【正文】 導(dǎo)和管理人員對(duì)特定的信息系統(tǒng)或管理信息的系統(tǒng)目的、范圍和目標(biāo)要有統(tǒng)一的理解。一個(gè)管理信息系統(tǒng)是具有綜合能力的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，它的信息流遍及各級(jí)各小組，能夠很快地收集、傳遞信息。即便最終狀態(tài)不完全符合上述的定義，用戶和信息服務(wù)專業(yè)人員也要朝著這一目標(biāo)去努力。一種表達(dá)確切的定義能夠?yàn)橄到y(tǒng)開發(fā)和資源利用提供較好的準(zhǔn)則。不幸的是，這些荒唐說法已給不少人產(chǎn)生了一些錯(cuò)誤的印象。□ 計(jì)算機(jī)失誤造成的過錯(cuò)幾乎每一周都有一些報(bào)紙或雜志刊登醒目的標(biāo)題：計(jì)算機(jī)失誤造成的過錯(cuò)。我們知道，計(jì)算機(jī)是無生命的、無知覺的。計(jì)算機(jī)會(huì)造成錯(cuò)誤，但采用適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)保護(hù)或重新修改程序就可以避免。例如，某一程序的邏輯錯(cuò)誤在過去的五年多時(shí)間內(nèi)還未檢查出來，可是在某一情況下卻暴露了，這種事故應(yīng)當(dāng)由設(shè)計(jì)者負(fù)責(zé)。□ 計(jì)算機(jī)會(huì)導(dǎo)致失業(yè)雖然計(jì)算機(jī)替代了一些日常生活中繁瑣的工作，但是，從事這部分工作的人必將獲得更多的重新培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)并改變工作崗位，從這一點(diǎn)來看，計(jì)算機(jī)是能創(chuàng)造就業(yè)機(jī)會(huì)的。許多人不愿意去了解計(jì)算機(jī)和信息處理，生怕自己力所不及。有關(guān)計(jì)算機(jī)和信息處理的基礎(chǔ)知識(shí)是由若干層次組成的，用戶管理人員最好是具有信息服務(wù)各方面的基本知識(shí)，然后，依靠專家來達(dá)到特定的目標(biāo)。信息服務(wù)專業(yè)人員只有和用戶相結(jié)合才能開發(fā)信息系統(tǒng)。有些用戶喜歡在與信息服務(wù)專業(yè)人員初步交換意見之后就馬上決定著手開發(fā)，這樣的決定太輕率了。實(shí)踐證明，一個(gè)高質(zhì)量的信息系統(tǒng)是用戶和信息服務(wù)專業(yè)人員雙方連續(xù)不斷地互相幫助、共同努力的結(jié)果。一些公司還正在力圖使用戶管理人員起到信息服務(wù)管理人員的作用。從整體上考察信息服務(wù)系統(tǒng)，程序設(shè)計(jì)的重要性就顯得更低了。商業(yè)系的學(xué)生在學(xué)習(xí)一門計(jì)算機(jī)課程時(shí)，95%的精力用在學(xué)習(xí)COBOL和BASIC程序設(shè)計(jì)上，而對(duì)于系統(tǒng)的使用期限、硬件和軟件的選擇，和對(duì)計(jì)算機(jī)的有效利用及有關(guān)許多重要的問題很少或根本不重視，這種現(xiàn)象司空見慣。這種荒唐的說法早在60年代就有了，那時(shí)既不承認(rèn)計(jì)算機(jī)科學(xué)也沒有信息系統(tǒng)課程。這是非常可笑的，因?yàn)閿?shù)學(xué)家的首要任務(wù)總是研究計(jì)算原理。音樂家、工程師、社會(huì)學(xué)家以及各行各業(yè)的專門人員都能成為信息處理的積極開拓者。在他試圖把現(xiàn)有的預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，并為來年建立預(yù)算的一切努力都成為徒勞之后，他放棄了這種努力。因?yàn)榻⒁粋€(gè)符合他最低要求的基本系統(tǒng)至少也需要三個(gè)人用八個(gè)月的時(shí)間才能完成。計(jì)算機(jī)不是短期見效的靈丹妙藥。管理人員已經(jīng)把提高專業(yè)人員的技術(shù)、職工的技能和建立數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)作為提高生產(chǎn)能力的手段。然而，80年代的管理人員面臨的新課題是，要把信息看作是一種資源并能卓有成效地加以利用。管理人員可采用如下三種方法來進(jìn)行信息資源管理：；；。大多數(shù)信息系統(tǒng)都是根據(jù)某種特定環(huán)境要求設(shè)計(jì)安裝的，所以只考慮到單一的功能目標(biāo)。這些問題都可以通過計(jì)算機(jī)化的綜合系統(tǒng)加以解決。機(jī)和信息系統(tǒng)在全面介紹計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)的基本概念之前，首先讓我們看一個(gè)例子。