【正文】 府、市政府所屬二級(jí)機(jī)構(gòu)等的行文?！　、蹖?duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文?！　。山?jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章?！　I(yíng)業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商之行文?！　I(yíng)業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商的行文。　?、谌耸?、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對(duì)公民營(yíng)事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個(gè)人的行文。　　，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)或總經(jīng)理核準(zhǔn)。以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章?！　?、資材、會(huì)計(jì)、總務(wù)等服務(wù)部門對(duì)其他部門的行文蓋部門章?！　?三)公告、人事通知單、聘任書、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等)，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。　　(五)需以對(duì)等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實(shí)情處理。　　(二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對(duì)外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。　　(四)以部門名義由廠處長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)由部門主管判行?！　?六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員判行?！　?八)固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。　　(二)A類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理?！　?四)C類：一般通知或參考性的函件無(wú)須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔?！　〉谑畻l　收發(fā)文登記單　　(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號(hào)碼順序裝訂存查。　　(三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時(shí)稽催督導(dǎo)用?！　?五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時(shí)隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。X1X2為公司簡(jiǎn)稱?！稹稹稹馂楣臼?發(fā))文流水號(hào)?！　。河筛鞴究偨?jīng)理室制定?！　　⑹?、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。“業(yè)務(wù)接洽便函”另行編定，亦采流水號(hào)碼一文一號(hào)編列?！　　！　?二)文件的分送　　收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存“收(發(fā))文登記單”第一聯(lián)，依收文編號(hào)之流水號(hào)碼裝訂之?！　?三)文件交辦　　經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入“收(發(fā))文登記單”第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。　　、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于“收(發(fā))文登記單”第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時(shí)，得以“文書簽辦單”補(bǔ)充，簽辦單隨同“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)流程處理)，并填記預(yù)定保存期限及銷案或待復(fù)日期后連同來(lái)文(復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿)經(jīng)呈判后打字、校對(duì)再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。　　“收(發(fā))文登記單”第四、五聯(lián)時(shí)：　?、偃鐭o(wú)需復(fù)文者，依其類別編定檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)將檔號(hào)及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。來(lái)文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類別編寫檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來(lái)文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案(如需待復(fù)者，則將第二聯(lián)依待復(fù)日期的先后整理以備稽催)，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人?！　　⒅?、匯票或其他有價(jià)證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來(lái)文時(shí)，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞。　　(二)發(fā)文處理　　收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿“收(發(fā))文登記單”(一式五聯(lián))，即將發(fā)文文件及原稿送請(qǐng)監(jiān)印人員用印。無(wú)須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催?！　〉谑臈l 外界復(fù)文的處理　　收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號(hào)轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時(shí)，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號(hào)。一般性的規(guī)定、通知、公告等函件無(wú)需復(fù)文時(shí)，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理：　　，受文部門免辦收文手續(xù)?！　??！　?三)各類文書的行文，應(yīng)就組織層級(jí)需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級(jí)轉(zhuǎn)文重印延誤時(shí)效?！　?二)收文　　受文部門的收發(fā)人員收到“業(yè)務(wù)接洽便函”第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時(shí)間、編定收文號(hào)碼并記載“收(發(fā))文編號(hào)登記表”將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。第三聯(lián)依其類別歸檔。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號(hào)的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時(shí)，則依發(fā)文程序辦理?！　?二)函、簽呈：以“主旨”“說(shuō)明”“辦法”“請(qǐng)求、擬辦或建議”三段式斟酌運(yùn)用。　　(四)采用語(yǔ)體文以達(dá)到“簡(jiǎn)、淺、明、確”的要求，可用表格處理的盡量利用表格。未能辦認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。　　第十九條 簽呈處理　　(一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請(qǐng)主管核示時(shí)，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及“簽呈事務(wù)備查表”后，簽呈依其類別歸檔。　　第二十條 合約處理　　(一)訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿?！　