【正文】 空列（ E、 F列），然后在 D1單元格中輸入公式： =B1amp。D1。 E列，執(zhí)行 “ 復(fù)制 ” 操作，然后選中F列，執(zhí)行 “ 編輯 → 選擇性粘貼 ” 命令，打開(kāi) “ 選擇性粘貼 ” 對(duì)話框，選中其中的 “ 數(shù)值 ” 選項(xiàng)，按下 “ 確定 ” 按鈕， E 列的內(nèi)容（不是公式）即被復(fù)制到 F列中。 提示：完成第 2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除 B、 C、 D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。 十三、快速打印學(xué)生成績(jī)條 常有朋友問(wèn) “ 如何打印成績(jī)條 ” 這樣的問(wèn)題，有不少人采取錄制宏或 VBA 的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)有一定難度。 此處假定學(xué)生成績(jī)保存在 Sheet1 工作表的A1至 G64 單元格區(qū)域中，其中第 1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。 A1單元格，用 “ 填充柄 ” 將上述公式復(fù)制到 B1 至 G1 單元格中；然后，再同時(shí)選中 A1至 G1單元格區(qū)域，用 “ 填充柄 ” 將上述公式復(fù)制到 A2至 G185 單元格中。 ，同時(shí)選中 A1 至 G2單元格區(qū)域（第 1 位學(xué)生的成績(jī)條區(qū)域），按 “ 格式 ” 工具欄 “ 邊框 ” 右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中 “ 所有框線 ” 選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框（如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作）。 按 “ 打印 ” 按鈕，即可將成績(jī)條打印出來(lái)。 Excel 的 “ 搜索函數(shù) ” 功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。 執(zhí)行 “ 視圖 → 工具欄 → 監(jiān)視窗口 ” 命令，打開(kāi) “ 監(jiān)視窗口 ” ，單擊其中的 “ 添加監(jiān)視 ” 按鈕，展開(kāi) “ 添加監(jiān)視點(diǎn) ” 對(duì)話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊 “ 添加 ” 按鈕。 以后，無(wú)論在哪個(gè)工作表中，只要打開(kāi) “ 監(jiān)視窗口 ” ，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。 單擊 “格式 ”工具欄上 “邊框 ”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框 ”選項(xiàng)，或者執(zhí)行 “視圖 → 工具欄 → 邊框 ”命令，展開(kāi) “邊框 ”工具欄。 提示： ① 如果畫(huà)錯(cuò)了邊框，沒(méi)關(guān)系，選中工具欄上的 “擦除邊框 ”按鈕，然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯(cuò)誤的邊框。 ③ 這一功能還可以在單元格中畫(huà)上對(duì)角的斜線。 例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記 “年份 ”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便，我們希望 “年份 ”都用一個(gè)四位數(shù)來(lái)表示。在 “設(shè)置 ”卡片 “有效性條件 ”的 “允許 ”下拉菜單中選擇 “文本長(zhǎng)度 ”。同時(shí)，我們?cè)賮?lái)到 “出錯(cuò)警告 ”卡片中，將 “輸入無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告 ”設(shè)為 “停止 ”，并在 “標(biāo)題 ”和 “錯(cuò)誤信息 ”欄中分別填入 “輸入文本非法 !”和 “請(qǐng)輸入四位數(shù)年份。 很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)， Excel 就會(huì)彈出示的警告對(duì)話框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了正確 “樣式 ”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。 十八、成組填充多張表格的固定單元格 我們知道每次打開(kāi) Excel，軟件總是默認(rèn)打開(kāi)多張工作表。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。 那么如何對(duì)表格進(jìn)行成組編輯呢 ?