【正文】 及早動(dòng)手，通過(guò)各種途徑，采用一切辦法，著力做好高層次貴賓和重要客商的邀請(qǐng)工作。有邀請(qǐng)任務(wù)的市相關(guān)部門要緊扣四個(gè)專題活動(dòng)的內(nèi)容，結(jié)合部門資源開展針對(duì)性的邀請(qǐng)，確保邀請(qǐng)客商層次、數(shù)量達(dá)到要求。同時(shí)，為安排好來(lái)賓在通的活動(dòng)，各邀請(qǐng)單位要及時(shí)跟蹤來(lái)賓信息，弄清弄準(zhǔn)來(lái)賓參會(huì)和考察線路的要求。本屆港洽會(huì)各專場(chǎng)活動(dòng)中簽約總投資1000萬(wàn)美元以上外資項(xiàng)目或1億元以上的內(nèi)資項(xiàng)目100個(gè)，總投資50億美元，各縣（市）區(qū)、南通經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)、蘇通科技產(chǎn)業(yè)園要有不少于1個(gè)總投資超億美元的外資項(xiàng)目和1個(gè)總投資超10億元人民幣的內(nèi)資項(xiàng)目，這是今年港洽會(huì)必須完成的指標(biāo)。全市上下要通過(guò)努力，使今年港洽會(huì)簽約項(xiàng)目投資規(guī)模更大、來(lái)源地更廣、科技含量更高、產(chǎn)業(yè)帶動(dòng)更強(qiáng)，確保簽約項(xiàng)目的落地成功率，體現(xiàn)實(shí)實(shí)在在的招商成果。（四）籌備工作要體現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)。市商務(wù)局要認(rèn)真、細(xì)致、周到地做好開幕式啟動(dòng)儀式的籌備工作。南通電視臺(tái)做好港洽會(huì)開幕式暨大型迎賓文藝晚會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)直播工作。市經(jīng)信委要全力以赴牽頭辦好南通市新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展推介會(huì)，全面展示我市重點(diǎn)發(fā)展的新興產(chǎn)業(yè)，促進(jìn)項(xiàng)目合作。市商務(wù)局要積極協(xié)助中國(guó)電子商會(huì)舉辦2011中國(guó)最佳呼叫中心頒獎(jiǎng)典禮，利用此次活動(dòng)充分宣傳南通發(fā)展服務(wù)外包的良好投資環(huán)境，提升南通在服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)界的知名度。通州區(qū)、蘇通科技產(chǎn)業(yè)園要做好兩個(gè)重大項(xiàng)目新聞發(fā)布會(huì)籌備工作，市委宣傳部要積極協(xié)助。市發(fā)改委、經(jīng)信委在制作有關(guān)電視宣傳片、畫冊(cè)過(guò)程中，市委宣傳部、市文廣新局、南通電視臺(tái)要大力支持，提供相關(guān)的資料。鑒于港洽會(huì)已連續(xù)舉辦了10屆，組委會(huì)組織機(jī)構(gòu)在歷次籌備的實(shí)踐中，不斷充實(shí)、調(diào)整和完善，已經(jīng)相對(duì)成熟和穩(wěn)定，市委、市政府明確2011港洽會(huì)的組織機(jī)構(gòu)，仍沿用以往模式和組織架構(gòu)，不再另行發(fā)文。綜合組要發(fā)揮籌劃、聯(lián)絡(luò)、綜合協(xié)調(diào)職能，一方面要及時(shí)向組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)籌備工作進(jìn)展情況，另一方面要加強(qiáng)與各工作組的溝通聯(lián)系，及時(shí)把組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的工作要求傳達(dá)給各工作組，積極協(xié)助組委會(huì)辦公室領(lǐng)導(dǎo)開展組織協(xié)調(diào)、嘉賓邀請(qǐng)、方案修訂、協(xié)同推進(jìn)等各項(xiàng)工作，有力、有序地推進(jìn)今年港洽會(huì)的各項(xiàng)籌備工作。對(duì)承辦國(guó)際大型會(huì)議所需的翻譯和服務(wù)人員，要抓緊進(jìn)行選拔和培訓(xùn)。衛(wèi)生防疫部門要和接待部門搞好銜接、提前介入，指導(dǎo)有關(guān)接待賓館特別是今年新增的接待賓館做好食品衛(wèi)生和環(huán)境衛(wèi)生防疫工作。衛(wèi)生、供水、供電、供氣、通信等部門要圍繞“優(yōu)質(zhì)服務(wù)和確保安全”目標(biāo)制訂詳細(xì)方案，確保今年港洽會(huì)活動(dòng)期間的安全。宣傳組要加強(qiáng)戶外宣傳，在南通主要景區(qū)和蘇通大橋等地打出2011?