由于系統(tǒng)分析員基本上不懂得會(huì)計(jì)原理，更不懂得成本會(huì)計(jì)，所以他只能 依靠人事部門提供的從事成本會(huì)計(jì)的人員配備清單。采用上面這種慣用的方法來設(shè)計(jì)成本會(huì)計(jì)系統(tǒng)，其結(jié)果不可能真正達(dá)到高效地交換信息這一目的。如果副總裁不具備有關(guān)計(jì)算機(jī)和信息處理方面的知識(shí)，同樣也不大可能明智地提出問題，也不會(huì)理解分析員所說的內(nèi)容。從這里得到的啟發(fā)是，所有的用戶都應(yīng)具備有關(guān)計(jì)算機(jī)和信息處理方面的知識(shí)。否則，無論是個(gè)人還是公司都會(huì)蒙受損失。管理人員掌握了這樣的基本知識(shí)，就能夠與信息服務(wù)人員及信息服務(wù)系統(tǒng)高效地進(jìn)行信息交換。〖JZ〗〖HT4，3XBS〗一、用戶管理人員的定義〖HT〗用戶是指使用計(jì)算機(jī)的單位或個(gè)人，也包括信息服務(wù)的對(duì)象。用戶管理人員通常管理 的是某個(gè)方面的業(yè)務(wù)。信息服務(wù)環(huán)境有關(guān)計(jì)算機(jī)和信息處理的規(guī)定將影響某些甚至全部的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。事實(shí)上，管理人員有義務(wù)制定那些影響他們職責(zé)范圍的有關(guān)計(jì)算機(jī)信息處理的所有規(guī)定。信息服務(wù)人員和用戶都直接或間接地參與信息服務(wù)的活動(dòng)。培訓(xùn)是從兩個(gè)方面進(jìn)行的，一方面是信息服務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)用戶的培訓(xùn)；另一個(gè)方面是業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理人員負(fù)責(zé)對(duì)信息服務(wù)人員的培訓(xùn)，并提供機(jī)會(huì)使他們熟悉業(yè)務(wù)領(lǐng)域活動(dòng)的所有情況。雖然信息服務(wù)不能被看作是公司工作的中心，但是從信息服務(wù)的職責(zé)范圍和影響的領(lǐng)域來考慮，它的作用確非等閑。用戶管理人員應(yīng)首先解決各業(yè)務(wù)領(lǐng)域之間的有關(guān)計(jì)算機(jī)化的矛盾，避免將這些矛盾提交給信息服務(wù)部門。由于信息服務(wù)已經(jīng)滲透到了大多數(shù)事務(wù)機(jī)構(gòu)，所以信息服務(wù)不僅成了干活的馬，而且還成了公司的替罪羊。信息服務(wù)管理人員應(yīng)該與用戶管理人員相結(jié)合，通過正反兩方面的實(shí)例，加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門與信息服務(wù)部門的合作，來幫助提高信息服務(wù)部門的形象?？刂婆c操作為了確保信息服務(wù)系統(tǒng)的質(zhì)量，信息服務(wù)專業(yè)人員必須對(duì)系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。這些標(biāo)準(zhǔn)和方法必定與業(yè)務(wù)領(lǐng)域的工作方式有關(guān)。信息服務(wù)系統(tǒng)的審查一般不屬于信息服務(wù)部門的任務(wù)，通常是由一個(gè)中立小組來進(jìn)行的。在過去，數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)化工作(從源文件轉(zhuǎn)換成機(jī)器代碼)是一種傳統(tǒng)的信息服務(wù)職責(zé)。這樣就取消了人工轉(zhuǎn)換步驟，減少了發(fā)生錯(cuò)誤的概率。可以把計(jì)算中心比作為小型加工廠，而把業(yè)務(wù)領(lǐng)域的要求作為輸入，把信息作為輸出。輸入、輸出的調(diào)度和控制實(shí)質(zhì)上是一種聯(lián)合操作。信息服務(wù)人員則負(fù)責(zé)提供精確的報(bào)告以及完成有關(guān)后端的事務(wù)工作。常規(guī)的方法是，根據(jù)條件和需求，然后確定調(diào)配的步驟和方法。為了協(xié)助調(diào)度員，用戶管理人員應(yīng)及早提出資源需求以便能準(zhǔn)確地落實(shí)可用資源。由于完成這兩個(gè)方面的工作需要耗費(fèi)信息服務(wù)資源，所以用戶管理人員和公司的行政人員應(yīng)該盡快使信息服務(wù)計(jì)劃員全面掌握對(duì)資源的需求。