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名“Sheet1”，然后按住 Shift 鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名 “Sheet3”（如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住 Ctrl 鍵進(jìn)行點(diǎn)選）。在需要一次輸入多張表 格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)， “工作組 ”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢 ?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊 “編輯 ”菜單的 “填充 ”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇 “至同組工作表 ”。 十九、改變文本的大小寫 在 Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提 供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫(kù)，而是函數(shù)。例如改變文本的大小寫。它們分別是：“=UPPER（源數(shù)據(jù)格） ”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫； “=LOWER（源數(shù)據(jù)格） ”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫； “=PROPER（源數(shù)據(jù)格） ”，將文本轉(zhuǎn)換成 “適當(dāng) ”的大小寫，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等。同樣，如果我們?cè)?A3 單元格中輸入 “”，然后我們?cè)谀繕?biāo)單元格中輸入 “=PROPER（ A3） ”，那么我們得到的結(jié)果就將是“”了。 如果我們想快速?gòu)?A4 單元格中提取稱謂的話，最好使用 “=RIGHT（ 源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)） ”函數(shù)，它表示 “從 A4 單元格最右側(cè)的字符開(kāi)始提取 2 個(gè)字符 ”輸入到此位置。還有一種情況，我們不從左右兩端開(kāi)始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。意思是：在 A5 單元格中提取第 4 個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第 4 和第 5 兩個(gè)字。因?yàn)樗鼪](méi)有一個(gè)十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的 “th”后綴，但大凡是以 “1”、“2”、 “3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以 “st”、 “nd”和 “rd”結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來(lái)似乎很復(fù)雜。不信，請(qǐng)看： “=A2amp。該公式盡管一長(zhǎng)串，不過(guò)含義卻很明確： ① 如果數(shù)字是以 “11”、 “12”、 “13”結(jié)尾的，則加上 “th”后綴； ② 如果第 1 原則無(wú)效，則檢查最后一個(gè)數(shù)字，以 “1”結(jié)尾使用 “st”、以 “2”結(jié)尾使用 “nd”、以 “3”結(jié)尾使用 “rd”； ③ 如果第 2 原則都無(wú)效，那么就用 “th”。 二十二、用特殊符號(hào)補(bǔ)齊位數(shù) 和財(cái)務(wù)打過(guò)交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的 “安全填 寫法 ”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上 “$”之類的符號(hào)。它的基本格式是“=REPT（ “特殊符號(hào) ”，填充位數(shù)） ”。REPT（ ″″,16LEN（ A2））） ”即可；如果我們要將 A3 單元格中的數(shù)字從左側(cè)用 “”號(hào)填充至 16 位，就要改為 “=REPT（ ″″,16LEN（ A3）））amp。A4amp。REPT（ ″″,16LEN（ TEXT（ A5,″$,″）））） ”，一定能滿足你的要求。它的原理也很簡(jiǎn)單，就是利用特殊符號(hào) 的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計(jì)算結(jié)果表現(xiàn)出長(zhǎng)短不一的比較效果。然后根據(jù)表中已有結(jié)果 “D列 ”的數(shù)值，用 “Wingdings”字體的 “N”字符表現(xiàn)出來(lái)。