中國(guó)南通港口經(jīng)濟(jì)洽談會(huì)的戶外宣傳廣告。南通電視臺(tái)要及早做好準(zhǔn)備工作，確保港洽會(huì)直播順利。四、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，確保港洽會(huì)各項(xiàng)籌備工作有力有序地強(qiáng)勢(shì)推進(jìn)做好港洽會(huì)籌備工作，組織領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。（一）強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。各籌備工作組、各相關(guān)部門主要領(lǐng)導(dǎo)是港洽會(huì)籌備工作第一責(zé)任人，一定要親自過(guò)問(wèn)、親自掛帥，定期聽取工作匯報(bào)，切實(shí)解決籌備工作中的矛盾和困難，把各項(xiàng)組織籌備工作有序地推進(jìn)落實(shí)好。各籌備工作組、各相關(guān)部門分管領(lǐng)導(dǎo)是港洽會(huì)籌備工作主要責(zé)任人，要當(dāng)仁不讓、全身心地投入到港洽會(huì)籌備工作中來(lái)，對(duì)各項(xiàng)具體工作要心中有數(shù)，對(duì)照工作標(biāo)準(zhǔn)逐項(xiàng)落實(shí)到位。要抽調(diào)本部門精兵強(qiáng)將，組建強(qiáng)有力的工作班子，組織推進(jìn)各項(xiàng)籌備工作。（二）明確籌備任務(wù)。一是要把握工作重點(diǎn)。二是更加注重細(xì)節(jié)。各工作組和活動(dòng)承辦單位要在排出總體方案的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步注意細(xì)節(jié)的把握，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量做好每項(xiàng)工作。（三）落實(shí)工作責(zé)任。一是要掛圖作戰(zhàn)。二是要責(zé)任到人。三是要嚴(yán)格考核。（四）增強(qiáng)推進(jìn)合力。要把港洽會(huì)籌備工作看作是對(duì)大家組織能力的檢驗(yàn)、工作水平的考驗(yàn)，各籌備工作組、各相關(guān)部門一定要全力以赴，確保今年港洽會(huì)各項(xiàng)籌辦工作順利推進(jìn)，向市委、市政府交出一份滿意的答卷。港洽會(huì)籌備工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，相關(guān)部門一定要密切配合、協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)。三是各項(xiàng)保障要更加有力。同志們，今年的港洽會(huì)籌備工作時(shí)間很緊、任務(wù)很重、責(zé)任很大。各縣（市）區(qū)、各籌備工作組和有關(guān)活動(dòng)承辦單位要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)挑戰(zhàn)極限、開拓創(chuàng)新、吃苦耐勞的精神，堅(jiān)定信心，迎難而上，逆勢(shì)奮進(jìn)，全力以赴把各項(xiàng)籌備工作做好，確保2011港洽會(huì)取得圓滿成功！組委會(huì)召開籌備工作會(huì)議進(jìn)行會(huì)前總動(dòng)員2011年11月08日 10:00:47首屆中國(guó)海洽會(huì)開幕在即，為了進(jìn)一步做好各項(xiàng)組織工作，11月3日下午，組委會(huì)辦公室再次召開了海洽會(huì)籌備工作會(huì)議。會(huì)議由寧波市政府副秘書長(zhǎng)俞鋼主持，海洽會(huì)組委會(huì)辦公室主任、寧波市常務(wù)副市長(zhǎng)王勇和寧波市發(fā)改委主任陳仲朝出席會(huì)議并作了重要講話。在省委、省政府和市委、市政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在各地各部門的大力支持下，海洽會(huì)的各項(xiàng)籌備工作有序推進(jìn)?？傮w來(lái)看，海洽會(huì)各項(xiàng)籌備工作進(jìn)展順利，已基本就緒。最后，海洽會(huì)組委會(huì)辦公室主任、寧波市常務(wù)副市長(zhǎng)王勇做了動(dòng)員講話。此次海洽會(huì)影響大、層次高、來(lái)賓廣、項(xiàng)目實(shí)、活動(dòng)多，執(zhí)行承辦此次重要活動(dòng)的寧波市責(zé)任重大。今天我們進(jìn)行再動(dòng)員、再部署、再落實(shí)，要確保海洽會(huì)圓滿成功。十大工作部門要集中辦公、統(tǒng)籌謀劃；16個(gè)對(duì)口接待部門要做好接待工作的詳細(xì)方案；組委會(huì)辦公室秘書處要繼續(xù)牽好頭做好總協(xié)調(diào)，對(duì)各項(xiàng)工作抓好落實(shí)。