如上文所述，公司對(duì)信息服務(wù)的態(tài)度決定了信息服務(wù)增長(zhǎng)的速度和方向。信息服務(wù)管理人員通過調(diào)查用戶管理人員的需求和項(xiàng)目進(jìn)行期間業(yè)務(wù)部門所需的資源就可以對(duì)資源需求總量進(jìn)行預(yù)測(cè)(如人力、時(shí)間、資金和材料)。一般情況下，信息系統(tǒng)開發(fā)初期，業(yè)務(wù)部門的工作人員往往首先考慮日?；顒?dòng)，而很少考慮信息服務(wù)所承擔(dān)的義務(wù)。這樣做一定會(huì)增加項(xiàng)目的估算，甚至還可能導(dǎo)致惡性循環(huán)。準(zhǔn)確估算對(duì)所涉及的各項(xiàng)工作都有利，而粗糙的估算雖然最省事，但最終會(huì)拖延開發(fā)進(jìn)度，甚至還可能影響系統(tǒng)的質(zhì)量。例如，究竟將有限的信息服務(wù)資源分配給聯(lián)機(jī)訂貨單登記系統(tǒng)還是分配給生產(chǎn)資源計(jì)劃系統(tǒng)，這應(yīng)該由公司和各部門的管理人員統(tǒng)盤考慮，而不應(yīng)該由信息服務(wù)管理人員作出決定。采用分布式數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)通信技術(shù)會(huì)直接影響用戶所在地的計(jì)算機(jī)硬件的布局。□ 解決問題的應(yīng)急措施如果計(jì)算中心停止了工作，那將會(huì)怎么樣呢?這種情況的發(fā)生一般是由于出現(xiàn)自然災(zāi)害或意外事故。其目的是使系統(tǒng)能始終處于工作狀態(tài)、該措施應(yīng)對(duì)各種可能出現(xiàn)的事故給有關(guān)人員明確規(guī)定義務(wù)、職責(zé)和處理辦法。簡(jiǎn)單、廉價(jià)的獨(dú)立字處理系統(tǒng)是最經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的，現(xiàn)在很多用戶爭(zhēng)相購(gòu)買這種設(shè)備。目前字處理系統(tǒng)的發(fā)展有些失控，因而導(dǎo)致很多公司購(gòu)買了許多類型不同而互不兼容的獨(dú)立系統(tǒng)。人員和組織機(jī)構(gòu)應(yīng)該把信息服務(wù)的組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)成能及時(shí)地響應(yīng)用戶要求、并能促進(jìn)信息服務(wù)部門和用戶之間緊密聯(lián)系的組織。在美國(guó)，信息服務(wù)專業(yè)人員每年平均流動(dòng)率20%～30%之間，類似這樣的流動(dòng)率必然會(huì)在信息服務(wù)的人員配備方面引起問題。為了緩和信息服務(wù)人員嚴(yán)重缺乏這一矛盾，用戶管理人員往往要向信息服務(wù)管理人員提供盡可能長(zhǎng)的產(chǎn)品設(shè)計(jì)與實(shí)際投產(chǎn)之間的時(shí)間，以此來解決信息服務(wù)人員不足的問題。聘請(qǐng)顧問是解決人員緊張的一種好方法。第一個(gè)階段是誕生階段，即系統(tǒng)的概念化階段。第三個(gè)階段是生產(chǎn)階段，即系統(tǒng)投入運(yùn)行階段。這樣的生命周期不斷重復(fù)出現(xiàn)。這種說法不一定全錯(cuò)。任何用戶管理人員都知道，信息服務(wù)的要求一般是比較高的，而滿足這些要求的資源(時(shí)間和空間)往往是有限的，所以有這種說法是很自然的。在用戶看來，技術(shù)移植一般是指通用應(yīng)用軟件的移植。實(shí)際上，許多公司已經(jīng)感到，修改一個(gè)別人建立的系統(tǒng)所花的代價(jià)往往要比重新開發(fā)一個(gè)同樣系統(tǒng)的代價(jià)要高。其任務(wù)是保證系統(tǒng)質(zhì)量符合預(yù)定的技術(shù)指標(biāo)。按照傳統(tǒng)習(xí)慣，整理資料(包括編寫用戶手冊(cè))也是信息服務(wù)的職責(zé)。用戶管理人員應(yīng)知道目前還存在著許多不能被人們理解甚至使人們曲解的用戶使用手冊(cè)。數(shù)據(jù)是產(chǎn)生信息的根據(jù)，所以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是公司每個(gè)人的職責(zé)。計(jì)算機(jī)信息服務(wù)系統(tǒng)的主要使用者是用戶業(yè)務(wù)部門。信息服務(wù)管理人員的主要職責(zé)是使系統(tǒng)正常進(jìn)行。信息服務(wù)專業(yè)人員在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)要周密地考慮安全問題。