?二)固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時(shí)依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請(qǐng)用印。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆?。各類圖書應(yīng)指定部門集中管理?！　〉诙龡l 文書處理要點(diǎn)　　(一)經(jīng)辦文書遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理?！　?三)經(jīng)辦、會(huì)稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)?！　〉诙臈l 文件處理期限　　(一)收發(fā)人員收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時(shí)送交有關(guān)人員。　　(三)經(jīng)辦人員的處理期限?！　?，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則?！　?、試驗(yàn)、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測(cè)定、搜集資料等特殊案件部門主管應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限?！　?，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。　　第二十五條 文件稽催　　(一)經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請(qǐng)示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限?！　〉诙鶙l 發(fā)送方式　　文書發(fā)送方式分為專送、郵寄(平信、限時(shí)、掛號(hào)、航空)　　電報(bào)(尋常、加急、書信、打字)及集運(yùn)等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書底稿上注明。　　(二)部門間文件的遞送　　，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請(qǐng)請(qǐng)受文部門簽收后取回稽催?！　　凹乃椭行摹?，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司(工廠)所在地為總務(wù)部門，各“寄送中心”得規(guī)定每日截止收件時(shí)間，以便整理集中裝運(yùn)。收文地區(qū)之“寄送中心”人員收到“文件袋”拆開后，即以“文件遞送清單”第二、三聯(lián)連同文件送交各廠(處)收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)天“文件袋”送還原發(fā)文的“寄送中心”存查?！　　凹乃椭行摹钡摹拔募保栌谙挛缥鍟r(shí)前送交總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一運(yùn)寄?！　　?印信　　Ⅰ.印信種類　　第二十八條 種類　　(一)公章：各公司向主管機(jī)構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專用之公司印信。　　?！　?四)部門章：刻有公司及部門名銜之印信?！　?五)校對(duì)章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及“校對(duì)章”或“騎縫章”“附件章”等字樣之印信。　?、?印信使用　　第三十條 監(jiān)印人員　　(一)各公司公章及董事長(zhǎng)職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)本企業(yè)董事長(zhǎng)核定后任用?！　?三)各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員?！　〉谌粭l 印信蓋用　　(一)行文時(shí)應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請(qǐng)監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印?！　〉谌l 印色使用　　公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的?！　?二)總管理處各部、室、中心的部門章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)各部(室)經(jīng)理(主任)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)?！　〉谌臈l 印信登記　　業(yè)務(wù)主辦部門需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)報(bào)備時(shí)，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。　　(二)印信換發(fā)的申請(qǐng)　　，由監(jiān)印人員填具“請(qǐng)(換)發(fā)印信申請(qǐng)表”一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門換發(fā)?！　?三)印信補(bǔ)發(fā)的申請(qǐng)　　，監(jiān)印人員除向該印信登記機(jī)構(gòu)報(bào)備并依法公告作廢外，應(yīng)填具“請(qǐng)(補(bǔ))發(fā)印信申請(qǐng)表”一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過(guò)及失職人員的議處，并會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門補(bǔ)發(fā)。　　，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。　　。　　(二)印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實(shí)情予以保存或截角注銷?！　?二)印信管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立“印信登記表”拓具印模、樣本，依序裝訂成冊(cè)，以利管理。　　(四)主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時(shí)，應(yīng)拓具印模樣本列冊(cè)專案移交，并報(bào)送印信管理部門。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本?？偣芾硖幐鞑俊⑹?、中心則由各部門自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室?！　?二)文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)?！　?四)與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門?！　〉谒氖畻l 文件整理　　點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：　　(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則?！　?三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)“細(xì)類”?！　?三)同一“小類”(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次?！　?二)各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示?！　?三)檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱?！　?五)檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆?！　?二)案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。　　(四)檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁(yè)的左上角。　?、?歸檔與檔案清理　　第四十四條 保存期限　　(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱?！　〉谒氖鍡l 保存期限　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：　　(一)永久保存：?！　?三)5年保存：?！　?五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。每年年度更換時(shí)，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期?！　、?調(diào)卷　　第四十七條 調(diào)卷程序　　(一)各