我們看到，一個(gè)沒(méi)有動(dòng)用 Excel 圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡(jiǎn)單明了。要解決這個(gè)問(wèn)題，除了利用到 “SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計(jì)算外，還要?jiǎng)佑?“TRIM”函數(shù)來(lái)刪除空格。 二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換 這是 Excel 20xx中的新工具。不過(guò)，我們可以先選擇 “工具 ”菜單中的“加載宏 ”，然后在彈出窗口中勾選 “歐元工具 ”選項(xiàng)， “確定 ”后 Excel 20xx 就會(huì)自行安裝了。與 Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過(guò)鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的 “源區(qū)域 ”和 “目標(biāo)區(qū)域 ”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊 Excel 工具欄上 的 “歐元 ”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。如果在一張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點(diǎn)擊 “數(shù)據(jù) ”菜單的 “分類匯總 ”選項(xiàng)。最后，如圖 19 所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎 ?當(dāng)然，如果你還想查看明細(xì)的話，單擊表格左側(cè)的 “+”按鈕即可。因此在最新版本 Excel 20xx 中加入了 “圖示 ”的功能。比如要顯示數(shù)據(jù)的層次關(guān)系可以選擇 “組織結(jié)構(gòu)圖 ”；而要表達(dá)資金的流通過(guò)程則可以選擇 “循環(huán)圖 ”；當(dāng)然，要說(shuō)明各種數(shù)據(jù)的交叉重疊性可以選擇 “維恩圖 ”。而且你還可 以右擊該圖示，調(diào)出 “圖示 ”工具欄。 二十九、熟悉 Excel的 “從文本到語(yǔ)音 ” 這是 Excel 20xx 中的一個(gè)搶眼的新功能。盡管目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本的機(jī)器朗讀，但微軟的 Office 不論從語(yǔ)音的柔和度和語(yǔ)氣的抑揚(yáng)頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。如圖 21 所示，打開(kāi)一個(gè)表格，隨便選擇其中的內(nèi)容，然后單擊 “從文本到語(yǔ)音 ”工具欄上的 “朗讀單元格 ”按鈕，此時(shí)一個(gè)帶有磁性的聲音就開(kāi)始一字一句地朗讀了。 還有一點(diǎn)需要說(shuō)明的是，如果你想調(diào)整 Excel 20xx 中語(yǔ)音朗讀的速度，可以在 “控制面板 ”中雙擊 “語(yǔ)音 ”圖標(biāo)，然后在 “文字到語(yǔ)音 ”卡片上調(diào)整即可 三十、 Excel中 “攝影 ”功能的妙用 這個(gè)功能比較另類，似乎和計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、排序等等 “正統(tǒng) ”功能格格不入，因?yàn)樗淖饔镁谷皇?——“抓屏 ”!而且還不是像 “PrintScreen”按鈕那樣 “一把亂抓 ”，而是允許讓你通過(guò)鼠標(biāo)進(jìn)行選擇， “指哪抓哪 ”。在 “命令 ”卡片的 “類別 ”中點(diǎn) “工具 ”，再在命令欄中找到 “攝影 ”按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。然后將 鼠標(biāo)移動(dòng)到需要顯示 “照片 ”的地方（當(dāng)然，也可以是另一張表格），再次按下 “攝影 ”按鈕，這樣剛才被 “拍攝 ”的 “照片 ”就立即粘貼過(guò)來(lái)了。很顯然， Excel 是將它作為一幅圖片來(lái)對(duì)待了，我們可隨意將它進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、縮放處理。 比如我們首先制作 “Sheet1”為 “一班學(xué)生成績(jī)表 ”， “Sheet2”為 “二班學(xué)生成績(jī)表 ”，然后來(lái)到 “Sheet3”，想進(jìn)行 “一班 ”和 “二班 ”各科成績(jī)的比較以及 “年級(jí)平均分 ”的計(jì)算。然后在Excel 彈出的函數(shù)對(duì)話框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的 “”按鈕點(diǎn)擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。