成本一般是固定的，而收益就不一定了。當(dāng)信息服務(wù)與其它業(yè)務(wù)領(lǐng)域的收益采用同一種方法進(jìn)行比較時(shí)，用戶應(yīng)該注意到，信息服務(wù)實(shí)際上還承擔(dān)了許多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的工作。 當(dāng)今是技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)代，信息服務(wù)人員就有可能對(duì)推出的許多硬件和軟件進(jìn)行評(píng)選。例如，公司如果選用了財(cái)會(huì)軟件包，通過使用，用戶管理人員就能提出正確的評(píng)價(jià)。因?yàn)橛谐汕先f的廠商銷售計(jì)算機(jī)硬件、軟件以及提供技術(shù)服務(wù)，所以用戶管理人員應(yīng)該詳細(xì)了解各廠商及其之間的關(guān)系。目前存在的危險(xiǎn)是，不少購(gòu)買者對(duì)計(jì)算機(jī)硬件、軟件及技術(shù)服務(wù)仍缺乏基本知識(shí)，甚至還認(rèn)識(shí)不到兼容的重要性。既然業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理人員幾乎總要參與信息服務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)，所以用戶管理人員與信息服務(wù)管理人員必定會(huì)頻繁地聯(lián)系。有一些公司讓用戶參加項(xiàng)目組，這一方法已獲得很大成功，其明顯的優(yōu)點(diǎn)是用戶能夠控制整個(gè)項(xiàng)目，因而對(duì)成敗也能負(fù)責(zé)。研究結(jié)果表明，糾正系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)以后發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤比糾正設(shè)計(jì)階段發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤要起碼困難50倍。用戶管理人員也可以通過向信息服務(wù)人員及時(shí)地反饋信息來促進(jìn)效率的提高。但有不少用戶不重視反饋，例如，問一個(gè)文書在過去的七年中，對(duì)每周五所提供給她的報(bào)告做了什么?她的回答是，通常把它扔了，有時(shí)把它制成彩色紙卷送給了她的孩子，像這樣不重視信息的例子在現(xiàn)實(shí)中舉不勝舉。信息服務(wù)部門的組織結(jié)構(gòu)(第一部分)□ 信息服務(wù)組織機(jī)構(gòu)的組成部分1970年以前，數(shù)據(jù)處理的領(lǐng)導(dǎo)者都喜歡把信息服務(wù)部門分成三個(gè)組：系統(tǒng)組、程序設(shè)計(jì)組和操作組。當(dāng)信息服務(wù)任務(wù)擴(kuò)大時(shí)，以及當(dāng)硬件和軟件的復(fù)雜性增加時(shí)，就必須設(shè)立專門化的小組。因此，信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人要經(jīng)常忙于重建這樣的專業(yè)部門，如技術(shù)支持、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、標(biāo)準(zhǔn)和方法的制定、信息中心等部門或小組。對(duì)任一已知的公司，針對(duì)不同信息服務(wù)的要求能使十個(gè)相似的公司實(shí)現(xiàn)十種不同的組織機(jī)構(gòu)。操作包括機(jī)房的工作、日常生產(chǎn)系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)和其它非預(yù)定的系統(tǒng)工作。。。實(shí)際上存在兩類程序設(shè)計(jì)：應(yīng)用程序設(shè)計(jì)和系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)。。系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)一般與專用的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)無關(guān)，但它用來支持所有信息系統(tǒng)。控制部分主要負(fù)責(zé)生產(chǎn)性信息系統(tǒng)輸入、輸出的控制。。這些業(yè)務(wù)包括：速記服務(wù)、物資訂貨和其它與記錄管理有關(guān)的文書工作。。該小組負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)和維護(hù)公司的數(shù)據(jù)庫(kù)。