各種文員工作內(nèi)容-在線瀏覽
2024-11-14 18:16本頁面
【正文】 等事務。負責與工作內(nèi)容相關(guān)的各類文件的歸檔管理。不同的公司可能有不同的要求，因此對計劃的制定也是因地制宜的，結(jié)合公司實際和參考的工作職責進行合理安排計劃是必要的。對應該會見的人，應直接轉(zhuǎn)達對方的意圖，并引其進入會客室或告知各部門接洽人，不論對方要求見面還是預約。接聽電話：接聽電話時一定要先聲明“這里是公司”，然后記下對方的姓名、工作單位等，根據(jù)對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說總經(jīng)理是否在。文件的收發(fā)及分送：收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是直接呈送辦公室主任的，還是需文員再進行處置和整理的，或者是私用文書(這些區(qū)分的范圍需事先請示主任)。第二條 日常運轉(zhuǎn)工作日程的設計及其安排：對所確定的應由主任處理的事項如會見、出席會議的日期和時間進行記錄整理，并隨時進行調(diào)查，協(xié)助主任制定出日程表。準備及安排：有些工作需要特別的準備和安排，這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當?shù)臏蕚?。在辦公室內(nèi)：平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應在合適的地方放置合適的數(shù)量，為此，應設計一張用品及備用品的明細表，在上面記下品種和一月或一周所需數(shù)量以及補充的數(shù)量和補充日期。這些需要準備的物品應在詢問過主任后制做一張明細表事先貼好以防遺漏。要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一并準備齊全，然后畫一張文件明細表以方便使用。整理工作首先要根據(jù)主任的意見將文件分類，并放入固定的裝具和內(nèi)容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，做到很容易查到文件。業(yè)務用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類的文件。經(jīng)過整理后，對文件進行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。第五條 整理清掃工作清理桌面：臺歷每天調(diào)整日期，桌子要擦抹干凈，常用品要準備好，并按要求備齊數(shù)量，將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃更換。第六條 代行業(yè)務參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達得體，同時還要十分講究寒暄、應酬的用語。有時根據(jù)情況還要將對方的答復向主任匯報。關(guān)于次產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細表，至少一個月要制作一張月報表。處理資產(chǎn)狀況還應注意以下幾點：(1)支持及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記下現(xiàn)金出納賬中。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責任。(2)日常的現(xiàn)金支出應限定一定的數(shù)量，若有特殊項目，應申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票。(4)資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價證券備用品及各種家具雜物的押金等。(5)銀行存款及郵政儲蓄要設存款底帳，接受款項者應按名稱分別立帳并明示賬額。第八條 協(xié)助調(diào)查公司的調(diào)查通常分為任命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。進行調(diào)查工作時，秘書應選擇合適的專家、顧問進行委托或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員，并與之保持聯(lián)系，需要時提出調(diào)查課題請他們完成。第九條 文書工作文書工
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