各工作部門之間要做到環(huán)環(huán)緊扣，做好銜接，及時(shí)溝通，把細(xì)節(jié)的問(wèn)題解決好。海洽會(huì)上將迎來(lái)海內(nèi)外3000余名重要嘉賓和客商，對(duì)口接待部門一定要做好接待方案，要熱情接待、主動(dòng)服務(wù)，當(dāng)好東道主。會(huì)議期間的環(huán)境布置、新聞報(bào)道、交通保障、食品安全等工作要落實(shí)到部門，細(xì)分到責(zé)任人，確保萬(wàn)無(wú)一失。組委會(huì)秘書處要起到樞紐作用，各個(gè)部門要主動(dòng)溝通、主動(dòng)協(xié)調(diào)。提高企業(yè)內(nèi)部員工的向心力﹑凝聚力；提升員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感和歸屬感。表彰業(yè)績(jī)優(yōu)秀的員工，分享工作的經(jīng)驗(yàn)和忠告，有效激勵(lì)全體人員對(duì)2017年，新的夢(mèng)想開始起航。七、年終總結(jié)大會(huì)流程進(jìn)場(chǎng)播放2016年公司活動(dòng)及員工短片（14點(diǎn)之前）主持人開場(chǎng)白，介紹晚會(huì)流程。為明年打下一個(gè)良好的精神基礎(chǔ)，也為來(lái)年的生活和工作創(chuàng)個(gè)良好的精神環(huán)境。晚會(huì)的主題是“事業(yè)、夢(mèng)想、遠(yuǎn)航”，著重突出一個(gè)“愛”字。一、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)：年夜飯時(shí)間：2014年1月19日17：00（地址：**）；年夜飯：（準(zhǔn)備：就餐場(chǎng)地、播放歌曲、預(yù)算就餐費(fèi)用***）文藝晚會(huì)時(shí)間：2016年1月19日19：00（地址：**）；二、參加人員：公司全體員工三、活動(dòng)具體實(shí)施擬定責(zé)任人：***每次活動(dòng)都必須有相應(yīng)的一個(gè)負(fù)責(zé)人，對(duì)于此次的活動(dòng)來(lái)說(shuō)，人員較多，必須要統(tǒng)籌好所 有的事情，所以在各個(gè)方面都要先擬定好負(fù)責(zé)人，這樣有利于活動(dòng)的正常開展。組織大家都報(bào)名參加此次活動(dòng)，為活動(dòng)更加熱鬧的展開，奠定一個(gè)人氣基礎(chǔ)。每位員工都必須要參與其中。D、各個(gè)成員的活動(dòng)都必須進(jìn)行登記、安排。E、晚會(huì)舉辦的前一個(gè)星期，節(jié)目策劃小組要定出晚會(huì)的節(jié)目單，包括互動(dòng)環(huán)節(jié)的節(jié)目，并模擬出晚會(huì)的情景。F、總結(jié)彩排，修改細(xì)節(jié)，同時(shí)現(xiàn)場(chǎng)布置方案也要出來(lái)物品準(zhǔn)備工作：a、道具、音箱和表演中的表演工具都要轉(zhuǎn)備好；準(zhǔn)備好舞臺(tái)布置和其他一些效果裝飾物（包括幕布獎(jiǎng)品等）。（4）、按照節(jié)目的流程，正式現(xiàn)場(chǎng)演出及現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)。（7）、主持人安排負(fù)責(zé)清潔的人員留下，清理現(xiàn)場(chǎng)。會(huì)議地點(diǎn)選擇要求：（1）交通便利（2）大小與規(guī)模相符（3）有良好配置（4）場(chǎng)地不受外界干擾（5）考慮有無(wú)停車場(chǎng)所（6）成本必須合理考慮因素：（1）會(huì)議目的形態(tài)（2）實(shí)質(zhì)上需求（3）與會(huì)者的期望 清單內(nèi)容包括：（1）所在地區(qū)情況（2）會(huì)場(chǎng)環(huán)境（3）會(huì)議地點(diǎn)設(shè)施對(duì)會(huì)議地點(diǎn)的檢查有：（1）檢查考慮中的會(huì)議場(chǎng)地（2）抽查一個(gè)單人間 雙人間和套房（3）檢查會(huì)議登記 管理服務(wù)和后勤部門（4）檢查餐廳一般伙食（5）檢查電梯服務(wù)（6）檢查服務(wù)項(xiàng)目 營(yíng)業(yè)時(shí)間 了解交通停車設(shè)施中大型會(huì)場(chǎng)多采用大小方形，突出主持人 注意進(jìn)退場(chǎng)的方便 座次安排依據(jù)職務(wù)高低，選舉結(jié)果是否是正式代表來(lái)安排 會(huì)議主席位置應(yīng)該置于遠(yuǎn)離入口處，正對(duì)門的位置 常見排法有：橫排法 豎排法 左右排列法傳遞方式：當(dāng)面告知 電話傳真 