【正文】 需采購的原因，經(jīng)部門負責人審定同意后報董事長或總經(jīng)理批復，交辦公室實施采購任務。（7）結算辦法。辦公用品的分發(fā)領用：（1）各部門領用辦公用品需填寫《辦公用品領用單》，一式兩份，一份用于分發(fā)辦公用品，另一份用于分發(fā)辦公用品的臺賬登記。然后再填寫一份《辦公用品分發(fā)通知書》交發(fā)送室。（4）用品分發(fā)后應做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。辦公設備的使用和維修保養(yǎng)：（1）使用設備前應詳細閱讀操作手冊，嚴格按照操作規(guī)范操作使用，各部門主管負責監(jiān)督檢查。（3）辦公室對辦公設備運行、保養(yǎng)情況進行監(jiān)督檢查，對設備的維修，更換零件要進行登記備案。未填寫設備報修單或未按維修單要求填寫相關內(nèi)容的，一律不予修理。（6）所有設備的維修都必須建立完整的維修檔案，由辦公室行政人員統(tǒng)一管理，主要包括設備編號、維修日期、故障現(xiàn)象、故障原因、維修內(nèi)容、維修費用、維修單位等。三、 辦公設備分類管理電腦的使用管理（1）每臺電腦指定專人上機，負責日常操作，非操作人員不得隨意使用。（3）電腦的操作規(guī)定①上班期間嚴禁使用電腦玩游戲、看電影、聽音樂等嚴禁在與本職工作無關的事，發(fā)現(xiàn)一次罰款1000元，兩次以上屬嚴重違紀，按《公司管理文件》規(guī)定執(zhí)行。③嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司有關機密的文件資料。②對于聯(lián)網(wǎng)的計算機，任何人在未經(jīng)批準的情況下，不得從網(wǎng)絡復制軟件或文檔。④任何微機不得安裝游戲軟件。不得使用他人私人電腦。②拆卸電腦設備時，必須采取防靜電措施。④各部門負責人必須認真落實本部門電腦以及配套設備的使用和保養(yǎng)責任。對于關鍵的電腦設備應配備必要的斷電、繼電設施以保護電源。②定期對電腦內(nèi)的資料進行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證電腦運行的速度和存儲，備份的光盤由部門保管。②通話應簡明扼要，以免耗時占線、浪費資金。電話費用管理（1）公司所有員工移動電話為自購自理?？偣矩攧詹侩娫挒?187799，其費用為400元/月，不包括寬帶費用。①公司所規(guī)定的電話費用由各部門所有人員共同承擔，其主管領導實際監(jiān)督與落實執(zhí)行。寬帶的使用管理（1）總公司及各子公司、分公司各職能部門公司給提供必要的辦公網(wǎng)絡資源。 打印機、復印機的管理（1）打印機、復印機由各部門自行管理使用。（3）打印或者復印完成后，必須及時取走文件，防止失密。（2）不得使用傳真?zhèn)魉蛡€人資料，機密文件需經(jīng)領導批準。其他辦公設備的使用管理（1）專管專用，公司所有辦公設備都要由各部門指定專人使用，其他人員使用必須經(jīng)設備所在部門負責人同意。（3）辦公設備的使用人員要保證設備的安全，如果因使用人員的過失造成丟失，要追究責任。四、 水、電資源的使用與管理公司本著合理、高效、節(jié)約的原則，對水、電辦公資源實行責任人管理制度，公司各子公司、分公司及各部室主管領導負管理責任，其它員工參與具體實施。公司所用空調(diào)各部門應自覺使用，冬季統(tǒng)一取暖的嚴禁開空調(diào)，夏季盡量本著節(jié)約的原則少開空調(diào)。辦公用水要求各使用者從自身做起，洗手用小水，沖廁用費水，人走水停，嚴禁常流水。五、各子公司、分公司用水、電具體標準暫不定額，但每月需將各項費用報辦公室進行公示，今后將視情況進行定額管理。所有罰款一律在當天交財務部，并由辦公室辦理并存檔，同時要在季度考核中予以明示。二、審批程序和權限員工出差時應填寫《出差審批單》管理文件附件\，并按以下權限進行審批。（2）其他人員出差，報請部門經(jīng)理審批后報總經(jīng)理或董事長批復。三、出差管理細則出差人員需嚴格按出差申請單完成公司交派的任務，若需中途變更出差地，需經(jīng)公司領導批準，同時報公司辦公室備案，如有違犯，按考勤制度中曠工處理，同時不予報銷出差費用。出差人員因特殊原因無法在預定期限返回銷差而必須延長滯留的，根據(jù)出差者申請，經(jīng)調(diào)查無誤后支給出差差旅費。省內(nèi)乘火車或汽車為硬座，省外長途可乘硬臥，辦理業(yè)務其它情況需經(jīng)領導批準。公司規(guī)定的特定人員出差，各項費用實報實銷。此外，職工每次出差如在同一地點駐留二十日以上者，自第二十一日起比照規(guī)定標準的80％給予報銷。 公司員工與領導共同出差，財務部將視具體情況確定報銷標準；聘請公司以外的人員同總公司職工共同出差辦事，聘請人員的報銷標準比照陪同人員的報銷標準。公司職工在本市內(nèi)公出辦事，不報銷任何市內(nèi)交通費用。審批后辦理借款手續(xù)。 1到公司項目駐地出差按公司外地補貼規(guī)定辦理，當日往返無補助，且不享受食宿補助。出差人員應使用當次車船及住宿發(fā)票作為費用依據(jù)，由部門負責人審核簽字。