此后，不管我們?cè)谠磫卧裰羞M(jìn)行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標(biāo)位置都會(huì)適時(shí)進(jìn)行重新計(jì)算。而且，這個(gè)剪貼板可以在任何 Office應(yīng)用程序之間來(lái)回拷貝 ，所以對(duì)于經(jīng)常需要拷貝和粘貼的用戶來(lái)說(shuō)，確實(shí)更加方便。好在， “馴服 ”剪貼板的方法非常簡(jiǎn)單。如果你不希望剪貼板的圖標(biāo)出現(xiàn)在系統(tǒng)任務(wù)欄上或隨時(shí)彈出來(lái)，只須清除掉 “在任務(wù)欄上顯示Office 剪貼板的圖標(biāo) ”和 “復(fù)制時(shí)在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài) ”兩個(gè)復(fù)選框上的選擇。 當(dāng)然，在取消剪貼板自動(dòng)顯示功能之后，你還可以隨時(shí)恢復(fù)這個(gè)功能。從菜單中選取 “工具 ”之 “自定義 ”選項(xiàng)，點(diǎn)擊彈出對(duì)話框下部的 “鍵盤 ”按鈕，在彈出對(duì)話框的 “類別 ”列表中選取 “編輯 ”，然后，在對(duì)話框右上方的 “命令 ”列表中選取“EditOfficeClipboard”； 將光標(biāo)置于 “請(qǐng)按新快捷鍵 ”對(duì)話框中，并按下Alt+Shift+C（或者你喜歡的其他組合）， “關(guān)閉 ”對(duì)話框。 提示：此秘技也適用于 Word 20xx、 PowerPint 20xx。 讓我們單擊 “工具 ”菜單的 “公式審核 ”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊 “顯示公式審核工具欄 ”。從圖 25 中我們可以看到，該單元格中的結(jié)果 是通過(guò)函數(shù) “=VLOOKUP（ C8,A2∶ C6,3,FALSE） ”得出的。所以，當(dāng)我們單擊 “公式審核 ”工具欄上的 “追蹤引用單元格 ”按鈕后， Excel 立刻用箭頭和藍(lán)點(diǎn)指明了這 3 個(gè)單元格的所在（圖 25）。 三十四、巧用 Excel 20xx 的 “智能鼠標(biāo) ” 我們知道，滾輪鼠標(biāo)現(xiàn)在幾乎成為了電腦的 “標(biāo)配 ”，但當(dāng)我們滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪上下翻頁(yè) 時(shí)，你是否想過(guò)我們還可以利用它完成一些其他的功能呢 ? 點(diǎn)擊 Excel 20xx“工具 ”菜單中的 “選項(xiàng) ”命令，然后在 “常規(guī) ”選項(xiàng)卡中選中 “用智能鼠標(biāo)縮放 ”復(fù)選框，點(diǎn) “確定 ”后，我們?cè)賮?lái)看看現(xiàn)在的鼠標(biāo)滾輪都有些怎樣的功能： 在 “智能鼠標(biāo) ”的默認(rèn)狀態(tài)下，上下滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪，工作區(qū)中的表格會(huì)以 15%的比例放大或縮小，而只有當(dāng)我們按住 Ctrl鍵，再滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪時(shí)，工作表才會(huì)像往常一樣上下翻頁(yè)。當(dāng)然，還有更多的特殊功用需要各位在實(shí)踐中慢慢摸索。通過(guò)它你可以輕松看到工作表、單元格和公式函數(shù)在改動(dòng)時(shí)是如何影響當(dāng)前數(shù)據(jù)的。右擊我們想跟蹤的單元格，并在快捷菜單中選擇 “添加監(jiān)視點(diǎn) ”。 以后，只要我們雙擊 “監(jiān)視窗口 ”中的該條目，被監(jiān)視的單元格就會(huì)不請(qǐng)自來(lái)了。 用 EXCEL 來(lái)編制現(xiàn)金流量表，此法是我在審計(jì)實(shí)務(wù)中常用到的方法，雖然不能保證結(jié)果絕對(duì)準(zhǔn)確，但能與實(shí)際能保持基本一致。 如果大家對(duì)編制現(xiàn)金流量表在理解上存在疑問(wèn)，可以先看第二部分 ，編制思路和步驟說(shuō)明 一、直接法編制步驟 將利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表、資產(chǎn)負(fù)債表的科目放在一張表上的縱向第一列；橫向第一行則放置現(xiàn)金流量表的科目（建議將現(xiàn)金流入的部分分經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、投資活動(dòng)、籌姿活動(dòng)的明細(xì)項(xiàng)列在前半部；將現(xiàn)金流出部分放在后半部，這樣方便調(diào)整）； 將上表中所有小計(jì)、合計(jì)、計(jì)算結(jié)果的行全刪掉。 1 科目名稱 調(diào)整數(shù) 銷售商品提供勞務(wù)收到的現(xiàn)金 2 主營(yíng)業(yè)務(wù)收入 1000000 =B2 3 主營(yíng)業(yè)務(wù)成本 700000 。 45 預(yù)收帳款