書面形式 電子郵件 分發(fā)過(guò)程：準(zhǔn)備 登記 附清退目錄 裝封 發(fā)出 方法：提前發(fā)出 簽到時(shí)發(fā)出 會(huì)中發(fā)出 現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出 發(fā)布程序：收集 篩選 加工 審核 發(fā)布餐飲標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)和人員情況決定，就餐方式分自助餐制和分餐制 多為自助餐制 嘉賓類型：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 政府官員 重要客戶 社會(huì)名流 潛在貢獻(xiàn)人邀請(qǐng)時(shí)注意人數(shù)不宜過(guò)多，考慮代表性和經(jīng)濟(jì)時(shí)效，采用寧可邀請(qǐng)，也不排斥的原則 接站人員應(yīng)在20分鐘抵達(dá)接站地點(diǎn)會(huì)議資料包括來(lái)賓資料，會(huì)務(wù)資料 溝通資料 用品分為必備和特殊設(shè)備 空調(diào)應(yīng)在兩小時(shí)前開機(jī)預(yù)熱會(huì)議通用禮儀：文書 參會(huì) 服務(wù) 迎送禮儀 大部分試聽設(shè)備操作溫度在040度剔除的方法：（1）看來(lái)源（2）看標(biāo)題（3）看正文（4）決定取舍 標(biāo)題一般反映信息內(nèi)容與價(jià)值信息分類要求：（1）科學(xué)性（2）系統(tǒng)性（3）邏輯性（4）實(shí)用性分類方法：（1）字母分類法（2）地區(qū)分類法（3）主題分類法（4）數(shù)字分類法（5）時(shí)間分類法 分類的依據(jù)是信息的特征歸類原則是依信息的不同來(lái)源 內(nèi)容 時(shí)間 性質(zhì) 作用進(jìn)行組織 信息校核原則依信息進(jìn)一步校核，分析可靠性 準(zhǔn)確性 認(rèn)定真實(shí)性校核要求：（1）溯源法（2）比較法（3）核對(duì)法（4）邏輯法（5）調(diào)查法（6）數(shù)理統(tǒng)計(jì)法 核對(duì)法依據(jù)最權(quán)威資料進(jìn)行對(duì)照分析邏輯法對(duì)信息中表達(dá)事實(shí)和敘述方法進(jìn)行分析 數(shù)理統(tǒng)計(jì)法對(duì)信息中的數(shù)據(jù)定性分析 判斷方法：（1）核對(duì)（2）計(jì)算（3）定性定量（4）邏輯推理 信息傳遞方向：內(nèi)向傳遞 外向傳遞內(nèi)向傳遞形式：（1）信件（2）備忘錄（3）通知通示（4）傳閱單（5）內(nèi)部刊物 外向傳遞形式：（1）信件（2）新聞稿（3）發(fā)布會(huì)（4）聲明 信息傳遞要素：（1）信源（2）信道（3）信宿信源分原生源和再生源，信宿即信息終點(diǎn) 信息的接受者 信件具有憑證作用，便于參考閱讀，但費(fèi)時(shí) 不便交換看法備忘錄便于查考利用，使用方便，但信息量少 溝通慢 不便于交換看法 報(bào)告針對(duì)特定利用者通知是使用最廣泛，頻率最高 具有很強(qiáng)的時(shí)間性內(nèi)部刊物介紹公司動(dòng)態(tài)，業(yè)務(wù)進(jìn)展 溝通上下 聯(lián)系員工橋梁信息傳遞方法：（1）語(yǔ)言傳遞（2）文字傳遞（3）電訊傳遞（4）可視化輔助物傳遞 文本是大多數(shù)信息的傳遞形式，表格針對(duì)特定標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行展示。（2）迅速繪制座位圖（3）提前參閱其他會(huì)議記錄 會(huì)議記錄要求：（1）快速是基本要求(2)紀(jì)實(shí)性是重要特征 具體為真實(shí) 準(zhǔn)確 突出重點(diǎn) 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)分為報(bào)頭 報(bào)尾 報(bào)核，標(biāo)題要求：簡(jiǎn)明 醒目 準(zhǔn)確 生動(dòng) 形式靈活簡(jiǎn)報(bào)要求：（1）真實(shí)準(zhǔn)確是其生命（2）短小精悍是其力量所在（3）快是質(zhì)量的體現(xiàn)（4）生動(dòng)活潑 信息分類：按作用分為：（1）與會(huì)者信息（2）指導(dǎo)宣傳信息（3）議題性信息（4）主題內(nèi)容信息（5）記錄結(jié)果性信息（6）程序性信息（7）交流性信息（8）參考性信息（9）管理性信息 按會(huì)議信息保密性劃分：（1）保密性信息（2）內(nèi)部性信息（3）公開性信息 按傳遞方式劃分：（1）講話信息（2）會(huì)議書面信息（3）會(huì)議聲像信息 收集信息要求：齊全 及時(shí) 準(zhǔn)確 有效確定會(huì)議信息搜集方法：（1）召集開會(huì)（2）提供書面材料（