1出差地區(qū)劃分為地區(qū)與特殊地區(qū)等，出差天數(shù)按自然天數(shù)計算（出發(fā)、返回當日均算）。地區(qū)縣級地級省會及單列市備注標準160　200　260　　單位:元/天五、出差費用報銷出差人員返回公司后，一周內(nèi)應按規(guī)定到財務部報賬。業(yè)務招待費報銷，須填寫《支出憑單》，所附單據(jù)必須有稅務部門的正式發(fā)票，列明企業(yè)抬頭，數(shù)字清晰，先由經(jīng)辦人簽名，部門經(jīng)理、財務人員簽字后，報總經(jīng)理董事長審批，予以報銷。其他報銷、審批程序同上。 公司用于接待來訪客人的茶葉、水果、飲料等統(tǒng)一由辦公室負責購買、保管、發(fā)放及費用控制，不得突破財務部下達的費用預算限額。 公司年末舉行對外聯(lián)誼活動所需費用，或公司舉辦大型活動的費用由辦公室和財務部集中管理，聯(lián)合控制。 （1）提倡勤儉節(jié)約，反對鋪張浪費，嚴格執(zhí)行公司制定的宴請標準（原則招待費用每人不超50元）； （2）限制陪餐人數(shù)，原則上陪同人員不得超過3人； （3）必須事先填寫招待費審批單，并經(jīng)公司領導批準，特殊情況可先請示后補手續(xù)；（4）所有公司人員如有出國、出差不安排迎送宴請。 （6）凡違反上述原則，未事先申請或超申請標準的宴請，公司不給予報銷其費用。第九章 檔案管理一、 目的為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，提高檔案利用效率，特制定本制定。由辦公室負責檔案立檔、存檔與管理。（2）對公司其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督。（4）做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。（6）公司檔案室使用規(guī)范的檔案專柜和標準的卷宗盒，檔案按標準規(guī)范進行分類并建立分類目錄，統(tǒng)一進行檔案編號，使用規(guī)范的標簽填寫進行管理。三、檔案管理細則檔案分類：公司檔案資料分為以下幾類： 行政類：內(nèi)部文件、外部文件、會議紀要、制度資料、登記注冊資料、員工檔案、合同等；經(jīng)營類：決策資料、計劃資料、銷售資料、合同協(xié)議等；會計類：會計報表、賬本、憑證等；證照類：營業(yè)執(zhí)照、榮譽證書等； 其它類：其它需存檔的公司資料；項目類：項目合同協(xié)議、圖紙資料、手續(xù)資料、決算資料、驗收資料、證件資料及合同等。（2）案卷類目編號格式：類別（01）目錄（01）案卷（001）。（4）檔案員應及時將辦理完畢或經(jīng)其他人員保存的文件材料收集、整理，按照《案卷類目編號表》進行存檔。（1） 文書檔案：①合同協(xié)議類：各公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。（2）公文類：公司內(nèi)外部外來文件：各公司對上級的各種申請及批復，政府部門針對本公司的指導性公文，需要本公司認真貫徹執(zhí)行或參照執(zhí)行的領導性公文，如：上級命令、決定、批復、規(guī)定、辦法等；（3）公司內(nèi)部文件：①本部、各項目公司召開的各類會議的文件材料，包括董事會會議、行政辦公會議、專業(yè)會議等；②本部、各項目公司的各種正式發(fā)文,包括對內(nèi)、對外，如：機構設置、撤并、名稱更改、組織架構、人員編制、干部任免、工作條例、規(guī)章制度等；③本部、各項目公司主要職能活動中形成的公文材料，如工作請示、報告、計劃、總結等；④各公司的財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊及維修、保修等相關文件材料。（5）人事檔案：包括個人簡歷、學歷證書、員工信息登記表、招聘、轉正、體檢、考核、工資、獎勵、處分等文件材料。（7）營銷檔案①調(diào)研報告、策劃報告；②各種營銷室內(nèi)外廣告圖片、軟文、活動現(xiàn)場圖片；③周、月營銷報表、營銷報告；④客戶檔案、商品房買賣合同及補充協(xié)議、附件（含業(yè)主身份證復印件）。管理細則：（1）檔案管理人員負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作。（3）檔案管理人員要認真學習檔案管理的相關規(guī)定、技術和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。（6）做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵等措施。四、歸檔時間與周期公司在日常工作形成的對內(nèi)及對外單位的紅頭文件每月初第一個工作日歸檔一次；各部門在各項生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各種合同、協(xié)議、文件資料要在五個工作日內(nèi)歸檔；在各部、委、辦、局取得的各種文件資料、原始證件要在五個工作日內(nèi)歸檔；過程圖紙在項目施工管理過程中暫由工程管理部保管,待項目工程階段或項目子項結束后連同竣工圖、工程洽商、技術變更統(tǒng)一歸檔。工程圖紙在從設計院取得后五個工作日將精裝本在辦公室存檔。