信息服務(wù)(或電子數(shù)據(jù)處理)審計(jì)部分是用來審查信息服務(wù)部門和信息系統(tǒng)的。信息服務(wù)審計(jì)小組或者是內(nèi)部審查組的一部分，或者是特別設(shè)立的向公司總裁負(fù)責(zé)的獨(dú)立組織機(jī)構(gòu)。操作審查包括這樣的方面，如程序變更、文件的物理安全性和過程。系統(tǒng)開發(fā)審查是確保初始系統(tǒng)設(shè)計(jì)的審查控制。信息處理的工藝技術(shù)是不斷變化的，這就要求信息服務(wù)人員定期地提高他們的技術(shù)。這個(gè)小組為內(nèi)部培訓(xùn)提供了一定的條件(程序化教學(xué)、多種手段的課程培訓(xùn)和內(nèi)部報(bào)告會(huì))。專業(yè)提高和專業(yè)培訓(xùn)部分能幫助信息服務(wù)人員提高業(yè)務(wù)。數(shù)據(jù)錄入部分的目的是將原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成機(jī)器可讀的形式。但這種數(shù)據(jù)錄入業(yè)務(wù)很快就在信息服務(wù)機(jī)構(gòu)中消失了。。規(guī)劃是一種管理性業(yè)務(wù)。 。為了更好地響應(yīng)用戶的請(qǐng)求，設(shè)多機(jī)構(gòu)已經(jīng)設(shè)立專人或?qū)ｉT小組，其主要任務(wù)是與用戶聯(lián)系。用戶聯(lián)絡(luò)小組幫助用戶提出服務(wù)請(qǐng)求，并且?guī)椭麄兘鉀Q困難，或者把能夠解決他們問題的信息服務(wù)部門介紹給他們。這個(gè)小組是由業(yè)務(wù)領(lǐng)域的分析員組成的，他們通常在組織上臨時(shí)附屬于信息服務(wù)部門。該組的成員都是實(shí)際項(xiàng)目組的成員，而且擔(dān)任業(yè)務(wù)領(lǐng)域的顧問。質(zhì)量保證小組是促進(jìn)系統(tǒng)開發(fā)一次性成功的保證。質(zhì)量保證是一個(gè)獨(dú)立的小組，其主要任務(wù)就是負(fù)責(zé)監(jiān)視信息服務(wù)的設(shè)計(jì)和工作的每個(gè)方面的質(zhì)量，包括系統(tǒng)效率和資料的質(zhì)量。在任何自動(dòng)化的環(huán)境中，遵守規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和過程對(duì)工作效率是至關(guān)重要的。計(jì)算中心有數(shù)十種書面過程。該小組還負(fù)責(zé)研究和提供信息服務(wù)方法論。。 由于任何計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或信息系統(tǒng)都不能完全避免違反安全規(guī)定的危險(xiǎn)，問題是公司愿意承擔(dān)多少風(fēng)險(xiǎn)?帶著這個(gè)問題，安全小組要研究和分析薄弱的領(lǐng)域，并通過一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)程序，為每一個(gè)薄弱領(lǐng)域確定其可承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別。這種活動(dòng)每年要進(jìn)行一次。信息中心的概念上文中已詳細(xì)討論了。過程控制包括：數(shù)字控制(NC)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)(CAD)、自動(dòng)機(jī)器學(xué)、計(jì)算機(jī)輔助制造(CAM)。為了達(dá)到兼容性和標(biāo)準(zhǔn)化，一些公司已選擇把過程控制的應(yīng)用置于信息服務(wù)保護(hù)之下。資料組靠編輯書面資料來向其它信息服務(wù)領(lǐng)域和用戶提供服務(wù)。他們利用系統(tǒng)和程序設(shè)計(jì)提供的資料編寫用戶手冊(cè)，利用標(biāo)準(zhǔn)和過程小組制定的準(zhǔn)則編寫系統(tǒng)開發(fā)的方法論?？墒菑氖滦畔⒎?wù)業(yè)務(wù)的專業(yè)技術(shù)人員還沒有表示出對(duì)這一方面的信息服務(wù)工作的喜愛。。例如，面向系統(tǒng)的高級(jí)技術(shù)公司需要有一個(gè)專門研究運(yùn)籌的小組(OR)。一個(gè)信息服務(wù)部門每年都要收到數(shù)百份關(guān)于開發(fā)新系統(tǒng)和對(duì)原有系統(tǒng)進(jìn)行重大改進(jìn)的服務(wù)請(qǐng)求，為了完成這些任務(wù)，必須建立一個(gè)由專家參加的可行性