計相應(yīng)的預(yù)定表格。一般情況下，預(yù)定表應(yīng)包括以下幾項主要內(nèi)容：（1） 預(yù)定人；（2） 預(yù)定設(shè)備、項目或服務(wù)的內(nèi)容及要求使用的時間、地點；（3） 預(yù)定時間；（4） 審批人簽署。具體處理步驟如下： （1） 應(yīng)由辦公室檢查員對員工未達到工作標(biāo)準(zhǔn)的情況進行調(diào)查，調(diào)查問題所在。（3） 如果已經(jīng)明確斷定是由于工作人員的個人原因沒有達到工作標(biāo)準(zhǔn)，那么部門經(jīng)理應(yīng)該首先處理這一情況，對工作人員進行說服教育，并應(yīng)將這些問題視為員工評估內(nèi)容的一部分。為了提高行政管理效率，必須使辦公室人員掌握辦公信息的存儲、檢索、傳播的程序、系統(tǒng)和方法，并熟練的加以應(yīng)用。二、 信息的存儲、檢索、分類的程序、系統(tǒng)和方法：（） 信息的存儲和有效檢索的必要性（見思考題5） 辦公室常用信息及存儲方式（見思考題6） 手工、計算機、縮微膠片存儲信息方式（見思考題7，8，9） 集中歸檔或部門歸檔（見思考題10） 文檔或文件跟蹤（見思考題11） 確定適合的信息分類和索引的方法：（見思考題12） 按字母、數(shù)字、地理、日期、時間、作者的各種歸類方法（見思考題13，14，15，16）教學(xué)方法：教師講課、組織討論并參觀各種信息存儲設(shè)備，學(xué)會計算機檢索和文檔檢索。5課時 信息保護的原則（見思考題17） 保護計算機信息和文檔信息的措施（見思考題18，19） 人事檔案、財務(wù)信息、產(chǎn)品或服務(wù)信息、客戶信息的保密（見思考題20，21，22，23） 信息、文檔保存時間（見思考題24）教學(xué)方法：教師講課、組織討論。單元復(fù)習(xí)：1課時用“企業(yè)行政管理二級習(xí)題集”中4單元的習(xí)題輔導(dǎo)學(xué)生復(fù)習(xí)。工作任務(wù)的類型不同，相應(yīng)地回應(yīng)周期也會不同，而且在緊急情況和日常情況下，處理某一問題的回應(yīng)周期會有所變化，工作人員必須能夠區(qū)分優(yōu)先次序，一般應(yīng)在處理常規(guī)任務(wù)之前優(yōu)先處理緊急事務(wù)。簡述企業(yè)辦公室工作中所處理的信息的主要類型？答：通常情況下企業(yè)辦公室工作處理的信息主要包括以下幾個方面的類型：（1）供應(yīng)商信息。因此，辦公室應(yīng)該收集一些與企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的或日常需要的服務(wù)商或供應(yīng)商的信息，以便需要時可以及時方便地聯(lián)系，獲取所需要的商品或服務(wù)。企業(yè)作為商品或服務(wù)的供應(yīng)商時，企業(yè)辦公室應(yīng)該掌握客戶的有關(guān)基本信息，如客戶名稱、聯(lián)系方式、需要商品或服務(wù)的類型及要求等，以便可以加強與客戶聯(lián)系，為客戶提供周到滿意的服務(wù)或商品供應(yīng)。作為企業(yè)的信息處理中心，通常情況下辦公室會接待客戶的有關(guān)查詢，這就要求企業(yè)辦公室人員應(yīng)熟悉和了解本單位的基本情況及業(yè)務(wù)情況，如組織結(jié)構(gòu)圖、業(yè)務(wù)職責(zé)分工等，以便及時答復(fù)和處理客戶的查詢。當(dāng)企業(yè)為客戶提供某種商品或服務(wù)時，為了確保能使客戶得到周到滿意的服務(wù)，企業(yè)辦公室應(yīng)該掌握與客戶有關(guān)的具體業(yè)務(wù)情況，如客戶需求、訂單內(nèi)容、商品或服務(wù)的供應(yīng)情況及客戶的反饋等，以便根據(jù)情況，有針對性地提供服務(wù)或及時處理有關(guān)問題。