五、歸檔保存年限：歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。（1）永久保存：①公司章程②股東名冊③董事會及股東會記錄④財務報表、驗資報告⑤政府機關核準文件⑥不動產(chǎn)所有權及其他債權憑證⑦工程設計圖⑧公司規(guī)章制度⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書（2）20年保存：①預算、決算書等工程類資料②會計憑證、審計報告等資料③規(guī)劃類資料④其他經(jīng)核定須保存10年的文書（3）5年保存：①公司合同、協(xié)議②其他經(jīng)核定保存5年的文書（4）1年以下暫時保存： 無長期保存必要的。歸檔的文件資料種類、份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應齊全完整，每份文件的正件與附件，請示與批復，均不得分開。全部案卷組成后，要對案卷做統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記填寫《檔案保管清冊》。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管?！栋妇眍惸俊返臈l款必須簡明確切，并編上條款號。專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照《案卷類目》條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。絕密文電應單獨立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。填寫的字跡要工整。有關卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在《備考表》內(nèi)。案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。（2）提供檔案復印件。借閱管理（1）公司各部門因工作需要，凡需使用檔案者，均須填寫《檔案利用審批單》、《檔案復制登記表》、《檔案利用登記表》管理文件附件\，經(jīng)各級領導簽批后方能調(diào)閱。（3）借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導，不得泄密、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)董事長批準。（5）借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。（6）公司各單位凡違反借閱制度，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，給予100元～500元不等的罰款處理，并通報批評。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對其部門主管領導和當事人各罰款100元～500元，并予以通報批評。其摘抄內(nèi)容也須董事長同意且審核后方能帶出。注：《檔案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間，并永久保管。銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。十、保密檔案室的任務是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。第十章 獎罰制度一、目的為弘揚企業(yè)文化，規(guī)范公司員工行為，同時對優(yōu)秀員工給予獎勵，保障公司持續(xù)發(fā)展而制定本制度。三、處罰規(guī)定：：(1).輕微違紀：違反公司管理制度、崗位職責等公司管理規(guī)定，未影響他人工作，未給公司造成損失的；或有其它與上述情節(jié)相當?shù)倪`紀行為。(3).嚴重違紀：違反公司管理制度、崗位職責等公司管理規(guī)定，給公司或他人造成5000元以下?lián)p失的；或有其它與上述情節(jié)相當?shù)倪`紀行為。：有以上違紀行為者，公司將視情節(jié)和后果的嚴重程度、當事人的認識態(tài)度等采用如下不同的處罰措施。因各種違紀行為給公司造成經(jīng)濟損失的，由違紀者先承擔賠償責任。：(1).在產(chǎn)品設計、工藝設計等方面，有發(fā)明、技術改進或者提出合理化建議，取得重大成果或者顯著成績的； (2).在提高公司經(jīng)營管理方面，提出合理化建議，被采納實施有顯著成效者。：(1).品德高尚、誠信敬業(yè)、工作主動、責任心強； (2).無違犯公司管理制度的現(xiàn)象發(fā)生；(3).注重學習，不斷提高專業(yè)技能，提前或超額完成公司年度目標； (4).善于溝通，能溶入團隊，以公司利益為先。五、獎罰程序：由員工所在部門與公司辦公室共同提出建議，并報公司領導審批后作出獎罰決定。 附 則員工享有法律規(guī)定和公司制度賦予的權利，公司對這些權利予以尊重和保障。 本制度解釋權歸公司辦公室，如有不明事項，請向公司辦公室咨詢。、五、本制度自頒布之日起開始執(zhí)