答：(1) 在商務(wù)運營活動中，商務(wù)信息應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)文件呈現(xiàn)出來，例如貨物的交付活動，應(yīng)用一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的商務(wù)文件呈現(xiàn)出來。其次，供應(yīng)商要有發(fā)貨單，發(fā)貨單一般列出訂購的貨物，并標(biāo)明哪些無現(xiàn)貨以及何時有貨。再次，收貨單和發(fā)貨單都要轉(zhuǎn)交財務(wù)部門，由財務(wù)部門將收貨單、發(fā)貨單與發(fā)票進行對照檢查?？梢姡ＷC一項商務(wù)活動不出或少出差錯，一系列的規(guī)范的商務(wù)文件是必須的。簡述企業(yè)信息的存儲和有效檢索的必要性？答：企業(yè)信息的存儲方式應(yīng)該滿足在需要時能迅速檢索，這對一個單位的有效運作是至關(guān)重要的。其次，企業(yè)建立有效的檢索系統(tǒng)的必要性：（1） 能用準(zhǔn)確的信息迅速回答查詢（2） 能迅速找到參考信息（3） 節(jié)省查找信息的時間（4） 給查詢者一個有效率的印象。（2） 計劃、圖紙和照片類的信息可存放在水平式計劃柜、垂直懸掛式計劃柜。（4） 有關(guān)工作進展的文件、需要保留的舊文件，以及其他文檔將保存在檔案柜中。簡述手工存儲信息的方式及其優(yōu)缺點？答：手工存儲方式可用于垂直式、側(cè)開式和旋轉(zhuǎn)式信息檔案裝置。 手工方式的缺點有：（1）所有手工方式占地面積都大（2）垂直式柜子在抽屜開著時有翻倒的危險。需要定期整理，否則待歸類處理的文件積壓后很難找到。根據(jù)準(zhǔn)備存儲的資料類型選擇使用的軟件類型。計算機系統(tǒng)的優(yōu)點有：（1）不需要保留書面?zhèn)浞輹r可以節(jié)省存儲空間（2）資料很容易編輯或更新（3）如果計算機是網(wǎng)絡(luò)化的，可以使資源共享。計算機系統(tǒng)的缺點（1）許多單位保留書面?zhèn)浞?，這就增加了需要存儲的材料數(shù)量（2）設(shè)備昂貴（3）由于軟件和系統(tǒng)的提高或升級，當(dāng)使用其他系統(tǒng)制備的磁盤時，可能會使信息丟失。（5）磁盤可能被病毒損壞，需要定期購買和安裝檢查殺病毒的程序（6）如果文件不按規(guī)范存儲，可能很難找到（7）如果出現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)病毒，就會影響檢索信息（8）如果出現(xiàn)斷電，就不能檢索信息（9）如果需要紙面材料，并且只有一臺打印機時，就會信息傳遞速度?？s微膠片是負片，因而需要使用閱讀機顯示?？s微膠片的優(yōu)點有：（1）存儲縮微膠片材料，占用的空間少（2）不需要書面?zhèn)浞荩绻G失或損壞，可以復(fù)制備份（3）節(jié)省存儲設(shè)備費用，減少文件柜（4）郵寄縮微膠片費用更便宜。1文件跟蹤卡的內(nèi)容及使用方法是什么？答：文件跟蹤卡在用于迅速查詢和檢索文件及文檔時是非常必要的。B、 旋轉(zhuǎn)式索引盤，卡片歸類在能旋轉(zhuǎn)的轉(zhuǎn)輪中，使其很容易找到。1按字母歸類的方法及優(yōu)缺點？答：按字母歸類的方法是指按字母順序歸類的規(guī)則，通常用英文字母順序進行歸類，按字母歸類主要有兩種，一種是按人名的字母歸檔，另一種是按單位名稱的字母歸檔。（2） 使用時可能會帶來某些不便，例如，在查找辦公用品訂購單時，就必須記往供應(yīng)商的名稱（3） 初級操作人員不容易掌握其規(guī)則（4） 在按人名的字母歸檔時，因有些姓非常常見，例如“Smith”，這就使得這類文件因過多而浪費查找的時間。按數(shù)字歸檔的優(yōu)點有：（1）